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Leserfrage: wie machst du das mit mehreren Kalendern?

Mehrere Kalender verwalten

Wenn du deinen Kalender gut im Griff hast, ist das noch keine Garantie dafür, dass das auch für alle Familien-Mitglieder so gilt – und das kann durchaus zu Diskussionen oder Schwierigkeiten führen.

Kürzlich habe ich von einer Leserin genau dazu eine Frage gestellt bekommen, die ich hier auf meine Art und Weise beantworten möchte. Gleichzeitig bitte ich dich, ihr als Kommentar deinen persönlichen Umgang mit mehreren Kalendern zu schildern, wenn du denkst, du könntest ihr damit helfen!

So sieht die Kalender-Ausgangs-Situation bei ihr aus:

  • Es gibt einen Familien-Kalender (Papier), der in der Küche hängt.
  • Dann hat sie einen beruflichen Kalender (elektronisch).
  • Manche der Familien-Termine braucht sie auf ihrem beruflichen Kalender, damit sie sich die Zeiten freihält.
  • Aber manche ihrer beruflichen Termine müssen auch am Familien-Kalender ersichtlich sein, damit die Familie weiß, wann sie außer Haus ist.

Diese Situation kenne ich aus vielen Gesprächen – und natürlich auch von meiner eigenen Familie.

Was nervt an mehreren Kalendern?

Die Leserin hat gemeint, dass sie das Abgleichen beider Kalender extrem nervt und das kann ich absolut nachvollziehen. Auf der anderen Seite ist es nicht sinnvoll, einfach EINEN Kalender für alle zu führen (z.B. Online), weil dieser dann sicher überfrachtet wäre und Doppelbelegungen schlecht darzustellen sind.

Daraus würden sich nämlich wieder einige Unsicherheiten ergeben:

  • Angenommen es steht ein beruflicher Termin am Kalender: die Familie weiß nicht, ob du den außer Haus hast, wann du sozusagen nicht greifbar bist, oder ob sie ihn ignorieren können und einfach eine „Doppelbuchung“ vornehmen können.
  • Angenommen es steht ein Termin für’s Kind im Kalender, den du nicht eingetragen hast. Dir fehlen die Zusatzinformationen, ob du dir diese Zeit freihalten musst, weil du Taxi spielen musst …

Ich glaube, du siehst schon, was ich meine.

Die einfachste Lösung

Ja, die gibt es ;-). Und zwar, einfach zu akzeptieren, dass das Kalender-Kuddelmuddel durch regelmäßiges und rechtzeitiges Abgleichen verhindert werden kann.

Während ich das schreibe, bekomme ich regelrecht rote Ohren, weil ich das jahrelang wirklich nicht hinbekommen habe und meine Familie oft nicht wusste, wo ich abends unterwegs war, weil ich es einfach vergessen habe, es in den Familien-Kalender einzutragen.

Da hilft nur eine Routine!

OK, also wenn du das akzeptieren kannst, dann ist der nächste Schritt, dir und deiner Familie eine Routine anzugewöhnen und auch zu bestimmen, was bei Unerwartetem passieren soll und in welcher Reihenfolge die Kalender abgeglichen werden.

Du könntest dir angewöhnen, täglich nach dem Abendessen die Kalender anzusehen.

Noch ein paar Ideen dazu:

  • Wenn du auf deinem Kalender etwas einträgst, was für den Familienkalender relevant ist, kennzeichne den Termin bunt oder mit einem Symbol.
  • Dasselbe sollten die Familien-Mitglieder auch auf dem Familienkalender machen, dann geht das Abgleichen schneller.
  • Lege einen Ablauf fest. Nicht lachen ;-). Aber wenn du 3 – 4 Kalender (und auch die Schulkalender der Kinder sind ja nicht uninteressant …) abgleichen möchtest und jedes Mal bei einem anderen anfängst, weißt du eventuell nicht mehr, welchen du schon gecheckt hast und welchen nicht …
  • Besprich auch, wer wen wie informieren sollte, wenn sich kurzfristig etwas ändert. Dafür bietet sich eine Whatsapp-Gruppe für die ganze Familie an, falls die Kinder schon ein Smartphone haben. Das funktioniert bei uns inzwischen sehr gut. Früher haben wir das per eMail gemacht.

Die elektronische Lösung

Das könnte z.B. Google-Kalender sein, wenn alle Familienmitglieder damit arbeiten können und wollen. Dort kannst du ja unendlich viele Kalender anlegen und jede/r kann für sich entscheiden, welche Kalender in einer Gesamtansicht angezeigt werden sollen.

So könnte ich mir das in etwa vorstellen:

  • 1 Familienkalender
  • 1 beruflicher Kalender
  • 1 Kalender pro Kind/Person

Wenn du nun einen Termin eintragen möchtest, der zwar beruflich aber für die Familie relevant ist, dann könntest du ihn in den Familien-Kalender eintragen, farblich als beruflich kennzeichnen und wenn du dir die Gesamt-Ansicht anzeigen lässt, dann siehst du ihn auch.

Das System „alles, was alle angeht kommt auf den Familien-Kalender“ müsste dann natürlich durchgängig auch von der gesamten Familie gemacht werden.

Dadurch könntest du vermeiden, dass du etwas abgleichen bzw. doppelt eintragen musst.

So sieht’s bei mir in der Familie aus

Wie bereits geschrieben, ich hab’s wirklich lange nicht auf die Reihe bekommen, diesen Abgleich zu machen. Inzwischen klappt’s meistens 😉

Wir haben im Wohnzimmer einen ganz simplen Stehkalender, in den alles, was alle betrifft, eingetragen wird. Immer am Wochenende gleiche ich ab und trage dort alles aus meinem Kalender-Cockpit ein, was für meinen Mann relevant ist (Sohn schaut dort eh nie drauf …).

Das heißt, ich trage z.B. keine Webinar-Termine ein, wenn sie zu einem Zeitpunkt abgehalten werden, zu dem mein Mann eh nicht zu Hause ist. Denn das ist ihm dann ziemlich egal …

Aber Abend-Webinare werden sehr wohl eingetragen, ebenso wenn ich bei einem Termin außer Haus bin, einfach damit er weiß, dass ich dann nicht im Home-Office zu erreichen bin.

Kalender und Trello

Vielleicht weißt du bereits, dass du auch deine Trello-Boards im Google-Kalender anzeigen lassen kannst? Allerdings werden dort natürlich nur jene Kärtchen angezeigt, die auch ein Fälligkeits-Datum haben, eh klar.

So toll das klingt – es verleitet ein wenig dazu, jeder Aufgabe ein Fälligkeits-Datum zuzuweisen, damit diese im Google-Kalender angezeigt werden und davon bin ich kein großer Freund …

Aber das wäre auch eine Möglichkeit, deiner Familie die wichtigsten Dinge zugänglich zu machen, wenn du das möchtest.

Wenn du es noch nicht weißt oder Trello noch gar nicht kennst, dann bestelle dir jetzt drei gratis Videos aus meinem Trello-Video-Kurs – dann kannst du sofort anfangen, es auszuprobieren. Das Video zum Google-Kalender ist natürlich dabei.

Dein schneller Einstieg in Trello

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  • Ein Überblick über die Boards, Listen und Kärtchen,
  • Trello mit dem Google-Kalender verknüpfen
  • und Kärtchen per eMail anlegen

Die Vorgangsweise mit dem Google-Kalender habe ich selbst nicht ausprobiert, wie ich geschrieben habe, könnte es mir aber so vorstellen.

Meine Bitte an dich:

Schreib‘ in den Kommentar, wie du das mit deiner Familie oder deinem Team handhabst, damit meine Leserin mehr Praxis-Beilspiel bekommt – danke dafür!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

5 Kommentare

  1. Pingback: Dein Excel Kalender inklusive Projekt-Planung für 2016 › Abenteuer Home-Office

  2. Ein heißes Thema, Claudia. Ich habe jahrelang auch drei Kalender geführt. Einen in Outlook, mit dem auch mein Mann beruflich arbeitet und worüber die Abgleichung hervorragend klappt, dann einen Familienkalender, der neben dem Telefon hing, und einen Ausdruck von Outlook, den ich als persönlichen Kalender (vor dem Smartphone) geführt habe. Das Problem war genau das, was du beschreibst: der Abgleich. Ich hatte mehrmals Termindoppelbelegungen, weil ich den sofortigen Abgleich vergessen hatte. Den generellen Abgleich habe ich nur einmal in der Woche gemacht.

    Seit einem knappen Jahr läuft mein Outlook-Kalender über das Smartphone. Den Familienkalender drucke ich mit Outlook regelmäßig aus. Unsere Tochter hat einen Tischkalender, in dem ihre wichtigsten Termine stehen und der auch einmal in der Woche abgeglichen wird. Trotzdem ist es mir letztens wieder passiert, dass ich eine Doppelbelegung hatte, weil ich vergessen hatte, einen Termin meiner Tochter sofort in Outlook einzutragen.

    Es steht und fällt – auch online – einfach alles mit dem Abgleich.

    Lieben Gruß
    Birgit

    • Hi Birgit!

      Vielen Dank, dass du hier beschreibst, wie ihr das in der Familie handhabt! Und du wirst sehen, bald ist deine Tochter auch bereit für den Online-Kalender 😉

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Bei uns ist es vergleichsweise einfach, weil unsere Firma auch die Familie ist: Meine Frau und ich. Wir nutzen den Apple-Kalender, der über alle Geräte synchronisiert ist. Da der Apple-Kalender die Orte aus dem Adressbuch ergänzt, stimmen die Einträge in der Regel recht gut. Wenn ich einen Termin eintragen will und meine Frau hat an diesem Datum schon was eingetragen, sehe ich ja aufgrund der Beschreibung, ob mich der Termin betrifft oder nicht, ob es Konflikte bezüglich Büro- oder Autonutzung gibt etc.

    Früher haben wir mehrere Kalender benutzt, das hat sich aber erübrigt, weil der Apple-Kalender alles was man wissen muss gut anzeigt. Für größere Gruppen bietet Apple eine Familien-Funktion an. Die habe ich noch nicht ausprobiert, ich weiss daher nicht, wie sich diese in der Praxis bewährt.

    Von Papierkalendern halte ich nichts, die sind nur eine Fehlerquelle.

    • Hallo Heiner!

      Danke, dass du den Apple-Kalender ins Spiel bringst, der ist noch gar nicht vorgekommen! Das heißt, ihr teilt euch ein Auto und müsst das bei der Terminvereinbarung auch bedenken? Das ist auch eine Herausforderung, oder? Und ja, Papierkalender ist nix – aber manchmal geht’s nicht anders …

      Mal sehen, mein Mann hat die Benachrichtigung bekommen, dass sein Uralthandy ab 1.1.2017 kein Whatsapp mehr kann … Vielleicht steigt er dann endlich auf ein iPhone um, dann wird’s leichter :-).

      Liebe Grüße,
      Claudia

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