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Meine ersten Schritte in Richtung delegieren

delegieren als Solopreneur

Delegieren ist so ein Schlagwort, das bei vielen meiner Kunden – und auch bei mir selbst – Fragezeichen ins Gesicht zaubert.

Du bist alleine.

Kein Team da, keine Mitarbeiter, an die du etwas delegieren könntest.

Daher ist es nicht verwunderlich, dass ich die folgenden Fragen immer wieder gestellt bekomme:

  • Woher weiß ich, was ich delegieren soll?
  • Woher weiß ich, was ich delegieren kann?
  • Und wo finde ich jemanden, der das übernimmt?
  • Worauf sollte ich beim Delegieren achten?

Nun, um alle diese Fragen beantworten zu können, müsste ich 1) selbst schon viel Erfahrung damit haben und 2) wahrscheinlich ein eBook dazu schreiben.

Daher beschränke ich mich auf ein paar Aspekte und Gedanken, die mich selbst dazu gebracht haben, dieses Abenteuer endlich in Angriff zu nehmen.

Und der Einfachheit halber verwende ich die Abkürzung „VA“ für „virtuelle Assistenz“ – das hast du auch sicher schon irgendwo gelesen.

Der Zufall ist die Mutter des Gedankens ans Delegieren

Nein, das stimmt eigentlich so nicht. Gedanken darüber habe ich mir schon länger gemacht. Auch, weil ich immer mehr KollegInnen habe, die genau das machen: sie delegieren Routine-Aufgaben, die einem ganz bestimmten Workflow folgen und somit auch relativ leicht weitergegeben werden können.

Und dann kam der Zufall ins Spiel – aber dazu später mehr.

Was kann/will ich (noch) NICHT an eine Assistentin abgeben?

Natürlich würde es einige Zeit sparen und ich hätte mehr Zeit fürs Produzieren von Inhalten, wenn ich Aufgaben wie z.B. das Schneiden der Podcasts, das Einpflegen von Blogartikeln, usw. delegieren würde. Auf der anderen Seite habe ich das Gefühl, dass mich das weniger flexibel machen würde.

Denn ich müsste vorproduzieren, damit die VA Zeit genug hätte, alles fertig zu machen. Dazu bin ich noch nicht bereit. Aber die Betonung liegt auf „noch“.

Außerdem ist mein Umsatz noch nicht so hoch, dass ich mir zusätzliche Fixkosten leisten möchte. Und die Abgabe von solchen regelmäßigen Aufgaben wären eben Fixkosten, auch wenn es kein Angestellter ist.

Ob das schlau ist? Ob ich meinen Umsatz – und Gewinn mit Hilfe einer VA erhöhen könnte? Darüber sprechen wir ein anderes Mal – momentan ist es wie es ist.

Projektbezogenes Delegieren

OK, also die regelmäßigen Aufgaben sind es nicht. Was sonst?

Gerade für ein erstes Hineinschnuppern könnten sich auch für dich kleinere Projekte anbieten.

Frag‘ dch: „Was steht schon Ewigkeiten auf meiner ToDo-Liste – und erledigt sich nicht von selbst?

Bei mir waren bzw. sind das zwei abgeschlossene Aufgaben-Blöcke – bzw. einer davon ist gerade in Vorbereitung:

1. Blog bereinigen

Ich hatte vor 2 Jahren eine 52-teilige Video-Reihe „52 x schneller am PC“ – vielleicht erinnerst du dich noch daran. Und in jedem dieser Artikel war der Hinweis auf die dazugehörige PDF-Anleitung … die es inzwischen allerdings nicht mehr gibt.

Nun sind die Artikel und Videos wie gesagt schon zwei Jahre alt, werden aber immer noch gerne geteilt, weil es kurze, knackige Anleitungen sind. Und jedes Mal war dieser Hinweis drinnen, der ins Leere geführt hat.

2. Trello-Kurs übersiedeln

Aus Unwissenheit hatte ich damals meinen Trello-Video-Kurs mit einem Theme aufgebaut, das sich nicht so leicht ändern lässt. Daraufhin habe ich dann alle weiteren Kurse auf einer zweiten Subdomain untergebracht. Im Prinzip alles gut, außer, dass meine Kunden zurecht verwirrt sind, wenn sie sich für zwei Kurse in zwei verschiedenen Kursbereichen einloggen müssen. Nicht sehr bedienerfreundlich.

Aber: Eine Übersiedlung bedeutet nicht nur den technischen Aufwand, Digimember von hier nach da zu übersiedeln (das ist noch die leichtere Übung), sondern die Inhalte per copy und paste zu übernehmen.

Du siehst, zwei völlig abgeschlossene Aktionen, die ideal dafür sind, auszuprobieren, wie das so funktioniert mit einer VA!

Das erste ist übrigens bereits super über die Bühne gegangen, das zweite ist in Vorbereitung.

Wie bereite ich die Projekte für meine VA vor?

Bei der Blog-Bereinigung hat ein 5-minütiges Video völlig ausgereicht, in dem ich meiner VA gezeigt habe, wie sie die betroffenen Artikel am schnellsten findet und welche Inhalte herausgelöscht werden sollen. Dann habe ich ihr noch einen Zugang (übrigens reicht es in solchen Fällen, einen Benutzer mit der Rolle „Redakteur“ anzulegen, es muss nicht der allmächtige Admin sein …) zu meinem Blog gegeben und die Sache war geritzt.

Die Übersiedelung meines Trello-Kurses ist etwas komplexer, daher ist auch die Vorbereitung etwas umfangreicher:

  • Ich habe Seitenvorlagen generiert, damit die VA sie nur noch zu kopieren braucht (mit allen Formatierungs-Vorgaben für Buttons usw.)
  • Dann habe ich selbst ein paar Seiten mit copy & paste übertragen und ausprobiert, was der schnellstmögliche Weg ist und wo die Stolpersteine sind. So ist es z.B. für’s effiziente Arbeiten für dieses Projekt auf jeden Fall notwendig, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten …
  • Daraus habe ich eine kurze Checkliste gemacht, die sie bei jeder Seite durchgehen kann, damit sie keinen Einzelschritt vergisst.
  • Und dann noch ein kurzes Video, in dem ich ihr den Workflow zeige.

Demnächst kann sie also starten und dann sehen endlich meine Kunden alles an einer Stelle und ich spare die zweite Lizenz für Digimember. Dadurch alleine schon zahlt sich diese Aktion aus.

OK, also was war der Zufall, der mich zu meiner Virtuellen Assistentin geführt hat?

Im Mai habe ich ein paar liebe KollegInnen bzw. Kunden getroffen und eine von ihnen hat mich gefragt: „Sag – kennst du jemanden, der eine virtuelle Assistentin sucht? Wenn ja – denk‘ bitte an mich!“

So richtig aus dem Bauch heraus habe ich gesagt: „Ja, ich!“ – und dann haben sich erst meine Gedanken strukturiert. Aber die beiden beschriebenen Projekte sind sofort im Geiste aufgetaucht – sie haben mich auch schon lange genug belastet.

Eine letzte Frage noch, die sich mir gestellt hatte:

Darf/soll eine VA dazulernen – oder soll sie schon alles beherrschen?

Ich stelle mir vor, dass jeder VA, der einen neuen Kunden bekommt, dazulernt. Natürlich war es bei meinen beiden Projekten notwendig, dass die VA WordPress in den Grundzügen beherrscht. Aber das Theme, das ich für meinen Trello-Kurs verwende, muss sie z.B. nicht kennen, das kann ich ihr im Video zeigen.

Wenn es zu einer längeren Zusammenarbeit kommt, kann ich mir sogar vorstellen, ihr bestimmte Tools, wie Audacity oder Camtasia beizubringen, damit sie mir projektbezogen oder laufend Aufgaben abnimmt.

Also ein eindeutiges Ja von mir zu dieser Frage.

Ich bin sogar davon überzeugt, dass man nicht nur die Sch…jobs abgeben sollte, sondern es auch für die VA spannend gestalten sollte. Denn auch eine VA hat ein Recht darauf, an ihren Aufgaben zu wachsen und Freude daran zu haben!

Fazit

Ich gehe vorsichtige erste Schritte. In der Vergangenheit habe ich gelernt, dass sich Situationen, die sich im ersten Moment „komisch“ anfühlen jede Menge Potential beinhalten und bald nicht mehr wegzudenken sind. Ist ja eigentlich auch nichts anderes, als Gewohnheiten zu ändern, oder?

Gespannt darauf wäre ich, ob du selbst bereits Erfahrungen mit dem delegieren gemacht hast?

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

Keine Zeit – und nie fertig?

Da hilft mein Audio-Kurs inklusive meiner besten Checklisten


 

16 Kommentare

  1. Hallo Claudia,

    sehr guter Artikel und eine wunderbare Herangehensweise. Ich befinde mich in einer Doppelrolle, da ich sowohl meinen Kunden viele Aufgaben abnehme und mittlerweile aber selbst delegiere und mit einem kleinen Team arbeite.
    Anfangs habe ich als VA alles selbst gemacht, doch schnell war klar, dass ich so nicht wachsen kann und ebenfalls anfangen muss Aufgaben abzugeben.

    Das mache ich nun seit einer Weile und ich bin sehr glücklich darüber, denn wenn die VA gut eingearbeitet ist, laufen viele Sachen von selbst.

    Mittlerweile berate ich auch Einzelunternehmer und Solopreneure, indem ich Ihnen u.a. zeige, auf was sie achten müssen, bevor sie mit einer VA zusammenarbeiten, wo sie eine gute finden können und wie man am besten startet.

  2. Ich überlege schon lange, wie und was ich delegieren kann. Für technische Arbeiten arbeite ich seit Februar mit einem sehr zuverlässigen Freelancer zusammen, der mir die Sachen abnimmt, Die mir viel Zeit in Kundenprojekten kosten.

    Aktuell werde ich auch noch andere kleine Dinge abgeben. Ich fange auch klein an: Zitate -Bilder für Social – Media und anlegen von Emails in Acrive Campaign. Dazu habe ich heute das erste Gespräch!

    • Hi Simone!

      Ja, ich glaube durchaus, dass es vielen so geht! Sind auch spannende Themen, die du weitergibst – kommt auf die Liste 😉 Lasst du mich/uns wissen, wie das Gespräch gelaufen ist?

      Danke und sonnige Grüße
      Claudia

      • Simone Abelmann sagt

        Ja gerne – ich bin mir sicher, dass es gut läuft. Ach ja , ich möchte noch, dass man mir Videos aus Fb herunterlädt, bearbeitet und dann bei Google hochlädt. ;o) Nächster Schritt… Ich finde es aber total spannend, bei jedem Schritt zu denken, könnte DAS Jetzt auch jemand anderes machen? Und WAS könnte ich in dieser ZEIT machen, wenn das JEMAND anderes macht?!?

  3. Danke für die sanfte Erinnerung 🙂
    ich werde Buchhaltungsthemen / Rechnungsstellung abgeben. Einfach, weil ich das wirklich nicht gut „kann“ – wie in: ich krieg da nachhaltig schlechte Laune 🙂 Und das muss nicht sein!
    Also hab ich Kontakt aufgenommen zu meiner Wunsch-VA – und yippie, sie nimmt noch Kunden auf !! Hurra – in der zweiten Jahreshälfte hab ich da Unterstützung und kann mich Dingen widmen, die ich besser kann (und von denen ich gute Laune kriege bzw. behalte …)

    • Immer gerne, Frauke ;-), ich find’s großartige, dass du dich hast anstupsen lassen! Und suuuuper, dass du etwas abgibst! Das war so das Allererste, was ich gemacht habe – Steuerberatung. Oh, ich bin schon gespannt, was du aus der gewonnenen Zeit und Freude machst.

      Liebe Grüße,
      Claudia

  4. Hallo Claudia,

    Danke für den Impuls und den spannenden Artikel. Ich nehme das als Anregung. Zwei Fragen dazu. Vielleicht kannst/willst Du da ja etwas dazu sagen:
    1) Wo finde ich denn ein/eine VA (wenn ich nicht wie Du das Glück habe, direkt angesprochen zu werden)? Gibt es da empfehlenswerte Online-Plattformen?
    2) Hast Du eine Idee für eine Preisspanne, die angemessen ist, für ein/eine VA pro Stunde zu bezahlen?

    Herzliche Grüße,
    Oliver

    • Hi Oliver!

      Danke für deine Fragen – ich versuch’s mal … Ich selbst kann dir keine Plattform empfehlen, habe aber von meinem lieben Kollegen Benjamin Floer gehört, dass er gerne mit VAs von https://www.my-vpa.com/ zusammenarbeitet. Du kannst aber auch gerne in meine Facebook-Gruppe (https://www.facebook.com/groups/AbenteuerHomeOffice/) kommen, falls du da noch nicht bist, da „sammle“ ich gerade VAs. Zu deiner zweiten Frage bin ich leider auch nicht viel schlauer, ich denke aber, dass das sehr von der Tätigkeit abhängt.

      Hoffe, das hilft wenigstens ein bisserl?
      Liebe Grüße,
      Claudia

  5. Sehr schöner Artikel liebe Claudia!
    Ich bin ja beides – Unternehmerin und VA, weil ich beide Aufgabenbereiche liebe, sie mich erfüllen und ich vor allem durch die Tätigkeit der VA geerdet werde, wieder absolute Klarheit bekomme – dadurch meinen Kopf leere für die Aufgaben an meinem eigenen Business. Hat eine Weile gedauert das zu erkennen, aber nun (seit 3 Jahren) erfüllt es mich voll und ganz!
    Dein Artikel hat mich ebenfalls zu einem Artikel inspiriert und ich hoffe es ist ok, wenn ich ihn dir hier anhänge.
    http://virtuelle-assistenz.damaris-aulinger.de/aufgaben-delegieren/

    • Ja klar, Damaris, vielen Dank! Hast du gesehen, dass ich in meiner FB-Gruppe VAs suche, um einen Roundup-Post zu gestalten? Magst du?

      Liebe Grüße,
      Claudia

  6. Hallo Claudia,

    ein sehr schöner Artikel! Als VA kann ich sagen, dass ich ständig am lernen bin 😉 Auch wenn man die Grundlagen beherrscht, ist jeder Kunde anders bzw. seine Firma usw. Aber gerade das finde ich so spannend an meinem Job! Kurze Anleitungen in Form z.B. eines Word-Dokuments sind immer hilfreich!

    Liebe Grüsse
    Claire

    • Hi Claire!

      Vielen Dank für deine Sicht als VA! Und das kann ich mir auch gut vorstellen, dass dieser Job keine Routine wird, bei den vielen Möglichkeiten, wie VAs eingesetzt werden können …

      Ich wünsche dir weiter viele interessante Kunden!

      Liebe Grüße
      Claudia

  7. Pingback: Einblicke hinter die Kulissen von 6 Virtuellen Assistentinnen › Abenteuer Home-Office

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