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Zeitaufwand schätzen: 3 Tipps für realistische Planung

Zeitaufwände schätzen

Planen hilft.

Aber wie soll man den Zeitaufwand schätzen, einen Plan aufstellen oder einen Endtermin festlegen, wenn man gar nicht weiß, wie lange man für eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt brauchen wird?

Das ist in etwa so, als würdest du von dir verlangen, nach Wien zu fahren – und du weißt nicht, wo du gerade bist und welche Fahrtrouten es gibt!

Und genau diese Frage ist mir in den letzten Wochen mehrmals gestellt worden.

Also ganz konkret: „Ich will einen Video-Kurs machen – wie lange brauchst du denn im Schnitt für eines deiner 52-Mal-schneller Videos?

Es hilft dir und auch der Fragestellerin nichts, wenn ich antworte: „So zwischen 2 und 2,5 Stunden, je nachdem.

Denn: Je nach was?

  • Es kommt darauf an, ob ich mich in das Thema selbst noch einarbeiten und etwas ausprobieren muss.
  • Es kommt darauf an, ob ich eine Powerpoint-Präsentation dafür vorbereiten muss.
  • Ich mache auch schriftliche Anleitungen dazu – je nach Länge und Komplexität dauert das auch unterschiedlich.
  • Es kommt darauf an, ob ich noch zusätzliche Elemente ins Video einfügen muss.
  • Und dann kommt es natürlich drauf an, wie oft ich mich verhasple – und somit viel oder wenig schneiden muss.

Somit ist jede Antwort von mir eine schlechte Antwort, oder?

Tipp 1: Zeitaufwand schätzen durch Tracking

Meine Großmutter hat immer gesagt: „Glauben kannst‘ in der Kirche …„.

Wenn du etwas nicht kennst/weißt, musst du es ausprobieren. Sonst ist es keine Planung sondern ein Ratespiel, bestenfalls eine optimistische Schätzung.

Daher: schreib‘ eine Zeit lang auf, wie lange du wofür brauchst, nimm‘ noch ein bisserl Puffer dazu und dann hast du eine Basis, mit der du planen kannst.

Klingt einfach, und trotzdem habe ich zu Beginn einiges falsch gemacht.

Ein Video zu erstellen, heißt gewisse Schritte zu durchlaufen. Bei mir sind das – im Falle der angesprochenen Video-Serie:

  • Video-Inhalt vorbereiten
  • Video drehen
  • Grafik erstellen
  • Video schneiden (Intro und Outro rein)
  • Video auf Youtube hochladen
  • Auf Youtube Grafik als Thumbnail hochladen
  • Tags und Beschreibung auf Youtube fertig machen
  • Blogbeitrag dazu vorbereiten
  • Anleitung als PDF erstellen
  • Anleitung in die Dropbox hochladen
  • Dropbox-Link freigeben und in PhraseExpress abspeichern
  • Alles online stellen
  • Video- und Anleitungs-Link im Archiv verlinken
  • Video- und Anleitungs-Link per Mail an die Abonnenten verschicken
  • Marketing planen

Eine Menge zu tun … Jedes Mal.

Und das habe ich falsch gemacht:

Ich habe diese Einzelschritte der Video-Produktion mehrmals hintereinander durchgeführt und jeweils die Zeit, die ich dafür gebraucht habe, aufgeschrieben.

Nach 5-6 Durchgängen war ich mir sicher, dass ich schon recht flott bin – und habe immer noch an die 3 – 4 Stunden pro Ausgabe verbraten. Einfach zu viel!

Tipp 2: Mache es wie Henry Ford

Man mag über Henry Ford denken was man will. Aber der Gedanke, Arbeitsabläufe so zu strukturieren und in Einzelschritte zu zerlegen, dass ein und derselbe Handgriff oft hintereinander durchgeführt wird, war zu der Zeit genial – und ist es immer noch.

Erst durch diese Produktionsstraßen war es möglich, Autos so günstig zu produzieren, dass sie zur Massenware wurden.

Erstmalig bei der Erstellung der Inhalte für meinen Online-Kurs bin ich absolut an meine Zeit-Grenzen gestoßen und musste mir etwas überlegen.

Anstatt immer eine Unit nach der anderen vollständig fertigzustellen, habe ich mir Produktionsstraßen aufgebaut. Natürlich in Trello, wo sonst 😉

Das Geheimnis ist nämlich – nicht nur bei so einer Serie -, gleiche Tätigkeiten zu Blöcken zusammen zu fassen.

Das Experiment hat mir recht gegeben:

  • Zuerst 5 Grafiken machen
  • Dann 5 Videos vorbereiten
  • Danach 5 Videos abdrehen
  • Schließlich 5 Videos schneiden
  • Und 5 Videos auf Youtube fertig machen

Dauert insgesamt wesentlich (ca. 30%) weniger lange als vorher!

Warum das so ist?

Schau‘ dir folgende Zeichnung an – fällt dir etwas auf?

Aufgaben bündelnAnfangen ist immer am schwersten – auch wenn du das, was du anfängst, bereits kannst! Geschweige denn, wenn es immer wieder eine Überwindung ist, es zu tun weil du unsicher bist.

Das bedeutet, du verlierst jedes Mal dazwischen (bei den eingezeichneten Bögen) nicht nur Zeit, sondern auch Kraft und Energie – und das merkst du ganz sicher auf deinem Zeitkonto.

Kurz zusammengefasst:

  • Überlege dir die Einzelschritte, die du jedes Mal durchführen musst (nicht zu kleinteilig)
  • Durchlaufe diese Einzelschritte im Block!! 5-10 Mal (je nach Projekt)
  • Tracke dabei die Zeit, die du dafür brauchst
  • Rechne dir den Durchschnitt aus
  • Schlage ein wenig Puffer-Zeit drauf.

Jetzt kannst du mit realen Werten das weitere Projekt planen!

Tipp 3: Zeitaufzeichnung leicht gemacht

Nachdem ich zu faul bzw. rechenschwach bin, um mir die Zeiten immer händisch auszurechnen, habe ich – wieder einmal – ein Excel-Sheet entwickelt, mit dem ich große Projekte (bei denen ich wissen möchte, wie viele Stunden ich insgesamt investiert habe) oder die Arbeit mit meinen Kunden in der Beratung mittracke.

Das Raffinierte dabei: in den Projekt-Spalten ist eine Formel enthalten, die die Zeit dem richtigen Projekt zuordnet, wenn du die Projekt-Nr. in der Spalte F eingibst. Damit hast du auch automatisch immer einen genauen Überblick darüber, wie viel du in Summe bereits investiert hast.

Kleine Warnung: Übertreibe bitte beim Tracking nicht. Tracke auf diese Weise wirklich nur große Projekte mit, sonst brauchst du mehr Zeit für’s Eintragen, als für’s effektive Arbeiten!

Du magst das ausprobieren?

Dann trage dich hier ein, ich schicke dir das Excel-Sheet gerne zu!

Zeitaufwand schätzen mit Excel

 

Zusatz-Tipp

Dieses Prinzip lässt sich auf sehr viele Bereiche deines Home-Office übertragen.

Ich denke da z.B. an die (meist) ungeliebte Buchhaltung. Oder die Bearbeitung von eMails. Oder auch an das Vorbereiten von Postings für Social Media.

Es ist immer leichter, wenn du diese Aufgaben bündelst – und somit nur ein Mal Schwung holen musst!

Welche Aufgaben bündelst du schon?

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

13 Kommentare

  1. Hey Claudia,

    ich werde auch immer wahnsinnig wenn ich den Tipp bekomme, mir alle ToDos mit fester Zeit einzuplanen! Ich habe einfach keine Ahnung wie lange das dauert und wenn ich vorher festlegen muss, brauche ich sehr viel Zeit um diese Zeiten zu definieren! In der Zeit kann ich aber auch einfach schon was davon machen!

    Was war immer mit Abstand das schlimmste an der Ausbildung? Das Berichtsheft zu schreiben!

    Die gleichen Tätigkeiten zu bündeln, das habe ich schon in der Grundschule schon fast extrem betrieben: Ich habe schon da bei den Mathe Hausaufgaben erst 20 mal die erste Zahl untereinander geschrieben, dann 20 mal das Zeichen.. und so weiter. Das krieg ich gar nicht mehr aus mir raus, passiert ganz automatisch: Immer den effektivsten Weg gehen! Ich bündle alles, was sich leicht bündeln lässt!

    Liebe Grüße,
    Ronja

    • Hi Ronja!

      Berichtsheft – klingt wirklich gruselig 😉 An diese Art der Hausaufgaben erinnere ich mich auch noch …
      Hast du ein paar coole Beispiele, was du alles bündelst?

      Liebe Grüße,
      Claudia

  2. Mathias sagt

    Hallo Claudia.
    der Artikel ist super!
    „Anfangen ist immer am schwersten“ das überzeugt mich. Es macht tatsächlich Sinn seine Arbeitsschritte zusammenzufassen.

    Außerdem dauern Dinge auch immer so lange, wie viel Zeit man sich für sie nimmt.
    Wenn man zwei Tage für eine Aufgabe eingeplant hat, die eigentlich nur einen halben Tag dauert, dann wirst Du garantiert zwei Tage brauchen. Oder?

    • Vielen Dank, Mathias! Vielleicht schreibst du ja dann mal einen Artikel darüber, welche Arbeitsschritte du zusammengefasst hast – und was es dir bringt?

      Würde mich freuen!

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Hi Claudia,

    exakt die gleiche Erkenntnis ist mir bei meinem OnlineKurs gekommen. Zuerst habe ich jedes Video aufgenommen, bearbeitet und hoch geladen. Da ich manche Videos am Flipchart, andere sitzend am Tisch und die anderen am Schreibtisch gedreht habe, musste ich das Setting (Softboxes, Kamera) immer wieder umbauen.

    Dann habe ich erstmal alle Videos geplant und in Trello mit einem Label für den Aufnahmeort versehen. So konnte ich im gleichen Setting die Videos nacheinander drehen.

    Ich habe die Ersparnis an Zeit nicht getracked, aber gefühlt kam da schon einiges rum. Allerdings muss man bei Videos auf die Kleidung achten. Da der Kurs-Teilnehmer die Videos anders sieht als ich sie drehe, kann das zu Verwirrungen führen. Am Besten immer etwas anderes anziehen 🙂

    Komplimente zu deiner Skizze. Sieht echt gut aus.

    Viele Grüße,
    David

    • Hi David!

      Danke für diesen bestätigenden Erfahrungsbericht ;-). Das mit dem Anziehen sehe ich nicht so eng – das würde mich nicht so stören …

      Liebe Grüße,
      Claudia

  4. Hallo Claudia,

    danke für den Tipp mit dem Bündeln der Aufgaben.

    Ich habe gerade einmal überlegt, ob ich dies teilweise schon umsetze.
    In meinem Beruf (Grafikerin) ist es so, dass ich teilweise kreativ Ideen suchen muss und dann das ganze Planen und Organisiseren, dann kommt wieder der Kundenkontakt und dann die Büroarbeit. Am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich alles an jeden Tag gemacht. Immer ein bisschen.

    Mittlerweile gibt es bei mir Thementage. Dadurch bündele ich meine Aufgaben auf einen Tag und stelle mich an dem Tag voll darauf ein. Das erspart mir viel Zeit und ich habe mehr Spaß an den Aufgaben.

    Denn wie Du schon sagst: Sobal man angefangen hat, dann funktioniert es. Vorher trödelt man herum..

    Lieber Gruß
    Verena

    • Super, Verena! Diese Thementage sind wirklich Gold wert! Mir gelingt das leider nicht so gut, weil ich ja noch halbtags nebenbei angestellt bin (auch im Home-Office) – da kann ich nicht einfach einen ganzen Tag „abtauchen“. Aber ich mache es mit halben Tagen so – das ist auch schon besser als das, was du vor deinen Thementagen beschrieben hast!

      Liebe Grüße,
      Claudia

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