Zeit-Management
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Wie du deine ToDo-Liste todsicher boykottierst!

 

Einen Satz höre ich in meinen Coachings immer wieder:

„Ich plane, mach‘ Listen und dann setze ich es nicht um.“

Aber lass uns einen Schritt zurück machen …

Ich könnte mir vorstellen, dass du eine Einkaufsliste schreibst. Bevor du zum Einkaufen gehst …

Du schreibst dir die Dinge, die du einkaufen möchtest, vielleicht sogar in der richtigen Reihenfolge auf.  So wie sie im jeweiligen Geschäft angeboten werden (so macht das zumindest mein Mann, der bei uns für’s Einkaufen zuständig ist …).

Super geplant, strukturiert, oder?

Und jetzt kommt’s: Du legst diese Einkaufsliste auf den Küchentisch, wirfst noch einen Blick darauf – und lasst sie dort liegen!

Würdest du nie machen?

Zumindest nicht absichtlich, oder?

Genau das „passiert“ aber oft mit gut durchdachten und geplanten ToDo-Listen!

Sie werden ausgetüftelt – und dann vergessen … natürlich auch nicht absichtlich, das würde ich dir niemals unterstellen!

3 Gründe dafür – und was du dagegen tun kannst.

1) Du bist nicht daran gewöhnt.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier ;-). Wenn du damit beginnst, deinen Tag zu strukturieren und einzuteilen, dann ist das in dir noch nicht als Automatik/Routine verankert. Vielleicht wirfst du am Beginn des Tages einen Blick auf deine Liste, gehst den ersten Punkt geplant an … um dann auf die Dinge, die sich so ergeben zu reagieren – anstatt zu agieren.

Solange du noch nicht daran gewöhnt bist, anhand deiner Planung zu agieren, kannst du dich und deine Aufmerksamkeit unterstützen.

  • Du könntest dir stündlich eine Erinnerung am Handy programmieren und immer, wenn es läutet einen Blick auf deine ToDos werfen um zu überprüfen, ob du noch bei dem bist, was du dir vorgenommen hast.
  • Du könntest dir eine Karteikarte mit deinem Tages-Plan schreiben (nichts Aufwendiges, keep it simple!) und vor dich auf den Schreibtisch legen.
  • Du könntest den Abschluss einer Aufgabe ganz bewusst wahrnehmen.
    Damit bist du fertig.
    Durchschnaufen.
    Was kommt als nächstes?
    Wirf einen Blick auf deine ToDo-Liste.

2) Du gehst im Trubel des Tages unter.

Eines jagt das Andere? Die Dinge „ergeben“ sich einfach so im Laufe des Tages? Dagegen helfen natürlich auch die bereits angesprochenen Tipps.

Aber gerade die Dinge, die sich so ergeben, könntest du dir genauer anschauen:

Wenn auch nur ein Mal die Antwort „nein“ ist – dann kehre zurück zu deiner geplanten ToDo-Liste!

3) Du bist lieber spontan.

Eine ganz alte Geschichte:

„Wenn ich meinen Tag plane und Listen schreibe, dann verliere ich meine Freiheit und Spontaneität!“

Könnte es sein, dass du dir das tief im Innersten denkst? Dass du davon überzeugt bist? Dann ist klar, dass du deine ToDo-Listen (oder die Einkaufsliste …) vergisst. Mit einem Blick darauf würdest du ja deiner inneren Überzeugung bzw. deinen Werten zuwiderhandeln. Und wer tut das schon freiwillig!

Ein (vielleicht) neuer Gedanke für dich:

ToDo-Listen und Planung geben dir die Freiheit für Spontaneität!

Gehen wir dazu zurück zur Einkaufliste.

Da steht doch nur drauf, was du anscheinend unbedingt für dich und deine Lieben im Eiskasten und dem Vorratsschrank brauchst. Wenn du das alles im Einkaufswagen hast – wer hindert dich daran, spontan noch das Eine oder das Andere mitzunehmen?

Die Einkaufsliste verhindert doch nur, dass du nichts von dem vergisst, was unbedingt notwendig ist – zum Überleben … und das selbe Prinzip kann für deine ToDo-Listen funktionieren.

Wenn du dir nur das für heute notierst, was du (dein Business) heute zum Florieren und Wachsen brauchst …

Danach – und dazwischen wenn du magst – ist jede Menge Raum für Freiheit!

Wie gehst du mit deinen ToDo-Listen um?

Hast du einen guten Tipp für meine LeserInnen? Dann verrate ihn doch bitte hier im Kommentar – wir lernen voneinander!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


18 Kommentare

  1. Ich hab super Erfahrungen mit dieser Spielweise von Todo-Listen gemacht: http://markforster.squarespace.com/autofocus-system/

    Das tolle daran ist: anstatt einen systematischen Plan abzuarbeiten macht man fast permanent etwas, worauf man Lust hat – d.h. die emotionale Seite wird gut berücksichtigt. Gleichzeitig sorgen die „Spielregeln“ dafür, dass Dinge nicht ewig aufgeschoben werden – hat zumindest für mich so super funktioniert.

    Hier der Bericht meines Selbstversuchs damit ;-): http://coaching-playground.blogspot.de/2012/02/procrastinators-united-ready-for-joined.html

    • Hallo Dirk,

      vielen Dank für die Links – sehr spannend! Ich kann’s mir zwar nicht so ganz vorstellen, aber im Sinne meiner generellen Neugierde werde ich das sicher ausprobieren! Dein Artikel ist ja schon ein Weilchen her – arbeitest du immer noch mit diesem System? Hat sich für dich langfristig etwas verändert?

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • Hallo Claudia,

        ich nutze das System manchmal. Meist jedoch verwende ich ne „sloppy“ Variante. Wesentliche Veränderung für mich ist: ich nutze ToDo-Listen als große Hilfe, um meinen Kopf frei zu haben. Gerade wenn ich an irgendwas arbeite kommen oft noch weitere Ideen, was noch zu erledigen ist, oder was aus dem momentanen folgt. Das wandert dann umgehend auf die Liste, ist nicht vergessen und ich habe den Kopf frei. Das scheint mir hilfreich: Planung und Durchführung voneinander zu trennen. Wenn in meinem Kopf noch so rumgeistert, was noch alles zu tun ist, dann lähmt mich das. So wandert’s direkt auf die Liste …

        Zweiter Punkt der bleibt: ich schweife öfter mal so über die Liste und schaue, was mich so als nächstes anspricht. Oft haben sich auch manche Sachen sowieso schon zwischendurch erledigt. Und wenn ich in irgend einem Schritt keine Lust mehr habe, dann schreib ich’s einfach wieder auf die Liste, bzw. den nächsten Schritt, der dran ist, und wende mich was anderem zu.
        ToDo-Liste also mehr als „Buffet mit freier Auswahl“ statt als „Das muss ich noch alles machen“.
        Das funktioniert ganz gut. 🙂 Zumindest, wenn man für die Aufgaben ein typisches Zeitfenster von 1-3 Wochen hat, in dem die erledigt werden müssen, wie das bei mir oft der Fall ist.

        Die „strenge“ Variante der Autofocus-Liste (mit „min. einen Punkt pro Seite, sonst durchstreichen“ und „Seiten nur von vorn nach hinten durcharbeiten“) nutze ich manchmal – meist, wenn ich in mehreren Bereichen gleichzeitig viel erledigen will und sonst den Wald vor Lauter Bäumen gar nicht mehr sehe.

        Liebe Grüße
        Dirk

        • Lieber Dirk,

          freier Kopf ist mein Credo 😉 Dein Vergleich „Buffet mit freier Auswahl“ gefällt mir extrem gut, weil es diesen Druck rausnimmt, der oft durch ToDo-Listen entsteht! Sehr spannend finde ich auch, dass du auf die strenge Variante zurückgreifst, wenn dir die Dinge quasi über den Kopf wachsen. Es kostet zwar im ersten Moment ein bisserl Zeit, die holt man aber durch den freien Kopf ganz schnell wieder herein! Da passt das Motto „Gehe langsam wenn du es eilig hast“ auch gut dazu!

          Liebe Grüße,
          Claudia

          • Liebe Grüße,

            mmmm … das ist interessant mit dem „Druck, der oft durch ToDo-Listen entsteht“. Vielleicht hat es was damit zu tun, wen man denn eigentlich verantwortlich dafür macht, was da drauf steht … wenn da Dinge drauf stehen, auf die ich mich committed habe, also Sachen, die ich selbst will, oder zumindest gut oder wichtig finde, dann ist jedes Durchstreichen eines erledigten Punktes ein freudiges Ereignis. Also: Prozess war erfreulich (= weil das genommen, worauf man gerade Lust hat), Ergebnis ist auch erfreulich (= Punkt fertig, dem Gesamtziel näher) — das find ich ziemlich klasse.
            Natürlich gibt’s immer mal Sachen, die irgendwie ein Angang sind, aber wenn das nur so … sagen wir mal … 20% ausmacht, dann find ich das auch okay.
            Und wenn’s häufiger (sich immer wiederholende) Dinge gibt, auf die man so gar keinen Bock hat, dann lohnt es sich, zu schauen, wie man die delegieren kann. (Ich schreib jetzt mal nicht groß darüber, wie großartig meine Entscheidung vor fast 3 Jahren war, meine Buchhaltungsunterlagen monatlich zum Steuerberater zu geben, statt immer nur einmal im Jahr, wie die 10 Jahre davor … seitdem ist dieser ganze von mir zuvor ungeliebte Bereich zu einem „hurra“-Bereich geworden, bei dem ich mich jedesmal freue und dankbar bin, wenn ich meine monatliche Auswertung bekomme — und mich energiemäßig soooo entlastet fühle, dass ich’s gar nicht beschreiben kann. Hätte ich nie vorher gedacht :-)…)

            Liebe Grüße
            Dirk

          • Hallo, Dirk!

            Das ist ein wichtiger Punkt, wie ich finde: „wenn da Dinge drauf stehen, auf die ich mich committed habe …“. Darum geht es mir und darum stehen auf meiner „Heute zu tun“-Liste maximal 5 Dinge. Und für diese Dinge mach‘ ich notfalls auch eine Nachtschicht (wenn ich mich tagsüber nämlich ablenken lasse …). Und ich gratuliere dir zur erfolgreichen Auslagerung der Buchhaltung :-). Ich bin mir ziemlich sicher, dass es viele Selbständige gibt, die mehr outsourcen könnten, um dann diese Entlastung zu spüren – und ich nehme mich da gar nicht aus!

            Danke für deine Gedanken!

            Liebe Grüße,
            Claudia

  2. Hallo Claudia,
    meine ToDo-Listen reichen meistens über einen Tag hinaus. Ich streiche durch, was erledigt ist, schreibe Neues hinzu. Nach 2 bis 3 fange ich dann eine neue Liste an, und übertrage die offenen Punkte. Da mich das nicht so richtig zufrieden gestellt hat, habe ich mit Thinking Rock begonnen. Es ist gut als „Sammelbecken“ für alles was mir durch den Kopf schießt und vor allem für Projekte.
    Um die tägliche Arbeit zu strukturieren arbeite ich seit 3 Tagen mit einem Kanban Board. Mein erster Eindruck: das klappt ganz gut und auf alle Fälle gefällt es mir, weil es übersichtlich, bunt, haptisch ist und Spaß macht. Könnte sein, dass Thinking Rock und Kanban-Board bei mir die ToDo-Listen ganz überflüssig machen werden…
    Liebe Grüße
    Maren

    • Guten Morgen, Maren!

      Ja, so ein Board zum Anfassen ist toll! Ich verwende es am Flipchart recht gerne wenn es um einen Projekt-Launch geht. Ich wäre gespannt, welche Erfahrungen du mit ThinkingRock machst, das hab‘ ich auch am Handy … aber derzeit nicht im Gebrauch 🙂

      Sonnige Grüße,
      Claudia

  3. Hallo Claudia,

    ich denke jeder darf seinen Weg dazu finden.

    Es gibt Menschen die lähmt es, wenn sie sehen, was sie alles noch zu tun haben. Andere gewinnen einen freien Kopf. Meines Erachtens haben das Umsetzen von meinen Aufgaben und eine To Doe Liste nichts miteinander zu tun. Die Blockade beim Umsetzen kann den Grund haben, dass ich an viele Dinge denken muss. Und wenn ich diese dann schriftlich vor mir sehe, blockiert das erst recht.

    Bei vielen mag eine To Doe Lsite helfen, insbesondere wenn viele Informationen auf einmal ankommen, wie in einem Sekretariat oder im Verkauf. In meiner Arbeit habe ich gesehen, dass es auch der Perfektionismus, die Angst, die Scham, die Erregung, das Verdrängen, oder auch andere Gründe das Umsetzen behindern. Ein Mensch, der ständig aufschiebt, kommt mit einer ToDoe Liste nicht unbedingt zu recht. Die folge ist dass er dadurch noch eher mehr gefrustet ist.

    Jeder darf dies für sich in Ruhe prüfen, ob eine To Doe Liste zu ihm passt.

    Mit Freude und Respekt
    Ulrich Teichert
    Ich helfe Dir deine Ziele endlich anzugehen

    • Lieber Ulrich,

      ich denke jeder darf seinen Weg dazu finden.

      Danke, Ulrich, absolut, dem ist eigentlich nichts hinzuzufügen! Es war auch nicht meine Intention ToDo-Listen als DAS probate Mittel darzustellen. Aber viele haben sie – und viele scheitern eben genau an diesem Punkt, wenn es um das regelmäßige Durchsehen geht …

      Liebe Grüße,
      Claudia

  4. Liebe Claudia,

    für mich sind klassische To-Do-Listen nichts.

    Ich habe soeben den Versuch mit Personal Kanban via Trello gestartet, man sehen, wie mir das gefällt.

    Viele Grüße

    Jörg Mann
    Der Coach für Unternehmer

    • Hi Jörg,

      Kanban war auch mein Einstieg in Trello, für mich ist die klassische Einteilung von Kanban allerdings nur im Team spannend. Bei Trello bin ich aber leidenschaftlich geblieben, sogar mein Redaktionsplan ist dorthin gewandert!

      Liebe Grüße,
      Claudia

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