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Wie du die gefährlichste Phase der Projektplanung meisterst

Ist deine Projektplanung auf Kurs?

Natürlich liegt in jeder Phase der Projektplanung die Tücke im Detail.

Allerdings gibt es eine Phase, die unweigerlich dazu führt, dass Projekte in der Schublade verstauben. Nämlich dann, wenn sie nicht umgesetzt werden können. Nicht, weil sie für dich uninteressant werden oder du eine sprunghafte Natur bist, sondern aus Zeitgründen.

Du hast keine Zeit, sie umzusetzen!

Aber fangen wir mit einer kurzen Zusammenfassung der verschiedenen Phasen in der Projektplanung an – zumindest so, wie mein eigener Workflow dazu aussieht und ich ihn auch mit meinen TeilnehmerInnen im Powertag Projektplanung durcharbeite:

Phase 1 – Projekt auswählen

Bei den unendlichen Möglichkeiten, die wir als Selbständige im Online-Business haben und der Kreativität, die höchstwahrscheinlich aus dir sprudelt, ist die erste Herausforderung, das für dich richtige Projekt auszuwählen. Wenn alles spannend klingt und auch förderlich für dein Business wäre, ist es oft nicht leicht, die Entscheidung für EINES zu treffen und den Rest für später aufzuheben.

Mein Werkzeug, um mich für ein Projekt zu entscheiden ist meine Entscheidungsmatrix, die ich im Artikel 7 Fragen für eine kraftvolle Projektentscheidung genauer beschrieben habe.

Du weißt nicht, welches Projekt du starten sollst?

Dann hol' dir die Entscheidungs-Matrix:

Zu deiner Beruhigung: dir lauft kein Projekt davon.

Und wenn du den Eindruck hast, dass sonst alle anderen an dir vorbeiziehen … schau‘ dir dieses Video-Interview zwischen Shailia Stephens und Steffi Schwarzack an, dann bist du gleich beruhigter. Ich bin übrigens auch eine Schildkröte …

Phase 2 – Brainstorming

Das geht bei den meisten Menschen recht schnell, so habe ich zumindest den Eindruck.

Die Gedanken frei fließen lassen, völlig unsortiert aufzuschreiben, welche Gedanken dazu in deinem Kopf herumschwirren, das gelingt meist leicht. Einziger Stolperstein ist hier, wenn du zu früh aufhörst, deine Ideen zu sammeln oder sie in dieser Phase als „gut“ oder „schlecht“ bewertest.

Deine Gedanken dürfen hier völlig frei sein.

Phase 3 – Sortieren

Auch diese Phase fällt dir wahrscheinlich nicht so schwer. Vor allem, wenn du ein paar Leitfragen an die Hand bekommst, um ein bisserl Struktur hineinzubekommen.

Den TeilnehmerInnen meines 1-Tages-Workshops zur Projektplanung stelle ich z.B. Fragen wie:

  • Auf welche Fragen hast du noch keine Antwort?
  • Was ist technisch noch einzurichten?
  • Was betrifft eher die Inhalte des Projekts?
  • usw.

Phase 4 – Zeitabschätzung

Und hier ist sie: die gefährlichste Phase deiner Projektplanung. Bevor ich darauf eingehe, lass‘ mich die restlichen drei kurz beschreiben …

Und wenn du lieber horchen magst, schau‘ beim Podcast vorbei!

Phase 5 – Grob-Planung

Hier geht es darum, dass du dir einen groben Überblick darüber verschaffst, was in deinem Business bereits alles „läuft“, wo du zeit- und energiemäßig besonders eingespannt bist – und wo du das neue Projekt am besten platzierst.

Dass diese Phase eine gute Zeitabschätzung braucht, ist klar …

Phase 6 – Fein-Planung

In der Fein-Planung brichst du die Grobplanung noch einmal herunter. Und zwar in kleine Schritte, die du wiederum zeitmäßig abschätzen können musst!

Auch dafür brauchst du natürlich eine gute Zeitabschätzung.

3 Tipps zur realistischen Zeitabschätzung habe ich in diesem Artikel bereits einmal beschrieben. Inklusive einer Vorlage für deine Zeitaufzeichnung beim nächsten Projekt.

Phase 7 – Aufgaben-Liste

Ja, genau. Denn selbst die Feinplanung, die sich sehr stark auf die zeitliche Abfolge und den zeitlichen Aufwand eines Projekts bezieht, ist noch nicht genug, um ins Umsetzen zu kommen. Im letzten Powertag Projektplanung habe ich beobachtet, um wie vieles die Projekte für meine TeilnehmerInnen klarer wurden, als sie in diese Phase der Planung kamen.

Denn dabei sind erstens weitere Fragen für sie klarer geworden und andererseits auch wieder der zeitliche Aufwand „fassbarer“.

Warum ist diese Phase der Zeitabschätzung nun so gefährlich für deine Projektplanung?

Ich glaube, du siehst es schon: Alles, was vor dieser Phase geschieht, sind nur relativ unkonkrete Gedanken. Sie werden zwar durchs Aufschreiben konkreter, allerdings hat das noch nichts mit der Machbarkeit zu tun. Der Tenor dabei ist eher „Ich würde gerne ….“ und „Das gehört alles dazu …„.

Dabei erlebe ich sehr oft (natürlich auch bei mir selbst, dagegen bin ich bei neuen Projekten auch nicht gefeit …), dass einerseits der Aufwand unterschätzt wird, andererseits aber auch die eigenen Möglichkeiten, daran zu arbeiten, weit überschätzt werden.

Warum das so ist?

  • Weil du keinen Überblick hast, welche Projekte du bereits laufen (oder geplant) hast.
  • Und deren Zeitaufwand eventuell auch noch nicht abgeschätzt hast.
  • Weil du dir prinzipiell immer zu viel auf deine ToDo-Liste schreibst. (Mich bewahrt davor übrigens meine 1-Minuten ToDo-Liste)
  • Weil du dir keine fixen Projekt-Zeiten für die Umsetzung reservierst.
  • Und ich bin sicher, dir fallen noch viele weitere Gründe ein.

Aber der schönste Plan nützt gar nichts, wenn du ihn nicht umsetzen kannst! Umsetzen bedeutet aber, eine gewisse Zeit mit den einzelnen Aufgaben zu verbringen.

Und diese Zeit hast du nicht, du musst sie dir nehmen.

Wenn du dir jetzt die nachfolgenden Phasen in der Projektplanung anschaust – Grobplanung – Feinplanung – Aufgabenliste, dann ist klar, dass das nicht klappen kann, solange du keine oder unrealistische Zeitabschätzungen machst.

Was kannst du dagegen tun?

Nun – wenn du ein Selbermacher bist, dann halte dich genau an diese 7 Phasen und überspringe vor allem keine!

Hier am Blog gibt es ja bereits einige Helferlein, die du dir herunterladen kannst:

 

Damit du deine wunderbaren Ideen eine nach der anderen umsetzt!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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