Es ist sicher schon über 40 Jahre her, dass ich zum letzten Mal in Venedig war. Wahrscheinlich sind es sogar 45. Aber daran kann ich mich erinnern: an den Kanale Grande, den Hauptwasserweg, der durch Venedig führt. Und genau so sollte dein wichtigster Kommunikationskanal dich und deine KundInnen durch dein Business führen!

Was das mit deinen Kommunikationskanälen zu tun hat?

Kein leichtes Unterfangen, jetzt die Kurve zu kriegen, aber wie so oft geht es mit einer Geschichte leichter:

In der letzten Home-sweet-Office Challenge hat eine Teilnehmerin erzählt, dass sie wahnsinnig viele Anfragen und Nachrichten über den Facebook-Messenger bekommt – und da naturgemäß den Überblick verliert.

Als Hintergrundinformation: die Teilnehmerin ist im Besitz eines Reisebüros und in dieser Branche scheint es üblich zu sein, dass kostenlose Angebote eingeholt werden – und zwar über alle möglichen Kanäle. D.h., es handelt sich um InteressentInnen, die allerdings zu höchstens 10 % dann auch abschließen.

Solche Angebote sind aber mit einiger Arbeit verbunden – und noch dazu gibt es hier eben dieses Überblick-Thema.

Folgende Fragen ergeben sich also daraus:

• Wie kann sie verhindern, dass „nur mal eben“ eine Frage nach einer Reise gestellt wird (weil’s so einfach ist …)?
• Wie behält sie den Überblick über Interessent – Angebot – Abschluss/Archiv?
• Wie kommt sie ohne Reibungsverlust an die Informationen, die sie für ein Angebot benötigt?

Die Frage der Teilnehmerin war im Original: „Kann man diese Nachrichten irgendwie sinnvoll in Ordner packen oder archivieren?“

Nein, kann man leider nicht, aber sie hat dann eine andere, in meinen Augen sehr tolle Lösung gefunden.

Aber dazu später.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Denn diese Frage hat mich an noch eine Geschichte erinnert: Es ist schon einige Jahre her, dass ich einer lieben Freundin, die auch selbstständig ist, über Facebook eine Nachricht geschickt hatte.

Zu meinem Erstaunen hat es fast eine Woche gedauert, bis sie mir geantwortet hat. Noch größer war meine Verwunderung über den Inhalt ihrer Antwort.

Der lautete nämlich: (in etwas anderen Worten) „Wenn du eine rasche Antwort von mir willst, dann schreib mir bitte eine E-Mail. Ich bin nämlich nicht so oft auf Facebook.“

Aha, spannend.

Da teilt mir doch glatt jemand mit, wie ich ihn am besten erreichen kann!

Cool!

Ich finde es einfach genial, dass es Menschen gibt, die ganz klar kommunizieren, wie man mit ihnen kommunizieren soll!

Hauptberuflich beschäftige ich mich ja hier auf dem Blog und auch in meinem Halbjahres-Programm Home-sweet-Office 2.0 sehr mit den Themen Ablenkung und Fokus. Dabei fällt mir immer wieder auf, über wie viele verschiedene kleinere und größere Kanäle ich mit anderen kommuniziere.

Das geht dir höchstwahrscheinlich genauso: Privatnachrichten über Facebook, über Xing, vielleicht sogar über Google+ (OK, da nicht mehr lange …) und natürlich jede Menge E-Mails.

Dann wären da noch Skype, vielleicht das eine oder andere Forum und jede Menge weiterer Möglichkeiten, wie Nachrichten dich erreichen können.

Ach ja, das Telefon, SMS und WhatsApp dürfen natürlich auch nicht vergessen werden.

Jeder einzelne Kommunikationskanal bedeutet auch Ablenkung!

Wenn du aber dort nicht oft bist, könntest du eventuell eine relevante Nachricht verpassen.

Halten wir also fest, worum es geht:

Ich nehme an, du möchtest auch

• keine relevante Nachricht verpassen,
• aber auch gleichzeitig nicht ständig über 10 oder mehr Kanäle erreichbar sein und
• Ablenkungen vermeiden.

Du bestimmst den Kommunikationskanal

Und damit meine ich jetzt nicht, über welchen Kanal du dich am liebsten stören lasst! Denn das soll ja der positive Effekt sein, den du erreichen möchtest. Dass du die Nachrichten an dich kanalisierst und somit nicht ständig auf der Jagd nach den neuesten bist.

Mit ein paar einfachen Fragen an dich selbst kannst du jetzt bestimmen, welcher von den vielen dein Liebling ist.

• Wo schaust du am gezieltesten (nicht am häufigsten!) hinein.
• Sprichst oder schreibst du lieber?
• Auf welchen Kanal hast du von überall aus Zugriff?
• Wie häufig ist es notwendig, auf die Inhalte einer solchen Unterhaltung wieder zurückzugreifen?
• Wie organisiert du es, wenn aus einer Kontaktaufnahme eine Aufgabe für dich wird?

Du kommunizierst diesen Kommunikationskanal nach außen

Wie so oft „kommt es darauf an“ :-) Auch darauf, welche „Wertigkeit“ du den einzelnen Kommunikationskanälen gibst. Das könnten folgende sein:

Der Inhalt der Nachricht

Sobald du bemerkst, dass die Konversation etwas intensiver wird, bitte darum, sie auf deinen Lieblings-Kanal zu verlegen. Ist es in 1-2 Sätzen erledigt, dann kannst du es ja dabei belassen.

Beispiel: Eine Hilfe-Frage über Facebook, die ich in 2-3 Sätzen abgehandelt habe, beantworte ich auch auf Facebook, keine Frage. Aber die nicht vorhandenen Formatierungsmöglichkeiten machen es dort oft schwer, daher verlagere ich von hier aus gerne auf E-Mail.

Die Dringlichkeit der Inhalte

Beispiel: Vor einem Webinar habe ich immer Facebook offen, weil ich hier schneller sehe, wenn jemand versucht, mit mir Kontakt aufzunehmen, weil der Link z.B. verloren gegangen ist und Ähnliches. Das geht einfach schneller und mit weniger Aufwand, als wenn ich minütlich meine E-Mails abrufen würde.

Die Art der Weiterverarbeitung aus dem Kommunikationskanal heraus

Es ist mit den berühmten 2-3 Sätzen erledigt? Dann lass‘ es dort, wo es ist.

Beispiel: Anfragen für Angebote oder Ähnliches verlagere ich immer auf E-Mail, da ich es von dort aus leicht archivieren kann.

Auf das Vorhandensein

Es gibt Kontakte, die haben eben kein Facebook oder XING oder … E-Mail! Da tust du dir mit dem Verlagern eher schwer. Ebenso kann es sein, dass du jemanden von dir aus kontaktieren möchtest, von dem du keine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer findest – dann wäre Facebook z.B. eine gute Möglichkeit.

Bekommst du Gegenwind?

Es könnte sein, dass du mit deinem Kanale Grande nicht mit dem deines Gesprächspartners übereinstimmst.

Ja, das passiert.

Aus eigener Erfahrung behaupte ich aber jetzt einmal ganz frech, dass sich die meisten Menschen keine Gedanken darüber machen – sondern einfach nur dort gerade etwas schreiben (oder anrufen), wo ihnen gerade der Gedanke gekommen ist, mit dir in Kontakt zu treten.

Ich ertappe mich selbst immer wieder dabei … bevor ich eine E-Mail-Adresse suche (und gleich abspeichere!) schreib‘ ich mal schnell auf Facebook eine Nachricht …

Ich nehme einmal an, wenn du darum bittest, über deinen liebsten Kommunikationskanal zu kommunizieren, wird es kaum Gegenwehr geben. Wenn doch, dann kannst du immer noch abwägen, was dir wichtiger ist. Der Kontakt oder dein Bestreben, die vielen kleinen Flüsse zu einem großen zu vereinen.

Mein Kanale Grande

Zuletzt: meiner ist das E-Mail.

Ich weiß, es wird oft über die E-Mail-Flut gejammert. Allerdings sprechen für mich folgende Fakten dafür:

• Ich tippe sehr schnell.
• Wenn ich nicht schreiben mag, kann ich eine Sprachnachricht oder ein kurzes Video verschicken.
• Ich rufe meine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab und habe dadurch weniger Ablenkung.
• Ich kann – wie geschrieben – von hier aus E-Mails  archivieren.
• Ich habe E-Mails in meinen Workflow zur Zero-Inbox eingebunden.

Die Lösung der Challenge-Teilnehmerin und damit Umleitung des Kommunikationskanals

Ihr Wunsch-Kanal war ebenso wie bei mir die E-Mail, also hat sie sich dazu entschlossen, eine Landingpage anzulegen, auf der sie gleich alle Informationen, die sie für das Angebot benötigt, abfragt. Natürlich inklusive E-Mail-Adresse.

Damit ist nicht nur die Umleitung geglückt:

• Sie hat alles, was sie braucht, an einem Fleck.
• Sie kann den Eintrag in den Newsletter abfragen.
• Durch diese „Barriere“, fallen sicher viele Interessenten weg, die „nur weil es so einfach ist“ nachfragen.
• Das bedeutet, dass die Qualität der Anfragen erhöht wird und damit auch die Abschluss-Rate.
• Und sie hat weniger Arbeit!

Welcher ist dein wichtigster Kommunikationskanal?

Wenn du dein eigenes Kommunikations-Verhalten beobachtest – kristallisiert sich da ein Liebling für dich heraus? Welcher ist es – und warum?

Schreib‘ mir doch im Kommentar, WIE du am liebsten erreicht wirst – und warum?

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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