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Die 20 meistgestellten Fragen zu Trello – und alle Antworten!

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Was ist dieses Trello eigentlich?

OK, eigentlich sind es 21 Fragen – denn die, die mir vor allem in den Sozialen Medien gestellt wird, ist: „Was ist dieses Trello eigentlich?

Stell‘ dir ein virtuelles Whiteboard vor. Oder eine Tafel. Und darauf sind Listen eingezeichnet. Und du hast unendlich viele Kärtchen, die du darauf festpinnen kannst. Auf diese Kärtchen kannst du Ideen, Bilder, Links, Aufgaben, Termine und noch vieles mehr schreiben und sie in die Listen einsortieren – und sie natürlich jederzeit neu sortieren und verschieben.

Das Tolle im Gegensatz zu einem Whiteboard ist, dass du Trello überall hin mitnehmen kannst. Mit diesem Bild im Kopf – kannst du dir vorstellen, was du damit alles Tolles anstellen könntest? Alles, was du sammelst, organisierst und planst, hat Platz in Trello!

Seit mehr als zwei Jahren, seit ich den Trello Video-Kurs herausgebracht habe, beantworte ich nun Fragen zu Trello und es wird Zeit, zusammenzufassen, was die Trello-User oder Trello-Interessierten so an Fragen stellen:

1. Ab wann ist es sinnvoll, auf die Trello-Business-Version zu wechseln?

Immer dann, wenn du auch mehr als eines der Extra-Funktionen von Trello verwenden möchtest, ist es sinnvoll, über eine der beiden Bezahl-Versionen nachzudenken.

In der Gold-Version kannst du pro Board 3 (statt einem in der gratis Version) Extras verwenden. Es ist auch nicht unbedingt relevant, ob du im Team oder, so wie ich, alleine arbeitest. Die Business-Version wird nämlich für ein Team verrechnet.

Das heißt, du kannst z.B. alleine in einem Team sein und dafür die Business-Version freischalten und gleichzeitig in einem anderen – kostenlosen – Team mit der gratis Version arbeiten.

Ich habe mir selbst zuerst überlegt, ob nicht die Gold-Version für mich reichen würde, allerdings verwende ich mehr als 3 Extras und der Preisunterschied ist nicht so gewaltig (Trello Gold kostet $5,00 pro Monat), dass ich mich dadurch beschränken lassen möchte.

Wenn ein weiteres Extra deinen Workflow beschleunigt, vereinfacht oder dafür sorgt, dass du lieber damit arbeitest, dann wäre das an der falschen Stelle gespart.

2. Ich habe so viele kleine Boards – wie kann ich hier den Überblick behalten?

Trello verleitet wohl zu Beginn dazu, jede Menge Boards anzulegen. Ist ja auch keine große Sache. Allerdings geht dann schnell der Überblick verloren.

Ich gehe bei meinen Boards den umgekehrten Weg: Wenn ich ein neues Projekt starte oder an ein neues Board denke, inkludiere ich diese Listen zuerst in mein Board für meine 1-Minuten ToDo-Liste oder in mein Projekt-Board. Wenn ich dann im Laufe der Arbeit damit bemerke, dass es unübersichtlich wird, eröffne ich ein neues Board und verschiebe die betreffenden Listen dort hin.

3. Kannst du mir ein paar Beispiele für die Verwendung von Labels schreiben?

trello-labelsDie Labels gehören glaube ich zu den unterschätztesten Spezies unter den Elementen in Trello ;-). Daher hier ein paar Anwendungs-Beispiele:

  • Jedes Projekt hat auf meinem Projekte-Board ein eigenes Label.
  • Jeder Produktions-Schritt zum Produzieren meiner Inhalte hat ein eigenes Label.
  • Auf meiner 1-Minuten ToDo-Liste unterscheide ich meine Aufgaben mit Hilfe von Labels. Z.B. Kunde, alle Projekte, meine Anstellung, Privat, Haushalt, Telefonat und „Quicky“. Mit dem letzten hebe ich Aufgaben hervor, die sehr schnell erledigt sind. Wenn ich dann z.B. 15 Minuten Zeit bis zum nächsten Termin habe, schnappe ich mir so eine Aufgabe und erledige sie.
  • Auf meinem Social-Media-Board sammle ich alle Fremd-Inhalte, die ich verteilen möchte. Jeder Kanal hat ein Label.

Und ich bin sicher, es gibt noch 100 andere Möglichkeiten …

4. Kann man Trello mit dem Apple-Kalender verbinden?

Damit habe ich leider keine Erfahrung, weil ich meinen Kalender, auch liebevoll Cockpit genannt, in Excel führe. Früher habe ich auf die App „Sunrise“ verwiesen, in der man fast alle Kalender miteinander verknüpfen konnte. Leider wurde Sunrise eingestellt. Seitdem verweise ich bei dieser Frage auf diesen Blog-Beitrag direkt von Trello. Dort werden einige Alternativen vorgestellt.

Nachtrag: In den Kommentaren hat ein Leser diese Frage beantwortet – danke dafür!

5. Was ist besser: Trello oder Evernote?

Eine Frage, die mir wirklich sehr oft gestellt wird. Dabei stellt sich diese Frage in meinen Augen gar nicht, weil diese beiden Tools sehr weit voneinander entfernt sind. Ich kann hier gar nicht auf alle Unterschiede zwischen den beiden eingehen, das könnte alleine einige Blogartikel füllen.

Aber ein paar Unterschiede, die für mich ausschlaggebend für die unterschiedliche Verwendung beider Tools sind:

  • Trello ist ein sehr visuelles Tool, das dir einen exzellenten Überblick bietet, es ist aber nicht darauf ausgelegt, große Textmengen in den Kärtchen zu speichern. Dabei ist Evernote wiederum unschlagbar. Trello knüpft lieber an Cloud-Dienste an und damit ist der Speicher auch wieder gewaltig.
  • Trello ist durch seine Optik und das leichte schnelle Verschieben der Inhalte (nicht nur Kärtchen, auch Listen …) ideal für „agile“, d.h. sich ständig verändernde Aufgaben- und Projektverwaltung. Das finde ich persönlich bei Evernote nicht gegeben.
  • Trello zeigt seine Flexibiltät und Erweiterbarkeit durch viele Extras, aber auch durch fremdentwickelte Erweiterungen (vor allem im Google-Chrome-Browser). Dadurch ist es extrem „schlank“, du kannst es aber an deine Bedürfnisse sehr gut anpassen. Evernote dagegen bringt alles sofort mit. Das macht es sehr „mächtig“ aber auch eher unübersichtlich.

6. Wenn man viele Aufgaben in einer Liste hat, muss man immer nach untern scrollen, damit man keine Fälligkeitsdatum übersieht – gibts dafür eine Lösung?

Das ist zwar eine sehr spezielle Frage, aber im Prinzip geht’s dabei um den Überblick – und da gibt es mehrere Möglichkeiten in Trello:

  • Du kannst Kärtchen filtern. Nach Fälligkeitsdatum, Team-Member und natürlich Labels.
  • Du kannst dir das Board neben der üblichen Listen-Ansicht auch in der Kalender-Ansicht anzeigen lassen – und übersiehst dadurch kein Fälligkeitsdatum.

trello-kalenderansicht

  • Du kannst die Trello-Baords mit einem Kalender-Tool verknüpfen und so den Überblick bewahren.
  • Du kannst dir per Mail, über Desktop-Notifikations und über die Alarm-Glocke im Board eine Erinnerung schicken lassen.
  • Oder du verknüpfst Trello mit externen Diensten wie Zapier oder IFTTT und bestimmst dort, was passieren soll …

7. Ist Trello einfach zu erlernen?

Trello ist wirklich kein Hexenwerk und sehr leicht zu erlernen (vor allem mit Hilfe meines Kurses 😉 ).

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  • Ein Überblick über die Boards, Listen und Kärtchen

Die Herausforderung sehe ich eher darin, alle Funktionen so auszunützen, dass sie dir und deinem Workflow dienen. Aber dazu gibt es auch viele Beispiele im Trello-Kurs, die du dann an deine Anforderungen anpassen kannst. Es ist meist leichter, etwas Bestehendes zu verändern, als das Rad neu zu erfinden.

8. Kann ich ein Trello-Board ausdrucken / exportieren?

In der gratis Version ist das Exportieren von Trello-Boards leider nicht freigeschalten, du kannst das aber mit einer kostenlosen Chrome-Erweiterung erledigen:

trello-export

In der Business-Version ist der Export im Menü inkludiert.

9. Kann man auch nur eine Liste für einen anderen Kontakt freigeben?

Das geht leider nicht. Die Berechtigungs-Struktur bezieht sich immer auf ein ganzes Board.

Diese Frage taucht vor allem immer dann auf, wenn es darum geht, ein Board beruflich und privat gemischt zu verwenden – und der Partner/die Partnerin soll nur die Privat-Liste sehen können – oder will nur diese sehen. Das müsstest du mit dem „Klonen“ von Boards mit Hilfe von Zapier umsetzen.

10. Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben abbilden – ohne Extra?

Auf die Kartenwiederholung habe ich lange gehofft und gewartet. Ich kann dir wirklich nur empfehlen, es auch zu nutzen! Aber wenn du das wirklich nicht möchtest, kann ich dir wie an anderer Stelle bereits genannt, IFTTT oder Zapier empfehlen. Das funktioniert auch sehr zuverlässig.

11. Welche Extras verwendest du?

  • Custom Fields: verwende ich vor allem in meiner ToDo-Liste, denn das Fälligkeitsdatum ist oft ein anderes, als das „Umsetzungs-Datum“ …
  • Dropbox und OneDrive: Wie bereits geschrieben, ist Trello nicht optimal, um lange Texte zu speichern – muss ich aber nicht, weil ich mit diesen Extras den direkten Zugang zu all meinen Dateien habe.
  • Evernote: Total klasse für meinen Redaktionsplan – denn mit diesem Extra kann ich direkt neue Notizen in Trello anlegen und habe somit meine Artikel-Entwürfe gleich bei der Hand … oder der Maus 😉
  • Kartenwiederholung: inzwischen unverzichtbar für meine Routinen und auch für die Erinnerung daran, in welchen Facebook-Gruppen an welchen Tagen in Sammel-Threads gepostet werden darf.
  • Kalender – fast in jedem Board aktiviert, außer dem Kochbuch und meinem Projekte-Board (hier habe ich pro Kalenderwoche eine Liste angelegt, daher brauche ich den Kalender hier nicht).
  • Demnächst werde ich auch die Verknüpfung mit appear.in testen – und dann natürlich darüber berichten.

12. Wie kann ich vierteljährliche Aufgaben setzen lassen?

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Du kannst zwar bei dem Extra „Kartenwiederholung“ nicht 3 Monate auswählen, aber wenn du so wie hier abgebildet „wöchentlich“ und „alle 12 (oder 13) Wochen“ auswählst, dann kommt das ziemlich hin.

Ich weiß, dass die meisten der Fragenden zuerst mit „Monatlich“ arbeiten möchten und das klingt auch eindeutig logischer, funktioniert aber leider so nicht.

Wenn es wirklich auf den Tag genau alle 3 Monate sein muss, empfehle ich auch hier Zapier.

13. Wie kann ich die Kärtchen einfach innerhalb einer Liste sortieren?

Ehrlich gesagt mache ich das lieber händisch. Dadurch habe ich die Kärtchen immer wieder im Blick – nenn‘ mich Kontroll-Freak, aber das habe ich lieber nicht automatisiert.

Du kannst aber über eine Chrome-Erweiterung (Ultimello) automatisch nach dem Anlage-Datum, dem Fälligkeits-Datum oder alphabetisch sortieren lassen.

trello-ultimello

Oder du gibst die Sortierung gleich beim Anlegen des Kärtchens durch einen Shortcode an: KARTENNAME ^1 => das Kärtchen wird ganz oben hinzugefügt.

14. Wie kann ich Blogbeiträge in Trello abspeichern?

Würde ich nicht machen … Dafür empfehle ich dir die Verbindung von Trello zu z.B. Evernote oder OneDrive oder einer anderen Cloud-Lösung.

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15. Kann man Trello auch offline verwenden?

Ja! Endlich!

trello-auch-offline

Das war wirklich ein dickes, fettes Minus von Trello. Mich persönlich hat es nur nicht gestört, weil ich immer Datenvolumen oder WLAN habe (außer im Ausland, aber da bin ich nicht oft).

Allerdings bin ich sicher, dass diese Tatsache einige davon abgehalten hat, Trello zu verwenden. Inzwischen ist dieses Feature auch aus der Betaphase heraußen und offiziell released.

Ein kleiner Tipp von mir: wenn du meinst, dass sich dein Board nicht synchronisiert hat, dann öffne irgendein Kärtchen darin – und du kannst zuschauen, wie die Kärtchen hin- und herflitzen.

16. Kann man in Trello Templates anlegen?

Ja, natürlich, auch wenn es hier „offiziell“ keine Templates gibt. Aber du kannst:

  • Ein Board als Template anlegen und kopieren.
  • Checklisten anlegen und dann in die gewünschten Kärtchen importieren
  • Ganze Kärtchen als Template anlegen und bei Wunsch kopieren.
  • Ganze Listen anlegen und ebenso kopieren.

17. Gibt es Teams nur in der Business-Version?

Nein, es gibt Teams auch in der gratis Version, wenn auch nicht mit allen Funktionen (z.B. bei den Berechtigungen) wie in der Business-Version.

Du kannst auch, wie beschrieben, kostenpflichtige und kostenlose Teams in einem Account kombinieren. Also mach‘ bitte nicht den Fehler, dir zwei Accounts bei Trello anzulegen – das ist dann nämlich mühsam.

18. Wie stelle ich die eMails ab?

Die Benachrichtigungs-Frequenz kannst du nur für dein gesamtes Profil einstellen (und ich hoffe, das ändert sich auch bald …). Du findest in deinen Profileinstellungen diese Auswahl:

trello-email-benachrichtigungen

19. Wie löscht man Kärtchen am schnellsten?

Am schnellsten geht es in der Browser-Version mit dem Shortkey: du fährst mit der Maus über ein Kärtchen (ohne zu klicken!) und drückst die Taste „Entf“ auf deinem Keyboard.

20. Trello ist gekauft worden – ist das das Aus für Trello?

Diese Frage wurde mir in den letzten Wochen auf allen Kanälen gestellt – und natürlich habe ich keine Glaskugel. Aber: es spricht alles dafür, dass Trello – auch in der gratis Version – dadurch sogar noch gewinnen wird. Es ist mehr Manpower und mehr Budget vorhanden, um Trello weiter zu entwickeln.

Und selbst wenn die Beschneidung der Möglichkeiten in der gratis Version weiter zunimmt – und du dich „gezwungen“ fühlst, auf die Business-Version umzusteigen … ganz ehrlich:

  • Du sparst dir durch dieses Tool Zeit?
  • Du hast einen besseren Überblick und verzettelst dich nicht mehr?
  • Du hast mehr Spaß und Motivation?

Dann ist es das Geld doch wert, oder?

Noch eine?

Habe ich eine Frage übersehen? Dann stell‘ sie mir hier in den Kommentaren – ich werde gerne versuchen, sie zu beantworten!

Und wenn du mehr zu Trello wissen möchtest, dann bestelle dir hier die ersten vier Videos aus meinem Trello Video-Kurs gratis:

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  • Ein Überblick über die Boards, Listen und Kärtchen

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

33 Kommentare

  1. Hallo Claudia,
    danke für die tiefen Einblicke & die Möglichkeiten die Trello einem bieten kann. Ich nutze selbst Trello schon eine ganze Weile, aber ich konnte noch einiges mitnehmen, danke! Gerade die Kartenwiederholungen sind ein spannendes Feature.
    Gruß
    Sascha

  2. Hallo Claudia,

    cooler Artikel. Ich habe eine Anmerkung zu Frage 4, bez. Apple Kalender.
    Ich nutze Trello mit dem Apple Kalender und es funktioniert. Sowohl auf dem iPad als auch beim Mac.

    Grüße
    Thomas

    • Hallo Tomas,
      Könntest Du das kurz erklären bitte? Ich arbeite auch mit dem Apple Kalender, und wäre dankbar, wenn ich weiß wie ich diesen mit Trello nutzen kann. Vielleicht verbessert das dann meinen Workflow. Danke.
      LG Susanne

      • Hallo Susanne,

        klar, mache ich gerne.

        – Du aktivierst den Kalender in Trello
        – gehe dann in die Einstellungen und aktiviere noch den icalender-feed
        – kopiere Dir den Pfad, der dann im Feld darunter steht

        – gehe dann auf dem iPad/iPhone in die Einstellungen – Kalender
        – füge ein neues Kalenderabonnement hinzu und setze den vorhin kopierten Pfad ein.

        That’s it. Nun hast Du alle mit einer Frist versehenen Trello Einträge in Deinem Kalender.

        Kleines Manko: Es wird immer nur ein Eintrag von einer Stunde angezeigt. Lässt sich leider nicht ändern. Aber immerhin

        Grüße Thomas

          • Hallo Claudia, immer wieder gerne. Kenne den Google Kalender nicht (bin eingefleischter Apple Fan), aber wenn Du das sagst
            Viele Grüße Thomas

      • Hallo Thomas,
        am iPhone hat es einwandfrei gefunkt. Am Mac hab ich das nicht geschafft einzustellen. Gibt es da noch einen Trick?
        LG Susanne

        • Hallo Susanne,
          sorry, habe Deine Nachricht gerade eben erst gesehen.
          Auf dem Mac gehst Du in den Kalender, dann Ablage|Neues Kalenderabonnement und gibst dort den Pfad aus Trello ein.
          Dann kommt ein Fenster, da kannst Du festlegen, wie das Abo heißen soll, ob es auf iCloud oder Lokal abgelegt werden soll und dann wars das auch schon.

          Viele Spaß
          Thomas

    • Hallo Sören!

      Nein, habe ich zumindest noch nicht entdeckt – warum würdest du das wollen? Welche Idee eines Workflows steht da dahinter? Vielleicht könntest du das mit IFTTT oder Zapier umsetzen?

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • rs sagt

        Die Antwort auf die Frage von Sören suche ich seit Monaten 🙁
        Workflow-Beispiel: Ich habe mir eine Aufgabe in Trello angelegt und arbeite daran. Nun kommt der Punkt, an dem ich „jemandem“ die Aufgabe übertragen möchte oder die gesammelten Notizen weitergeben möchte.
        Hab‘ mal quick&dirty Zapier ausprobiert – könnte genau das sein, was ich suche. Muss noch etwas an den Einstellungen feilen, aber sieht interessant aus. HERZLICHEN DANK !!!

        • Sehr gerne! Ich verwende für die Wiedervorlage auch gerne ein Label „Warten auf“ und setze mir einen Termin, wann ich wieder prüfe, ob ich das Ergebnis erhalten habe … Wenn du denjenigen als Member hinzufügst, kannst du ihn auch dem Kärtchen zuweisen und er erhält eine Benachrichtigung.

          Freut mich, dass du Zapier entdeckt hast!

          liebe Grüße,
          Claudia

  3. Susanne K. sagt

    Hallo Claudia, liebe Mitleser,

    gibt es eine Möglichkeit mehrere Karten auf einmal zu verschieben? Das klingt so einfach, aber ich bekomme es gerade nicht hin. Für einen Hinweis wäre ich sehr dankbar.

    Beste Grüße
    Susanne

    • Hallo, Susanne!

      Du kannst alle Kärtchen, die du verschieben möchtest, in eine Liste packen und dann über das Listen-Menü „Alle Karten verschieben“ arbeiten. Wann brauchst du das genau?

      Liebe Grüße,
      Claudia

  4. Sven sagt

    Hallo,
    bei „Wiederholen“ ist die Zeit seitens Trello auf 12.00 Uhr eingestellt. Lässt sich diese Zeitangabe standardmäßg verändern, so dass sie „automatisch“ z. B. auf 06:00 Uhr steht?

  5. Annika sagt

    Hallo alle Zusammen,

    ist es möglich die Termine zu verlängern? Also von 12:00 Uhr bis 18:00 Uhr?

    Gruß
    Annika

    • Hi Annika!

      Ein „von – bis“ gibt es beim Fälligkeitsdatum nicht. Das könntest du nur per Extra (Custom Fields) lösen. Aber du kannst das „12:00“ Uhr natürlich überschreiben.

      Hoffe, das hilft,
      liebe Grüße,
      Claudia

  6. Geri sagt

    Hallo
    Kann eine Karte auf zwei oder mehrere Listen angezeigt werden? Wir benötigen diese Funktion für unsere Ressourcenplanung:
    Jede Liste entspricht einem Mitarbeiter.
    Nun kann es sein, dass mehrere Mitarbeiter zur selben Zeit am Projekt arbeiten…

    • Hi Geri!

      Hmmm … nein, das geht nicht, soweit ich weiß. Aber das würde ich auch nicht so abbilden. Dazu gibt es die Members … Wenn du die den jeweiligen Kärtchen zuordnest, kannst du dir über das Karten filtern die einzelnen Mitarbeiter und deren Auslastung anschauen.

      Oder habe ich dich falsch verstanden?

      Liebe Grüße,
      Claudia

  7. Dani sagt

    Hallo Claudia,
    kann ich ein und dieselbe Karte in mehreren Boards „synchron“ verwenden? D.h. ich habe Themen, die ich in mehreren Boards abbilden muss, und ich möchte diese jeweiligen Karten bzw. Themen aber nur einmal und nicht auf mehreren Boards „updaten“ (Fehlerquelle)?
    LG

    • Hi Dani!

      Leider geht das spiegeln ohne kopieren nicht. Du kannst die beiden zwar verknüpfen, aber das ist nicht das selbe :-(. Du könntest auch noch schauen, ob du mit Zapier eine Art von Workflow aufbauen kann – aber das sind alles nur Krücken … Unterm Strich helfen da nur ganz strikte Routinen und Workflows, damit es nicht zu Fehlern kommt.

      Liebe Grüße
      Claudia

  8. Hallo Dani,
    Ja ich denke, das geht, Du könntest von mehreren Karten oder auch Checklisten auf ein und diesselbe Karte verlinken.
    LG Andrea

  9. Martin sagt

    Hi Claudia,
    klasse Artikel! Vielleicht hast du auch eine Lösung für mein Problem:
    Ich nutze Trello sehr oft mobil auf dem iPhone als App und immer wenn ich eine neue Karte auf einer Liste erstelle, ist sie ganz unten positioniert. Gibt es eine Möglichkeit, dass die neue Karte gleich am Anfang der Liste erscheint, ohne dass ich sie manuell verschieben muss?
    Danke für deine Antwort.
    LG

    • Vielen Dank, Martin – und leider habe ich da keine gute Lösung für dich. Im Chrome-Browser könntest du die Erweiterung Ultimello installieren und dir deine Karten nach Anlage-Datum oder Fälligkeitsdatum sortieren lassen – das siehst du dann aber mobil leider auch nicht …

      Ja, es gibt noch einige Verbesserungsmöglichkeiten bei Trello … aber ich bin optimistisch, dass die Entwicklung weitergeht!

      Sonnige Grüße
      Claudia

  10. Michael sagt

    Hallo Claudia, vielen Dank für die vielen hilfreichen Tipps zu Trello. Ich bin gerade dabei (wieder-) einzusteigen und bin etwas verwirrt bzgl. des Preismodells. Du hast hier ja „Gold“ erwähnt, auch auf diversen anderen Webseiten wird diese Version erwähnt. Gehe ich alledings in meiner Web-App auf „Pricing“ gibt es nur „Kostenlos“, „Business Class“ und „Enterprise“. Weitere Informationen dazu kann ich im Netz nicht finden. Wurde „Gold“ abgeschafft? Hast Du Informationen dazu?

    Viele Grüße
    Michael

    • Hallo Michael!

      Das haben sie sicher sehr gut versteckt ;-). Gehe einmal in dein Profil (klicke auf dein Bild), dort sollte es den Reiter „Trello Gold“ geben – ist zumindest bei einem meiner Test-Accounts so. Wenn nicht, versuche es noch über den Reiter „Abrechnung“. Auf der Homepage selbst gibt es anscheinend nicht mehr die Möglichkeit, gleich Gold zu bekommen.

      Hoffe, das hilft!
      Liebe Grüße,
      Claudia

  11. Michael sagt

    Hallo Claudia,
    vielen Dank für die Info und die Recherche!

    Es sieht für mich so aus, als wenn Trello diese Tarifoption auslaufen lassen möchte bzw. so erreichen möchte, dass nicht informierte Kunden gleich „Business Class“ buchen . Ich muss gestehen, dadurch büßt Trello einige Sympatiepunkte bei mir ein.

    Viele Grüße
    Michael

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