Tools und Technik
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Trello – Mein happy end nach einer langen Reise durch ToDo-Tools

Trello mein Selbstmanagement-Tool

Der Beginn der Reise zu Trello

Ich starte gleich einmal mit einem Geständnis:

Es war einmal … ein fürchterlicher Chaot, nämlich ich.

Ja, natürlich hatte ich zu Schulzeiten so Ansätze wie

  • Lernstoff auf die verbleibende Zeit bis zur Prüfung aufteilen,
  • Hausaufgaben aufschreiben und
  • Lernkartei für Vokabel

Aber wirklich von Erfolg gekrönt war das alles nicht. Als ich danach ins Berufsleben eingestiegen bin, hat mir dieses unstrukturiert vor sich hin arbeiten so manche Überstunden und Wochenend-Arbeit bereitet.

Erst als ich vor 10 Jahren neben meiner Anstellung auch selbständig wurde, habe ich begonnen, mich mit diversen Systemen, später auch mit Tools wie Trello, zu beschäftigen, die mich dabei unterstützen könnten.

Von dieser Reise – und meinem Ankommen bei Trello handelt dieser Beitrag.

Erste Station: GTD Getting Things Done von David Allen

Ist schon irgendjemand an dieser Methode des Zeitmanagements vorbeigekommen? Wahrscheinlich nicht. Und so habe ich mich enthusiastisch daran gemacht, meine „Mappen“ in Form einer Wiedervorlage-Box anzulegen und wie wild Listen zu schreiben.

Falls du doch noch nichts davon gehört hast, verlinke ich dir hier eine sehr gute Zusammefassung zu GTD, die unter anderem von meinem geschätzten Kollegen Ivan Blatter mitverfasst wurde.

Die 10 wichtigsten Gewohnheiten bei diesem System sind:

Tolle Ansätze, von denen ich immer noch einige umsetze, aber da ich versucht hatte, das auf Papier zu tun, hatte mich das endgültig ins Chaos gestürzt.

Also ging ich auf die Suche nach einem Online-Tool (damals war ich bereits mitten drin und voll dabei in Sachen Internet …) und bin dabei auf RTM gestoßen.

Zweite Station: RTM – Remember the milk

Super. Dachte ich. Jede Menge Listen, Erinnerungs-Funktion, Tags, alles was das GTD-Herz begehrt.

Dachte ich.

Denn die Krux dabei war, dass ich zwar alles wunderbar aufgeschrieben und nach bester GTD-Manier jedem ToDo ein Fälligkeitsdatum gegeben habe, aber …

Natürlich habe ich mich übernommen.

Viel zu viel in dieses Tool eingepflegt, mit dem Endeffekt, dass lauter unerledigte (netterweise auch noch rot hervorgehobene) ToDos drinnen standen. Bald kam der Punkt, an dem ich das Tool sicherheitshalber gar nicht mehr aufgemacht habe. Ich wusste ja, was mich erwartet und diesem Druck wollte ich mich nicht mehr aussetzen.

Also wieder nichts …

Dritte Station: Das Superbuch

Eigentlich eine geniale Geschichte, so ein Superbuch. Ein Platz für alles, schön zum Ansehen, die Pickzetterl hatten endlich ein Zuhause … Man sollte denken, das passende System.

Leider nein, denn eines hatte ich überhaupt nicht: den Überblick.

Und so wurde das Superbuch zum Ladenhüter.

Mir tut es leid, dass ich damit nicht endlich am Ziel angekommen war, denn ich liebe alles, was mit Papier zu tun hat. So ein richtig schönes Notizbuch hat eine magische Anziehungskraft für mich und Geschäfte für Schreibwaren kann ich nur großräumig umgehen, sonst wird’s teuer.

Wenn du dir das Prinzip trotzdem ansehen möchtest, hier ist eine gute Zusammenfassung.

Vierte Station: Die 1-Minuten-ToDo-Liste

Ah, jetzt wird es „heiß“. Denn wenn auch der Name trügt – nein, du wirst nicht mit allem in einer Minute fertig -, war dieses System des Aufgabenhorizontes wirklich ein AHA-Erlebnis für mich und ab da ging es bergauf!

Kurz zusammengefasst sieht das so aus:

  • Eine Liste („Critical now“) für alle Aufgaben, die ich heute erledigen möchte. Es dürften maximal 5 Aufgaben darauf stehen und ich schaue sie mehrmals täglich durch. Dadurch kann ich schnell überprüfen, ob ich noch auf dem richtigen Weg bin.
  • Zweite Liste („Opportunity now“) für alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden müssen. Maximal 20 sollten hier warten und ich überprüfe sie täglich, um die Top 5 für den nächsten Tag festzulegen.
  • Dritte Liste („Over the horizon“) für alles, was danach zu tun ist.

Das ist wirklich ganz simpel zusammengefasst, hier hat Michael Linnenberger, der „Vater“ dieses Systems, ein kostenloses eBook zur Verfügung gestellt.

Natürlich kann man diese Listen auch auf einem Blatt Papier führen, zu Beginn habe ich in Excel damit gearbeitet.

Aber dann … habe ich Trello für mich entdeckt!

Online-Tool Trello

Für deinen einfachen Einstieg in Trello

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Happy end: Die Kombination mit Trello

Dieses ursprünglich für Kanban entwickelte Online-Tool begleitet mich jetzt seit Ende 2013 und ich bin immer noch so begeistert davon, wie am ersten Tag.

Nein, falsch.

Ich bin noch viel mehr begeistert, denn auf den ersten Blick kommt Trello sehr harmlos daher. Listen halt. Mit Kärtchen drauf. Punkt.

Als ich unlängst diesen Artikel von Monika Birkner gelesen habe, wurde mir allerdings klarer, wieso Trello mich jetzt schon so lange begleitet.

Ich hatte zuerst ein System (eine Mischung aus all den Systemen, die ich durchlaufen bin) und im zweiten Schritt erst ist das Tool dazu gekommen, das mich dabei unterstützt, dieses auch erfolgreich und vor allem effizient umzusetzen.

Trello bedeutet für mich:

  • Ich habe über alles den Überblick.
  • Es kommt sehr „aufgeräumt“ daher.
  • Es ist Platz für Detail-Informationen.
  • Trello ist auf allen Endgeräten gut zu bedienen.
  • Es ist im Team eine großartige Unterstützung.
  • Ich finde es optisch gut gelungen.
  • Und mein Spieltrieb wird auch befriedigt ;-).

Womit ich für mich vorerst am Ziel angekommen bin.

Nachdem ich Trello auch als Forum in meinem Online-Kurs verwende und dort auch die Grundzüge von Trello vermittle, lag es irgendwann auf der Hand, einen eigenen Kurs für Trello als Selbstmanagement-Tool zu machen. Einen Kurs, in dem ich sowohl die Technik als auch die Systeme zeige.

Und du wirst es erraten …

Es ist jetzt so weit.

Ab sofort ist der Trello-Kurs verfügbar!

Den kleinen gelben Button, den ich im Video anspreche, findest du hier: http://kurse.abenteuerhomeoffice.at/

 

P.S. Und bleib‘ neugierig!


14 Kommentare

  1. Liebe Claudia,

    eine ähnliche Reise unternehmen wohl viele Menschen und insbesondere auch Solo-UnternehmerInnen, weil ja hier das Management der eigenen Angelegenheiten fast sofort sichtbar wird in Form von Ergebnissen oder dem Ausbleiben davon. Danke schön für das Teilen.

    Besonders freut mich die Bestätigung meiner These, dass man zunächst ein System haben muss, bevor man in der Lage ist, das passende Tool auszuwählen. Danke schön für die Erwähnung.

    Für den Kurs viel Erfolg!

    • Liebe Monika,

      sehr gerne – dein Artikel ist mir wirklich bei meinen Überlegungen zu diesem Artikel genau recht gekommen. Denn natürlich gebe ich in meinen Kursen Anleitungen für Systeme weiter, aber trotzdem muss jeder selbst ausprobieren und anpassen. Da kommt mir Trello auch sehr recht, weil es sich toll adaptieren lässt.

      Liebe Grüße,
      Claudia

  2. Liebe Claudia,
    ich bin bereits sehr, sehr strukturiert und effizient unterwegs. Aber die Oberfläche von Trello spricht mich sehr an (mein Spieltrieb ist auch sofort geweckt…). Kanban ist eh klasse! Und ich schaue mich in letzter Zeit nach einem neuen Tool um. Vielleicht wird es ja Trello… Mal schauen.
    Deinen Kurs sehe ich mir auf jeden Fall mal an.
    Liebe Grüße, Andrea

    • Liebe Andrea,

      das freut mich natürlich sehr, wenn so ein Profi wie du einen Blick darauf wirft! Ich freue mich auf jeden Fall auf dein Feedback und deine Eindrücke von Trello – lass‘ dich infizieren 😉

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Trello nutzt ich jetzt auch seit einem halben Jahr und bin voll zufrieden. Die reduzierte Oberfläche genügt mir für meine Projekte, und das mit den Boards, Listen und Cards hat man auch recht schnell raus. Vorher war Wunderlist meine erste Wahl, allerdings hat mich die Cloud-Sync und Sortierfunktion (gerade auf dem Smartphone) oft genervt.

    • Liebe Claudia,

      danke für dein Feedback! Ich finde auch, dass das Synchronisieren bei Trello klaglos und sehr flott funktioniert!

      Weiter viel Spaß und Erfolg damit 🙂

      Liebe Grüße,
      Claudia

  4. Hallo Claudia,

    irgendwie kommt mir die Situation bekannt vor. Auch ich habe bisher zig Stunden / Tage verloreren durch das „herumprobieren“ mit diversen Tools. U.a. auch zwei mal RTM.

    Trello habe ich auch probiert, nur auch dort irgendwie nicht den richtigen Ansatz gefunden.
    Aktuell bin ich bei Todoist, was natürlich RTM sehr nah ist und ich bin damit letzten endes auch nicht 100%ig zufrieden.

    Mich würde die konkrete Anwendung in deinem Falle wirklich interessieren.

    Viele Grüße,
    Damian

  5. Hallo Claudia,

    danke für deine Webinarreihe. Ich habe auf jeden Fall einen Quick-win mitnehmen können. Denn seit vorgestern habe ich die Planung meines Online-Kurses auf Trello umgestellt.
    Gerade für die Planung Lektionsbasierter Kurse ist das Tool so cool.

    Vielen, vielen, vielen Dank,
    schickt dir ein glücklicher David

    • Hey, cool, David! Ich habe die Überarbeitung meines Online-Kurses auch auf Trello umgestellt, bei der ersten Entwicklung war’s noch Excel 🙂

      Viel Erfolg mit deinem Kurs! Da würde ich gerne einen Blick darauf werfen, wenn er fertig ist 🙂

      Liebe Grüße, Claudia

      • Hey Claudia,

        mein Skizzierkurs SinnSTIFTen ist fertig und geht am Montag (9.11. 10:00) an den Start. Es ist ein Selbstlernkurs geworden, aber mit Forumsunterstützung. Ich freue mich schon, dass es endlich losgeht.

        Trello hat mir super geholfen, den Überblick zu bewahren. Vor allem konnte ich damit Blockbildung betreiben. Es gab viele Videos zu drehen, manche am Schreibtisch, manche am Flipchart andere am Stuhl. Ich konnte Videos am Flipcharts hintereinander drehen, ohne ständig die Beleuchtung umbauen zu müssen. Und bei Trello konnte ich mit den Labels genau diese Kategorien abbilden und mit anzeigen lassen.

        Super Tool, sobald mein Kurs durch ist und ich wieder mehr Ruhe habe, gönne ich mir deinen Kurs zu Trello. Damit ich für den nächsten Kurs noch fitter bin.

        Viele Grüße,
        David

        • Hallo David!

          Oh, auf den Kurs bin ich schon sehr gespannt! Mir hilft Trello inzwischen auch bei der Produktion meiner Kurse extrem – vor allem auch, um die einzelnen Produktionsschritte gebündelt abzuarbeiten, ohne den Überblick zu verlieren 🙂

          Ich wünsch‘ dir gaaaaanz viel Erfolg mit deinem Kurs!

          Liebe Grüße,
          Claudia

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