Zeitmanagement
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So gehst du mit mehreren Kalendern um

mehrere Kalender verwalten und synchronisieren

Wenn du deinen Kalender gut im Griff hast, ist das noch keine Garantie dafür, dass das auch für alle Familien-Mitglieder so gilt – und das kann durchaus zu Diskussionen oder Schwierigkeiten führen.

Kürzlich habe ich von einer Leserin genau dazu eine Frage gestellt bekommen, die ich hier auf meine Art und Weise beantworten möchte. Gleichzeitig bitte ich dich, ihr als Kommentar deinen persönlichen Umgang mit mehreren Kalendern zu schildern, wenn du denkst, du könntest ihr damit helfen!

So sieht die Kalender-Ausgangs-Situation bei ihr aus:

  • Es gibt einen Familien-Kalender (Papier), der in der Küche hängt.
  • Dann hat sie einen beruflichen Kalender (elektronisch).
  • Manche der Familien-Termine braucht sie auf ihrem beruflichen Kalender, damit sie sich die Zeiten freihält.
  • Aber manche ihrer beruflichen Termine müssen auch am Familien-Kalender ersichtlich sein, damit die Familie weiß, wann sie außer Haus ist.

Diese Situation kenne ich aus vielen Gesprächen – und natürlich auch von meiner eigenen Familie.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Was nervt an mehreren Kalendern?

Die Leserin hat gemeint, dass sie das Abgleichen beider Kalender extrem nervt und das kann ich absolut nachvollziehen. Auf der anderen Seite ist es nicht sinnvoll, einfach EINEN Kalender für alle zu führen (z.B. Online), weil dieser dann sicher überfrachtet wäre und Doppelbelegungen schlecht darzustellen sind.

Daraus würden sich nämlich wieder einige Unsicherheiten ergeben:

  • Angenommen es steht ein beruflicher Termin am Kalender: Die Familie weiß nicht, ob du den außer Haus hast, wann du sozusagen nicht greifbar bist, oder ob sie ihn ignorieren und einfach eine „Doppelbuchung“ vornehmen können.
  • Angenommen, es steht ein Termin fürs Kind im Kalender, den du nicht eingetragen hast. Dir fehlen die Zusatzinformationen, ob du dir diese Zeit freihalten musst, weil du Taxi spielen musst …

Ich glaube, du siehst schon, was ich meine.

Die einfachste Lösung

Ja, die gibt es ;-). Und zwar, einfach zu akzeptieren, dass das Kalender-Kuddelmuddel durch regelmäßiges und rechtzeitiges Abgleichen verhindert werden kann.

Während ich das schreibe, bekomme ich regelrecht rote Ohren, weil ich das jahrelang wirklich nicht hinbekommen habe und meine Familie oft nicht wusste, wo ich abends unterwegs war, weil ich es einfach vergessen habe, es in den Familien-Kalender einzutragen.

„Kalender-Kuddelmuddel kann nur durch regelmäßiges und rechtzeitiges Abgleichen verhindert werden!“

Da hilft nur eine Routine!

OK, also wenn du das akzeptieren kannst, dann ist der nächste Schritt, dir und deiner Familie eine Routine anzugewöhnen und auch zu bestimmen, was bei Unerwartetem passieren soll und in welcher Reihenfolge die Kalender abgeglichen werden.

Du könntest dir angewöhnen, täglich nach dem Abendessen die Kalender anzusehen.

Noch ein paar Ideen dazu:

  • Wenn du auf deinem Kalender etwas einträgst, was für den Familien-Kalender relevant ist, kennzeichne den Termin bunt oder mit einem Symbol.
  • Dasselbe sollten die Familien-Mitglieder auch auf dem Familien-Kalender machen, dann geht das Abgleichen schneller.
  • Lege einen Ablauf fest. Nicht lachen ;-). Aber wenn du 3 – 4 Kalender (und auch die Schulkalender der Kinder sind ja nicht uninteressant …) abgleichen möchtest und jedes Mal bei einem anderen anfängst, weißt du eventuell nicht mehr, welchen du schon kontrolliert hast und welchen nicht …
  • Besprich auch, wer, wen wie informieren sollte, wenn sich kurzfristig etwas ändert. Dafür bietet sich eine WhatsApp-Gruppe für die ganze Familie an, falls die Kinder schon ein Smartphone haben. Das funktioniert bei uns inzwischen sehr gut. Früher haben wir das per E-Mail gemacht.

Die elektronische Lösung

Das könnte z.B. Google-Kalender sein, wenn alle Familienmitglieder damit arbeiten können und wollen. Dort kannst du ja unendlich viele Kalender anlegen und jede/r kann für sich entscheiden, welche Kalender in einer Gesamtansicht angezeigt werden sollen.

So könnte ich mir das in etwa vorstellen:

  • 1 Familienkalender
  • 1 beruflicher Kalender
  • 1 Kalender pro Kind/Person

Wenn du nun einen Termin eintragen möchtest, der zwar beruflich, aber für die Familie relevant ist, dann könntest du ihn in den Familien-Kalender eintragen, farblich als beruflich kennzeichnen und wenn du dir die Gesamtansicht anzeigen lässt, dann siehst du ihn auch.

Das System „alles, was alle angeht, kommt auf den Familien-Kalender“ müsste dann natürlich durchgängig auch von der gesamten Familie gemacht werden.

Dadurch könntest du vermeiden, dass du etwas abgleichen bzw. doppelt eintragen musst.

„Familien-Kalender: Alles, was alle angeht, gehört dort eingetragen. Gewöhne dir und deiner Familie dafür eine Routine an!“

So sieht’s bei mir in der Familie aus

Wie bereits geschrieben, ich hab’s wirklich lange nicht auf die Reihe bekommen, diesen Abgleich zu machen. Inzwischen klappt’s meistens ;-)

Wir haben im Wohnzimmer einen ganz simplen Stehkalender, in den alles, was alle betrifft, eingetragen wird. Immer am Wochenende gleiche ich ab und trage dort alles aus meinem Kalender-Cockpit ein, was für meinen Mann relevant ist (Sohn schaut dort eh nie drauf …).

Das heißt, ich trage z.B. keine Webinar-Termine ein, wenn sie zu einem Zeitpunkt abgehalten werden, zu dem mein Mann eh nicht zu Hause ist. Denn das ist ihm dann ziemlich egal …

Aber Abend-Webinare werden sehr wohl eingetragen, ebenso wenn ich bei einem Termin außer Haus bin, einfach damit er weiß, dass ich dann nicht im Home-Office zu erreichen bin.

Kalender und Trello

Vielleicht weißt du bereits, dass du auch deine Trello-Boards im Google-Kalender anzeigen lassen kannst? Allerdings werden dort natürlich nur jene Kärtchen angezeigt, die auch ein Fälligkeits-Datum haben, eh klar.

So toll das klingt – es verleitet ein wenig dazu, jeder Aufgabe ein Fälligkeits-Datum zuzuweisen, damit diese im Google-Kalender angezeigt werden und davon bin ich kein großer Freund und das würde auch meiner 1-Minuten ToDo-Liste völlig widersprechen.

Aber ein gemeinsames Trello-Board wäre auch eine Möglichkeit, deiner Familie die wichtigsten Dinge zugänglich zu machen, wenn du das möchtest.

Wenn du nicht weißt, wie du Trello mit dem Google-Kalender verbindest, dann hole dir meinen kostenlosen Trello Mini-Kurs. Dann kannst du sofort testen, ob das eine Lösung für deine Familie ist.

Meine Bitte an dich:

Schreib‘ in den Kommentar, wie du das mit deiner Familie oder deinem Team handhabst, damit meine Leserin mehr Praxis-Beispiele bekommt – danke dafür!

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!


17 Kommentare

  1. Birgit Geistbeck sagt

    Ein heißes Thema, Claudia. Ich habe jahrelang auch drei Kalender geführt. Einen in Outlook, mit dem auch mein Mann beruflich arbeitet und worüber die Abgleichung hervorragend klappt, dann einen Familienkalender, der neben dem Telefon hing, und einen Ausdruck von Outlook, den ich als persönlichen Kalender (vor dem Smartphone) geführt habe. Das Problem war genau das, was du beschreibst: der Abgleich. Ich hatte mehrmals Termindoppelbelegungen, weil ich den sofortigen Abgleich vergessen hatte. Den generellen Abgleich habe ich nur einmal in der Woche gemacht.

    Seit einem knappen Jahr läuft mein Outlook-Kalender über das Smartphone. Den Familienkalender drucke ich mit Outlook regelmäßig aus. Unsere Tochter hat einen Tischkalender, in dem ihre wichtigsten Termine stehen und der auch einmal in der Woche abgeglichen wird. Trotzdem ist es mir letztens wieder passiert, dass ich eine Doppelbelegung hatte, weil ich vergessen hatte, einen Termin meiner Tochter sofort in Outlook einzutragen.

    Es steht und fällt – auch online – einfach alles mit dem Abgleich.

    Lieben Gruß
    Birgit

    • Hi Birgit!

      Vielen Dank, dass du hier beschreibst, wie ihr das in der Familie handhabt! Und du wirst sehen, bald ist deine Tochter auch bereit für den Online-Kalender ;-)

      Liebe Grüße,
      Claudia

  2. Bei uns ist es vergleichsweise einfach, weil unsere Firma auch die Familie ist: Meine Frau und ich. Wir nutzen den Apple-Kalender, der über alle Geräte synchronisiert ist. Da der Apple-Kalender die Orte aus dem Adressbuch ergänzt, stimmen die Einträge in der Regel recht gut. Wenn ich einen Termin eintragen will und meine Frau hat an diesem Datum schon was eingetragen, sehe ich ja aufgrund der Beschreibung, ob mich der Termin betrifft oder nicht, ob es Konflikte bezüglich Büro- oder Autonutzung gibt etc.

    Früher haben wir mehrere Kalender benutzt, das hat sich aber erübrigt, weil der Apple-Kalender alles was man wissen muss gut anzeigt. Für größere Gruppen bietet Apple eine Familien-Funktion an. Die habe ich noch nicht ausprobiert, ich weiss daher nicht, wie sich diese in der Praxis bewährt.

    Von Papierkalendern halte ich nichts, die sind nur eine Fehlerquelle.

    • Hallo Heiner!

      Danke, dass du den Apple-Kalender ins Spiel bringst, der ist noch gar nicht vorgekommen! Das heißt, ihr teilt euch ein Auto und müsst das bei der Terminvereinbarung auch bedenken? Das ist auch eine Herausforderung, oder? Und ja, Papierkalender ist nix – aber manchmal geht’s nicht anders …

      Mal sehen, mein Mann hat die Benachrichtigung bekommen, dass sein Uralthandy ab 1.1.2017 kein Whatsapp mehr kann … Vielleicht steigt er dann endlich auf ein iPhone um, dann wird’s leichter :-).

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Danke für den Beitrag!
    Ich bin, und somit auch meine Familie, umgestiegen auf Google.
    Alle Termine werden dort aufgeführt:
    – Tochter
    – mein Mann
    – ich
    – ein Mann und ich
    – mein Job
    – meine Termine, die ich sehen möchte, aber nicht für alle zugänglich machen will (Putztag, Waschrag, Einjaufen etc) die sind variabel/flexibel und trotzdem präsent

    Der gemeinsame Kalender hat sich so ergeben. Hat zur Folge, dass wir dort unsere Termine haben und somit das lästige Einladen entfällt.

    Übrigens wichtige Termine wie Webinare, Kunden, Mastermind etc wo ich ungestört sein muss oder das Auto bräuchte stehen dort auch drin. Sonst kommt mein Mann auf die Idee genau dann anzurufen oder das Auto zu brauchen oder …..

    Dann gibt es noch einen mehrspaltigen Papierkalender der als Experiment in der Küche hängt für den Übertrag aus dem normalen Google plus Autonutzung und Essensplan.

    • Claudia Kauscheder sagt

      Vielen Dank für die ausführliche Erklärung, Kerstin! Darf ich fragen, wieso ich auch noch zusätzlich mit dem Papierkalender experimentiert?

      Liebe Grüße
      Claudia

  4. Hallo Claudia,
    ich mache das mit meinen diversen Kalendern seit Jahren so ähnlich, wie du das beschreibst:
    – jeder aus der Familie hat einen eigenen elektronischen Kalender, der über einen gemeinsamen Familienkalender verknüpft ist, d.h. alle als „Familie“ gekennzeichneten Termine wandern da rein.
    – berufliche Termine plane ich auch elektronisch und übertrage sie zusätzlich in einen Papierplaner, der auf dem Schreibtisch liegt. Gibt mir einfach ein besseres Gefühl.
    – berufliche Termine, die die Familie angehen (weil ich weg oder blockiert bin), stehen zusätzlich in einem Küchenkalender, auf den jeder beim Essen schaut :-D Hier steht dann z.B. auch, wer wann das Auto benötigt etc.
    Trello nutze ich auch, dank deines Trello-Kurses immer sinnvoller und effizienter. Aber ich verwende es weniger zur Terminplanung, trotz Kalender-PowerUp, eher zur Visualisierung.

    • Claudia Kauscheder sagt

      Wow, Ira, das klingt nach einem echt guten System! Die Sache mit dem geteilten Auto wird wohl bei uns auch irgendwann kommen, noch haben wir zwei, aber da ich nicht mehr regelmäßig in die Anstellung fahren muss, steht das am Prüfstand … Trello würde ich für die Terminplanung auch nicht verwenden, weil „von-bis-Termine“ nur mit einem Extra angezeigt werden können …

      Danke für deine Erklärung!

      Liebe Grüße
      Claudia

  5. Danke für den Beitrag!

    Nachdem mir letztes Jahr der elektronische Kalender in meinem Handy urplötzlich den Geist aufgegegeben hatte und alles weg war, führe ich den zwar noch, besonders gerne für wiederkehrende Termine wie Geburtstage wichtiger Kunden, der Familie, etc., aber der WAHRE Kalender ist für mich wieder mein Papierkalender. In den trage ich die Termine meines Mannes und die unseres Sohnes in anderen Farben ein, so dass ich hier den Überblick behalte. Und es passt auch mal ein Zeitungsausschnitt oder eine Papiernotiz hinein…

    Einmal in der Woche alle Termine abzugleichen bleibt weiterhin wichtig. Für kurzfristige Terminansagen haben wir eine eigene WhatsApp Gruppe.

    Herzliche Grüße

    Ursula

    • Claudia Kauscheder sagt

      Ach du meine Güte, DAS braucht kein Mensch! Danke, dass du das mit uns teilst und

      liebe Grüße,
      Claudia

  6. Knuth Uhland sagt

    Hallo Zusammen,
    wir führen derzeit insgesamt drei Kalender:
    – Küchenkalender mit Familienterminen
    – Onlinekalender privat über web.de (dieser ist auch in meinem Dienstmobiltelefon eingebunden)
    – Beruflich über Outlook, welches sich mit dem Diensttelefon abgleicht.
    Somit muss nur der Küchenkalender aktualisiert werden, da Termine über Web.de automatisch im Diensttelefon synchronisiert werden

    • Claudia Kauscheder sagt

      Vielen Dank, Knuth, das klingt nach einer guten Lösung! Die Technik ist doch ein Hit :-)

      Liebe Grüße
      Claudia

  7. Bei uns läuft die Synchronisierung schon länger sehr gut mit Google Kalender, so wie du das zuletzt beschreibst: Ein Familienkalender für die Termine, die alle betreffen (grün), und dann jeweils ein Kalender pro Person (meine Termine blau, Mann rot, Tochter violett, Sohn gelb). Zusätzlich ein Kalender (orange) für die Chortermine, die meine beiden Kinder hauptsächlich betreffen und mich manchmal, wenn ich hinbringen oder abholen muss, oder mir ein Konzert anhören. :-) Ich habe diese Google Kalender mit meinem Android Handy und mit dem Kalender am MacBook synchronisiert, die Kinder mit ihren Android Handies, mein Mann mit seinem iPhone. Alle Termine werden sofort eingetragen, wenn sie bekannt werden, das läuft einwandfrei. Zusätzlich haben wir einen (mit Fotos auf dem jeweils letzten Jahr) selbst gestalteten Monats-Papier-Familienkalender neben dem Esstisch an der Wand hängen, da zeichnen wir „große“ Termine wie Ferien, Urlaub, Ausflüge ein und nehmen ihn auch für die Planung von Ausflügen an Wochenenden zur Hand, wenn wir sowieso gemeinsam beim Essen sitzen. So sieht unser Setup aus, für uns klappt das super. Liebe Grüße, Gabi

    • Claudia Kauscheder sagt

      Danke, Gabriele! Die Idee, den Familienkalender zum Esstisch zu hängen finde ich super!

      Liebe Grüße
      Claudia

  8. Merve sagt

    Hallo liebe Claudia,
    ich bin (neben Skepsis, dass die Technik doch mal im entscheidenden Moment schlapp machen könnte oder einfach der Handy-Akku leer ist) einfach ein Fan von Papier für bestimmte Notizen.

    Meinen Kalender führe ich zwar zu 98% nur für mich, doch auch dort ist mir eine Trennung von verschiedenen Termin-Arten wichtig. Daher habe ich verschiedene Farben eingeführt und mind. 1x in der Woche kennzeichne ich die hinzu gekommenen Termine farblich:
    – Business außer Haus (für schnelleres Abgleichen mit dem Fahrtenbuch, dass ich da nix vergesse)
    – Business im Homeoffice (für meinen Überblick: wie viel arbeite ich eigentlich und woran), zB Webinare, Telefonkonferenzen mit Kollegen
    – Soziales/Freunde
    – Sport & Gesundheit
    – Extra Projekte
    – … was auch immer mir in einer Phase gerade wichtig ist.

    Mittlerweile bin ich auch dazu übergegangen, jeden Tag in Spalten zu unterteilen und so privates und berufliches auch optisch ein wenig voneinander zu trennen. In einer dritten Spalte gibt es Deadlines und Dinge, die ich an/bis zu einem bestimmten Tag unbegingt erledigen will: Geburtstage, Bücher zurück in die Bücherhalle,…

    Fürs Elektronische kam mir mal zu Ohren, dass man bei Apple Geräten mehrere Kalender führen und durch verschiedene Farben kennzeichnen kann. Und, wenn ich das richtig weiß, auch nur einzelne anzeigen lassen kann. Also zB einen für die Tochter, einen für den Sohn, einen für den Partner, einen für private Termine, einen für berufliche Termine,… Wenn ich dann nur auf meine Termine schauen will, kann ich die übrigen einfach ausblenden. Wenn ich bei Terminabsprachen schauen will, ob da noch was von anderen Familienmitgliedern in die Quere kommen könnte, kann ich einfach alle anzeigen lassen. Und durchs Synchronisieren mit mehreren Geräten können auch alle Beteiligten darauf zugreifen und aktualisieren, sobald sie einen neuen Termin erhalten.
    Was Windows und Android da zu bieten haben, weiß ich nicht. Ich brauche das ja auch derzeit nicht.

    Ganz wichtige Termine speichere ich schon auch in meinem Handy, denn das habe ich fast immer zur Hand.
    Hier ist ein regelmäßiger, zeitnaher Abgleich einfach notwendig.
    Es gehört zu meinem Tagesabschluss, abends beide miteinander zu vergleichen und neue Termine zu übertragen.
    Wenn viele Termine rein kommen oder sie in weiterer Ferne liegen, kennzeichne ich sie mit Sternchen vor dem Termin. Dann sehe ich in der Übersicht, welche neu sind. Natürlich muss ich das dann entfernen, wenn der Termin übertragen ist.

    Grundsätzlich hat sich „ohne meinen Kalender sage ich nix“ auch für mich bewährt ;-)

    Liebe Grüße
    Merve

    • Claudia Kauscheder sagt

      Liebe Merve,

      vielen Dank für deine sehr ausführliche Antwort, das hilft sicherlich vielen weiter! Und dein Abschluss-Statement kann ich nur unterschreiben ;-)

      Liebe Grüße
      Claudia

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