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Der Wochenrückblick: garantiert entspannt ins Wochenende!

Mit dem Wochenrückblick entspannt ins Wochenende

 

Die Sache mit dem Rückspiegel

Mein Vater hatte vor einigen Jahren einer Bekannten, nennen wir sie Frau M., versprochen, mit ihr das Autofahren zu üben. Ihr Mann war verstorben und nun konnte sie nur selbst fahren oder auf die Öffentlichen umsteigen.

Sie waren also in recht gemächlichem Tempo auf der Autobahn unterwegs und nach kurzer Zeit fiel ihm auf, dass sie nie einen Blick in den Rückspiegel warf.

Er: „Du musst in den Rückspiegel schauen – vor allem, wenn du die Spur wechselst!“

Sie: „Wozu soll ich nach hinten schauen, ich fahre doch nach vorne?“

Tja … er hat das nicht lange gemacht und sie ist auf’s Taxi umgestiegen.

Und jetzt die Frage an dich: Verhältst du dich in deinem Zeit- und Selbstmanagement genau so wie Frau M.?

Dann machst du sicher keinen Wochenrückblick …

Was sind die Ziele des Wochenrückblicks?

Der Vater dieses Gedankens ist David Allen, der das System „Getting Things Done®“ (GTD) entwickelt hat und er definiert das Oberste Ziel wie folgt:

Es kann bei jeder Art von Aufgabenplanung immer wieder einmal passieren, dass du dich nicht streng daran hältst. Vielleicht hattest du viele Auswärts-Termine, arbeitest gerade intensiv an einem bestimmten Projekt und schon ist es passiert und dein System ist nicht up-do-date.

Der Wochenrückblick bringt dich sozusagen wieder in die richtige Spur und sorgt somit dafür, dass dein Planungssystem ein absolut verlässliches System für dich ist! Denn nur wenn du weißt, dass du dich zu 100% darauf verlassen kannst, versuchst du nicht krampfhaft alles im Kopf zu behalten oder an 5 verschiedenen Orten aufzubewahren.

Gleichzeitig ist er auch die Basis für die nächste Woche. Der Wochenrückblick ist also eng mit der Wochenplanung verbunden.

Übergang zwischen zwei Abschnitten.

Ivan Blatter hat so einen treffenden Vergleich gewählt: „Du fährst ja auch nicht mit 50 km/h in die Garage, sondern bremst vorher …“ womit wir wieder beim Autofahren wären.

Eine Sache abzuschließen (Arbeit) und dann erst die nächste (Wochenende / Sonntag / Freizeit) zu beginnen, macht den Kopf frei. Gerade wenn du im Home-Office arbeitest ist das besonders wichtig, da du die räumliche Trennung nicht hast und auch auf dem Heimweg keinen gedanklichen Abschluss machen kannst.

Ich bekomme oft die Rückmeldung von meinen KundInnen, dass das eine besondere Herausforderung ist – und kenne sie selbst natürlich auch. Das bedeutet ja nicht, dass du am Wochenende nichts arbeiten „darfst“. Aber es hat aus meiner Sicht eine andere Qualität, wenn ich am Samstag den Wochenrückblick gemacht habe und weiß, was ich erledigt und was noch zu tun ist.

Betrachte das Ganze

Jahresziele sind mir persönlich etwas zu weit weg aber Monats- und Quartalsziele setze ich durchaus. Mit dem Wochenrückblick hangelst du dich nicht von Tag zu Tag, sondern betrachtest auch das große Ganze.

  • Wie war deine Zeitplanung in der letzten Woche?
  • Was ergibt ein Soll-Ist-Vergleich deiner geplanten und dann effektiv genutzten Zeit?
  • ist du in der vergangenen Woche einen kleinen (oder größeren) Schritt näher an dein Ziel gekommen?
  • Was ist toll gelaufen?
  • Was könntest du optimieren?

Woraus besteht mein Wochenrückblick?

Wie schon geschrieben, erstes Ziel ist es, ein verlässliches System für dich zu schaffen. Der Wochenrückblick hängt daher natürlich von der Art deiner Zeit- und Aufgaben-Planung ab. Du findest hier aber sicher Parallelen für dich.

So sieht meine Checkliste für den Samstag aus:

Wochenrückblick

Eingangskörbe leeren

Eingangskörbe sind fix definierte Plätze, an denen du Aufgaben oder Informationen sammelst, die nicht sofort verarbeitet werden müssen.

Ich habe davon mehrere, nämlich am Schreibtisch, in Trello und in Evernote. Den Posteingangsordner sehe ich nicht als Eingangskorb, weil ich dort nichts aufhebe.

Offene Enden einsammeln

Was hast du in der vergangenen Woche nicht erledigt? Unerledigte Aufgaben tauchen immer wieder in deinen Gedanken auf und stören das Abschalten und Regenerieren. Sammle diese losen Enden ein und verarbeite sie neu.

Offene Enden findest du auch in den sogenannten „Warten-auf“-Bereichen deines Planungs-Systems. Auch hier lohnt sich ein Blick.

Was hast du an wen weitergegeben? Auf welche Antworten wartest du noch?

Oder gibt es ein Projekt, das du mit nur einem klitzekleinen Schritt fertig machen könntest? Dann mach‘ das noch fertig, das fühlt sich richtig gut an!

Projekt-Planung

Auch hier wieder der Blick in den Rückspiegel. Bist du im Plan? Hat sich in der vergangenen Woche irgendetwas ergeben, was es notwendig macht, dein Projekt neu zu überdenken?

Irgendwann-Listen / Ideen-Listen

Ein kurzer Blick genügt – aber den solltest du nicht auslassen!

Einfach um diese Ideen und Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren. Gleichzeitig kannst du beim Durchsehen sicher auch ein paar Punkte streichen, die du entweder eh nie erledigen wirst oder die dich nicht mehr berühren. Vielleicht scheint dir auch eine deiner Ideen gerade so reizvoll, dass du erste Schritte setzen möchtest, um sie umzusetzen.

Also keine Scheu, auch diese Listen wöchentlich anzuschauen – es ist keine Rede von alles erledigen.

Abgeschlossene Aufgaben und Projekte archivieren

Während der vergangenen Woche hast du sicher einige Dinge erledigt, vielleicht sogar Projekte abgeschlossen. Der Wochenrückblick ist eine gute Gelegenheit eventuelle Dokumentationen zu vervollständigen, Checklisten und Anleitungen zu überarbeiten und alles zu archivieren.

Kalender aktualisieren

Das System auf den aktuellen Stand bringen – da gehört natürlich auch der Kalender dazu. Bei mir heißt dieser Punkt „Zeitblöcke planen“.

Wenn ich sehe, wie viele Termine ich in der nächsten Woche habe, plane ich rundherum meine Arbeitsblöcke. Und weiß damit gleich, wie viel Zeit ich z.B. in verschiedene Projekte stecken kann – oder eben nicht. Das fließt in die Aufgabenplanung ein.

Meine WANN-Planung steht also vor der WAS-Planung.

Hilfsmittel um diese Gewohnheit durchzuhalten

Das klingt alles ganz toll – aber es ist doch wieder eine neue Gewohnheit. Und sich neue Gewohnheiten zuzulegen ist eine Sache der Wiederholung und des Trainings. Drei Tipps haben mir dabei geholfen, den Wochenrückblick als neue Gewohnheit zu etablieren:

  1. Überlege dir, wann der optimale Zeitpunkt für deinen Wochenrückblick ist.
  2. Mach‘ den Wochenrückblick zur Routine.
  3. Schreib‘ dir eine Checkliste (siehe Bild), damit du sie schnell und effizient abarbeiten kannst.

Was du noch zusätzlich einbauen könntest

Noch ein paar Ideen für deinen Wochenrückblick, bzw. die Wochenvorschau.

Lass‘ nur deine Checkliste nicht zu lange werden. Wenn 20 Punkte draufstehen greifst du sie vielleicht gar nicht an. Du könntest sie in zwei Teile teilen. In „unbedingt“ und „je nach Laune“.

  • Wochenmotto festlegen. Schreibe dir 2 Sätze auf, worauf du dich in der kommenden Woche fokussieren wirst.
  • Deine Sozialen Netzwerke durchschauen. Hast du keine Fragen übersehen? Lass‘ vielleicht noch Grüße da.
  • Wochenend-Seiten schreiben. Kennst du die Morgenseiten? Das Prinzip lässt sich auch auf die Woche übertragen, indem du dir ein paar Minuten Zeit nimmst und aufschreibst, wie es dir geht.
  • Feiere deine Erfolge! Lies ein paar Einträge in deinem Erfolgstagebuch und/oder schreibe einen neuen.
  • Setze einen ersten kleinen Schritt in einem neuen Projekt.
  • Räume deinen Schreibtisch auf.
  • Sichere deine Daten!

Fazit

Wenn du ein System hast, um deine Aufgaben im Griff und Überblick zu behalten, dann sorgt der Wochenrückblick dafür, dass es sauber und am letzten Stand ist und dich unterstützt.

Bist du gerade dabei, dich mit deiner Selbstorganisation zu beschäftigen, hilft er dir sicher herauszufinden, was für dich passt – und was nicht.

Machst du schon einen Wochenrückblick? Noch nie probiert? Klappt nicht so wie du willst?

Wenn du magst, suche dir auf meiner Buchungsseite einen Termin aus und wir gehen deine Woche gemeinsam durch!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


24 Kommentare

  1. Liebe Claudia,

    ein super Artikel. Und danke schön, dass du einen Einblick in dein eigenes System gibst.

    Ganz besonders wichtig beim Wochenrückblick finde ich das Thema „offene Enden einsammeln“. Sonst besteht die Gefahr, dass sich immer mehr Unerledigtes ansammelt und man immer langsamer fährt, weil das Fahrzeug überladen ist (um beim Thema „Auto“ zu bleiben:-)).

    Auch die Ideen- und Irgendwann-Liste ist in gewisser Weise eine offene-Enden-Liste. Etwas davon zu streichen oder zu erledigen, statt nur immer mehr hinzuzufügen, ist daher auch wichtig.

    Für mich ist der Wochenrückblick immer auch ein kleines Strategiemeeting mit mir selbst. Neben den rein praktischen Themen sehe ich mir an, welche Entwicklungsschritte ich selbst genommen habe (oder wo ich vielleicht zurückgefallen bin), wie sich mein Business entwickelt hat (in Zahlen und qualitativ), wie ich meinen ganz großen Zielen wie auch meinen 90-Tage-Zielen näher gekommen bin, und überlege dann, welche Schwerpunkte für die kommende Woche wichtig sind.

    Wichtig ist dabei dein Hinweis, dass man sich nicht zu viel vornimmt. Sonst besteht das Risiko, dass man sich gar nicht erst hinsetzt. Nach Möglichkeit trenne ich daher die praktischen Dinge und die eher strategischen Überlegungen und verteile sie auf 2 Tage.

    • Liebe Monika,

      vielen Dank für deine Rückmeldung – und dass du auf das Auto aufgesprungen bist :-). Deinen Hinweis auf die Aufteilung der „Liste“ nach praktischen und strategischen Belangen. Ich glaube, das gibt dem Ganzen noch mehr Sinn! Voraussetzung ist natürlich, dass man vorher diese strategischen Ziele setzt – das habe ich nicht von Anfang an gemacht …

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • Liebe Claudia,

        das machen wohl die wenigsten von Anfang an:-). Auch bei mir hat es sich im Laufe der Jahre nach und nach immer mehr entwickelt.

        Das ist einer der Gründe, warum ich die Getting Things Done-Zeitmanagement-Methode nicht sehr liebe (auch wenn ich vom Geschäftsmodell von David Allen begeistert bin): der Fokus liegt sehr auf dem „Getting Things Done“ (so ja auch der Name) und das kann eher reaktiv sein.

        Es ist aber mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, sich über die größeren Ziele, Strategien und Systeme zur Umsetzung der Strategien Gedanken zu machen. Sonst hat man vielleicht jeden Abend seinen Posteingang geleert, aber dennoch die wichtigen Dinge für das Business nicht getan oder aber mit einem Aufwand, der nicht nötig wäre.

        • Liebe Monika,

          mir war GTD auch etwas zu stringent, wobei ich einige Teile davon schon verwende. Kannst du eigentlich sagen, wann bei dir der Punkt gekommen ist, dass du begonnen hast, dir strategische Gedanken zu machen?

          Liebe Grüße,
          Claudia

          • Liebe Claudia,

            hmm, das kam nach und nach immer mehr, hat sich weiter entwickelt und verändert. Wann es genau angefangen hat, weiß ich nicht mehr.

          • Genau wie bei mir, Monika! Ich hatte nur gehofft, du hättest einen „Auslöser“, den du fassen kannst. Aber so muss es wohl sein – ein Prozess 🙂

            Danke und sonnige Grüße,
            Claudia

  2. Liebe Claudia,

    erst hast du mich mit der Geschichte geködert und mir dann mit dem Inhalt eine geballte Ladung Struktur geschenkt, die ich auch gut annehmen kann. Vielen Dank dafür!

    Ich hab grad mal wieder 😉 ne eher chaotische Phase und genau meine losen Enden vermiesen mir die Freizeit.
    Ich mag Strukturen sehr, aber die bunte Vielfalt von allen Seiten eben auch. Und manchmal ist es wichtig, die Balance bewusst wieder herzustellen. Danke nochmal!

    Sag, wie viel Zeit nimmst du dir für den Wochenrückblick?
    Es sind ja viele Punkte, hui…

    Herzliche Grüße
    Elke

    • Liebe Elke,

      vielen Dank für deinen Kommentar – ich musste schmunzeln 😉 Schön wäre es ja, wenn mir zu jedem Blogbeitrag so eine Geschichte einfallen würde, so ködere ich natürlich gerne!

      Die Zeit, die ich mir für den Wochenrückblick nehme, variiert. Momentan mache ich wirklich nur das Notwendigste, weil die Video-Produktion für meinen Trello-Kurs im Vordergrund steht. Aber so 1 Stunde für die wichtigsten (nicht dringendsten …) Punkte nehme ich mir immer.

      Wenn du einen Stupser brauchst, lass‘ uns kurz skypen – hier sind noch freie Termine: http://abenteuerhomeoffice.at/online-coaching-selbstmanagement/

      Vielleicht bis bald,
      Claudia

  3. Robert Kraxner sagt

    Liebe Claudia,

    ich bin immer wieder beeindruckt, mit welchem System du arbeitest.
    Persönlich habe ich noch nie einen Wochenrückblick gemacht und auch noch keinen Gedanken daran verschwendet. Ich gebe es zu. 😉

    Doch jetzt, da ich die relevanten Aspekte kenne, macht das Sinn!

    Für mich wäre es vermutlich am sinnvollsten, im Wochenrückblick meine vielen Listen mit Ideen noch einmal durchzuarbeiten und zu strukturieren.
    Ich bin gespannt.

    Alles Liebe
    Robert

    • Oh, vielen Dank, Robert! Du wirst sehen, wenn du ein Mal wöchentlich deine Ideen durchgehst, werden auch Projekte daraus, an denen du fokussiert arbeiten wirst!

      Sonnige Grüße,
      Claudia

  4. Hey Claudia, danke für diesen tollen Beitrag. Ich hatte neulich schon den Link von dir zu diesem Toolblog (?) zum Thema Wochenrückblick gesehen und mir gedacht, dass ich gerne mehr zum Thema wüsste. Deine „Samstagsliste“ finde ich beeindruckend … wie lange brauchst du so ungefähr um alle Punkte darauf abzuarbeiten? Ich bin dankbar, dass wir uns hier einfach deine Vorlage „mopsen“ und für uns anpassen dürfen. Liebe Grüße, Katharina

    • Hi Katharina!

      Ja, in der Facebook-Gruppe hatte ich diesen Artikel gepostet – und viel Feedback und vor allem Fragen dazu bekommen. Daher mein Blick in den Rückspiegel …

      Zur Dauer werde ich auch öfter gefragt 😉 Und ich halte es so, dass ich die Dinge oft auf das gesamte Wochenende aufteile. Aber ich schätze so 2 Stunden pro Wochenende bin ich da schon beschäftigt. Manche Punkte lass‘ ich auch einfach aus, momentan liegen z.B. viele Rechnungen zum Schreiben, weil ich voll auf die Fertigstellung meines Trello-Kurses fokussiert bin. Aber heute schreib‘ ich sie …

      Liebe Grüße,
      Claudia

  5. Noch eine Frage, bin gerade bei der Umsetzung 😀 Kannst du die Unterschiede zwischen den Listen
    Opportunity
    Over the horizon
    Irgendwann
    ausführen? Ich würde vermuten, dass mindestens zwei gleich sind, aber vielleicht verstehe ich das falsch. Over the horizon kommt aus GTD, das kenne ich. Aber die Unterschiede wären spannend 🙂
    Liebe Grüße
    Katharina

    • Diese Listen gehen auf die 1-Minuten-ToDo Liste nach Michael Linnenberger zurück. Du bist doch in meiner Webinar-Liste eingetragen? Dann schau‘ dir vielleicht das Webinar „Meine 5 größten Fehler im Zeitmanagement“ an, da erkläre ich, was es mit dem „Zeithorizont“ auf sich hat. Im Trello-Kurs gibt’s auch ein Video darüber, das lässt sich nicht in zwei Sätzen erklären …

      Liebe Grüße,
      Claudia

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