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Wenn Unvorhersehbares deine Pläne durchkreuzt

Unvorhergesehenes einplanan

Seitdem ich meinen Online-Kurs Home-sweet-Office geöffnet habe, sind bereits ein paar Teilnehmerinnen dazu gekommen. Sie sind also gerade in den ersten der sechs Wochen der Inhalte angekommen und arbeiten daran, einen ersten Überblick über ihre Aufgaben zu bekommen und ihre Tage und Wochen zu planen.

Und da passiert’s.

Das Unplanbare funkt dawischen, Unvorhersehbares wirbelt die ersten ambitionierten Tagespläne durcheinander und die Frage

steht wie der berühmte Elefant im Raum.

Kennst du das Phänomen auch? Am Montag Morgen schaust du zufrieden auf deinen Wochenplan und bereits mittags ist die Luft draussen – weil nichts von dem, was du dir vorgenommen hattest, Realität geworden ist.

Da wir im Kurs auch bereits zu unserem ersten Live-Talk zusammengekommen sind, konnten wir dieses Problem gleich besprechen und ich denke, wir haben da ein paar gute Ansätze zusammengetragen, die ich dir nicht vorenthalten möchte.

50/50 – oder wie?

Ein ganz pragmatischer Ansatz, der oft empfohlen wird, ist, einfach nur 50% der zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden fix zu verplanen.

Ja, das ist eine Möglichkeit, aber bei mir z.B. funktioniert das überhaupt nicht. Denn ich habe durch meine Teilzeit-Anstellung so wenige Stunden zur Verfügung – wenn ich da nur 50% verplanen würde, käme ich für mein Empfinden zu langsam voran.

Und wie Thomas in seinem Gastartikel sehr anschaulich gezeigt hat, ist es unter Umständen kontraproduktiv, wenn man „zu viel Zeit“ hat.

Ich bin ein Verfechter des Dreigestirns planen – analysieren – anpassen. Im Fall von Unterbrechungen bzw. Unplanbarem könnte also deine Strategie wie folgt aussehen:

1) Schreibe dir alles Unvorhergesehene auf

Ein Zettel neben dem PC, ein Kärtchen in Trello, ganz egal. Schreib‘ dir die ganze Woche über jede Unterbrechung auf. Vorerst noch völlig ohne Bewertung oder Gegenstrategie.

2) Mache einen Wochenrückblick

Wie hilfreich so ein Wochenrückblick ist, habe ich in einem früheren Artikel bereits beschrieben. Vielleicht machst du das bisher nicht, weil du einfach froh bist, dass die Woche vorbei und überstanden ist? Oder du hast keine Aufzeichnungen darüber, was du die ganze Woche so getan hast.

Damit ist ein Wochenrückblick natürlich sinnlos. Aber mit dieser Unterbrechungs-Liste hast du auf jeden Fall eine gute Basis, um zu analysieren und zu verändern. Mit dem klaren Ziel vor Augen:

Ich will Unvorhergesehenes einplanen können!

fällt es dir vielleicht auch leichter, dir diese Analyse anzugewöhnen. Es reicht eine „Stricherl-Liste“, mit deren Hilfe du jetzt die häufigsten Unterbrechungen herausfindest.

  • Waren es besonders viel Telefonate?
  • Hast du schnell mal eben auf ein eMail reagieren „müssen“?
  • Ist deine Familie oft hereingeplatzt?
  • Sind ungeplant Besucher hereingeschneit?
  • Hattest du Termine nicht eingetragen?
  • Gab es Notfälle bei Kunden?
  • Hast du für deine Aufgaben länger als geplant gebraucht?

3) Was hätte sich vermeiden/einplanen lassen?

Natürlich kommt es jetzt stark auf die Art deines Business an. Wenn dein Business-Konzept darin besteht, dass du die Kunden-Hotline bist, dann ist es z.B. nicht möglich, einen halben Tag telefonisch nicht erreichbar zu sein. Aber meistens ist es doch eher so, dass niemand auf deinem OP-Tisch liegt

Telefonate

Ich bin aus einer Generation, in der es teuer war, nicht ans Telefon zu gehen, wenn’s klingelt. Denn dann musste man auf eigene Kosten zurückrufen und somit war es oft oberste Priorität, auf Anrufe zu reagieren. Heute gibt’s Flatrates und somit ist das kein Grund.

Du musst nicht immer telefonisch erreichbar sein! Wenn du konzentriert arbeiten möchtest, dann nutze den Flugmodus deines Handys. Es muss ja nicht gleich ein ganzer Tag sein, aber 1-2 Stunden (z.B. wenn du mit der Pomodoro-Technik arbeitest) sind immer drin. Oder du bestimmst, dass du nicht vor 10:00 Uhr vormittags das Telefon aktivierst?

Aber nicht nur die Häufigkeit dieser ungeplanten Telefonate, auch die Länge ist ein wichtiger Punkt.

Wie schnell ist eine halbe Stunde um, wenn du telefonierst. Natürlich sollst du nicht „unkommunikativ“ werden. Aber wenn es um konkrete Fragen geht – was spricht dagegen, den Anrufer um ein paar Zeilen per Mail zu bitten (Betonung auf ein paar Zeilen!) und ihm dann über Mail oder ein kurzes Video zu antworten?

Damit hättest du den berühmten Fliegen-Effekt:

  • Du sparst Zeit,
  • du kannst dir die Antwort überlegen,
  • du hast für dich und deinen Gesprächspartner die Antwort archiviert –
  • und du kannst jederzeit wieder darauf zurückgreifen, wenn du die selbe Frage wieder gestellt bekommst.

Unwichtiges

Sei ehrlich: manche Dinge hast du getan, weil sie eine willkommene Ablenkung waren. Weil du dich schön damit beschäftigen konntest. Ich kenne das selbst. Wenn eine unangenehme Aufgabe hinter dem nächsten Punkt auf der ToDo-Liste lauert, dann zuckt der Finger in Richtung Facebook, eMail oder dem nächsten Newsletter …

Schaue dir auf deiner Unplanbar-Liste der vergangenen Woche ganz ehrlich an, wie viel Unwichtiges dabei war. Wann warst du besonders anfällig dafür? Vielleicht eher nachmittags? Vor einem Termin? Nach einem Termin?

Termine

Klar kann es einmal vorkommen, dass Termine verschwitzt werden. Was ich allerdings viel öfter erlebe ist, dass Termine nicht in die Aufgabenplanung einbezogen werden.

D.h. es wird wohl eine ToDo-Liste gemacht, was alles erledigt werden soll, allerdings nicht darauf geschaut, WANN es gemacht wird.

Wenn du an einem Tag 5 Kunden-Termine über den Tag verteilt hast, dann macht es vielleicht keinen Sinn, an diesem Tag auch noch 3 Aufgaben einzuplanen, die deine volle Konzentration brauchen. Gerade an solchen Tagen wirst du eher für Ablenkungen empfänglich sein.

Und auch das kannst du einplanen! Dann nimm dir an solchen Tagen für „zwischendurch“ Aufgaben vor, die du jederzeit unterbrechen kannst und die eher in die Kategorie Adiministration fallen.

4) Neue Woche, neuer Plan!

Wenn du siehst, was genau in der vergangen Woche dazwischen gekommen ist, dann siehst du vielleicht, dass es doch ein paar Dinge gibt, die du in Zukunft einplanen kannst:

  • Zeitblöcke, um Telefonate zu beantworten.
  • Zeitblöcke, um eMails zu beantworten oder zu verfassen.
  • Administrations-Zeiten, die du eher dann am Tag einplanst, wenn du geplant unterbrochen oder nicht mehr so konzentrationsfähig bist.
  • Kurze Zeitblöcke, um deine Social-Media-Kanäle zu pflegen,
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Pausen!

Und damit sind die Karten für die kommende Woche wieder neu gemischt und du kannst entspannt ins Wochenende starten!

Du möchtest endlich fokussiert im Home-Office arbeiten? Dann schau‘ dir die Kursinhalte näher an!

Noch etwas gehört zu diesem ganzen Kreislauf:

Verurteile dich nicht. Sei nicht sauer, wenn dir dieser Rückblick zeigt, dass du in der vergangenen Woche nicht konsequent genug warst. Spar‘ dir diese Energie, das ist reine Verschwendung. Konzentriere dich lieber darauf, was du verändern könntest und verwende die Energie dafür, es in der nächsten Woche anders zu machen!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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6 Kommentare

  1. Liebe Claudia, wieder einmal ein Blogartikel von dir, der zum Nachdenken anregt. Vieles mache ich scheinbar schon ganz richtig, so weit so gut. Woran ich aber kläglich scheitere, sind die Anrufe „zwischendurch“. Gefühlt liegen fast alle meine Kunden auf dem OP-Tisch 😉 Ich werde mir deinen Ratschlag aber zu Herzen nehmen und über eine mögliche Lösung für mich nachdenken 🙂

    • Hi Birgit!

      Tschuldige, da musste ich sehr schmunzeln 😉 Gefühlt liegen deine Kunden am OP-Tisch … Ich kann’s nur immer wieder empfehlen: Telefon abdrehen oder auf einen Dienstleister umleiten! Ich teste übrigens gerade so einen Dienstleister, ich melde mich bei dir, vielleicht möchtest du auch?

      Liebe Grüße,
      Claudia

  2. Danke für den interessanten Artikel! Besonders die Idee mit den Zeitblöcken gefällt mir sehr gut, dann muss man nicht immer wieder neu starten.
    Ich merk bei mir, dass es nicht reicht, nur aufzuschreiben, was zu tun ist. Ich muss genau eingeplant haben, wann ich was mache (inkl. Pausen). Wenn ich morgens überlegen muss, womit ich anfange, dann verliere ich unglaublich viel Zeit und arbeite unproduktiv, was keinen Spaß macht.

    • Liebe Elisabeth,

      da bist du genau am richtigen Weg – nicht nur WAS, sondern auch WANN ist bei der Planung wichtig! Was nützt es, wenn ich eine tolle Liste habe – die ich mit Sicherheit heute nicht unterbringe? Das schürt nur den Frust.

      Weiter viel Spaß und schön, dass du hier mitliest!
      Liebe Grüße,
      Claudia

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