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Die chaotische Papierablage – Noguchi im Praxis-Test

Ablage - Noguchi in der Praxis

Na, hat dich das „chaotisch“ in der Überschrift angesprochen? Erwischt … mich damals auch.

Nun ist es so, dass ich selbst nicht viel Papier herumliegen habe und gleichzeitig eine Verfechterin des „Eingangskorbes“ bin. Nicht nur in meinen Trello-Boards, sondern auch in echt – also in Papier. Die Ablage ist also nicht soooo ein großes Schmerzthema.

Aber es gibt da Papiere, die wollen einfach nicht in einen Ordner landen und – du wirst es erraten – im Eingangskorb bleiben. Oder vielleicht ein Fach tiefer wandern. Höchstens. Und wann immer ich dann einen Rappel bekomme (oder etwas Bestimmtes suche), wird dieser Stapel durchgesehen, um dann genau so wieder im selben Fach zu landen.

Im Live-Video geht es nicht nur um die Noguchi-Ablage, sondern darum, ob du insgesamt zu viel Papier produzierst.

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Über Noguchi war ich schon öfter gestolpert, aber wie das so ist, muss man Informationen immer auch zum richtigen Zeitpunkt lesen, um etwas umzusetzen. Und als ich den Artikel vom Toolblog über Noguchi in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office geteilt hatte, entstand dort eine Diskussion darüber, die mich zum Umsetzen gebracht hat.

Und hier ist sie, meine Noguchi-Ablage. Außerdem hat einer der Gruppenmitglieder ebenso umgesetzt und seine Erfahrungen für diesen Artikel zur Verfügung gestellt.

Aber von vorne …

Danke fürs Zuhören!

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Die klassischen Ablage-Systeme in Ordnern

Du kennst wahrscheinlich die üblichen Wege, Papier abzulegen:

Nach dem A-Z Prinzip

Diese Ablage ist halb-chaotisch und ich habe sie in den letzten Jahren für alles, was nicht meine Buchhaltung betrifft, in einem dicken Ordner verwendet. Du legst ein A-Z Register in den Ordner und sortierst dort die Unterlagen nach Stichworten ein.

Vorteil: Es geht flott und du brauchst relativ wenige Ordner (bei mir ist es wie gesagt nur einer).
Nachteil: Ich garantiere dir: wenn du etwas suchst, überlegst du zuerst ziemlich lange, unter welchem der möglichen Stichworte du das Dokument abgelegt hast.

Ein Beispiel: Versicherungs-Unterlagen fürs Auto … Hast du es unter V wie Versicherung? A wie Auto? A wie Audi? Oder dem Namen der Versicherung abgelegt?

Ich suche immer wieder ….

Nach Thema

Hier arbeitest du mit vielen Ordnern. Z.B. für Versicherung, Garantien, Familie, Privat, Gesundheit, Anleitungen … du siehst, es gibt unendlich viele Möglichkeiten.

Vorteil: Vermutlich suchst du weniger als bei der A-Z Ablage und hast wahrscheinlich über Jahre hinweg alles, was zusammengehört, an einem Platz.
Nachteil: Erhöhter Platzbedarf und wahrscheinlich mehrere fast leere Ordner.

Nach Eingangsdatum

Das Neueste immer obenauf lautet hier die Devise. Da ich allerdings kein ausgeprägtes Zeitgefühl habe (Wie alt ist jetzt dieser Kühlschrank? Wann haben wir ca. die Fassade machen lassen?) kommt diese Ablage für allgemeine Vorgänge für mich persönlich überhaupt nicht in Frage.

Vorteil: Das geht sicher sehr schnell.
Nachteil: Du musst wissen, wann was stattgefunden hat. Außerdem befürchte ich, dass du niemals ausmisten wirst. Wer schaut sich schon alle Unterlagen durch, wenn er die neuen nur obenauf legen muss?

Die einzige Ablage, die bei mir so funktioniert ist die meiner Buchhaltung. Wobei sie auch nicht nach Eingangsdatum, sondern nach Geld-Bewegung funktioniert. Aber das ist ein anderes Kapitel.

Was ist nun die chaotische Ablage nach Noguchi?

Im Toolblog sind einige Ressourcen dazu verlinkt, daher gehe ich nicht noch einmal extra auf die Suche, sondern fasse nur kurz zusammen:

Du benötigst:

  • Eine Menge C4-Umschläge oder selbst gebastelte Mappen (auch hierzu gibt es Links im genannten Artikel)
  • Eine Möglichkeit, diese Umschläge hochkant aufzustellen
  • Unterlagen, die du aus deinem Eingangskorb bekommen möchtest (daran wird’s wahrscheinlich nicht scheitern …)

Wenn du mit C4-Umschlägen (das sind die, mit denen man im allgemeinen A4-Schriftstücke verschickt) arbeitest, empfehle ich dir, nicht nur die Klebe-Laschen abzuschneiden, sondern sogar 2-3 cm darunter den gesamten Umschlag. Dadurch tust du dir beim Herausnehmen der Unterlagen leichter …

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Der Ablauf der Noguchi-Ablage

  • Jedes einzelne „Stück“ Papier wird in einen extra Umschlag gesteckt.
  • Aussen notierst du ein paar Stichwörter und (das mache ich derzeit noch nicht) das Eingangsdatum. Und zwar auf der Längsseite, damit du schnell durchfächern kannst (mir fällt dazu jetzt kein besserer Ausdruck dazu ein) und die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.
  • Dann stellst du die neue Mappe ganz links in die Noguchi-Box.
  • Wann immer du Unterlagen aus dieser Ablage brauchst, stellst du sie danach wieder ganz links in die Box.
  • Dadurch wandern die „Ladenhüter“ immer weiter nach rechts und die aktuellen Vorgänge bleiben links.
  • Das verbessert das Wiederfinden! Denn wenn du weißt, dass du Unterlagen schon länger nicht in der Hand gehabt hast, suchst du nicht von links beginnend …

Der Inhalt:

Nicht nur Vorgänge, die du ablegen (und wiederfinden) möchtest, auch Unterlagen, die du für Projekte oder Kunden brauchst, könntest du so verwalten, damit sie nicht immer in Sichtweite auf deinem Schreibtisch liegen, aber schnell wiedergefunden werden. Das hängt sicher sehr stark von deinem Business ab.

Wie groß darf die Noguchi-Ablage werden?

Ich denke, das ist Geschmacksache. In anderen Beschreibungen dieses Ablagesystems habe ich auch gelesen, dass man, wenn’s unübersichtlich wird, eine Themen-Sortierung verwenden könnte. Also z.B. eine eigene Box für Anleitungen, eine für Kunden-Projekte, usw. Das kommt sicher darauf an, wie viel Papier du verwalten musst.

Abwandlung erlaubt!

Wie bei allem: passe an, damit es für dich passt! So hat z.B. Jens Beckmann, dessen Beschreibung seiner Nogutchi-Ablage hier folgt (danke, Jens, dass du bei diesem Experiment mitgemacht hast!), keine Umschläge, sondern offene Mappen verwendet.

Das wäre für mich nicht so praktikabel, weil es (voll subjektiv!) nicht so ordentlich aussieht, wenn die Mappen im Regal auseinanderfallen. Wie gesagt, Geschmacksache.

Michaela Steidl hatte in der Diskussion auch den Einwand, dass die gesamte Ablage sehr umfangreich werden könnte und da hat sie natürlich Recht. Um das zu vermeiden, werde ich am Jahresende (und wenn du viel Papier hast, könntest du das quartalsweise machen) von rechts beginnend (das sind die ältesten Unterlagen) diese Ablage durchsehen und entweder wegwerfen oder wirklich in Ordnern archivieren.

Denn wie Jens in seinem Erfahrungsbericht auch schreibt, Noguchi ist ein Ablage- aber kein Archiv-System. Es sollte ja ständig in Verwendung und Bewegung sein und das ist nicht das Prinzip eines Archivs.

Und damit kommen wir auch schon zu Jens‘ Erfahrungen:

Was ist für einen Freiberufler oder Solopreneur die unangenehmste Aufgabe? Für mich rangieren hier ganz oben zwei Begriffe: „Ablage“ und „Wiedervorlage“. Vollgestopfte Ordner mit uraltem Kram, Papierstapel auf dem Schreibtisch, ein übervoller Posteingang – wer kennt das nicht? Und dazu dann noch die ständig wiederholte Suche nach dem Motto „Irgendwo muss es doch sein… nur: wo?“

Zu gerne würde ich jetzt sagen: das ist alles Vergangenheit. Wäre aber gelogen. Entschärft aber ist das Problem mittlerweile. Dank eines Ablagesystems, das ein gewisser Herr Noguchi erfunden hat. Und das mir dank Claudia Kauscheder‘s „Abenteuer Homeoffice“ und des Toolblogs begegnet ist.

Die Idee: Unterlagen werden nicht nach Rubriken, Oberbegriffen oder Fälligkeitsterminen abgelegt, sondern einfach so, wie sie kommen. Thema für Thema, Vorgang für Vorgang, Mappe für Mappe. Und alles, was bearbeitet oder ergänzt wird, wandert wieder nach vorne. Altes wandert damit automatisch nach hinten, bis es entsorgt oder archiviert wird. So ein bisschen wie ein Papierstapel horizontal, nur ordentlicher.

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Herr Noguchi verwendet dafür aufgeschnittene A4-Umschläge und stellt sie hochkant ins Regal. Bei mir sind es Aktenmappen, und sie stehen waagerecht. Vorteil: ich brauche weniger Höhe und nutze die Tiefe meines Ivar optimal aus. Und ich kann die Mappe offen vor mir auf den Tisch legen, brauche sie also nicht von ihrem Inhalt trennen. An den oberen Rand kommt eine kurze Beschreibung des Inhaltes (mit Bleistift, wegen der Wiederverwendbarkeit). Und dann fangen die Mappen an, im Regal zu wandern.

Derzeit nutze ich Noguchi für alle Vorgänge, die bisher im Eingangskorb, in Zwischenablagen oder irgendwo auf dem Schreibtisch herumlagen. Ausdrücklich nicht für das Archiv – dafür ist es meines Erachtens untauglich. Dazu sollen die zu archivierenden Mappen (die ganz rechts, sofern ihr Inhalt nicht gleich in den Papierkorb kommt) in Boxen, die nach Jahren beschriftet sind und dann nach Ablauf der Lagerfrist auch nach Jahre entsorgt werden können. Nur noch die wenigen Dinge, die dauerhaft aufgehoben werden müssen (Versicherungspolicen, Verträge, persönliche Dokumente), werden inhaltlich geordnet in Ordner abgeheftet.

Und das Resultat nach der Testphase? Ein ordentlicherer Schreibtisch, ein (meistens) leerer Eingangskorb, ein schnellerer Zugriff auf alle laufenden Vorgänge – und schon jetzt eine ordentliche Menge entsorgter Unterlagen. Vor allem aber: weniger Stress beim Umgang mit und beim Gedanken an meine Intimfeinde Ablage und Wiedervorlage.

Ich werde dabei bleiben – bis mir eine noch bessere Lösung über den Weg läuft. Ein Ablageroboter wäre fein…

Fazit

Ich denke, diese Ablage-Form ist es wert, getestet zu werden. Noch ein letzter Tipp: Fange jetzt mit dem Stapel an, der sich irgendwo auftürmt und versuche nicht, deine gesamte Ablage sofort umzukrempeln. Denn wenn du bemerkst, dass du damit nicht zurecht kommst, dann wird’s mühsam …

Wie gehst du mit laufenden Vorgängen und deinem Papier-Archiv um? Lass‘ uns hier in den Kommentaren weiter darüber sprechen – ich bin gespannt auf deine Meinung!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

10 Kommentare

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  3. Also ich nutze seit Jahren die Classei-Mappen (Mappei ist das gleiche System). Auch da vermeidest du halbleere Ordner, du hast gar keinen Eingangskorb oder andere Körbe und ich finde sofort alles, was ich suche. Das erscheint mir strukturierter als Noguchi.
    Bei Clasei musst du auch nix lochen…

    Jetzt auf dem Handy ( liege in der Hängematte) kann ich es nicht so ausführlich schildern. Aber es ist für mich seit Jahrzehnten das optimale System.

    Vielleicht mach ich mal einen Blogbeitrag dazu .

    Liebe Grüße
    Zamyat

    • Hallo, Zamyat!

      Ja, diese Mappen kenne ich auch, hat sich aber für mich als „Papierfriedhof“ entwickelt ;-). Wonach sortierst du denn diese Mappen? Darauf kommt es nämlich in meinen Augen auch beim Noguchi-System an …

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • Liebe Claudia,

        vielleicht hast du keine gute Einführung in das System bekommen? Damals kam noch einer ins Haus und hat mir das erklärt und mir empfohlen, was ich brauchen kann für meine Art von Job (ich hätte ohne seine Beratung mehr und unnötiges gekauft- das fand ich bemerkenswert).

        Also, für mich ist das wichtigste erst mal das Farbsystem (man kann ja selbst die Reiter aufkleben), das meinem Farbsystem bei meinen Mind Maps entspricht. Das muss sich natürlich jeder selbst entwickeln, je nach Art des Jobs.

        Bei mir geht es ja um Seminare und um Kunden. Und meine diversen Projekte.
        Bei Seminaren habe ich beispielsweise gelb für Planung, grün für Protokolle, rot für Themen und blau für Orga und orange für Arbeitsblätter (genauso so auch auf Mind Maps).

        Die Reiter kann man ja nach Buchstaben aufkleben. Also Haufe-Seminar unter H, dahinter schreibe ich das Datum auf den Reiter.
        Die ganzen Mappen sind in Orga-Boxen, die sind nach Jahren sortiert.
        so finde ich auch nach 10 Jahren sofort noch Unterlagen aus Seminaren, wenn eine ehemalige TN anruft (was mal passiert ist).

        Meinen ganzen Verwaltungskram (Versicherungen etc.) eben in blau und alphabetisch nach Namen, da habe ich mit einem Griff AXA oder Allians ganz links und VHV ganz rechts usw.

        Ich habe direkt neben dem Schreibtisch sog, Handakten, wo ich die aktuellen Projekte und Seminare habe, die ich ständig brauche. So auch Ideen für Blogbeiträge, meine Arbeit an Webseiten und eben die aktuell laufenden Online-Seminare. Wenn sie fertig sind, kommen sie in die entsprechende Orga-Box. Da ich jetzt in der Türkei bin, kann ich keine Fotos einstellen bzw. geht das ja hier im Kommentar sowieso nicht.

        Also, ein simpleres und vor allem effektiveres Tool, das dir den Schreibtisch komplett von Papier freihält, kenne ich nicht,. Weil es eben KEINE Körbe gibt, wo sich in Windeseile Stapel bilden mit allen möglichen, was nicht zusammen gehört. Und es eben tausend Mal schneller geht als Ordner, die du erst aufschlagen und lochen und einheften muss. Hier steckst du die Papiere mit einem Handgriff in die entsprechende Mappe und fertig.

        auch meine Buchhaltung mache ich damit, einfach alles.

        Also für mich sind Mind Maps und Classei die beiden Tools, die mein Leben revolutioniert haben und ohne die ich komplett verloren wäre, da ich ja immer so viele Projekte gleichzeitig habe.

        • Hallo, Zamyat!

          Da hast du absolut Recht, ich hatte nie eine Einschulung zu Mappei oder Classei … das Angebot find‘ ich super! Und vielen Dank, dass du deinen Prozess so detailliert beschreibst, das hilft sicher auch anderen LeserInnen!

          Liebe Grüße,
          Claudia

  4. Guten Morgen Claudia,
    Noguchi-Technik hört sich cool an. Danke für diesen Beitrag.

    Seit ein paar Jahren nutze ich ein ähnliches System, indem meine Rubriken in gestapelte Briefkörbe aufgeteilt sind. Zusätzlich nutze ich noch die Wichtigkteit als Kriterium: das wichtigste (nicht das dringendste) liegt oben. So habe ich meine Zettelwirtschaft im Griff :-)!

    Wünsche die weiterhin viel Spaß mit Herrn Noguchi.
    Gruß
    Silvia

    • Hallo Silvia!

      Vielen Dank für deinen Erfahrungsbericht! Mit den gestapelten Briefkörben meinst du so Ablage-Fächer? Das hat bei mir nicht funktioniert – aber ich habe wirklich wenig Papier im Büro …

      Sonnige Grüße,
      Claudia

  5. Hallo Claudia,
    danke dir für deinen Blogpost.

    Ich habe seit über 12 Jahren mein Büro nach Mappei (Classei) sortiert und muss sagen: top!
    Zamyat hat es ja schon erklärt.

    Ich hatte damals auch eine Einführung von einer Vertreterin, die mit mir echt 2-3 Stunden alles durchgegangen ist und mit mir mein Farb-System aufgebaut hat.

    Seitdem hat sich super viel geändert in meinem Business, in meiner Familie, überall. Aber das System ist echt genial. Hätte ich nie gedacht.

    Das Tagesaktuelle liegt in einer schmalen Kiste, da wiederum das wichtigste vorn.
    Alles andere wird dann in so einem Zwischen-Ding Ablage/Archiv abgelegt.
    Einmal pro Jahr schaue ich durch, was dann wirklich in den Keller ins Archiv kann.

    Ansonsten arbeite ich immer mehr papierlos, viele Belege werden gescannt und ordnerweise in der Buchhaltung abgelegt. Das ist neu für mich, dauert leider etwas ist aber genial, da ich mittlerweile alles auf dem Rechner habe und unterwegs somit immer alles finde.

    Ganz liebe Grüsse aus Bern!
    Heike

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