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3 Selbstmanagement-Fallen beim Sprung in die Vollzeit-Selbständigkeit

Auf diesen Bericht habe ich mich seit Anfang des Jahres gefreut. Ursprünglich wollte ich Thomas Mangold für meinen Podcast interviewen und hinterfragen, wie es ihm denn so geht. Denn in Vollzeit selbständig – doch auch irgendwie ein Traum für mich!

Nun, mein Podcast hat noch nicht das Licht des WWW erblickt, darum wurde es ein Gastbeitrag!

Ich bin ja auch, wenn auch nur in Teilzeit, nebenbei angestellt. Was für mein Zeitmanagement nicht unbedingt schlecht ist. Ja, natürlich, ich hätte mehr Zeit für meine Selbständigkeit, wenn ich das nicht wäre. Aber, um Thomas zu zitieren:

Ich hatte plötzlich das Luxusproblem sehr viel mehr Zeit zur Verfügung zu haben …

Thomas Mangold

Und ja, du wirst lesen, das kann zum Problem werden! Ich schätze, ich wäre in die genau gleichen Fallen getappt, wie Thomas.

Und darum – viel Spaß und gute Erkenntnisse beim Lesen dieses Erfahrungsberichtes!

Deine Claudia


 

Ich möchte dir heute von meinem Sprung in die Selbstständigkeit und den damit verbundenen Selbstmanagement-Problemen erzählen. Dazu ist es aber notwendig, dass ich mich zunächst mal bei dir vorstelle.

Mehr Freizeit zur Verfügung haben, wer will das nicht!

Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement-Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcast, sowie den Teilnehmern meiner Videokurse, Coachings und Seminare dabei, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um dieses Ziel zu erreichen.

Bis zum 31.12.2015 habe ich das alles neben meinem Hauptjob als Sozialpädagoge bei der Stadt Wien getan. Bei diesem Job hatte ich eine Stundenverpflichtung von 45 Wochenstunden, oftmals wurden aber auch 60 oder mehr daraus.

Wie du dir sicher vorstellen kannst, musste ich meinen Tag automatisch sehr strikt planen und durfte keine Zeit sinnlos vergeuden.

Am 01.01.2016 fiel diese Verpflichtung weg und ich hatte plötzlich das Luxusproblem sehr viel mehr Zeit zur Verfügung zu haben. Anstatt aber mehr Dinge zu schaffen und mehr weiter zu bringen, trat plötzlich das Gegenteil ein: Ich wurde unproduktiver und schaffte weniger, als zu Zeiten an denen ich noch meinen Job bei der Stadt Wien hatte.

In diese 3 Fallen bin ich getappt!

Eigentlich hätte ich es als Selbstmanagement-Coach ja besser wissen müssen, trotzdem sind mir diese Fehler unterlaufen. Einerseits natürlich sehr ärgerlich, aber andererseits habe ich wieder sehr viel aus dieser Situation gelernt.

In Vollzeit selbständig und das Parkinsonsche Gesetz – ja, es stimmt wirklich!

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit in jenem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Von einem Tag auf den anderen hatte ich plötzlich Unmengen an Zeit zur Verfügung. Anstatt aber mehr weiter zubringen, wurde es immer weniger. Ich verzettelte mich und kam vom Hundertsten ins Tausendste.

Als ich noch für die Stadt Wien arbeitete, war Zeit für mich ein knappes Gut und ich musste ganz automatisch sorgsam damit umgehen. Genau dieses Mindset, dass Zeit ein knappes Gut ist, musste ich wiederherstellen.

Also legte ich (wie früher) in der Tages-Planung wieder fest, wie viel Zeit ich für welche Aufgabe benötigen darf.

So gelang es mir, dieses Problem wieder in den Griff zu bekommen.

Termine blocken – unbedingt!

Als ich noch meinen Hauptjob hatte, musste ich Termine bezüglich meiner Selbstständigkeit automatisch blocken, sonst wäre ich nicht mehr zur Abarbeitung meiner Aufgaben gekommen. Mit dem Schritt in die Selbstständigkeit dachte ich wohl unterbewusst: „Wozu? Ich habe jetzt genug Zeit!“ Jedem der einen Termin wollte sagte ich, „such dir einen aus, ich bin flexibel“.

Was ich dabei allerdings nicht bedachtete war, dass diese Termine ständig meinen Arbeitsflow unterbrachen und ich so nicht richtig ins TUN kam. Ein Treffen auf einen Kaffee, ein Skype-Call, Meetings, Coachings, usw.: All diese Dinge sorgten für ständige Unterbrechungen und hemmten meine Produktivität.

Auch hier musste ich meine Zeit wieder bewusster einteilen und mit meinen Terminen wieder geizen. Daher gibt es nun pro Woche wieder nur zwei Termin-Blöcke in denen ich verfügbar bin, die restliche Zeit verbringe ich mit dem Abarbeiten meiner Aufgaben. Damit bin ich natürlich wesentlich schneller und produktiver in der Erledigung meiner ToDo’s, denn diese ständigen Unterbrechungen fallen nun wieder weg.

Tages-Planung – trotzdem locker bleiben!

Als ich am 2. Jänner 2016 vor meiner Tagesplanung saß, setzte sich wohl der Gedanke, dass ich nun ja ohnehin viel mehr Zeit hätte und so auch viel mehr Aufgaben in meine Tagesplan stopfen kann, in mir durch.

Nun, eigentlich ist dieser Gedanke ja richtig, aber nicht wenn man seine Termine nicht blockt und das Parkinsonsche Gesetz außer acht lässt.

Damit passierte, was passieren musste: Als ich noch nicht selbstständig war, war ich richtig gut darin (fast) immer alle Aufgaben auf meiner Todo-Liste abzuarbeiten und war total happy, wenn ich den letzten Punkt darauf erledigt hatte. Das gelang mir plötzlich nicht mehr und damit machte sich ein Gefühl der Frustration in mir breit.

Aber es hatte auch etwas Gutes, denn genau dieser Punkt war das Alarmsignal, dass etwas komplett aus dem Ruder lief, und dass ich mir schleunigst etwas überlegen musste.

Also ging ich wieder etwas lockerer mit der Planung um, plante wieder weniger Aufgaben in die ToDo-Liste ein und entwickelte erst wieder ein Gefühl was realistisch machbar ist und was nicht.

Was ich daraus lernte

In meinen Tagesabläufen hat sich von einem auf den anderen Tag sehr viel geändert. Meine alten Routinen und Gewohnheiten funktionierten zum Teil gar nicht mehr, oder nur mangelhaft. Zum Glück erkannte ich relativ schnell, dass ich etwas ändern musste und machte mir die entsprechenden Gedanken.

So bekam ich zunächst das Parkinsonsche Gesetz wieder in den Griff, änderte sofort meine Termingestaltung und versuchte erst wieder herauszufinden wie viele Aufgaben pro Tag realistisch zu schaffen sind. Durch diese Maßnahmen schaffte ich es, mein Selbstmanagement wieder in den Griff zu bekommen und wieder den alten Produktivität-Status herzustellen.

Zukünftig werde ich mich, sollten wieder gröbere Änderungen in meinen Tagesabläufen anstehen, schon vorher hinsetzen und mir Gedanken dazu machen.

Als Fazit habe ich also 2-3 Wochen sehr unproduktiv gearbeitet, dafür aber eine wichtige Lektion gelernt.

Falls du den Schritt in die Selbstständigkeit demnächst wagst, hoffe ich dass du aus meinen Fehler lernst und nicht in dieselben Fallen tappst. Dabei wünsche ich dir viel Erfolg!

Liebe Grüße aus Wien,

Thomas

Zum Autor Thomas Mangold

Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht.

Vollzeit selbständigMein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement-Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcasts, sowie den Teilnehmern meiner Video-Kurse, Coachings und Seminare dabei, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um dieses Ziel zu erreichen!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

 

15 Kommentare

  1. Hallo Claudia, hallo Thomas!

    Ähnliche Erfahrungen mache ich fast jedes Jahr, wenn mein Unterrichtssemester zu Ende ist und ich von Mitte Juli bis Ende September keine festen Sprachkurs-Termine habe. Dann habe ich schon häufig Bekanntschaft mit dem Parkinsonschen Gesetz gemacht: Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Man denkt – ach, dafür ist ja ewig Zeit, und ruckzuck ist ein Tag um, dann ein zweiter, dann ein dritter … . Irgendwann muss man die Kurve kriegen.

    Ich fahre sehr gut damit, mir tatsächlich meinen Kursrhythmus beizubehalten. Das bedeutet: Ich schreibe mir täglich meine To-Do-Liste (auch ich musste ausprobieren, wie viele Aufgaben diese Liste täglich „verträgt“), stehe auch an Tagen ohne Terminen früh auf und halte meine Arbeitszeiten ein.

    Das Wichtigste für mich ist immer: Ich erledige die wichtigsten Arbeiten des Tages so früh wie nur irgend möglich. Die wichtigsten Arbeiten sind nicht zwingend die dringendsten, sondern die, die mich meinen Zielen näherbringen. Also steht täglich (!!!) als allererstes auf dem Plan: Vokabelwiederholung all meiner Sprachen.

    Danach wird die Prioritätenliste aus Trello abgearbeitet, und zwar eine Aufgabe nach der anderen, jeweils mit Zeitvorgabe. Erstaunlicherweise funktioniert das gut – gebe ich mir 2 Stunden für Unterrichtsvorbereitung, brauche ich 2 Stunden, gebe ich mir aber nur 1 Stunde, bin ich nach 1 Stunde meist fertig. Es ist dann zwar nicht perfekt, aber darauf kommt es nicht an.

    Der nächste Punkt sind die Unterbrechungen und das Nein-Sagen. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden. Das Nein-Sagen ist aber extrem wichtig für mich, weil ich viele Arbeiten von zu Hause aus erledige und dann häufig zu hören bekomme: „Mach das mal für mich, du bist doch sowieso zu Hause“. Da muss ich noch an mir arbeiten. Speziell Sprachkursteilnehmer gewöhnen sich schnell an den Komfort von Sonderbehandlungen, und dann ist es schwierig, das wieder rückgängig zu machen. Manchmal kommen schon „Mahnmails“, wenn ich nicht nach 10 Minuten schon zurückgeschrieben habe.

    Inzwischen hilft mir aber der Tipp von Dir, Claudia: Du hast einmal gesagt: „Es liegt niemand bei Dir auf dem OP-Tisch“. Der Satz ist eine Offenbarung und hilft mir im täglichen Leben sehr weiter.

    Herzliche Grüße
    Christine

    • Liebe Christine,

      super, da gehst du schon sehr strukturiert deinen Tag an! Die Zeitvorgaben sind sooo wichtig – und trotzdem fühlen sich viele Homeworker dadurch so unter Druck, dass sie es nicht ausprobieren. Schade eigentlich!

      liebe Grüße,
      Claudia

  2. Hallo Thomas,

    danke, dass Du so offen bist und uns diese Fallen zeigst.

    Das gibt ja nicht jeder Selbstständige gerne zu.

    Ich bin seit vier Jahren Selbstständig und auch am Anfang reingetappt. Vorallem in die Terminfallen.. Allerdings hatte ich das auch, dass mir meine Mitmenschen immer eingeredet haben ich müsse IMMER erreichbar sein. Auch immer den Wünschen meiner Kunden folgen etc.

    Irgendwann kam ich ins Taumeln und konnte meine Projekte nicht mehr richtig abarbeiten. ich brauche in meinem Beruf auch Zeit für Planung, denn ich arbeite in einem kreativen Beruf. Da muss ich mcih auf Projekte auch mal länger konzentrieren können.

    Ab dem Zeitpunkt habe ich es wie Du gemacht: Es gibt Tage an denen ich Termine annehme und es gibt sogar bei mir Telefonzeiten. So halte ich das ganze gut im Griff und habe meine Zeiten zum Arbeiten.

    Man muss versuchen sich das ganze so zu strukturieren, dass es passt. Auch Unternehmen haben ihre festen Terminzeiten. Am Anfang hatte ich noch nicht mal Öffnungszeiten 😀

    Grüße
    Verena

    • Hallo Verena!

      Ja genau so ist das. Ich denke es ist gar nicht schlimm wenn man in diese Fallen tappt. Hauptsache man lernt daraus.

      Den Vergleich mit den Öffnungszeiten finde ich gut! 🙂

      lG Thomas

  3. Liebe Claudia, lieber Thomas,

    Danke für den Beitrag! Dieser Impuls kam gerade zur rechten Zeit.

    Grenzen sind im Home-Office ein ganz wichtiger Punkt. Dabei geht es für mich zunächst darum, sie mir immer wieder mal selbst bewusst zu machen, damit ich sie nach außen kommunizieren kann. Kürzlich bekam ich eine Anfrage mit „höchster Dringlichkeit“. Ich wurde gebeten sehr schnell einige Fragen zu klären und bekam großzügigerweise zugestanden das Wochenende zur Beantwortung nutzen zu dürfen …

    Liebe Grüße
    Petra

    • Hallo Petra!

      Genau so ist es. Grenzen setzen sich selbst, aber auch dem Umfeld.

      Viel Erfolg dabei.

      lG Thomas

  4. Hi Claudia und Thomas,

    Ich habe, ehrlich gesagt, zwar schon irgendwie immer wieder das Gefühl, dass mir Zeit durch die Finger rieselt aber nun, nach diesem Artikel hat es Klick gemacht:
    „Suche dir einen Termin aus, ich bin flexibel.“
    Fatal. Dabei kam dieser Satz mit einem Hauch von Stolz „ich bin flexibel“.
    Flexibel werde ich bleiben, aber Termine werden ab sofort besser geplant.

    Vielen Dank fürs Augenöffnen!
    Herzliche Grüße,
    Anita

  5. Vielen Dank für deinen ehrlichen Artikel, der mir die Augen geöffnet hat. Ich sitze im Moment selbst in dieser Selbstmanagement-Falle. Ich habe mich dazu entschlossen mich noch eine Spur mehr selbst „auszutricksen“ und mich dazu zu bringen strukturierter
    zu arbeiten – in dem ich mein Homeoffice aufgebe und mir einen Büroraum in einem Gemeinschaftsbüro miete.

    Es klappt daheim nicht… Waschmaschine, Geschirrspüler und Co. – ich falle täglich drüber und es kostet mich einfach viel zu viel Zeit, die mir von meiner „Arbeitszeit“ dann abgeht. Ja, ja ich weiß – arbeite doch mit To-Do-Listen…. die werden dann elendslang und überfordern mich… – nicht genug Selbstdisziplin? – tja, die hat nicht jeder in der notwendigen Form bzw. sie muss manchmal hart erarbeitet werden! Mein Respekt vor allem an die Frauen da draußen, die das gut von daheim aus gut managen können! Ich habe aber nicht das Gefühl daran gescheitert zu sein.

    – Ich weiß jetzt ganz einfach ich brauche meinen Arbeitsplatz, MEIN Büro, wo ich mich voll und ganz auf das konzentrieren kann, was an diesem Tag auf der Arbeits-To-Do-Liste steht ;-)! – und der befindet sich nun mal nicht in meinem Zuhause.

    Vielen Dank für deine wertvollen Tipps!

    Sonnige Grüße
    Daniela

    • Liebe Daniela,

      es gibt keine Lösung für alle – und ich find’s toll, dass du so reflektiert bist, dass du das erkannt hast! Wenn es mit externem Büro besser klappt – warum solltest du dich dann im Home-Office quälen?

      Danke dir für deine offenen Worte,
      Liebe Grüße,
      Claudia

  6. Pingback: In diese 3 Selbstmanagement-Fallen bin ich getappt - Selbstmanagement

  7. Hallo Claudia, hallo Thomas!

    Ein kleiner (in der ersten Hälfte nicht ganz ernstgemeinter) Kommentar als Ergänzung zu meinem Kommentar oben noch:

    Eine Falle, in die ich jeden (und zwar wirklich jeden!!!) Sonntag tappe, ist: Ich setze mich total fokussiert an meinen Computer, habe in Trello meine großartige To-Do-Liste angelegt und nach Prioritäten sortiert und könnte jetzt (eigentlich) voller Tatendrang beginnen.

    Was aber mache ich? Ich öffne den Newsletter von Thomas, gehe auf seine Webseite – und schwupp: alle To-Do-Listen dieser Welt sind vergessen! Ich lese einen, zwei, drei Artikel durch. Ach, und wenn man doch dann schon dabei ist, kann man doch gleich den Podcast auf den iPod laden (brauche ich ja, wenn ich um die Mittagszeit ins Fitnessstudio gehe – ja, Thomas begleitet mich ab und zu ins Fitnessstudio!). Das Ende vom Lied? So geht locker eine halbe Stunde ins Land …

    Jetzt der tatsächlich ernstgemeinte Rat von mir:

    Öffnet niemals, niemals, niemals zuerst eine E-Mail, auch nicht die von Thomas oder Claudia, wenn ihr fokussiert arbeiten wollt. Die Mails sind superinteressant, aber das sind sie zwei Stunden später immer noch. (Nur nicht auf die Mails vergessen, das wäre fatal! Dann würden euch nämlich all die großartigen Tipps durch die Lappen gehen). Erst solltet ihr die wichtigste Aufgabe des Tages erledigen. Dann ist wenigstens schon etwas geschafft.

    Seit ich diese Regel beherzige, arbeite ich viel fokussierter. Wie gesagt, außer am Sonntag. 🙂

    Viele Grüße
    Christine

  8. Pingback: Unvorhergesehenes einplanen - geht das? › Abenteuer Home-Office

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