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So hilft dir Zapier bei deinem Workflow

Workflow mit Zapier und Trello

Jedes Tool für sich ist oft schon eine ziemliche Arbeitserleichterung. Aber stell‘ dir vor, wie es sein könnte, wenn du einzelne Aufgaben von Tools erledigen lässt – und sie in perfekter Harmonie miteinander „tanzen“.

Dieses Bild ist mir in den Sinn gekommen, als ich eine Lösung für den Workflow gesucht habe, der mich ziemlich viel Zeit gekostet hatte …

In allen meinen Kursen, so auch im neuen Mini-Kurs Die 1-Minuten ToDo-Liste, bin ich auch per eMail in Kontakt mit meinen TeilnehmerInnen. Es ist toll, Feedback darüber zu bekommen und auf individuelle Fragen eingehen zu können. Für beide Seiten. Die TeilnehmerInnen werden dadurch besser betreut und ich erkenne, wo noch Fragen offen sind.

Die Nachteile dabei ist aber: Ich habe nirgendswo schön übersichtlich alle Fragen und das Feedback an einem Platz … und hier beginnt der Tanz der Tools.

Feedback einholen

Nicht nur für Umfragen, sondern auch, um Feedback einzuholen, ist Typeform super geeignet. Es lässt sich durch Hintergrundbilder sehr hübsch gestalten und für einfache Formulare reicht die kostenlose Version.

Typeform speichert die Antworten in einer Tabelle, somit hatte ich alle Rückmeldungen nun an einem Platz.

Allerdings konnte ich diese Tabelle nicht erweitern und mir notieren, was ich wann beantwortet habe. Der „händische“ Weg dafür war, mit copy & paste ein Excel-Sheet mit den Informationen aus Typeform zu füttern. Sehr mühsam …

Zapier sollte das übernehmen

Nicht alle Online-Tools können miteinander verknüpft werden. Diese Lücke füllt der Online-Dienst Zapier. Du legst einen Auslöser (in Tool A passiert etwas) fest und baust danach eine Abfolge auf, was in anderen Tools ablaufen soll.

Ich wollte also, dass, sobald jemand in Typeform etwas ausfüllt, die Daten dazu in einem Excel haben. So war zumindest der erste Gedanke. Allerdings funktioniert das nicht, da Excel bei mir am Computer installiert ist – und Zapier darauf keinen Zugriff hat.

Workflow mit Zapier und Trello

 

Also musste ein weiteres Tool mittanzen.

Google Spreadsheets

Das „Google-Excel“ könnte man sagen ;-). Mit dem einen großen Unterschied, dass es ein Online-Tool ist und somit auch von Zapier angesteuert werden kann. Der Ablauf sah also für Zapier im zweiten Schritt so aus:

Workflow mit Zapier und Trello

Das Spreadsheet kannst du entweder schon zur Vorbereitung händisch anlegen, oder du lässt es direkt von Zapier generieren. Ich habe mich für die händische Variante entschieden, weil ich nicht alle Felder aus Typeform darin brauche und zusätzlich noch andere Spalten (wann beantwortet, etc.) dazugefügt habe.

Dieser Schritt ist in Zapier ein wenig fummelig, wichtig ist, dass du jeder Spalte im Sheet die richtige Frage im Typeform-Formular zuordnest:

Workflow mit Zapier und Trello

Voilá, alles an einem Platz:

E:\OneDrive\2017-Grafiken\workflow-zapier-4.png

Und zuletzt: Trello gegen das Vergessen!

Natürlich darf Trello in diesem Tanz der Tools nicht fehlen. Eine Möglichkeit wäre gewesen, mir ein Kärtchen mit automatischer Wiederholung einzurichten, das mich wöchentlich daran erinnert, in Typform oder im Spreadsheet nachzuschauen, ob es neue Einträge gibt.

Aber wenn wir schon bei Zapier sind … in den Workflow kann natürlich auch Trello eingebunden werden, indem ich mir immer, wenn es einen neuen Eintrag in Typeform gibt, ein Kärtchen in den Eingangskorb meiner ToDo-Liste anlegen lasse.

Sehr praktisch: gleich mit dem richtigen Link zum Spreadsheet.

Workflow mit Zapier und Trello

Zapier kostenlos oder kostenpflichtig?

Erst vor kurzem habe ich einen Artikel darüber geschrieben, dass es nicht sinnvoll ist, immer neue Tools auszuprobieren – und jetzt werfe ich schon wieder mit neuen Tools um mich? Wie passt das?

Ich habe dir hier beschrieben, was das „missing link“ in meinem Workflow war und ich spare mir einerseites viel Zeit dadurch, andererseits stelle ich sicher, meine KursteilnehmerInnen optimal zu betreuen. Und das ist für mich auf jeden Fall ein guter Grund.

Zapier ist in der kostenlosen Version leider relativ beschränkt. Vor allem, was mehrstufige Prozesse oder Workflows mit Abhängigkeiten angeht. Ich bin noch mitten in der Test-Phase, da es nur Sinn macht zu testen, wenn es einen Anlass dazu gibt. Daher bin ich noch nicht auf die kostenpflichtige Version umgestiegen – aber ich sehe schon, dass das kommen wird …

Kennst du Zapier? Oder vielleicht IFTTT? Was bildest du damit ab? Lass‘ es mich im Kommentar wissen!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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