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Das Zweitbüro – Abenteuer Coworking Space

 

Nicht immer und nicht für jeden ist das Home-Office der richtige Arbeitsplatz. Du erinnerst dich vielleicht an meine große Umfrage und die Ergebnisse daraus? Wenn du dich in deinem Home-Office nicht wohlfühlst, kann dir dieser Erfahrungsbericht von Ulrike Gamsjäger vielleicht ein Anstoß sein, dich zumindest zeitweise umzuorientieren …

Ulrike beschreibt, wieso sie sich für einen Coworking Space entschieden hat. Und wenn ich mir DIE Aussicht ansehe, komme sogar ich ins Wanken 😉

Viel Spaß und gute Erkenntnisse beim Lesen!


 

Der Traum vom selbständig arbeiten

Schon während meinem Studiums habe ich den Ausstieg aus dem Angestellten-Leben geplant.

Präventiv.

Mein erster Vollzeitjob bei einem Internetprovider – nach dem Jobben während des Studiums – war sehr erfüllend und auch fordernd, nur nach zweieinhalb Jahren habe ich mir dann doch den Traum vom selbständig Arbeiten erfüllt. Korrekt genommen war ich anfangs Freelancer auf Werkvertragsbasis und nicht Unternehmerin.

Innerhalb der nächsten zehn Jahre sollte ich dann die Basics zur betriebswirtschaftlichen Grundlagen und einiges mehr „on-the-fly“ erlernen, und in unterschiedlichen Geschäftsfeldern wie Grafik- und Webdesign, interkulturelle Kommunikation, im Verlagswesen, Handel oder im universitärem Umfeld arbeiten.

Je vielfältiger und unterschiedlicher das Aufgabengebiet, desto größer war mein Enthusiasmus.

Nach zehn Jahren verschiedenster Projekte sehnte ich mich aber nach mehr Beständigkeit und vor allem nach einem Kollegenkreis mit Teamgeist und Zusammenhalt, wo man durchs gemeinsame Arbeiten mehr erreicht als allein. Das war mein Plan…

Die Kaugummi-Phase

Nach dreieinhalb Jahren Interims-Vollzeit-Angestelltendaseins – ich nenne es auch gern die Kaugummiphase des Arbeitslebens – bin ich ins Einzelunternehmertum zurückgekehrt.

Kaugummiphase deswegen, weil sich mein ganzes Arbeitsleben langsam gezogen hat und immer geschmackloser wurde. Mir war unendlich langweilig, meine Produktivität und Kreativität hat im Laufe der dreieinhalb Jahre seinen absoluten Tiefpunkt erreicht. Zum Schuss bin ich dann nur mehr wie ein abgelutschter Kaugummi am Asphalt geklebt.

EPU Phase 2.0

Ich habe mich vom Asphalt gekratzt und gekündigt. Diese Veränderung war schon sehr überfällig und deswegen auch gut geplant. Ich wusste, dass es neben der Selbstbestimmtheit und der Freude des Unternehmertums auch einige Schattenseiten gibt.

An den einzigen für mich wirklich gravierenden Nachteil wollte ich diesmal anders herangehen: Die Gefahr, dass man vorm Rechner im Homeoffice vereinsamt. Man lebt ja in einem anderen Rhythmus als Angestellte, Wochenende ist nicht automatisch Freizeit und sozialer Austausch, und Projektpartner zum gemeinsamen Arbeiten nicht gleich im Nachbarbüro.

Neben einem besseren Zeit- und Selbstmanagement wollte ich diesmal auch im Außen etwas verändern:

Coworking Space schien die Lösung all meiner Probleme zu sein, ein Einzelbüro kam natürlich nicht in Frage, damit würde ich ja wieder alleine sitzen.

Was ist Coworking Space?

Coworking ist das „Zusammenwürfeln“ von Unternehmern (Freiberufler, EPUs *), digitale Nomaden, aber auch größere Unternehmen) in gemeinsamen Räumen. Coworking Büros stellen gegen Bezahlung Räume, Geräte wie Drucker, Gemeinschaftsküchen und fallweise auch verschiedene Dienstleistungen und Community-Events wie Networking und Fortbildung zur Verfügung.

Ja, und das Wichtigste: Coworking macht Spaß, denn man arbeitet in der Gemeinschaft und nicht allein, findet Gleichgesinnte, arbeitet an gemeinsamen Projekten, plaudert in Arbeitspausen in der Küche oder auf der Terrasse, der Ideenaustausch fördert die Kreativität und schafft Inspiration.

Längst nutzen nicht nur Kreative, Blogger, Start-Ups und digitale Nomaden die flexible Art des Arbeitens, sondern zunehmend auch Projektteams und kleinere und größere Firmen.

Die Lösungen

Vor allem in Großstädten gibt es viel Auswahl für angehende Co-Worker, bei meiner Recherche in Wien wurde ich mit einer großen Vielfalt konfrontiert: die Bandbreite reicht von hippen Altbau-Lofts mit ausgezeichneter technischer Ausstattung und großzügen Freiflächen mit Blick über Wien über modern eingerichtete Multifunktionsräume mit offener Küche, Chillout-Area und Eventräumen bis hin zu globalen Unternehmensketten mit individuellen Arbeitsplatzlösungen vom Einzelunternehmer bis zum Großunternehmen.

Die Büroräume sind meist mit Internetanschluss, Möbel, Kaffeemaschine ausgestattet, zusätzliche Dienstleistungen wie Postservice oder das Zumieten von Konferenzräumen ist gegen Aufpreis zubuchbar. Viele Anbieter locken mit flexiblen Stunden-, Tages- oder Wochenangeboten oder fixen Monatspakete. In Wien werden je nach Ausstattung und Lage zwischen 50 und 450 Euro pro Monat verrechnet.

Die Wunschliste: flexible – top floor- fun!

Ich probiere sehr gerne Neues aus und ich bin „raum-sensitiv“, sprich neben dem sozialen Faktor beim Coworking kamen auch Anforderungen an den Raum: Abwechslungsreicher Arbeitsort mit schöner Aussicht und möglichst weit oben gelegenes Stockwerk sollte es sein, mit räumlichen Möglichkeiten zum Netzwerken aber auch in Ruhe arbeiten.

Gut und schnell erreichbar vom Home-Office aus, aber gleichzeitig zentral in der City gelegen war auch ein absolutes Muß und gleichzeitig etwas unrealistisch, denn mein Home-Office liegt beinahe am Stadtrand von Wien.

Zu guter Letzt sollte der neue Arbeitsplatz leistbar und flexibel, sprich auch tage- oder monatsweise nutzbar sein.

Vielfalt beim Publikum ist mir auch wichtig: in unterschiedlichen Branchen Kontakte knüpfen und mit EPUlern und Geschäftsführern von größeren Firmen einen Plausch mit Kaffee genießen.

„A Room with a view “ – Kaffee inklusive

Während meiner gründlichen Recherche habe ich mir viele Workspaces vor Ort angesehen und mich letztlich für eine internationales Unternehmen mit flexiblen Bürolösungen entschieden.

Warum? Weil es alle meine Punkte auf der Wunschliste erfüllt. Die Auswahl für individuelle Bedürfnisse ist wirklich groß: Es gibt Tagesbüros, Business Lounges, Meetingräume an jedem der Standorte in Wien. Mein absolutes Schmankerl: allein in Wien kann ich zwischen 17 Standorten wählen, weltweit gibt es 3000 Standorte, in denen man arbeiten kann – diese Aussicht alleine finde ich sehr inspirierend.

Das schafft Weite in meinem Kopf – weltweit arbeiten zu können. Die Weite spürt man aber auch durch den Ausblick durchs Fenster von vielen Business Lounges, die durchwegs in höheren Stockwerken angesiedelt sind. Für Treffen mit Kunden miete ich einen Raum in einem der zentral gelegenen Standorte, zum Arbeiten bin ich gerne in der Nähe des Stadtparks. Wenn mir mehr nach Weitblick beim Arbeiten und kurzer Anfahrt ist, wähle ich die Business Lounge im Milleniumtower.

Neben sehr zuvorkommendem Personal, das unter anderem auch Post, Catering und Büroorganisation übernimmt, haben sich innerhalb von drei Monaten einige Arbeits-Kooperationen und viele inspirierende, konstruktive, humorvolle Begegnungen ergeben.

Auch fürs leibliche Wohl ist gesorgt: Kaffee und Tee ist in meinem Paket inklusive, in gemütlichen, stylischen Küchen kann man sich Mitgebrachtes zubereiten oder auch auf die nahegelegene Gastronomie ausweichen.

Checkliste für „Das perfekte Zweitbüro“

Um dir die Auswahl des Coworking Spaces zu erleichtern, hier die 4 wichtigsten Kriterien bei der Wahl:

  • Erreichbarkeit
  • Ausstattung/Kosten
  • Ambiente/Coworker
  • Zusatzangebote: von Postservice bis Essen & Trinken

9 Fragen für angehende Co-Worker:

  • Einzelbüro, shared workspace oder gleich gemeinsam mit Kollegen ein Büro anmieten?
  • Flexibel oder All-inklusive mit fixem Platz und Rund-um-die-Uhr-Zugang?
  • Ausstattung/Preis: Was ist im Preis inkludiert? Arbeitsplatz, Tisch & Sessel, WLAN, eventuell Küche (Mikrowelle oder Herd?)
  • Technisches Equipment vor Ort: Gibt es WLAN, Beamer, Präsentationsräume mit TV für mehrere Leute?
  • Gibt es Freiflächen (Terrasse, Garten, Park in der Nähe…)?
  • Gibt es Networking Veranstaltungen und kann man Events veranstalten
  • Welche Firmen sind Mieter und eignen sich für Netzwerkmöglichkeiten oder Kooperationen?
  • Wo mehrere Menschen arbeiten, entstehen Geräusche. Wie reagiere ich auf eine Geräuschkulisse, lasse ich mich schnell davon ablenken?
    Sind Kopfhörer oder Ohrstöpsel für die Konzentration förderlich? Ich liebe es zum Beispiel beim Schreiben, wenn Menschen plaudern. Bei anderen Arbeiten brauche ich Ruhe und stöpsle die Umgebungsgeräusche lieber weg.

Und zuletzt noch ein Tipp

Gratis-Schnuppertage: Teste deinen neuen Arbeitsplatz, bevor du ein Abo über mehrere Monate oder Jahre abschließt – Angebote dazu gibts bei allen Spaces!

Wenn du mehr zu meinem neuen Arbeitsplatz (oder besser zu meinen Arbeitsplätzen!) wissen möchtest, schreib‘ mich einfach an und wir trinken gemeinsam einen Kaffee mit Ausblick auf Wien?

Übrigens: Meinen offiziellen Firmensitz inklusive Firmenschild werde ich demnächst in den Coworking Space meiner Wahl verlegen. Statt meiner unspektakulären Homeoffice-Adresse, wird dort stehen: Das Werbeselfie, 1010 Wien.

*) EPU = Ein-Personen-Unternehmen

Zur Autorin Ulrike L. Gamsjäger MA

Foto: https://www.odorizzi.net/

Mediendesignerin, Crossmedia Storyteller und Inhaberin von „Das Werbeselfie„.

Lass‘ mich deine Erfolgsgeschichten erzählen!

Als Kurzfilmportrait oder Schulungsfilm, PR-Text, SocialMedia oder Branding Story!

 

 

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

gesunde Ernährung im Homeoffice

Gesunde Ernährung im Home-Office – geht das?

Ich bin einem Trugschluss aufgesessen …

Und zwar dem, dass es im Home-Office leichter ist, sich gesund zu ernähren, als wenn ich auswärts arbeite. Denn die Versuchung ist groß, mal eben schnell in der Küche vorbeizuhuschen, um sich einen Energieschub zu holen …

Vielleicht kennst du das auch?

Nachdem’s nicht klappt mit der gesunden Ernährung im Home-Office, habe ich mir Julia Gruber von gruber-ernaehrung.ch eingeladen, um genau dieses Phänomen mit ihr gemeinsam näher zu beleuchten.

Julia kenne ich bereits seit einigen Jahren und schätze ihren pragmatischen Ansatz in Sachen gesunder Ernährung. Inzwischen arbeitet sie auch ausschließlich im Home-Office und hatte auch ein paar Anlauf-Schwierigkeiten dabei, sich und ihren Essensplan darauf umzustellen.

Julias Spezialität ist es, gemeinsam mit ihren Kunden die Ernährung zu finden, die passt. Und zwar je nach körperlicher Voraussetzung, Lebensumständen und Vorlieben.

Ein paar Schlüssel-Aussagen

  • Gesunde Ernährung steht und fällt mit deiner Motivation.
  • Auch für Menschen gibt es eine „artgerechte“ Ernährung.
  • „Real food“ ist die Grundlage. Das heißt, die Lebensmittel, die in deine Küche kommen, sollten bis dahin so wenig wie möglich verarbeitet worden sein.
  • Wir essen viel weniger vielseitig, als wir glauben.
  • Planung ist alles. Wer plant, hat mehr Abwechslung in seinem Speiseplan!
  • Nur weil du etwas gegessen hast, heißt das nicht, dass die Inhalte wirklich in deinen Zellen ankommen.

Außerdem haben wir noch darüber gesprochen:

  • Ist das Frühstück wirklich die wichtigste Mahlzeit des Tages?
  • Es gibt Tipps zum Einkaufen
  • So integrierst du deinen Essensplan gut in den Alltag
  • Über die Wiederverwertung von Plänen
  • Muss es jeden Tag etwas Neues geben?
  • Wo sind deine blinde Flecken in deiner Ernährung?
  • Zum Mythos Fett – Brainworker
  • Fragen zum Kokosöl (hier eine gute Quelle) – ist das ein Hipe oder wirklich so gesund?

 

Danke fürs Zuhören!

Dir hat gefallen, was du gehört hast? Dann hinterlasse mir bitte ein paar Worte auf iTunes!  Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Ich kann mir vorstellen, dass dieses Gespräch bei dir einige Gedanken nach sich zieht – Julia ist auch in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office, wo du ihr direkt Fragen dazu stellen kannst! Wenn du noch nicht Mitglied bist, dann komm‘ vorbei!

Zur Autorin Julia Gruber

Julia Gruber – ErnährungsCoach, Rezepte-Entwicklerin und Motivatorin

Bist du bereit, dich endlich (wieder) wohlzufühlen?

Du denkst jetzt vielleicht: „Natürlich bin ich bereit. Blöde Frage.“
Aber so blöd ist die Frage eigentlich gar nicht. Denn sie bedeutet: bist du bereit, entsprechend zu handeln. Deinen Körper gut zu behandeln und ihm die Nährstoffe zu geben, die er braucht?

Wir möchten dir zeigen, dass es einfacher ist, als du vielleicht denkst. Dass es machbar ist. Und sogar Spaß macht. Und dass du dich ganz schnell besser fühlen wirst.

Mehr über Julia findest du auf ihrem Blog – und hier kannst du Romans und Julias gratis E-Book herunterladen und lernen, wie du mit einfachen und alltagstauglichen Mitteln zu mehr Energie und Wohlbefinden kommst.

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

 

Prioritäten setzen

Prioritäten setzen leicht gemacht mit den Themen-Tagen!

Das Schönste am Home-Office ist, dass du selbst entscheiden kannst, was du wann erledigst.
Das Schwierigste am Home-Office ist, dass du selbst entscheiden musst, was du wann erledigst.

Ist doch so, oder?

Immer wieder werde ich auf die Themen „Ablenkung“ und „Fokus halten“ angesprochen, weil gerade diese Seite der Medaille besonders schwierig ist.

Eine Möglichkeit, den Fokus dort zu halten, wo du ihn brauchst (und dich weniger ablenken zu lassen), ist das Prinzip der Themen-Tage. Zwei Spielarten davon, die ich auch gerne verwende, vor allem, wenn sehr viel los ist, stelle ich dir heute vor.

Beide Arten habe ich auch im letzten Live-Video auf Facebook besprochen:

 

Der Leuchtturm zum Prioritäten setzen

Stell‘ dir vor, du sitzt in einem Boot und bist in Küstennähe unterwegs. Die einzige Möglichkeit, das Ufer sicher zu erreichen, ist ein Leuchtturm, der dir beständig ein Signal aussendet, in welche Richtung du dein Boot steuern musst, um anzukommen …

Solange du dich auf dieses Signal konzentrierst, wirst du immer die richtige Entscheidung treffen.

Genau diese Orientierung innerhalb deines Tages können dir diese Art der Thementage geben. Ich nenne sie Leuchttürme, weil sie dir auf die Frage „Was soll ich als nächstes tun?“ oder „Was ist jetzt wichtig?“ schnell eine Antwort geben. Und damit fällt es dir natürlich leichter,

  • Dich nicht ablenken zu lassen.
  • Deine Prioritäten zu setzen.
  • Effizient zu arbeiten.

Setze dir z.B. für jeden Tag der Woche einen bestimmten Leuchtturm vor die Nase. Das muss nicht in jeder Woche gleich sein, obwohl ich bemerke, dass gerade diese Regelmäßigkeit zusätzlich hilfreich sein kann. So schön es ist, die Freiheit zu haben, so entspannend kann es auch sein, wenn du weißt was auf dich zukommt.

Deine Aufgabe besteht dann nur noch darin, dich für das jeweilige Tages-Thema zu entscheiden, wenn du abgelenkt wirst, zu viel zu tun ist, etwas dazwischen kommt, oder du nicht weiter weißt.

Ein Themen-Tag bedeutet NICHT, dass du den ganzen Tag nichts anderes machst!

Kann es, muss es aber nicht.

Lege dir da bitte die Latte nicht zu hoch, dazu ist Business viel zu vielschichtig. Nicht vergessen, es geht darum, Prioritäten zu setzen. Dass nicht immer alles in einen Tag passt, was wir hineinquetschen wollen, ist klar. Und genau dann ist es so wichtig zu wissen, wo du hin willst.

Prioritäten setzen pro Tag – ein paar Beispiele

Kommunikation/Marketing

Das ist mein Schwerpunkt an den meisten Montagen. Am Montag veröffentliche ich meinen Blogbeitrag und Podcast und ich habe den Eindruck, dass an diesem Tag meine LeserInnen und Follower am aktivsten sind. Das heißt, dass ich CoSchedule mit den Inhalten füttere, die ich teilen möchte, Kommentare beantwortet werden, in meiner Gruppe Abenteuer Home-Office gibt’s den Post zum Teilen der Teilnehmer-Inhalte, ich mache Meetings mit meinen 1:1-Kunden, es werden Facebook-Ads gestartet, usw.

Nebenberuf/Job

Ich bin ja nebenbei noch angestellt, also Sidepreneur, und einen Tag pro Woche vor Ort im Unternehmen. Das ist bei mir der Dienstag und ich muss sagen, das ist so eine Art „Urlaub“ von der Selbständigkeit. Es ist durchaus entspannend, wenn man weiß, dass man sich einen Tag lang nur auf eine einzige Sache konzentrieren muss.

Produktion/Projekte

Am liebsten kümmere ich mich am Donnerstag um meine Projekte. Egal, ob es um die reine Produktion von Inhalten für meine Kurse geht, um Interviews, die ich mit Teilnehmern halte, um das Aufsetzen von Kampagnen, darauf ist dieser Tag ausgerichtet.

Haushalt

Auch das könnte ein Leuchtturm sein. Wann kümmerst du dich um deinen Haushalt? Eher „zwischendurch“ oder möchtest du lieber einen halben oder ganzen Tag lang klar Schiff machen?

Kunden/Termine

Wenn du Kunden-Termine oder auch die Arbeit an Kunden-Projekten an einem bestimmten Tag priorisierst, dann macht es z.B. an diesem Tag keinen besonderen Sinn, auch noch an deinen eigenen Projekten zu arbeiten.

Gleichzeitig hilft dir so ein Thementag im Vorfeld auch, deine Kunden-Termine besser zu planen. Ich sehe oft, dass bei meinen Kunden die Termine wild über die Woche verstreut sind. Oft auch mit gerade so viel Zeit dazwischen, dass es sich nicht „auszahlt“, noch an etwas Anderem konzentriert zu arbeiten.

Und keine Sorge, zu 90% können sich deine Kunden auf dich einstellen.

Danke fürs Zuhören!

Bitte unterstütze mich dabei, den Podcast bekannter zu machen, indem du auf iTunes eine Rezension und/oder eine Bewertung hinterlässt! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Die einsame Insel als oberste Priorität

Die einsamen Inseln bedeuten nicht unbedingt, dass du mutterseelenalleine bleiben musst. Es geht aber darum, dich in gewisser Weise von der Außenwelt abzuschotten, um sehr, sehr tief in eine Sache einzutauchen.

Es klingt immer so schrecklich, sich einen ganzen Tag auf nur eine Sache zu konzentrieren (was passiert denn dann mit all den anderen, die auch notwendig und wichtig und dringend sind??). Aber unterm Strich ist es nicht nur ein entspanntes Arbeiten (siehe meinen Dienstag im Büro), sondern auch absolut effizient.

Was könnten solche einsamen Inseln sein?

Der Strategie-Tag

Oft höre ich „Ich habe keine Zeit, meine Ideen oder Strategien zu entwickeln oder etwas zu planen – es ist einfach zu viel zu tun!

Stopp!

Wenn du das Gefühl hast, du hast keine Zeit, um zu denken, dann ist es allerhöchste Zeit, einen solchen Tag einzulegen. Schon vor einiger Zeit habe ich zu diesem absoluten Produktivitäts-Booster einen Artikel geschrieben.

Ziel dabei ist es, darüber nachzudenken, wo du überhaupt hin willst und was du in der nächsten Zeit konkret tun (oder lassen) kannst, um dort hin zu kommen. Und zwar absolut ungestört!

Stell‘ dich ans Flipchart, entwickle Ideen, lass‘ einfach deine Gedanken und Wünsche fließen. Mache ein Vision-Board, schau‘ deine Ideen-Listen durch, zeichne Mindmaps und Kundenreisen. Geh‘ in die Natur hinaus und lass‘ einfach zu, was dir einfällt.

Und mache dir immer bewusst, dass die Zeit, die du jetzt investierst, nicht verschwendet ist und 100-fach zurückkommt.

Die Free-Flow-Tage

Was dahinter steckt, haben zwei liebe Kolleginnen, Shailia Stephens und Silvia Chytil in einem Flow-Video sehr gut auf den Punkt gebracht – daher verlinke ich es dir hier nur:

Die Projekt-Tage

Gerade wenn es um die Produktion von Inhalten geht, empfehle ich solche einsame Inseln, an denen du konzentrierst und ohne Störung von außen deine Kursinhalte erstellst. Das ist bei aller Technik ein hoch kreativer Prozess. Der lässt sich nicht zwischen zwei Termine quetschen …

Außerdem sparst du wieder Zeit, wenn du geblockt produzierst (wie der gute alte Henry Ford).

Ich habe auch immer wieder den Eindruck, dass diese Projekt-Tage dabei helfen, dass sich ein Projekt nicht nach „Kaugummi“ anfühlt, weil es innerhalb eines Tages ganz sicher ein Ergebnis (wenn vielleicht auch nicht das Endergebnis) gibt. Das Gefühl, etwas fertig gemacht zu haben, ist extrem wichtig, um dranzubleiben.

Fortbildung/lernen

Eine neues Tool könnte dir die Arbeit erleichtern und Zeit sparen? Du bist gerade als Teilnehmer in einem Online-Kurs? Auch das kostet alles Zeit.

Zeit, die sehr oft nicht eingeplant wird. Je nachdem, wie viel Zeit das erfordert, gönne dir hin und wieder einen Fortbildungs-Tag! Das ermöglicht dir auch, viel tiefer ins Thema einzutauchen und schneller Ergebnisse zu erzielen.

Egal ob offline oder online – wenn dir ein Thema schwerer fällt oder du es bereits Ewigkeiten vor dich herschiebst, mit Begleitung und in einer Kleingruppe fällt es auf jeden Fall leichter, dranzubleiben:

So wie es die TeilnehmerInnen im Powertag Redaktionsplan zurückmelden:

Auch wenn’s schwierig wurde – ich bin drangeblieben, weil ich nicht „flüchten“ konnte 🙂 und du mir in Einzelgesprächen frische Motivation und Klarheit gegeben hast!

Genau das ist Sinn und Zweck eines Themen-Tages für deine Fortbildung. Du bleibst dran!

Demnächst startet er wieder, mein Powertag zum Redaktionsplan – damit du dran bleibst!

Ein ganzer Tag für deinen Redaktionsplan!

Ich finde diese Format genial – jeder Teilnehmer nimmt sich einen ganzen Tag Zeit – genau so, wie in einem Live-Seminar ohne zusätzlichen Reiseaufwand und -kosten. Man ist produktiver, weil man sich den ganzen Tag auf ein Thema konzentriert und arbeitet konkret an seinem Plan, so dass am Ende des Tages wirklich ein Ergebnis da ist. Gleichzeitig warst du auch während dieser Umsetzungsphasen für Fragen ansprechbar. Absolut empfehlenswert!“

Silke Karsten von Erfolgsteam Familie.

Bist du dabei?

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

Workflow mit Zapier und Trello

So hilft dir Zapier bei deinem Workflow

Jedes Tool für sich ist oft schon eine ziemliche Arbeitserleichterung. Aber stell‘ dir vor, wie es sein könnte, wenn du einzelne Aufgaben von Tools erledigen lässt – und sie in perfekter Harmonie miteinander „tanzen“.

Dieses Bild ist mir in den Sinn gekommen, als ich eine Lösung für den Workflow gesucht habe, der mich ziemlich viel Zeit gekostet hatte …

In allen meinen Kursen, so auch im neuen Mini-Kurs Die 1-Minuten ToDo-Liste, bin ich auch per eMail in Kontakt mit meinen TeilnehmerInnen. Es ist toll, Feedback darüber zu bekommen und auf individuelle Fragen eingehen zu können. Für beide Seiten. Die TeilnehmerInnen werden dadurch besser betreut und ich erkenne, wo noch Fragen offen sind.

Die Nachteile dabei ist aber: Ich habe nirgendswo schön übersichtlich alle Fragen und das Feedback an einem Platz … und hier beginnt der Tanz der Tools.

Feedback einholen

Nicht nur für Umfragen, sondern auch, um Feedback einzuholen, ist Typeform super geeignet. Es lässt sich durch Hintergrundbilder sehr hübsch gestalten und für einfache Formulare reicht die kostenlose Version.

Typeform speichert die Antworten in einer Tabelle, somit hatte ich alle Rückmeldungen nun an einem Platz.

Allerdings konnte ich diese Tabelle nicht erweitern und mir notieren, was ich wann beantwortet habe. Der „händische“ Weg dafür war, mit copy & paste ein Excel-Sheet mit den Informationen aus Typeform zu füttern. Sehr mühsam …

Zapier sollte das übernehmen

Nicht alle Online-Tools können miteinander verknüpft werden. Diese Lücke füllt der Online-Dienst Zapier. Du legst einen Auslöser (in Tool A passiert etwas) fest und baust danach eine Abfolge auf, was in anderen Tools ablaufen soll.

Ich wollte also, dass, sobald jemand in Typeform etwas ausfüllt, die Daten dazu in einem Excel haben. So war zumindest der erste Gedanke. Allerdings funktioniert das nicht, da Excel bei mir am Computer installiert ist – und Zapier darauf keinen Zugriff hat.

Workflow mit Zapier und Trello

 

Also musste ein weiteres Tool mittanzen.

Google Spreadsheets

Das „Google-Excel“ könnte man sagen ;-). Mit dem einen großen Unterschied, dass es ein Online-Tool ist und somit auch von Zapier angesteuert werden kann. Der Ablauf sah also für Zapier im zweiten Schritt so aus:

Workflow mit Zapier und Trello

Das Spreadsheet kannst du entweder schon zur Vorbereitung händisch anlegen, oder du lässt es direkt von Zapier generieren. Ich habe mich für die händische Variante entschieden, weil ich nicht alle Felder aus Typeform darin brauche und zusätzlich noch andere Spalten (wann beantwortet, etc.) dazugefügt habe.

Dieser Schritt ist in Zapier ein wenig fummelig, wichtig ist, dass du jeder Spalte im Sheet die richtige Frage im Typeform-Formular zuordnest:

Workflow mit Zapier und Trello

Voilá, alles an einem Platz:

E:\OneDrive\2017-Grafiken\workflow-zapier-4.png

Und zuletzt: Trello gegen das Vergessen!

Natürlich darf Trello in diesem Tanz der Tools nicht fehlen. Eine Möglichkeit wäre gewesen, mir ein Kärtchen mit automatischer Wiederholung einzurichten, das mich wöchentlich daran erinnert, in Typform oder im Spreadsheet nachzuschauen, ob es neue Einträge gibt.

Aber wenn wir schon bei Zapier sind … in den Workflow kann natürlich auch Trello eingebunden werden, indem ich mir immer, wenn es einen neuen Eintrag in Typeform gibt, ein Kärtchen in den Eingangskorb meiner ToDo-Liste anlegen lasse.

Sehr praktisch: gleich mit dem richtigen Link zum Spreadsheet.

Workflow mit Zapier und Trello

Zapier kostenlos oder kostenpflichtig?

Erst vor kurzem habe ich einen Artikel darüber geschrieben, dass es nicht sinnvoll ist, immer neue Tools auszuprobieren – und jetzt werfe ich schon wieder mit neuen Tools um mich? Wie passt das?

Ich habe dir hier beschrieben, was das „missing link“ in meinem Workflow war und ich spare mir einerseites viel Zeit dadurch, andererseits stelle ich sicher, meine KursteilnehmerInnen optimal zu betreuen. Und das ist für mich auf jeden Fall ein guter Grund.

Zapier ist in der kostenlosen Version leider relativ beschränkt. Vor allem, was mehrstufige Prozesse oder Workflows mit Abhängigkeiten angeht. Ich bin noch mitten in der Test-Phase, da es nur Sinn macht zu testen, wenn es einen Anlass dazu gibt. Daher bin ich noch nicht auf die kostenpflichtige Version umgestiegen – aber ich sehe schon, dass das kommen wird …

Kennst du Zapier? Oder vielleicht IFTTT? Was bildest du damit ab? Lass‘ es mich im Kommentar wissen!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

Ablage - Noguchi in der Praxis

Die chaotische Papierablage – Noguchi im Praxis-Test

Na, hat dich das „chaotisch“ in der Überschrift angesprochen? Erwischt … mich damals auch.

Nun ist es so, dass ich selbst nicht viel Papier herumliegen habe und gleichzeitig eine Verfechterin des „Eingangskorbes“ bin. Nicht nur in meinen Trello-Boards, sondern auch in echt – also in Papier. Die Ablage ist also nicht soooo ein großes Schmerzthema.

Aber es gibt da Papiere, die wollen einfach nicht in einen Ordner landen und – du wirst es erraten – im Eingangskorb bleiben. Oder vielleicht ein Fach tiefer wandern. Höchstens. Und wann immer ich dann einen Rappel bekomme (oder etwas Bestimmtes suche), wird dieser Stapel durchgesehen, um dann genau so wieder im selben Fach zu landen.

Im Live-Video geht es nicht nur um die Noguchi-Ablage, sondern darum, ob du insgesamt zu viel Papier produzierst.

Wenn du Benachrichtigungen darüber bekommen möchtest, wenn ich auf Facebook live gehe, dann abonniere meine Facebook-Seite!

Über Noguchi war ich schon öfter gestolpert, aber wie das so ist, muss man Informationen immer auch zum richtigen Zeitpunkt lesen, um etwas umzusetzen. Und als ich den Artikel vom Toolblog über Noguchi in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office geteilt hatte, entstand dort eine Diskussion darüber, die mich zum Umsetzen gebracht hat.

Und hier ist sie, meine Noguchi-Ablage. Außerdem hat einer der Gruppenmitglieder ebenso umgesetzt und seine Erfahrungen für diesen Artikel zur Verfügung gestellt.

Aber von vorne …

Danke fürs Zuhören!

Bitte unterstütze mich dabei, den Podcast bekannter zu machen, indem du auf iTunes eine Rezension und/oder eine Bewertung hinterlässt! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Die klassischen Ablage-Systeme in Ordnern

Du kennst wahrscheinlich die üblichen Wege, Papier abzulegen:

Nach dem A-Z Prinzip

Diese Ablage ist halb-chaotisch und ich habe sie in den letzten Jahren für alles, was nicht meine Buchhaltung betrifft, in einem dicken Ordner verwendet. Du legst ein A-Z Register in den Ordner und sortierst dort die Unterlagen nach Stichworten ein.

Vorteil: Es geht flott und du brauchst relativ wenige Ordner (bei mir ist es wie gesagt nur einer).
Nachteil: Ich garantiere dir: wenn du etwas suchst, überlegst du zuerst ziemlich lange, unter welchem der möglichen Stichworte du das Dokument abgelegt hast.

Ein Beispiel: Versicherungs-Unterlagen fürs Auto … Hast du es unter V wie Versicherung? A wie Auto? A wie Audi? Oder dem Namen der Versicherung abgelegt?

Ich suche immer wieder ….

Nach Thema

Hier arbeitest du mit vielen Ordnern. Z.B. für Versicherung, Garantien, Familie, Privat, Gesundheit, Anleitungen … du siehst, es gibt unendlich viele Möglichkeiten.

Vorteil: Vermutlich suchst du weniger als bei der A-Z Ablage und hast wahrscheinlich über Jahre hinweg alles, was zusammengehört, an einem Platz.
Nachteil: Erhöhter Platzbedarf und wahrscheinlich mehrere fast leere Ordner.

Nach Eingangsdatum

Das Neueste immer obenauf lautet hier die Devise. Da ich allerdings kein ausgeprägtes Zeitgefühl habe (Wie alt ist jetzt dieser Kühlschrank? Wann haben wir ca. die Fassade machen lassen?) kommt diese Ablage für allgemeine Vorgänge für mich persönlich überhaupt nicht in Frage.

Vorteil: Das geht sicher sehr schnell.
Nachteil: Du musst wissen, wann was stattgefunden hat. Außerdem befürchte ich, dass du niemals ausmisten wirst. Wer schaut sich schon alle Unterlagen durch, wenn er die neuen nur obenauf legen muss?

Die einzige Ablage, die bei mir so funktioniert ist die meiner Buchhaltung. Wobei sie auch nicht nach Eingangsdatum, sondern nach Geld-Bewegung funktioniert. Aber das ist ein anderes Kapitel.

Was ist nun die chaotische Ablage nach Noguchi?

Im Toolblog sind einige Ressourcen dazu verlinkt, daher gehe ich nicht noch einmal extra auf die Suche, sondern fasse nur kurz zusammen:

Du benötigst:

  • Eine Menge C4-Umschläge oder selbst gebastelte Mappen (auch hierzu gibt es Links im genannten Artikel)
  • Eine Möglichkeit, diese Umschläge hochkant aufzustellen
  • Unterlagen, die du aus deinem Eingangskorb bekommen möchtest (daran wird’s wahrscheinlich nicht scheitern …)

Wenn du mit C4-Umschlägen (das sind die, mit denen man im allgemeinen A4-Schriftstücke verschickt) arbeitest, empfehle ich dir, nicht nur die Klebe-Laschen abzuschneiden, sondern sogar 2-3 cm darunter den gesamten Umschlag. Dadurch tust du dir beim Herausnehmen der Unterlagen leichter …

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Der Ablauf der Noguchi-Ablage

  • Jedes einzelne „Stück“ Papier wird in einen extra Umschlag gesteckt.
  • Aussen notierst du ein paar Stichwörter und (das mache ich derzeit noch nicht) das Eingangsdatum. Und zwar auf der Längsseite, damit du schnell durchfächern kannst (mir fällt dazu jetzt kein besserer Ausdruck dazu ein) und die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.
  • Dann stellst du die neue Mappe ganz links in die Noguchi-Box.
  • Wann immer du Unterlagen aus dieser Ablage brauchst, stellst du sie danach wieder ganz links in die Box.
  • Dadurch wandern die „Ladenhüter“ immer weiter nach rechts und die aktuellen Vorgänge bleiben links.
  • Das verbessert das Wiederfinden! Denn wenn du weißt, dass du Unterlagen schon länger nicht in der Hand gehabt hast, suchst du nicht von links beginnend …

Der Inhalt:

Nicht nur Vorgänge, die du ablegen (und wiederfinden) möchtest, auch Unterlagen, die du für Projekte oder Kunden brauchst, könntest du so verwalten, damit sie nicht immer in Sichtweite auf deinem Schreibtisch liegen, aber schnell wiedergefunden werden. Das hängt sicher sehr stark von deinem Business ab.

Wie groß darf die Noguchi-Ablage werden?

Ich denke, das ist Geschmacksache. In anderen Beschreibungen dieses Ablagesystems habe ich auch gelesen, dass man, wenn’s unübersichtlich wird, eine Themen-Sortierung verwenden könnte. Also z.B. eine eigene Box für Anleitungen, eine für Kunden-Projekte, usw. Das kommt sicher darauf an, wie viel Papier du verwalten musst.

Abwandlung erlaubt!

Wie bei allem: passe an, damit es für dich passt! So hat z.B. Jens Beckmann, dessen Beschreibung seiner Nogutchi-Ablage hier folgt (danke, Jens, dass du bei diesem Experiment mitgemacht hast!), keine Umschläge, sondern offene Mappen verwendet.

Das wäre für mich nicht so praktikabel, weil es (voll subjektiv!) nicht so ordentlich aussieht, wenn die Mappen im Regal auseinanderfallen. Wie gesagt, Geschmacksache.

Michaela Steidl hatte in der Diskussion auch den Einwand, dass die gesamte Ablage sehr umfangreich werden könnte und da hat sie natürlich Recht. Um das zu vermeiden, werde ich am Jahresende (und wenn du viel Papier hast, könntest du das quartalsweise machen) von rechts beginnend (das sind die ältesten Unterlagen) diese Ablage durchsehen und entweder wegwerfen oder wirklich in Ordnern archivieren.

Denn wie Jens in seinem Erfahrungsbericht auch schreibt, Noguchi ist ein Ablage- aber kein Archiv-System. Es sollte ja ständig in Verwendung und Bewegung sein und das ist nicht das Prinzip eines Archivs.

Und damit kommen wir auch schon zu Jens‘ Erfahrungen:

Was ist für einen Freiberufler oder Solopreneur die unangenehmste Aufgabe? Für mich rangieren hier ganz oben zwei Begriffe: „Ablage“ und „Wiedervorlage“. Vollgestopfte Ordner mit uraltem Kram, Papierstapel auf dem Schreibtisch, ein übervoller Posteingang – wer kennt das nicht? Und dazu dann noch die ständig wiederholte Suche nach dem Motto „Irgendwo muss es doch sein… nur: wo?“

Zu gerne würde ich jetzt sagen: das ist alles Vergangenheit. Wäre aber gelogen. Entschärft aber ist das Problem mittlerweile. Dank eines Ablagesystems, das ein gewisser Herr Noguchi erfunden hat. Und das mir dank Claudia Kauscheder‘s „Abenteuer Homeoffice“ und des Toolblogs begegnet ist.

Die Idee: Unterlagen werden nicht nach Rubriken, Oberbegriffen oder Fälligkeitsterminen abgelegt, sondern einfach so, wie sie kommen. Thema für Thema, Vorgang für Vorgang, Mappe für Mappe. Und alles, was bearbeitet oder ergänzt wird, wandert wieder nach vorne. Altes wandert damit automatisch nach hinten, bis es entsorgt oder archiviert wird. So ein bisschen wie ein Papierstapel horizontal, nur ordentlicher.

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Herr Noguchi verwendet dafür aufgeschnittene A4-Umschläge und stellt sie hochkant ins Regal. Bei mir sind es Aktenmappen, und sie stehen waagerecht. Vorteil: ich brauche weniger Höhe und nutze die Tiefe meines Ivar optimal aus. Und ich kann die Mappe offen vor mir auf den Tisch legen, brauche sie also nicht von ihrem Inhalt trennen. An den oberen Rand kommt eine kurze Beschreibung des Inhaltes (mit Bleistift, wegen der Wiederverwendbarkeit). Und dann fangen die Mappen an, im Regal zu wandern.

Derzeit nutze ich Noguchi für alle Vorgänge, die bisher im Eingangskorb, in Zwischenablagen oder irgendwo auf dem Schreibtisch herumlagen. Ausdrücklich nicht für das Archiv – dafür ist es meines Erachtens untauglich. Dazu sollen die zu archivierenden Mappen (die ganz rechts, sofern ihr Inhalt nicht gleich in den Papierkorb kommt) in Boxen, die nach Jahren beschriftet sind und dann nach Ablauf der Lagerfrist auch nach Jahre entsorgt werden können. Nur noch die wenigen Dinge, die dauerhaft aufgehoben werden müssen (Versicherungspolicen, Verträge, persönliche Dokumente), werden inhaltlich geordnet in Ordner abgeheftet.

Und das Resultat nach der Testphase? Ein ordentlicherer Schreibtisch, ein (meistens) leerer Eingangskorb, ein schnellerer Zugriff auf alle laufenden Vorgänge – und schon jetzt eine ordentliche Menge entsorgter Unterlagen. Vor allem aber: weniger Stress beim Umgang mit und beim Gedanken an meine Intimfeinde Ablage und Wiedervorlage.

Ich werde dabei bleiben – bis mir eine noch bessere Lösung über den Weg läuft. Ein Ablageroboter wäre fein…

Fazit

Ich denke, diese Ablage-Form ist es wert, getestet zu werden. Noch ein letzter Tipp: Fange jetzt mit dem Stapel an, der sich irgendwo auftürmt und versuche nicht, deine gesamte Ablage sofort umzukrempeln. Denn wenn du bemerkst, dass du damit nicht zurecht kommst, dann wird’s mühsam …

Wie gehst du mit laufenden Vorgängen und deinem Papier-Archiv um? Lass‘ uns hier in den Kommentaren weiter darüber sprechen – ich bin gespannt auf deine Meinung!

P.S. Und bleib‘ neugierig!