Featured, Online-Business
Kommentare 8

Virtuelle Assistentinnen erzählen …

Virtuelle Assistentin

Ich habe das Gefühl, dass es viele Veröffentlichungen gibt, die sich damit beschäftigen, wie wir UnternehmerInnen unsere Aufgaben an Virtuelle AssistentInnen delegieren können – hab‘ ja selbst vor kurzem einen geschrieben 😉

Aber wie sieht es eigentlich auf der „anderen“ Seite aus? Was denken Virtuelle AssistentInnen? Wieso machen sie diese Arbeit?

Darum räume ich jetzt die Bühne für 12 helfende Hände. Ich habe 6 Virtuellen Assistentinnen ein paar Fragen gestellt, die mich auch persönlich interessieren und du kannst hier die unterschiedlichen Antworten pro Frage lesen – und wer weiß? Vielleicht ist die eine oder andere Virtuelle Assistentin in Zukunft ein Teil deines Business?

Wenn du dir überlegst, mit einer Virtuellen Assistentin zusammenzuarbeiten, dann würde ich dir vor allem auch die letzte Frage „Was wünschst du dir am allermeisten von deinen Kunden, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert?“ sehr ans Herz legen.

Am Ende dieses Artikels findest du natürlich auch alle Kontaktdaten zu meinen sechs Gästen.


 

Wie ist es gekommen, dass du dich als Virtuelle Assistentin selbständig gemacht hast?

Gabriele Thies:

Organisieren, Strukturieren und den Überblick behalten – Zusammenarbeit mit spannenden Menschen – Spaß an neuen Herausforderungen.

Das ist der rote Faden in meinem bunten Lebenslauf und auch das, was mir am meisten liegt. Da lag es nahe, genau das in mein Angebot zu integrieren, als ich mich 2015 in Richtung Selbständigkeit orientiert habe – nach mehr als 25 Jahren in Festanstellung in den unterschiedlichsten Varianten rund um das Office- & Eventmanagement.

Meine Motivation dahinter? Mehr Freiheit, Unabhängigkeit, Selbstbestimmung. Und auch der Wunsch, alle meine vielseitigen Erfahrungen und Talente auf meine Weise zu vereinen und zu leben – deshalb ist die Virtuelle Assistenz auch nur ein Teil meines Angebots: Zusätzlich biete ich noch ein maßgeschneidertes 1:1- OfficeCoaching für kreative Solopreneure an.

Damaris Aulinger

Wenn nicht jetzt, wann dann? In meinem Leben als Unternehmerin und Freelancer bzw. Virtuelle Assistentin stoße ich immer mal wieder auf Fragezeichen in den Augen meines Gegenübers. Wie? Du machst deinen ganzen Kram selbst und dann auch noch den von anderen? Da kannst du dich ja gar nicht mehr so intensiv um deine Ideen und deren Umsetzung kümmern.

Das ist schon richtig, ABER ich habe so viele Ideen, die sich, einmal bei mir angedockt, weigern einfach wieder zu verschwinden. Ich weiß, dass ich nicht jede Idee umsetzen kann und ganz sicher einige gar nicht zu meinem Ziel führen, dennoch schmerzt es jedes Mal wieder, sie wegzustoßen. Irgendwann habe ich dann herausgefunden, wie ich mich davor schützen kann, mich nicht immer wieder darin zu verlieren.

Ich tauche ab in die Welt der Strukturen, klaren Ansagen, Listen, Recherchen – in die Welt der Ordnung und Regeln. Kann aber dennoch meine Kreativität in diese Aufgaben fließen lassen, mich in Canva, Camtasia und Webseiten austoben.

Vor ca. 3 Jahren, flog plötzlich eine wirklich gute Idee zu mir: „Biete diese Zeit, deine Kreativität, deine Werke und Vorlieben, deine Talente, Stärken, Geschicke gewerblich an.“

Was das Ganze ausgelöst hat, ist einfach bombastisch! Denn so kann ich mich als Alleinerziehende voll und ganz auf meine Selbstständigkeit konzentrieren – angestellt sein ade!
Und wenn es so weitergeht, kann ich dadurch sehr bald meinen Wunsch eines digitalen Nomaden erfüllen.

Wenn nicht jetzt, wann dann – dachte ich mir nach 55 Jahren und ging los!

Martina Lankes

Der Gedanke, selbstständig zu arbeiten, schwirrte schon während meiner Ausbildung zur Industriekauffrau in meinem Kopf herum. Damals fühlte ich mich aber noch zu jung und unerfahren. Ich habe dann einige Jahre als Sachbearbeiterin, zum Schluss in Elternzeitvertretung als Assistentin der Geschäftsführung eines kleinen Unternehmens gearbeitet. Dort war ich vier Tage die Woche alleine im Büro, die Kollegen waren die Woche über geschäftlich unterwegs. Hier war also die virtuelle Zusammenarbeit schon sehr wichtig.

Als mein Vertrag sich dem Ende näherte, kam mir der Gedanke, es doch einmal zu versuchen. Also habe ich mich im November 2008 zuerst nebenberuflich selbstständig gemacht. Vorerst habe ich – weil ich ja tagsüber noch angestellt war – allerdings nur Schreibarbeiten übernommen. Als ich dann beim Ende meiner Anstellung voll einsteigen konnte, kamen auch andere Aufgaben hinzu.

Stephanie Dowidat

Das war im Grunde genommen eine logische Konsequenz, die sich aus meiner beruflichen Vorgeschichte ergeben hat.

Ich bin von Haus aus Rechtsfachwirtin und habe einige Jahre eine Kanzlei in Bremen geleitet. Später wechselte ich in ein Softwareunternehmen wo ich als Vertriebsassistentin viel über Verkauf und Marketing gelernt habe. Mein Wissen und Know-how aus den beiden Bereichen, habe ich auf mein Online-Business übertragen.

Et voilà: Die Officeheldin wurde geboren. Hier vereint sich für mich einfach alles. Meine Interessen sind sehr breit gefächert, was der Arbeit als Virtuelle Assistentin mehr als zu Gute kommt. Ich bin ein Fan von Social Media und E-Mail-Marketing, mag es im Gegenzug aber auch, komplexe Präsentationen oder Tabellen zu erstellen.

Die Aufgaben sind sehr vielfältig. Ich habe mit den unterschiedlichsten Menschen und Themen zu tun. Das ist genau mein Ding.

Brigitte Nolting

Ich bin seit 1982 überwiegend nebenberuflich als Assistentin selbstständig. Mir ist es wichtig, immer ein zweites Standbein zu haben, damit ich als Virtuelle Assistentin und auch als Coach mit meinen Lieblingskunden zusammenarbeiten kann und nicht jeden Auftrag annehmen muss.

2012 fragte mich ein Kunde, ob ich auch von zuhause aus arbeiten würde. Ich würde einen Zugang zu allen benötigten Datenbanken bekommen, wir würden eine Wochen-Stundenzahl vereinbaren und ich könnte mir die Zeit frei einteilen. Ich war begeistert, da ich im Winter immer in Goa bin und jetzt dadurch keinen 100%igen Verdienstausfall mehr hatte. Es war ein cooles Gefühl, im ersten Jahr unter Palmen am Meer zu sitzen und meine Arbeit zu machen! Inzwischen fühlt es sich ganz normal und richtig an! 🙂

Ich arbeite jetzt fast nur noch virtuell, auch für meine Coachings setze ich Skype u.ä. ein. Aber für Coaching-Kunden ist es auch möglich, offline-Termine bei mir zu bekommen, wenn ihnen das lieber ist.

Anja Riemer-Grobe

Das war wie so oft im Leben eher Zufall als Absicht.

Ursprünglich bin ich als Mamacoach gestartet und habe mir dafür alle möglichen Kenntnisse zu Onlinebusiness und Onlinemarketing angeeignet. Dabei habe ich viele tolle Tools entdeckt, die mir das tägliche Leben richtig erleichtert haben. Das hat mir Spaß gemacht und ich hatte selten Schwierigkeiten dabei, all diese Technikdinge und Onlinetools einzusetzen. Für mich war das wie selbstverständlich.

Ich bin dann auch ziemlich schnell von Kollegen und Bekannten gefragt worden, welches Tool ich für was benutze, wer meine Webseite erstellt hat und vieles mehr. Aber erst, als später gehäufte Nachfragen dazu kamen, ist mir bewusst geworden, dass diese Leichtigkeit gar nicht so selbstverständlich ist.

Also habe ich beschlossen, meine Tools und mein Technikwissen auch anderen Menschen zur Verfügung zu stellen.

Was ist die lustigste Geschichte/der lustigste Auftrag, den du als Virtuelle Assistentin bekommen hast?

Gabriele Thies

Ganz ehrlich – da waren bisher keine wirklich kuriosen Geschichten oder Aufträge dabei. Was nicht heißen soll, dass die Zusammenarbeit mit meinen Kunden nicht lustig ist und Spaß macht… ??

Mein Highlight bisher ist eine Geschichte aus meiner festangestellten Zeit:
Ich war Assistentin eines sehr kreativen Geschäftsführers, der seinen Job wirklich ‚drauf‘ hatte und viele Dinge bewegen konnte. Nur mit der eigenen Organisation war das so eine Sache: Eines Tages kam er von einer mehrtägigen Geschäftsreise zurück, gab mir den Schlüssel eines Mietwagens, der nicht in München (wo wir waren) sondern in Düsseldorf stand, und meinte: ‚Ich habe heute früh total vergessen, dass ich mit einem Leihwagen unterwegs war. Ich bin mit der Bahn zurückgefahren und habe mich die ganze Zeit gefragt, wieso ich kein Bahnticket hatte‘ …das Bahnticket hatte er natürlich nicht, denn er sollte ja mit dem Wagen wieder zurück nach München kommen. Jedenfalls stand der Wagen irgendwo in Düsseldorf (wo, wusste er nicht mehr) und der Schlüssel war hier bei mir in München…

Damaris Aulinger

Eine Teilnehmerin eines Seminares, für welches ich das Management übernommen habe, schrieb mich immer mit „Lieber Herr Aulinger“ an, obwohl ich auf der Webseite mit Namen und Bild im Team zu sehen bin. Ich bin das ja gewohnt bei meinem Vornamen und sagte nichts. Ich wollte sie nicht kompromittieren. Eines Tages dachte ich mir aber, dass es für sie noch peinlicher sein könnte, wenn einer der SeminarleiterInnen meinen Namen mal erwähnt und sie dann feststellen muss, dass sie mich die ganze Zeit falsch angeschrieben hat. Mir ginge es auf jeden Fall so.

Als ich ihr mal wieder auf eine Mail antwortete, beschrieb ich ihr einige meiner Erlebnisse mit meinem Namen, womit ich ihr ein eventuell peinliches Gefühl nehmen wollte und sagte ihr, dass Damaris ein weiblicher Vorname sei. Es kam prompt eine Mail zurück und sie erzählte mir, dass sie erstmal schallend lachen musste beim Lesen meiner Antwort.

Am Ende des Seminares übergab sie der Kursleiterin eine Schachtel Pralinen für mich, die sich dann auf die Reise von Berlin zu mir machte. Ein herzliches Dankeschön nochmal an dieser Stelle!

Martina Lankes

Die lustigste Geschichte gibt es eigentlich gar nicht. Vor allem wenn ich Schreibarbeiten für Anwälte übernehme gibt es aber immer wieder kuriose und manchmal auch sehr amüsante Rechtsfälle, die einem im Kopf hängenbleiben.

Stephanie Dowidat

Da fällt mir direkt etwas ein… aber Diskretion ist mein oberstes Gebot. Aus diesem Grund lasse ich die Frage hier einfach mal so stehen 😉

Brigitte Nolting

Ich bin auch auf XING vertreten, aber dort nicht besonders aktiv. An einem Wochenende hatte ich mich entschlossen, nach monatelanger Abwesenheit endlich mal wieder dort aufzuräumen und einige Daten zu aktualisieren.

Am Montagmorgen machte ich mich als erstes an diese Arbeit, ich öffnete XING und in dem gleichen Moment poppte ein neues Stellenangebot auf, das wie für mich als Virtuelle Assistentin gemacht war. Ich habe sofort geantwortet und der Geschäftsführer der kleinen Firma rief mich umgehend an. Er war verblüfft über meine schnelle Reaktion, Sekunden nachdem er das Angebot eingestellt hatte. Wir vereinbarten ein Gespräch am Dienstagmorgen und am Dienstagnachmittag bekam ich den Vertrag zugeschickt.

Seit vier Jahren bekomme ich regelmäßig Aufträge und werde zu den offline-Betriebsfeiern eingeladen! Die Anfahrtskosten werden übernommen 🙂

Anja Riemer-Grobe

Ich habe das Glück so tolle Kunden zu haben, dass fast jeder Auftrag Spaß macht. Und dafür bin ich wirklich dankbar.

Das witzigste, was ich dabei bisher erlebt habe, ist wohl jedem Homeoffice-Arbeiter schon passiert. Ich hatte ein Check-In-Gespräch mit einer lieben Kundin und meine Kinder sind am Anfang einfach in mein Büro gekommen und dazwischen geplatzt. Es hat ein paar Minuten gedauert bis sie verstanden haben, dass ich gerade in einem Gespräch bin und wir das Gespräch fortsetzen konnten.

Zum Glück ist die Kundin selbst Mutter und hatte volles Verständnis. Es hat dann auch nur ein paar Minuten gedauert und bei ihr ging die Tür auf und ihr eigenes Kind kam hereinspaziert.

Wir haben daraufhin beide herzhaft gelacht und beschlossen, dass es an diesem Tag wohl kein Check-In-Gespräch geben soll. Zum Glück waren wir beide flexibel und haben es einfach verschoben.

Mit welchen Tools arbeitest du, wenn es um die Kommunikation/Zusammenarbeit mit deinen Kunden geht?

Gabriele Thies

Wie ich mit meinen Kunden kommuniziere? So, wie wir alle heutzutage kommunizieren: Angefangen von Telefon, Skype und eMail, über Facebook, XING, WhatsApp bis hin zu geteilten Ordnern z.B. in Evernote oder Microsoft Exchange, oder auch mal ‚live & in Farbe‘ bei einem Vor-Ort-Treffen.

Jeder Kunde hat seine Vorlieben, jede Zusammenarbeit hat andere Voraussetzungen und jeder Auftrag einen anderen Bedarf. Da bin ich flexibel…

Damaris Aulinger

Trello, Dropbox, Boxcryptor, Evernote, E-Mail-Verschlüsselung, Zeiterfassungs-App – das sind die Tools zur Kommunikation und Weitergabe.

Canva, Camtasia, Vimeo, WordPress, Jimdo, Voog, YouTube, Hootsuite…einige der Tools, in denen ich arbeite.

Martina Lankes

Ich arbeite ganz normal per Telefon/Skype/E-Mail. Der Datenaustausch erfolgt oft auch per Dropbox, sensible Daten in verschlüsselter Form. Zusätzlich arbeite ich auch remote, d.h. ich bekomme Zugang zum Server meiner Kunden.

Stephanie Dowidat

Die Tools sind von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Jeder hat da seine eigenen Vorlieben. Die am häufigsten verwendeten sind bei mir: Trello, Dropbox, Skype, Salesforce und die klassische E-Mail. Bei einigen Kunden habe ich direkten Zugriff auf den Server oder wir kommunizieren auch über WhatsApp. Aktuell lerne ich gerade Basecamp kennen und lieben.

Brigitte Nolting

Ich kommuniziere mit meinen Kunden überwiegend über Skype, gelegentlich in Kombination mit teamviewer. Neuerdings auch manchmal über Zoom, gelegentlich telefonieren wir auch.

Ich schätze es auch sehr, wenn ich eine E-mail oder ein kurzes Video mit genauen Anweisungen/Wünschen bekomme, damit wirklich klar ist, was meine Kunden möchten und auch genau das bekommen. Im Gespräch kann es leicht zu Missverständnissen kommen.

Anja Riemer-Grobe

Mein Hauptkommunikationsmittel ist eindeutig die Email, weil ich so immer alles schwarz auf weiß habe und jederzeit darauf zugreifen kann. Das ermöglicht mir nach meinem eigenen Tagesplan zu arbeiten, ohne dass ich von Büro- oder Sprechzeiten abhängig bin.

Außerdem nutze ich natürlich viele Tools, mit denen sich komplexe Projekte und Teamaufgaben wunderbar managen lassen. Spontan fallen mir da Trello, Asana und Basecamp ein. Aber auch Zoom und Skype sind meine alltäglichen Hilfsmittel, durch die ich mit meinen Kunden in Kontakt bleibe.

Was wünscht du dir am allermeisten von deinen Kunden, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert?

Gabriele Thies

Das ist echt ein spannendes Thema. Meine Erfahrung ist, dass viele sich Unterstützung wünschen und gerade Solounternehmer sich dann schwer tun mit dem Loslassen und Abgeben (das ist bei Führungskräften in einem Unternehmen oft wesentlich einfacher).

Deshalb, lieber Kunde oder Interessent: Aus meiner Sicht klappt eine virtuelle Zusammenarbeit am besten, wenn DU vorher genau weißt, WAS du willst und ob du es WIRKLICH willst. Das Ergebnis der Zusammenarbeit kann nur so gut werden wie das Vertrauen zu deiner Assistenz ist.

Es hängt in hohem Maße auch vom Briefing ab, also den Informationen, die du bereitstellst (eine Virtuelle Assistentin kann dir nicht mal schnell nebenbei über die Schulter schauen und kriegt oft wesentlich weniger mit als du denkst).

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt: Welchen Anspruch hast du an das Ergebnis bzw. an deine Assistenz? Willst du ‚nur‘ einfache Routinearbeiten delegieren (was völlig in Ordnung ist, wenn das deine Entscheidung ist) oder hast du mehr von jemandem, der mitdenkt und über den Tellerrand schauen kann? Das billigste Angebot einer Virtuellen Assistenz ist demnach nicht automatisch die ‚günstigste‘ Variante. Wenn du nur auf’s Geld schaust, kannst du den Wert und den Freiraum nicht erkennen und auch nicht nutzen, den du gewinnen kannst, wenn du dich wirklich darauf einlässt.

Damaris Aulinger

Wertschätzung, Vertrauen, an Vereinbarungen halten, ein offenes Ohr und Herz – das, was ich gebe, wünsche ich mir auch von meinen Kunden!

Martina Lankes

Ich wünsche mir gute Kommunikation und ein vertrauensvolles Verhältnis. Mir ist Kritik lieber, als nicht zu sagen, wenn man etwas anders haben möchte oder es ein Missverständnis gegeben hat.

Ein gutes Briefing vor Beginn der Arbeit finde ich ebenfalls sehr wichtig, da ich nur dann gut arbeiten kann, wenn ich alle wichtigen Details kenne.

Stephanie Dowidat

Da muss ich unterscheiden, ob ich den Kunden schon kenne oder nicht. Bei Neukunden schlage ich immer ein kurzes Erstgespräch per Skype vor. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass man sich „beschnuppern“ kann. Ein Erstgespräch per Skype ist bei mir immer kostenlos und dient einfach dazu, dass sich der Kunde entscheiden kann: Passt diese Virtuelle Assistentin zu mir? Andersherum entscheide ich: Passt der Kunde/die Aufgabe zu mir?

Denn ich bin fest davon überzeugt, nicht jeder Kunde/ jede Aufgabe passt zu jeder Virtuellen Assistentin und umgekehrt. In dem Gespräch kann dann ggf. auch die erste Aufgabe besprochen werden. Fragen die auftauchen können sofort beantwortet und das erste Projekt kann zügig in Angriff genommen werden.

Am besten funktioniert die Zusammenarbeit wenn  mein Kunde ganz klar seine Vorstellungen und Wünsche kommuniziert, die Aufgabe so detailliert wie möglich beschreibt, Zeitaufwand und Abgabetermin realistisch ist. Bei wiederkehrenden komplexen Aufgaben lohnt es sich oftmals, den Workflow mithilfe einer Step-by-Step-Anleitung oder eines Videos festzuhalten.

Brigitte Nolting

Klarheit!

Ich wünsche mir, dass meine Kunden wissen was sie wollen. Oder sich darüber im Klaren sind, dass sie das nicht oder nicht genau wissen, dann können wir gemeinsam etwas entwickeln. Ich mag keine unklaren Aufträge mit dem Hinweis „… Sie wissen schon was ich meine„!

Und ich wünsche mir auch klare Terminabsprachen. Ich mag es nicht, wenn ein Kunde sagt, dass es ihm reicht, wenn der Auftrag im Laufe der Woche abgearbeitet wird und dann ein paar Stunden später anfragt, ob ich schon damit fertig bin, er braucht es jetzt. Nicht mein Lieblingskunde! 🙂

Anja Riemer-Grobe

Als Virtuelle Assistentin bin ich sozusagen die helfende Hand im Hintergrund, die den Unternehmern ihren alltäglichen Arbeitsablauf vereinfacht und den Rücken freihält.

Das heißt aber nicht automatisch, dass ich immer und sofort verfügbar bin. Deshalb finde ich es wichtig, dass es zwischen den Kunden und mir klare Absprachen gibt. Sowohl über Zuständigkeiten als auch über Zeitfenster und Deadlines.

Und natürlich ist es sowohl für mich als auch für meine Kunden angenehm zu wissen, was ich selbstständig und eigenverantwortlich erledigen darf und für was eine Freigabe oder eine genaue Absprache erforderlich ist. So herrscht Klarheit auf beiden Seiten und die Zusammenarbeit ist reibungslos und angenehm.


Und hier sind alle Kontaktdaten zu meinen Gästen!

Gabriele Thies Damaris Aulinger Martina Lankes
Stephanie Dowidat Brigitte Nolting Anja Riemer-Grobe

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

8 Kommentare

  1. Liebe Claudia,
    vielen Dank, dass du dieses für beide Seiten (Kunde und VA) wichtige Thema aufgegriffen hast. Deine Tweets spiegeln genau wider, um was es geht: Klarheit, ein gutes Briefing, Flexibilität – dann profitieren auch alle davon.
    Liebe Grüße
    Gabriele

  2. Liebe Claudia,
    vielen Dank, dass du uns „auf die Bühne“ geholt hast. Ich kann mich Gabriele nur anschließen. Du hast genau das erfasst, worauf es ankommt, damit am Ende beide Seiten mit dem Ergebnis glücklich sind.
    Liebe Grüße,
    Steffi

  3. Liebe Claudia,

    da hast du mit deinen Fragen mal einen anderen Einblick, auch in die Geschichten dahinter, gegeben – herzlichen Dank dafür!
    Was ich selbst total spannend finde, ist die Vielfältigkeit und die unterschiedlichsten Nuancen der einzelnen VA.

    Herzliche Grüße,
    Damaris

    • Ja, genau, Damaris – auch der Werdegang ist so unterschiedlich … danke, dass du uns hinter deine Kulissen hast blicken lassen!

      Liebe Grüße
      Claudia

  4. Ganz herzlichen Dank, liebe Claudia, für diesen sehr interessanten Artikel. Der hilft mir schon mal sehr weiter auf dem Weg, mich besser zu organisieren und nicht immer alles selbst zu erledigen.
    Liebe Grüße aus Berlin
    Roswitha

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Kommentare abonnieren?