Selbst-Management
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Leserfrage: Was soll ich tun, wenn ich in stressigen Zeiten aus meiner Routine falle?

Routine funktioniert nicht

Vor kurzem habe ich einen neuen kostenlosen Audio-Kurs mit Checklisten und Anleitungen online gestellt und inzwischen gibt es schon viele Rückmeldungen.

Auf eine davon möchte ich hier eingehen, weil mir diese Frage sehr oft gestellt wird. Und natürlich, weil es mir in stressigen Zeiten auch immer wieder passiert, dass ich aus meiner Routine falle. Also auch so ein bisserl Selbsterinnerung für mich.

OK, also zuerst die Rückmeldung zur Routine:

„Herzlichen Dank für deinen Kurs. Ich hatte ziemlich hektische Wochen, […]. Vieles setzte ich schon um und einiges bleibt mir dann immer auch wieder haften.

Mein grösste Herausforderung ist das alles umzusetzen, wenn ich extrem viel Arbeit habe. Genau dann wäre es so wichtig, aber oft ist es so, dass ich gerade dann völlig aus dem Rhythmus falle […], die Kundenzeiten nicht sauber notiere, zuviel in die Mails schaue etc.

Eigentlich alles Sachen die ich weiss und die ich auch mache, wenn es etwas ruhiger ist. Vielleicht magst du darüber mal etwas schreiben wieso das so ist, oder was man in dieser Situation dagegen tun könnte.“

Um Lothar J. Seiwert zu zitieren: „Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“ Das hast du sicher schon einmal gehört. Aber das fällt in solchen Zeiten eben besonders schwer und das kann mehrere Gründe haben:

1. Du hast keine Routine

Könnte es sein, dass dein Routinen eigentlich gar keine sind?

Denke nur einmal an Flugzeugpiloten. Wie oft müssen sie wohl ihre Checklisten abarbeiten, bis sie sie eigentlich nicht mehr bräuchten. Und was machen sie dann? Sie nehmen trotzdem die Checklisten zur Hand und arbeiten die Punkte nicht aus dem Kopf heraus ab.

Sie tun das, weil es zwei große „Feinde“ von Routinen gibt: Langeweile und Stress.

Wenn du nun eine stressige Zeit hast – und das auch noch merkst (das ist nämlich der allererste Schritt, gratuliere!), dann greife auf Checklisten zurück und arbeite sie stur ab.

Du hast noch keine Checklisten?

Dann warte bitte nicht, bis es ruhiger wird, sondern schreib‘ sie sofort auf. Ja, das kostet dich jetzt 5 Minuten – bringt aber eine wesentliche Entspannung.

2. Routinen sind zu voll gepackt

Routinen sind oft auch eine wunderbare Möglichkeit, dich zu beschäftigen, ohne Wichtiges zu tun.

Das ist ein Phänomen, das ich auch immer wieder in meinem Onlinekurs Home-sweet-Office beobachte. Die TeilnehmerInnen beginnen dort mit Trello zu arbeiten, bauen ihre ToDo-Listen völlig neu auf, machen Checklisten und packen dabei vor allem die täglichen Routinen viel zu voll.

Schaut so super aus, wenn die Checkliste so richtig schön umfangreich ist, oder?

So lange es relativ ruhig ist, kann das auch funktionieren. Aber wehe, irgendetwas stört eben diesen Rhythmus, wie die Leserin schreibt. Denn dann müssen Entscheidungen getroffen werden:

  • Was davon ist jetzt wirklich wichtig?
  • Was davon kann ich wirklich schaffen?
  • Was kann ich einfach gar nicht machen?

Das beschäftigt den Kopf zusätzlich – und lässt oft kopflos irgendwelche Dinge tun (z.B. alle 10 Minuten in die eMails schauen).

3. Zu viele Eindrücke

Egal, ob die Checklisten, die Todo-Liste oder Routinen oder auch der Kalender zu voll gepackt sind. Das sind unterm Strich einfach zu viele Eindrücke, die auf dich einprasseln. Dadurch wird es immer schwieriger, den Fokus zu halten.

Wo du in ruhigeren Zeiten ganz klar sagen kannst „Das ist heute dran … und das erst nächste Woche„, verschwimmen diese Dinge zu einem Einheitsbrei, der dann nur noch eines erzeugt: „Zu viel … zu lang … Panik“.

Erste Hilfe-Maßnahmen, wenn du aus deiner Routine fällst

Atme tief durch

Ja, das ist oft wirklich die beste erste HIlfe. Du hältst nämlich bei Anspannung und Stress ganz automatisch die Luft an oder atmest sehr flach. Und was macht dein Körper und vor allem dein Gehirn bei Sauerstoff-Mangel? Genau, es funktioniert nicht gut.

Bewege dich langsam

Das bringt mehr, als hektisch von A nach B und wieder zurück zu hüpfen. Mit der körperlichen langsamen Bewegung zwingst du auch deine Gedanken, es ruhiger angehen zu lassen. Nicht umsonst sind Bewegungsarten wie z.B. TaiChi so wirksam gegen Stress.

Es geht darum, dass du bewusst mit deiner Situation umgehst!

Schau‘ nicht auf die ToDo-Liste!

Zumindest nicht ständig.

Es geht nicht alles. Es geht nicht immer.

Mach‘ dir das bewusst, möglichst bevor du in eine stressige Zeit startest. Fokus zu halten funktioniert nur, wenn du dir möglichst wenig Gelegenheiten gibst, dich von den vielen Eindrücken ablenken oder in Panik versetzen zu lassen.

Sondern schreibe dir die Aufgaben, die heute dran sind heraus und schau‘ nur mehr dort hin. Wenn das auch noch zu viel ist, dann nimm‘ dir A7-Kärtchen und schreib‘ pro Aufgabe ein Kärtchen. Leg‘ sie auf einen Stapel, so siehst du immer nur die aktuelle Aufgabe.

Lass nichts mehr herein

Ein Notizbuch – möglichst mit leerer Seite – vor dir oder eben auch wieder die Karteikärtchen, und schreib alles, was dir zwischendurch in den Kopf schießt auf. Überlege nicht, ob du das schon erledigt hast oder wann es dran wäre. Bringe es nur aus deinem Kopf, darum kannst du dich später kümmern.

Sag nur mehr „Nein“

Egal was in diesen hektischen Tagen an dich herangetragen wird, triff keine Entscheidung und antworte entweder mit „Nein“ oder maximal mit „Jetzt nicht“.

Zur Erinnerung: Nein ist ein vollständiger Satz!

Arbeite mit der Pomodoro-Technik

Selbst wenn du in der Hektik alle anderen Arbeitstechniken vergessen oder verdrängt hast. Wenn Routinen nicht mehr funktionieren und Checklisten nicht vorhanden sind. Arbeite mit der Pomodoro-Technik! Die Vorteile und wie’s funktioniert kannst du im Artikel 20 Vorteile der Pomodoro-Technik nachlesen.

Dauert nur ein paar Minuten und spart dir Stunden!

Und wenn die stressige Zeit vorbei ist?

Dann geh‘ in die Rückschau und analysiere, was passiert ist:

  • Hast du zu oft „Ja“ gesagt?
  • Hattest du nicht alle Deadlines im Überblick?
  • Hattest du überhaupt Einfluss auf die Situation?
  • Waren deine Routinen überladen?
  • Hattest du wirklich, wirklich einen Workflow aufgebaut oder fehlt der noch?

Damit du beim nächsten Mal besser gewappnet bist!

Kennst du selbst dieses Phänomen eigentlich? Wie tauchst du durch solche Zeiten durch? Schreib‘ mir doch dein Patentrezept in den Kommentar!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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6 Kommentare

  1. Liebe Claudia,
    ich habe gerade deinen Blog entdeckt und bin ganz begeistert! Ich bin schon länger auf der Suche nach einem Blog, der thematisch zu mir passt und der so geschrieben ist, dass ich ihn gerne lese. Mit deinem habe ich endlich so etwas gefunden, danke!
    Jetzt aber zu deinem Artikel: Du sprichst so viele wichtige Punkte an! Ich merke bei mir selbst (und auch bei vielen KlientInnen), dass man hochmotiviert starten will und sich viel zu viel vornimmt. Wie war das nochmal mit: Man sollte sich maximal 60 % der Zeit verplanen? 😉
    Was mir besonders in stressigen Phasen hilft:
    1. Am Abend den nächsten Tag planen. Dadurch verliere ich keine Zeit damit, mir zu überlegen, was ich als erstes angehen soll oder wie viel Zeit ich für was verwende (wodurch ich meistens auch schneller und produktiver arbeite).
    2. Wie du angesprochen hast, alles aufzuschreiben. Egal, ob mit Trello oder einfach einem leeren Zettel. Hauptsache, es schwirrt nicht mehr im Kopf herum und ich kann mich wieder auf das konzentrieren, das ich gerade tue.
    3. Pausen: Oft hat man genau in diesen Zeiten das Gefühl, keine Zeit für Pausen zu haben. Ohne Pausen ist man aber nicht lange produktiv und verliert sich immer mehr in einer negativen Stressspirale. Einmal 5 Minuten durchatmen, hilft auch wieder, einen besseren Überblick zu bekommen.
    4. Prioritäten: Das hängt mit dem von dir erwähnten „Nein-Sagen“ zusammen. Was ist mir wirklich wichtig? Und wie viel Zeit verwende ich für was? Wenn ich da feststelle, dass ich den Hauptteil meiner Zeit für etwas verwende, das mir nicht wichtig ist, ist es Zeit, mir darüber Gedanken zu machen. Möglicherweise muss ich bestimmte Dinge ablehnen, akzeptieren, dass ich nicht alles perfekt machen kann oder bestimmte Tätigkeiten delegieren. Wenn man ein bisschen sucht, findet man oft auch Tätigkeiten, die nicht wirklich notwendig sind und viel Zeit fressen, wie zum Beispiel häufig e-Mails checken.

    • Liebe Elisabeth,

      das freut mich umsomehr, dass du meinen Blog gefunden hast – herzlich willkommen!

      4 großartige Eckpfeiler für’s Selbstmanagement, die du hier einbringst, danke!

      Auf gutes Wiederlesen,
      Claudia

  2. Liebe Claudia,

    ein super wichtiges Thema und super Tipps. Bei mir ist es so, dass ich in solchen Zeiten erst einmal Pause mache. Ganz herausgehe. Ordnung schaffe. Abstand gewinne. Das hilft mir mehr, als zu versuchen, noch schneller zu laufen.

    • Liebe Monika,

      vielen Dank! Das Stichwort „Ordnung schaffen“ ist vor allem im Home-Office ein sehr gutes. Oft komme ich zur Ruhe, wenn ich eine Kleinigkeit im Haushalt mache – Wäsche aufhängen als Therapie ;-). Vielleicht „wie im Außen – so im Inneren?“

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Pingback: Wann es Zeit ist, deine ToDo-Liste zu ignorieren [P019] › Abenteuer Home-Office

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