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Vom Chaos zum Workflow – wie rückwärts planen dabei hilft

rückwärts planen

Ich find’s einfach wichtig.

Immer wieder zu betonen, dass auch Sternschnuppen, die du am Himmel beobachtest und die einfach so auftauchen, eine lange Reise hinter sich haben.

Um so mehr hat es mich gefreut, durch ein Gespräch vor ein paar Tagen eine Reise in meine Vergangenheit zu machen.

Nein, nicht auf einer Couch liegend, sondern im Interview mit Mira Giesen, die mich in Sachen Webinare und Organisation von Webinaren befragt hat. Da wurde ich von ihr als „alter Webinar-Hase“ bezeichnet. Und wenn ich zurück schaue: ja, ich gebe schon seit einiger Zeit Webinare, allerdings nicht immer so erfolgreich wie heute.

Hier kannst du dir das ganze Gespräch anhören:

Mit Rückwärtsplanung zum WorkflowIch halte nichts davon so zu tun, als ob alles von Anfang an und sofort so gelaufen wäre, wie’s eben jetzt läuft. (Nicht immer optimal, aber schon sehr gut …).

Was das mit Rückwärtsplanung zu tun hat?

Nun, dazu musst du bitte noch ein bisserl weiter lesen. Natürlich könnte ich dir jetzt einfach präsentieren: „Ich mach’s so – es funktioniert„. Aber ich denke, damit ist dir weniger geholfen, als wenn du nachvollziehen kannst, wie sich die Dinge entwickelt haben – und weiter entwickeln.

Vielleicht ist genau diese Entwicklung die richtige für dich – oder du willst ein paar meiner Zwischenstationen auslassen?

Wie hat mein Start in die Webinar-Welt ausgesehen?

Wie bei anderen auch, natürlich zuerst mit sehr wenigen Teilnehmern. Wenn sich 20 Leute angemeldet hatten, war ich schon völlig fertig mit der Welt … An mehr konnte ich damals gar nicht glauben.

Und einiges hatte ich nicht beachtet …

Termine, fehlendes Commitment und kein Plan

Ich habe mir damals meinen Kalender angeschaut, einen Termin ausgesucht, ihn eingetragen – und das war’s dann auch. Insgeheim froh, dass es noch soooo weit weg war und ich mich auf andere (gewohntere) Dinge innerhalb meiner Komfortzone konzentrieren konnte.

Irgendwann einmal fiel mir dann im Kalender auf, dass da ja ein Webinar vor der Tür steht und die Hektik der Vorbereitung begann. Und nicht nur die Hektik, sondern auch die Planlosigkeit.

Wenn ich zu diesem Zeitpunkt wenigstens halbwegs sicher gewesen wäre, WAS genau zu tun ist, wäre das sinnvoll gewesen. War ich aber nicht.

Und so startete das Abenteuer Webinar im Prinzip jedes Mal von Null – und kostete entweder total viel Energie oder ich war so spät dran, dass ich den Termin gleich fallen ließ. Wusste ja sowieso niemand davon …

Der Hauptgrund dafür war, dass ich keinen genauen Ablaufplan für Webinare hatte und mich von den Terminen überraschen ließ. Und da kein Ziel hinter den Webinaren steckte, war das Commitment auch nicht vorhanden!

Die Entwicklung zum rückwärts planen

Mein Umgang mit Webinaren hat sich in den letzten Jahren doch sehr verändert. Ich kann nicht mehr genau sagen, wann ich damit begonnen habe, ich schätze aber, es muss so um 2012 gewesen sein. Und so hat es sich entwickelt:

Bis 2013:

Völlig ungeplant, viel zu selten, in keine Strategie und keinen Workflow eingebunden.

2013

Frustriert aus den letzten Erfahrungen habe ich in diesem Jahr soweit ich mich erinnern kann, fast gar keine Webinare gehalten. Der Berg war einfach zu groß und die Ergebnisse nicht vorhanden. Wie sollten sie auch – so ganz ohne Ziele?

2014

Durch meinen Einstieg in die Welt der Online-Kurse wurden Webinare vor allem für den Launch wieder interessant und mit einem eindeutigen Ziel dahinter (das hatte ich in den vorhergehenden Jahren überhaupt nicht – siehe keine Ergebnisse!) lief es schon wesentlich besser.

Allerdings auch immer nur punktuell. Ich hatte aber zumindest gesehen, dass mich die Menschen gerne in Webinaren erleben.

2015

Anfang 2015 mit dem Eröffnen meines neuen Blogs Abenteuer Home-Office hatte ich mir Webinare als Listbuilding-Maßnahme vorgenommen.

Inzwischen waren zumindest die Termine schon weiter im voraus geplant und durch ein neues eMail-Marketing-Programm wurde auch das Verschicken der Mails einfacher. Trotzdem kam es immer wieder zu Verschiebungen und Absagen von meiner Seite aus, weil sich anderes einfach wichtiger anfühlte und kein absolutes Commitment vorhanden war.

Die Stragegie zum Listbuilding war damals:

  • Du konntest dich in die Webinar-Liste eintragen (nur einmalig notwendig)
  • und bekamst dann automatisch zu jedem Webinar die Ankündigung,
  • Erinnerungen und den Link zur Aufzeichnung.
  • Die Aufzeichnungen waren immer verfügbar.

Eine Art sinnvoller Ablauf war geboren. Immer noch lückenhaft, aber immerhin.

Der große Nachteil für mich war allerdings, dass ich nicht herausfinden konnte, wer sich für welche Webinar-Inhalte interessiert. Frei nach dem Gießkannen-Prinzip bekam jeder alles. Und ich kann mir vorstellen, dass ich dadurch so manchen meiner LeserInnen ziemlich genervt und im Endeffekt auch verloren habe.

Ab 2016:

Ende 2015 habe ich dann wieder den eMail-Marketing-Anbieter gewechselt und habe jetzt damit endlich das System, das mir auch eine sinnvolle Ergebnis-Messung ermöglicht. Ich hatte mich inzwischen in Digimember und Digistore24 gut eingearbeitet und bei Sigrun das Konzept der Webinar-Bibliothek kennengelernt (und als Kundin sehr zu schätzen gewusst!).

Im Vorjahr waren viele TeilnehmerInnen durch den Ablauf „1 x anmelden = immer dabei sein“ etwas irritiert. Sie waren es von anderen Anbietern gewöhnt, sich zu einzelnen Webinaren anzumelden und dann auch nur Informationen zu diesen ausgewählten Webinaren zu bekommen.

Daher bin ich zurück zur gewohnten Routine gegangen und du kannst dich wieder zu jedem einzelnen Webinar anmelden und bekommst dann nur mehr dazu die Benachrichtigungen.

Dadurch, dass ich die Aufzeichnungen nur 48 Stunden kostenfrei zur Verfügung stelle, sie allerdings in die kostenpflichtige Webinar-Bibliothek verschiebe, habe ich die bisherigen Stolpersteine vorerst eliminiert:

  • Ich muss jetzt die Webinare ziemlich regelmäßig abhalten und in den Redaktionsplan aufnehmen, denn die zahlenden Mitglieder der Webinar-Bibliothek haben natürlich das Recht auf weitere Webinar-Aufzeichnungen!
  • Damit ist mein Commitment zu 100% vorhanden.
  • Das bedeutet natürlich auch mehr Arbeit und damit musste ich mir einen Workflow und Checklisten aufbauen.

Endlich – rückwärts planen!

Alle drei Wochen ein Webinar bedeutet natürlich auch, dass sich Vor- und Nachbereitungen fast überlappen und die „Werbephase“ jeweils sehr kurz ist. Auch die Einladungen zum Webinar, die ich an meine Webinar-Liste schicke und in den Newsletter packe, müssen rechtzeitig ausgeschickt werden.

Verschieben oder aufschieben ist nicht!

Daraus haben sich für mich 3 Checklisten ergeben, wobei ich die erste davon, nämlich die Phase vor dem Webinar, rückwärts plane und abarbeite:

Webinare rückwärts planen

Das erste Fälligkeitsdatum für meine ToDo-Liste setze ich also spätestens „Webinar-Termin minus 10 Tage“. Wenn dann alle Aufgaben bis (-7) erledigt sind, wird das Fälligkeitsdatum auf „Webinar-Termin minus 7 Tage“ gesetzt, usw.

Damit kann ich nicht mehr von einem Webinar unangenehm überrascht werden, spätestens 10 Tage vorher sehe ich das entsprechende Kärtchen in meiner ToDo-Liste.

Die beiden nächsten Checklisten betreffen dann „sofort nach dem Webinar“ und „48 Stunden nach dem Webinar„, wenn die Aufzeichnung in die Webinar-Bibliothek verschoben wird.

2017?

Wie im Gespräch mit Mira angedacht, wäre der nächste Schritt, meine Webinare nur mehr live zu machen (vielleicht an 2 unterschiedlichen Terminen …) und die Aufzeichnungen prinzipiell nur mehr in der Webinar-Bibliothek zur Verfügung zu stellen.

Das würde allerdings das Ziel völlig ändern: von „Ich möchte, dass die Leute mich kennenlernen und Vertrauen aufbauen“ zu „Ich sehe meine Webinare als eigenständiges Produkt„.

Momentan bin ich noch nicht dazu bereit – aber wer weiß, was das nächstes Jahr bringt!

Was du dir mitnehmen kannst

Es reicht nicht aus, deine Veranstaltungen zu terminieren. Wenn du immer wieder die selbe Art von Termin hast (und das kann auch der Blogbeitrag oder Podcast im Redaktionsplan sein!), dann schaffe dir ein Raster, in dem du die Rückwärtsplanung festhälts und immer gleich anwendest.

Du ersparst dir jede Menge Denkarbeit – und vor allem unangenehme Überraschungen.

Und wenn du jetzt neugierig auf die Webinar-Bibliothek bist – dann klicke auf das Bild:

webinar-flatrate-2016

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

11 Kommentare

  1. Danke, wie ehrlich du über deine Erfahrungen mit Webinaren öffentlich erzählst – so machst du andere Einsteiger neugierig und sprichst Mut zu.

    Wünsche dir weiterhin viel Erfolg!

  2. Danke für das Teilen der Erfahrungen.
    Ich sehe im Live Webinar eindeutige Vorteile: den direkten Austausch, per Chat, Diskussion, Freischalten und: es ist immer wieder lebendig und ein klein wenig anders, auch wenn der rote Faden bleibt.
    Schön, dass Sie Ihre Erfahrung und Entwicklung so offen geteilt haben. Danke dafür.

    • Liebe Gabriele,

      ja natürlich, es spricht auch in meinen Augen alles für die Live-Teilnahme! Aber ich kann mir meinen Arbeitstag auch oft nicht durch Webinare zerreißen lassen – und dann bin ich auch für Aufzeichnungen sehr dankbar.

      sonnige Grüße,
      Claudia

  3. Liebe Claudia,
    Webinare reizen mich auch schon seit längerem, hab aber bisher noch zu großen Respekt davor. Mein Blog ist ja auch noch recht neu, da muss ich mich erstmal zurechtfinden, bevor ich was Neues angehe.
    Danke dir auf jeden Fall für den interessanten Einblick in deinen Prozess! Du hast mich auch nochmal an die Checklisten in Trello erinnert. Die verwende ich bisher noch gar nicht, aber wären auch für Blogposts sehr sinnvoll, die ich auch rückwärts plane. Das werde ich gleich mal ergänzen. 🙂
    Liebe Grüße aus Graz,
    Elisabeth

  4. Sabine Paul sagt

    Liebe Claudia,

    sehr spannend, deine Erfahrungen zu lesen, vielen Dank!

    Mir ging es mit dem Problem Live-Webinar/Aufzeichnung bis vor kurzem ähnlich. Nun habe ich mit Hilfe von teachable eine Lösung entwickelt: Das Webinar wird live angeboten. Danach stelle ich entweder eine Aufzeichnung oder eine Neuaufnahme ohne Teilnehmer (je nachdem, was später daraus werden soll) bei teachable in der „NervenPower-Akademie“ (http://nervenpower-akademie.teachable.com/) für einen bestimmten Zeitraum kostenfrei ein, samt Zusatzmaterial.
    So können a) die Live-Webinar-Teilnehmer nochmal nachsehen und haben zusätzliches Material (z.B. eine Checkliste) und b) Interessenten, die nicht nicht live dabei sein konnten, können sich in einem bestimmten Zeitfenster das Webinar nachträglich ansehen.
    Danach wird der Inhalt kostenpflichtig.

    Dadurch, dass mir teachable mitteilt, wenn sich jemand für ein bestimmtes Webinar angemeldet hat, kann ich auch nachvollziehen, welches Thema wie häufig aufgerufen wird.

    Herzliche Grüße,
    Sabine

    • Liebe Sabine,

      vielen Dank für diese Info – teachable wollte ich mir schon länger einmal anschauen, das klingt echt interessant!

      Sonnige Grüße,
      Claudia

  5. Hallo Claudia,
    der Einblick in Deine Checkliste mit den Angaben zur Rückwärtsplanung hat mir sehr geholfen. Gerade „geklaut“ und für eigene Zwecke angepasst. Herzlichen Dank!
    Birgit

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