In der letzten Woche hat mich zur Podcast-Episode „Ist Automatisierung böse? 3 leichte Wege zum Einstieg“ eine Frage erreicht, die mir wieder einmal zeigt, dass die eigenen Bilder oder Definitionen im Kopf nicht immer völlig klar und dieselben sind, wie in allen anderen Köpfen:

„Claudia, du sprichst so oft von irgendwelchen Workflows – was meinst du genau damit, ich bin ja alleine und habe kein Team um mich?“

Also bin ich im Netz auf die Suche nach einer allgemein gültigen Definition gegangen und habe bemerkt, dass es fast keine Artikel darüber gibt, wie du dir als Solopreneur sinnvolle Workflows aufbauen kannst. Die meisten Artikel handeln von mächtigen Tools, mit deren Hilfe komplizierte Prozesse in großen Teams abgebildet werden können.

Gibt’s kein deutsches Wort für „Workflow“?

Allgemein könnte man sagen:

„Ein Workflow ist der definierte Aufbau von einzelnen Arbeitsschritten, um einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsprozesses zu gewährleisten.“

– oder so ähnlich.

Klingt sehr technisch. Wenn du allerdings deinen Alltag beobachtest, wirst du bemerken, dass du bereits einige Workflows aufgebaut hast. Einfaches Beispiel: die Post. Bzw. das Leeren des Briefkastens:

„Welche Workflows hast du bereits im Alltag aufgebaut?“

Bei meinem Nachbarn beobachte ich folgenden Ablauf: Er kommt nach Hause, öffnet seinen Briefkasten, geht mit dem Inhalt zur Papier-Tonne, öffnet sie, schaut sich die Post durch und wirft alles, was er nicht braucht, gleich in die Tonne. Übrigens bei jedem Wetter, soweit ich das beim Arbeiten in der Küche immer wieder bemerke …

Das sieht bei uns ganz anders aus: Mein Mann kommt nach Hause, öffnet den Briefkasten, nimmt die Post mit ins Haus, schaut sie durch, teilt sie auf, meine Post kommt in den Korb auf den Stiegen (dort kommt alles hinein, was hinauf getragen werden soll), was nicht gebraucht wird, kommt in die Papier-Kiste in der Küche. Wenn die Kiste voll ist, wird sie in die Papier-Tonne entleert.

Zweimal also dasselbe Endergebnis: Papier in der Tonne :-).

Dieses simple Beispiel zeigt auch schon, dass es keinen „richtigen“ Weg gibt, Aufgaben zu erledigen. Auch nicht im Home-Office.

Von Einzelaufgaben zum Workflow

Zu Beginn meiner Selbständigkeit sind solche Workflows einfach gewachsen. Inzwischen versuche ich, sie möglichst strategisch aufzubauen.

„Wird es Zeit, deine Workflows strategischer aufzubauen?“

Wenn du bemerkst, dass du ein und dieselben Aufgaben immer in einer anderen Reihenfolge machst – und manchmal geht es dir leicht von der Hand und manchmal nicht, dann lohnt sich ein Blick darauf, um den Ablauf zu vereinheitlichen – und dich damit zu entlasten.

Was könnte das z.B. sein?

• Wie bearbeitest du hereinkommende Mails? (In diesem Artikel habe ich meinen Workflow zur Zero-Inbox beschrieben).
• Was machst du, wenn du einen interessanten Artikel findest? Interessant für dich oder deine LeserInnen?
• Was passiert, wenn sich jemand für deine Dienstleistung interessiert?
• Welche Abläufe gibt es, wenn jemand deine Dienstleistung bucht?
• Welchen Prozess durchläuft ein Käufer deines Infoproduktes?
• Welche Einzelschritte durchläuft eine Eingangsrechnung bei dir?
• Usw.

Du siehst, das Feld ist breit.

Aber nehmen wir an, du möchtest deine Arbeitsabläufe verbessern.

1. Schreibe auf, was genau du machst, bzw. gemacht werden muss.
2. Bringe die einzelnen Schritte in eine logische (muss noch nicht die „richtige“ sein!) Abfolge.
3. Überlege dir, welche Tools du bereits in Verwendung hast und welche davon dich bei diesem Workflow unterstützen können.
4. Teste, teste, teste!

D.h. arbeite genau nach diesem Workflow und achte genau darauf, wo du stolperst. Wo es sich nicht gut anfühlt. Wo du den Eindruck hast, es wird zu kompliziert.

Ein einmal festgelegter Ablauf muss nicht auf alle Ewigkeit genau so bleiben. So wie sich deine Umgebungsvariablen ändern, soll sich auch dein Workflow anpassen.

Ein Beispiel aus meinen Workflows:

Teilen von fremden Inhalten in meine Social Media Kanälen. Erst kürzlich habe ich die Frage auf Facebook gelesen „Wie behaltet ihr den Überblick darüber, was ihr wo geteilt habt?„. Auch das fange ich mit diesem Workflow ab.

1) Was möchte ich machen:

Inhalte von KollegInnen in meinen Kanälen teilen. Allerdings schön verteilt auf die Woche und nicht in allen Kanälen gleichzeitig und dasselbe. Ich finde Inhalte sowohl „nebenbei“ als auch über Newsletter und den FeedReader. Irgendwo muss ich wohl sammeln, um nicht den Überblick zu verlieren …

2) Logische Abfolge:

• Ich lese etwas
• Ich hebe es irgendwo auf
• Ich verteile es irgendwie

3) Der Workflow

Lesen im FeedReader: Am Wochenende schaue ich mir die neuen Artikel im FeedReader (übrigens Newsblur) durch und diejenigen, die interessant erscheinen, lese ich auch aufmerksam.

Speichern in Trello: Mithilfe des Split View auf meinem iPad habe ich gleichzeitig mein Social-Media-Board auf Trello offen und speichere die Links dort ab.

Wenn ich wenig Zeit habe, dann speichere ich die gefundenen Artikel einfach in Trello ab und überlege mir später, wo ich sie verteilen möchte.

Der zeitsparende Workflow ist allerdings, wenn ich hier gleich die Labels für die Kanäle, in denen ich teilen möchte, vergebe und auch gleich ein paar Gedanken dazu schreibe, die ich dann in den Postings verwenden kann.

Finde ich „nebenbei“ interessante Inhalte, werden sie ebenso in Trello aufgehoben.

Teilen per CoSchedule: Ebenso wöchentlich öffne ich mein SocialMedia-Board und arbeite mithilfe der Browser-Erweiterung von CoSchedule alles ab. Wenn ich gut vorgearbeitet habe (also schon gleich nach dem Lesen einen Text dazu geschrieben und überlegt, in welchen Kanal der Inhalt passt), dann ist das wöchentlich nicht mehr als maximal eine Stunde.

Wenn ich das nicht gemacht habe, dauert es wesentlich länger, weil ich dann die Artikel noch einmal überfliegen muss, um mich daran zu erinnern, warum ich sie teilen wollte.

Daran siehst du, dass es manchmal wichtig ist, die einzelnen Arbeitsschritte nicht nur hintereinander, sondern auch gebündelt zu erledigen!

Die Podcast-Episode zum Artikel

Workflows verändern sich!

Im vorigen Jahr habe ich mir gedacht, dass es doch schöner wäre, wenn ich die Inhalte etwas zeitnaher zur Veröffentlichung teilen würde. Daher habe ich eine Zeit lang 3 Mal pro Woche in der Früh in den FeedReader geschaut und diesen Workflow gestartet.

Das habe ich nicht lange gemacht, weil ich sehr schnell gemerkt habe, dass es mich viel Zeit kostet – und keinen Spaß macht, weil der Genuss des Lesens, den ich am Wochenende dabeihabe, weggefallen ist!

Und wenn du dir dieses Video aus dem Sommer 2015 anschaust, in dem ich über das Informationsmeer geschrieben habe, dann siehst du auch die Veränderung, die dieser Workflow inzwischen durchgemacht hat. Damals hatte ich auch nur 35 Blogs in meiner Liste, inzwischen sind es weit mehr als 100. Auch das ist eine „Umgebungsvariable“, an die ich den Workflow anpassen musste.

Noch ein Wort zur Dokumentation von Workflows

In sehr vielen Fällen kann es sinnvoll sein, deine Workflows auch irgendwie zu dokumentieren. Denn vielleicht kommt irgendwann einmal der Zeitpunkt, an dem du mit einem virtuellen Assistenten zusammen arbeiten möchtest, der dir dann Teile oder ganze Workflows abnehmen soll. Je besser du das dann dokumentiert hast, umso reibungsloser wird die Zusammenarbeit sein!

Und zuletzt noch ein paar Artikel für dich, die ich bei meiner Recherche gefunden habe:

• Birgit Schulz von Marketing-Zauber hat ihren redaktionellen Workflow hier beschrieben.
• In diesem Artikel werden ein paar Workflows bzw. Automatisierungen mit Hilfe von IFTTT beschrieben

Viel Spaß beim Ausprobieren und Entwickeln deiner Workflows!

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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