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Was kostet Trello? Eine überraschende Wende ab 2021!

Was kostet Trello?

Die Frage „Was kostet Trello?“ ist fast immer die erste, die ich zu hören bekomme, wenn ich in einem meiner Programme vorschlage, dieses Tool zu verwenden.

Und ich glaube, das ist das erste Mal in meiner Online-Zeit, dass ein Online-Tool günstiger geworden ist, bzw. dass die gratis Version massiv aufgewertet wurde!

Üblicherweise gehen die EntwicklerInnen den anderen Weg. Zuerst wird die gratis Version mit vielen Features gepusht und dann werden wichtige Funktionen (an die du dich natürlich gewöhnt hast) nur mehr in der Bezahlversion zugänglich gemacht …

Die Frage ist daher nicht mehr „Was kostet Trello?„, sondern eher „Wann brauchst du eine der Bezahlversionen?„!

Aber beginnen wir ein Stück weiter vorne.

Teams und Arbeitsbereiche

Als ich begonnen habe, mit Trello zu arbeiten, gab es nur eines: Boards.

Nicht einmal die Team-Funktion war vorhanden und somit musste man jede/n einzelne/n MitarbeiterIn zu jedem Board händisch einladen. Mühsam, wenn es davon viele gibt.

Mit der Einführung der Teams wurde das leichter, aber für viele auch verwirrender, weil die Feineinstellungen dazu, wer was sehen darf, umfangreicher wurden.

Ende 2020 wurden dann die Teams in „Arbeitsbereiche“ umbenannt und so unlogisch mir das anfangs vorkam, so logisch fühlt es sich inzwischen an. Denn du hast unterschiedliche Arbeitsbereiche (privat, Business, Kundenzusammenarbeit, AssistentInnen, Hobby, etc.) in deinem Leben.

Gleichzeitig kam dann allerdings neu dazu, dass du in der gratis Version nur 10 Boards pro Arbeitsbereich anlegen konntest und es gab keine „privaten“ Boards mehr. Alle Boards mussten einem Arbeitsbereich zugeordnet sein, das große Herumgeschiebe begann.

Die Verwirrung mit der Gold-Version

Die größte Verwirrung entstand allerdings mit der Einführung der Business-Class und dem Weiterbestehen der Gold-Version.

Ich kann heute gar nicht mehr sagen, wann genau bei Trello die Funktionen in der gratis Version „beschnitten“ wurden, sodass du nur mehr eine Erweiterung, ein sogenanntes Power-Up, pro Board aktivieren konntest.

Das hat damals allerdings den Umgang damit massiv erschwert und viele sind auf die Gold-Version umgestiegen.

Die Gold-Version bedeutete dann, dass du in allen Boards, die du angelegt hattest, bis zu drei PowerUps aktivieren konntest und das hat vielen meiner KundInnen schon gereicht.

Die Verwirrung war allerdings perfekt, weil die Gold-Version eben für alle Boards galt, die Business-Class allerdings nur für Boards, die einem bestimmten (bezahlten) Arbeitsbereich zugeordnet waren.

Video: In der Praxis gezeigt

  • 00:00 Einführung, Inhalte
  • 01:25 Struktur in Trello und bisheriger Unterschied zwischen Gold und Business-Class
  • 04:01 Die neuen kostenpflichtigen Versionen (für Arbeitsbereiche)
  • 05:44 Was ist gratis? Schluss mit den Beschränkungen 🥳!
  • 08:35 Was in der Standard-Version enthalten ist
  • 14:14 Was die Premium-Version ausmacht
  • 17:12 Die neue Menüführung in den Trello-Boards
  • 19:37 Was passiert, wenn die Gold-Version beendet ist?
  • 20:25 So führst du ein Upgrade auf Standard oder Premium durch
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Der Fortschritt 2021: Die Gold-Version wird aufgelöst!

Das klingt zwar auf den ersten Blick nicht nach einem Fortschritt, macht aber auf jeden Fall den Kopf leichter und ist für zukünftige BenutzerInnen logischer. Und auch die Tatsache, dass es keine privaten Boards mehr gibt, sondern alle in Arbeitsbereichen organisiert werden müssen, ergibt jetzt Sinn.

Das bedeutet, falls du derzeit die Gold-Version verwendest, dass du diese nicht verlängern kannst. Sie wird automatisch beendet und dann steht für dich die Entscheidung an, wie es mit Trello und dir weitergehen soll.

Denn jetzt gibt es die Standard-Version, die ebenso wie die Premium-Version (ehemals Business-Class genannt) jeweils für einen Arbeitsbereich gilt. Das ganze Bezahlsystem wurde damit vereinheitlicht.

Großartig: Die Aufwertung der kostenlosen Trello-Version!

DAS begeistert mich jetzt wirklich sehr. Denn die Schranke von einem Power-Up pro Board ist gefallen, du kannst (so wie gaaaaanz früher), so viele Power-Ups wie du möchtest in allen Boards verwenden!

Und das kann für dich schon völlig ausreichen, es sei denn, du verwendest viele Automatisierungen.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie's geht.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen gratis, Standard und Premium

Aber schauen wir uns jetzt die wichtigsten Unterschiede im Einzelnen an, damit du die für dich richtige Entscheidung treffen kannst.

Was kostet Trello

(1) Bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich (Free)

Unbegrenzt ist allerdings auch in der gratis Version die Anzahl der Arbeitsbereiche, die du einrichtest. Du könntest also z.B. 10 Arbeitsbereiche mit je 10 Boards haben.

Was allerdings nicht sinnvoll ist, denn dann geht dein Überblick ganz sicher verloren. Die meisten KundInnen, die mich buchen, um ihre Boards in eine Struktur zu bekommen, haben nämlich genau das gemacht …

Aber überlege dir ruhig, welche Arbeitsbereiche du benötigst, bei mir sind das z.B. nur folgende:

  • Abenteuer Homeoffice – in der Premium-Version. Hier habe ich alle Boards versammelt, in denen ich die größtmöglichen Funktionen haben möchte.
  • AHO – Mein Arbeitsbereich für Boards, in denen ich mit meinem Sohn oder einer Virtuellen AssistentIn zusammenarbeite.
  • Kunden – Hier versammeln sich alle Boards, die ich für die 1:1-Zusammenarbeit mit meinen Kunden brauche.
  • Privat – Spielereien wie z.B. mein Kochbuch.
  • Vorlagen – Hier sammle ich alle Vorlagen-Boards für meinen Trello-Kurs (wie z.B. das jährlich aktualisierte Projektplanungs-Board).

(2) Unbegrenzte PowerUps pro Board (Free)

Wie schon gesagt, das ist eine großartige Neuerung, du kannst jetzt in jedem Board, das einem gratis Arbeitsbereich zugeordnet ist, bei den Power-Ups aus dem Vollen schöpfen. Bis auf eines, das es nur mehr ab der Standard-Version gibt, dazu unter (6) mehr.

Empfehlen würde ich dir für den Start folgende Power-Ups:

  • Kalender-Ansicht
  • Karte wiederholen
  • Karte zurückstellen
  • Für etwaige Cloud-Dienste, wie z.B. Dropbox oder OneDrive
  • Evernote, falls du das in Verwendung hast.

(3) 250 Befehlsausführungen im Arbeitsbereich pro Monat (Free)

Das ist wirklich nicht üppig, auch wenn dieses Limit pro Arbeitsbereich gilt. Dafür ist die Beschränkung, welche Art von Automatisierungen du verwenden kannst, anscheinend gefallen. Ich sehe hier übrigens auch schon wieder Veränderungen kommen, was die Menüführung angeht und hoffe, dass die Übersetzung auf Deutsch bald kommt …

Aber du könntest damit auskommen, wenn du z.B. nur einen Card-Button brauchst. Die Automatisierungen mit Trello habe ich in diesem Artikel bereits vorgestellt, falls du nicht weißt, was du damit Schönes anstellen kannst.

Das waren also die Kriterien dafür, dass du mit der kostenlosen Version von Trello glücklich wirst!

Gehen wir weiter zur Standard-Version eines Arbeitsbereiches, sie kostet derzeit $ 5,00 pro Monat und Benutzer im Arbeitsbereich (du könntest ja auch mehrere upgraden wollen).

(4) Unbegrenzte Boards (Standard)

Unbegrenzte Boards bedeutet unbegrenzte Boards in dem Arbeitsbereich, den du durch Bezahlung zur Standard-Version machst.

Daneben kannst du natürlich weiter Arbeitsbereiche haben, in denen dir die kostenlosen Funktionen völlig ausreichen.

(5) Erweiterte Checklisten (Standard)

Au ja, die liebe ich! Und damit wurde die kleinere Bezahlversion auch aufgewertet, die erweiterten Checklisten gab es nämlich früher nur in der damaligen Business-Class.

Damit kannst du den einzelnen Checklisten-Punkten Mitglieder hinzufügen und auch ein Fälligkeitsdatum setzen!

Leider kannst du noch keine Automatisierungen darauf ansetzen, aber ich denke, das ist auch nur eine Frage der Zeit. In der Kalender-Ansicht werden die mit einem Fälligkeitsdatum versehenen Checklisten-Punkte aber bereits angezeigt.

Trello erweiterte Checklisten

(6) Benutzerdefinierte Felder (Standard)

Die benutzerdefinierten Felder waren früher ein Power-Up (wie übrigens der „Butler“ auch …), das du aktivieren konntest.

Benutzerdefinierte Felder in Trello ab 2021Damit ist es leider vorbei, es wurde aus den Power-Ups herausgelöst und dafür in die Standard- und Premium-Version integriert. Solltest du eine der beiden zahlungspflichtigen Arbeitsbereiche haben, dann findest du sie im Karten-Hauptmenü.

Es kann sein, dass du davon noch überhaupt nichts gehört oder gesehen hattest, aber das kann eine großartige Möglichkeit sein, deine Karten so zu erweitern, wie du sie ganz individuell brauchst.

Und die Automatisierungen funktionieren damit übrigens auch bereits.

Ich verwende die Benutzerdefinierten Felder z.B. dazu, um eine Checkbox anzeigen zu lassen, ob ich ein Kapitel im Trello-Kurs bereits überarbeitet habe, oder nicht.

Das kommt übrigens auch diesen Herbst wieder auf mich zu, und diesmal werde ich richtig viele Videos neu drehen müssen …

Was ist Trello?

 

(7) 1.000 Befehlsausführungen im Arbeitsbereich pro Monat (Standard)

Damit kannst du schon ziemlich weit kommen, es sei denn, du verwendest die Automatisierungen schon so exzessiv, wie ich.

Ich wurde nun schon mehrmals gefragt, was denn „passiert“, wenn dieses Kontingent ausgeschöpft ist, und da früher die Befehlsausführungen auch bei der Business-Class beschränkt waren (jetzt in der Premium nicht mehr, jippih!), ist mir das durchaus auch passiert.

Daher mein Tipp an dich: Beobachte die Glocke rechts oben in deinen Trello-Boards. Wenn Automatisierungen nicht ausgeführt werden können (nicht nur, wenn du dein Kontingent ausgeschöpft hast), bekommst du dort eine Meldung.

(8) Single-Board-Gäste (Standard)

Schon wieder so ein relativ neuer Begriff.

Er bedeutet, dass du ein und dieselbe Person (= Member) nur in EIN Board hinzufügen kannst. Sobald diese Person auf ein zweites Board zugreifen soll, wird daraus ein sogenannter „Multiboard-User“ und es kostet zusätzlich.

Wie das dann genau abläuft, muss ich erst eruieren, aber das kommt sicher in einem der Videos in meinen Trello-Kurs, denn da gibt es auch ein eigenes Kapitel zur „Business-Class“.

Und damit sind wir bei der Premium-Version eines Arbeitsbereiches angekommen, die ich inzwischen verwende. Wie du siehst, habe ich hier nicht viele Funktionen als Argument eingekreist, das liegt wohl daran, dass ich Einzelunternehmerin bin und viele Funktionen nicht brauche.

(9) Unbegrenzte Befehlsausführungen im Arbeitsbereich (Premium)

Rein theoretisch würde für mich nach den Änderungen die Standard-Version ausreichen. Wenn da nicht die Beschränkung der Befehlsausführungen wäre!

Wenn du dir nicht sicher bist, wie viele Ausführungen du brauchst bzw. schon „verbraten“ hast, dann gehe bitte folgendermaßen vor:

  • Öffne die Automatisierungen
  • Links unten gibt es den Menüpunkt „Account“
  • Dort siehst du, wie viele Befehlsausführungen du bereits verwendet hast.

Trello Automatisierungen Auswertung

Die Aussage „unlimited … 10.000 operations“ ist in sich unlogisch, aber du siehst hier, dass ich erst 3% verbraucht habe. Ich schätze, diese 10.000 brauchen sie, um überhaupt eine Prozentangabe machen zu können.

Es ist mir auch in der alten Business-Class passiert, dass ich ein paar Tage ohne meinen Butler auskommen musste – und das war nicht witzig.

Daher bleibe ich ganz sicher bei der Premium-Version, auch wenn ich die weiteren Funktionen nicht (oder noch nicht?) verwende.

(10) Neue Ansichten (Premium)

Ich möchte nicht „nie“ sagen, aber meine Workflows mit Trello sind so aufgebaut, dass ich die neuen Ansichten nicht brauche. Im Gegenteil, sie würden meine Workflows heftig durcheinanderwirbeln.

Ein weiteres Argument, alles so zu lassen, wie es derzeit läuft (außer, dass es funktioniert), ist, dass ich meinen KundInnen zeigen möchte, wie es mit der kostenlosen Version klappen kann. Und damit wäre es vorbei, wenn ich meine ganzen Abläufe auf die Premium-Möglichkeiten anpassen würde.

In diesem Live-Video habe ich bereits diese neuen Ansichten gezeigt. Alles vorher und nachher ignoriere bitte, da hat sich seit April 2021 eben sehr viel geändert!

  • 03:20 Die Zeitleisten-Ansicht
  • 09:33 Unterschied neue Kalender-Ansicht zu PowerUp-Kalender
  • 10:59 Die Dashboard-Ansicht
  • 13:17 Die Team-Tabelle
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Und nun? Wie lautet deine Entscheidung?

Meinen KundInnen schlage ich Folgendes vor:

  • Falls du derzeit mit der Gold-Version arbeitest, warte, bis sie automatisch beendet wird.
  • Dann arbeitest du mit der gratis Version weiter und schaust, ob du damit auskommst.
  • Wenn du die Automatisierungen verwendest, überprüfe regelmäßig, wie viel Prozent du bereits verbraucht hast, dann kannst du immer noch ein Upgrade durchführen.

Ich freue mich jedenfalls total über die Aufwertung der gratis Version von Trello und kann jetzt aus vollem Herzen auf die Frage „Was kostet Trello?“ antworten:

Gar nichts für den Anfang!

Und ich hoffe natürlich, dass dir dieser Artikel dabei hilft, die für dich richtige Entscheidung zu treffen und Trello neu zu entdecken oder weiter zu verwenden!

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

3 Kommentare

  1. Vielen Dank für diesen informativen Artikel, Claudia! Die Übersicht am Anfang hat mich direkt zu dem Thema gebracht, das für mich relevant war!
    Viele Grüße, Daniela

    • Claudia Kauscheder sagt

      Sehr gerne, Daniela! Welches Thema war denn das, wenn ich fragen darf?

      Liebe Grüße
      Claudia

  2. Michael Wilhelm sagt

    Dein hervorragender Trellokurs und deine Tipps haben mir sehr geholfen, mit Trello zurechtzukommen. Aber jetzt wird es mir zu bunt. Ich lasse die Gold-Mitgliedschaft auslaufen und steige auf das österreichisch-deutsche Konkurrenzprodukt MeisterTask um. Trello bietet viel, ist aber auch entsprechend komplex und unübersichtlich. Das macht auch dein informativer Artikel deutlich.

    Was ich mir in Trello mühsam mit der von dir empfohlenen Linnenberger-Methode zusammenbasteln musste, bringt MeisterTask in der Pro-Version von Hause mit: Ein zentrales Dashboard (Agenda), das alle wichtigen Aufgaben und Termine übersichtlich zusammenfasst. Weniger ist wie so oft mehr. Die kostenlose Trello-Version werde ich als Informationssammler weiter benutzen, aber für das Projektmanagement ist für mich inzwischen MeisterTask das Mittel der Wahl.

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