Hurra, wir leben noch!

Das erste Monat im Abenteuer Assistent ist vorbei, Mutter und Sohn wohlauf und unser Verhältnis ist nicht getrübt, im Gegenteil. Ich traue mich zu sagen, dass wir gerne miteinander arbeiten, Felix einige Aufgaben Spaß machen – und andere nicht. Also im Prinzip genau so, wie es mir selbst auch damit geht.

Und ich finde seine Einstellung „Wenn du das brauchst, dann mach‘ ich das“ großartig, das hätte ja auch Motzerei und schlechte Laune ergeben können.

Falls du jetzt nicht weißt, wovon ich schreibe, dann lies bitte zuerst den Artikel „Abenteuer Assistent – Vorbereitungen auf meinen ersten Angestellten“

Und damit legen wir los, so war's:

Die Administration vor dem Start

Der Umgang mit Behörden ist für mich persönlich immer eine Herausforderung. Ich kann gar nicht sagen, woher das kommt, aber Formulare auszufüllen versetzt mich anscheinend innerlich in eine „Prüfungs-Situation“. Tja, und daran habe ich nicht die besten Erinnerungen, es sei denn, es waren mündliche Prüfungen. Meine große Klappe hat mir dabei immer geholfen.

Darum war ich auch sehr dankbar, meine Steuerberaterin an meiner Seite zu haben, die mir Schritt für Schritt gesagt hat, was ich zu tun habe.

• Sie hat die Beantragung einer Dienstgebernummer für mich übernommen.
• Ich habe bei der Krankenkasse meines Mannes beantragt, dass Felix bei ihm mitversichert ist.
• Außerdem habe ich den Antrag ans Finanzamt gestellt, damit Felix direkt die Familienbeihilfe ausbezahlt bekommt.

Mitte des Monats hatte ich dann zum ersten Mal ein Auszahlungsjournal von meiner Steuerberaterin in Händen, auf dem genau steht, was ich wohin überweisen muss.

Das Gehalt an Sohnemann war klar und dann sind da noch 1,2 % Abgaben für die Unfallversicherung.

Ich muss gestehen, das war ein erhebendes Gefühl, das erste Gehalt an meinen Assistenten zu überweisen. Nein, es hat nicht wehgetan, weil er – wie du gleich lesen wirst – einen guten Job gemacht hat und das Gefühl „Arbeitgeberin“ zu sein irgendwie cool ist.

Damit war also die leidige Administration erledigt und das erste Monat konnte losgehen!

Annahmen und die Realität

Wie du im vorigen Artikel „Abenteuer Assistent – Vorbereitungen auf den ersten Angestellten“ lesen konntest, habe ich mir vorher überlegt, welche regelmäßig anfallenden Aufgaben und welche Projekte ich an Felix übergeben kann.

Und natürlich hatte ich mir dazu auch Gedanken gemacht, wie lange die Einschulung dauern würde und wie lange er für die einzelnen Aufgaben brauchen würde. Meine Annahme war, dass ich schon froh wäre, wenn er „nur“ die doppelte Zeit von mir an den Aufgaben arbeiten würde.

Tja. Die Realität hat ganz anders ausgeschaut!

Es gab Momente, da bin ich mir echt ein bisserl alt vorgekommen! Denn bei der Einschulung konnte ich gar nicht so schnell schauen und er hatte es intus – und hat mir gleich hier und da einen Trick gezeigt, den ich noch nicht kannte. Z.B., dass man die automatisch generierten Untertitel von Youtube besser löschen sollte …

Ich bin im Erarbeiten von Technik sicher schneller als andere, einfach weil ich nebenbei als Programmiererin arbeite und ich somit keine „Angst“ vor technischen Dingen habe. Aber wie schnell der Junior die Tools verstanden hat, ist wirklich grandios.

Außerdem hat er für die einzelnen Aufgaben nicht mehr Zeit als ich gebraucht …

Sehr schnell musste ich daher meinen Plan revidieren und ihm immer mehr Futter geben.

Zwei Haken gibt‘s durch sein Tempo

Versteh‘ mich nicht falsch: ich bin natürlich hellauf begeistert, dass die 8 Stunden, die Felix bei mir angestellt ist, 8 Netto-Stunden Zeitersparnis für mich bedeuten. Wenn er doppelt so lange brauchen würde, wären es nur 4 Netto-Stunden, die ich dadurch gewinnen würde.

Allerdings (erster Haken) ergibt dieses Tempo auch ein Nadelöhr, und das bin eindeutig ich.

Denn er kann natürlich nur arbeiten, wenn ich vorher etwas produziert habe. Zumindest bei den Aufgaben, die er bisher übernommen hat. Ich habe bisher noch keine Aufgaben gefunden, die er übernehmen kann, ohne dass ich involviert bin. Aber das kann noch kommen – oder hast du vielleicht eine Idee?

Zweiter Haken: Die Versuchung ist sehr groß, keine Anleitungen zu schreiben! Wie du gleich sehen wirst, habe ich für jeden Bereich, in dem er involviert ist, einen Workflow aufgesetzt und diesen in einer Checkliste festgehalten. Innerhalb dieser Checkliste führen Links zu den jeweiligen kurzen Anleitungen.

Da er so schnell lernt und sich die Dinge auch merkt, braucht er diese Anleitungen nur 1-2 Mal und der Gedanke kam bei mir auf: „Wozu dann eine ausführliche Anleitung schreiben?“. Aber darauf lasse ich mich lieber nicht ein, denn wer weiß, wie lange er mir als Assistent erhalten bleibt und dann habe ich alles parat, wenn es zum Wechsel kommen sollte.

Wir arbeiten auch bereits mit einem gemeinsamen Trello-Board, obwohl wir Tür an Tür sitzen und es eigentlich reichen würde, auf Zuruf zu arbeiten. Der Grund dafür ist, dass wir uns beide daran gewöhnen müssen, denn Ende des Jahres wird er in eine eigene Wohnung ziehen und dann ist Schluss mit Zuruf. Durch diese „Vorbereitung“ wird auch hier die Umstellung leichter werden. Hoffe ich ;-)

Aufgaben, die ich bereits delegiert habe und Veränderungen im Workflow

Die erste Aufgabe, die ich meinem Assistenten übertragen habe, war es, die Untertitel für meine #3um8 Live-Videos zu produzieren. Zuerst habe ich ihm wirklich nur diesen einen Arbeitsschritt übergeben, alles andere rundherum habe ich übernommen.

Inzwischen sieht unser Workflow so aus:

Du siehst, wir wechseln uns ab und informieren uns gegenseitig über das Kärtchen, wann jeweils der andere wieder dran ist. Im Zuge dessen hat er auch gleich Camtasia kennengelernt, da die Live-Videos für Youtube mit Intro und Outro versehen werden müssen.

Die Anleitungen liegen auf Evernote, dort habe ich einen Ordner für Felix freigegeben und das sieht dann z.B. so aus:

Als Nächstes war das Schneiden vom Podcast dran und dann die komplizierteren Video-Schnitte für meine Kurs-Videos.

Außerdem gab es für zukünftige Projekte ein paar Listen aufzustellen und zu ergänzen. Ich glaube, das ist etwas, was ihm weniger Spaß macht, aber auch das muss sein, um dann die Projekte schneller umzusetzen.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Die Sache mit der Qualitätskontrolle

Ich musste schnell lernen.

Mein Gedanke zu Beginn des Monats war, dass ich Felix meine Untertitel machen lasse und sie dann selbst noch einmal überarbeite, bevor ich sie selbst hochlade. Genauso wollte ich mir die von ihm geschnittenen Podcast-Episoden und Videos noch einmal anschauen.

Ich glaube, du siehst schon, worauf ich hinaus will: damit wäre der Zeitgewinn stark vermindert, wenn nicht sogar gleich Null, dann könnte ich es gleich selbst machen.

Das Umdenken kam sehr schnell. Felix hatte die erste Podcast-Episode geschnitten, ich war unter Zeitdruck und habe sie, ohne sie vorher anzuhorchen, online gestellt. Und es war ein Schnitt-Fehler drinnen.

Im ersten Moment habe ich mich sehr über mich selbst geärgert, weil es nicht wie z.B. bei Vimeo möglich ist, ein Audio durch ein anderes zu ersetzen.

Dann kam mir eine liebe Teilnehmerin aus Home-sweet-Office 2.0 zu Hilfe, indem sie mir erstens den Fehler aufgezeigt hat und andererseits auch ausgesprochen hat, was ich mir dachte: „Wenn du auch noch Qualitäts-Kontrolle machen musst, dann bringt es das nicht. Übergib ihm die Verantwortung!“

Genau das habe ich dann getan. Ich sage Felix immer wieder, dass es bei den Aufgaben nicht um Geschwindigkeit geht, sondern um Sorgfalt und dass es seine Verantwortung ist, das qualitativ beste Ergebnis zu liefern. Also zusammengefasst … ein paar Worte mehr als Erklärung hatte ich dazu natürlich schon noch …

Der Lerneffekt bei mir ist natürlich: loslassen, vertrauen, Perfektionismus streichen und mit dem Pareto-Prinzip leben. Eine durchaus harte Schule für mich ;-).

Was noch kommen soll

Derzeit ist es Tatsache, dass ich es noch nicht schaffe, Felix jede Woche 8 Stunden mit Arbeit zu versorgen. Und wie ich schon im letzten Artikel geschrieben hatte, das ist mein Problem und es laufen bei ihm keine Minus-Stunden auf.

Neben den regelmäßigen Aufgaben werde ich daher in den nächsten Wochen zwei Projekte anstoßen:

Die Übersiedlung meines Podcasts von Libsyn zu Podigee, was bedeutet, dass derzeit 108 Artikel überarbeitet werden müssen. Denn die Links zu den einzelnen Episoden, die dort eingebettet sind, müssen ausgebessert werden. Mal sehen, wie lange ihn das beschäftigt, aber ich schätze, es werden auch keine Wochen sein …

2015/2016 hatte ich hier am Blog jede Woche ein kurzes Video mit Anleitungen, wie du schneller am PC arbeitest. Die Videos sind inzwischen sehr veraltet und daher werde ich sie alle neu aufnehmen und ab Herbst diese Serie wieder starten. Felix kann

• die Videos schneiden,
• auf Youtube hochladen,
• Untertitel machen,
• den alten auf den neuen Artikel umleiten,
• das alte Youtube-Video auf das neue verlinken
• und die Anleitung für den Artikel vertexten.

Und das kann er dann immer dann machen, wenn gerade Zeit ist. Erst wenn wir 10-15 solcher Artikel mit Videos fertig haben, werde ich mit der Serie am Blog wieder starten, damit wir ja nicht ins Schleudern kommen.

Klar, die Videos muss ich produzieren – aber das ist der geringste Aufwand!

Außerdem möchte ich ihn so bald wie möglich in ActiveCampaign einarbeiten, damit er die Automationen für meine Webinare kopieren und anpassen kann, denn ich werde auch nach dem #Webinarsommer19 weiter regelmäßig Webinare geben und da fließen alleine für die Vorbereitung der Automations schon jeweils 2 Stunden hinein.

Mein Fazit zum Abenteuer Assistent

Ich bin wirklich begeistert. In erster Linie natürlich von meinem Sohn (ganz klar, stolze Mutter und so), in zweiter Linie aber auch von der steilen Lernkurve, dich ich dadurch selbst durchlaufen darf! Mir ist klar, dass das wahrscheinlich mit einem „fremden“ Assistenten ganz anders aussehen könnte, denn da würde es mich vielleicht sogar stören, dass ich nicht genug Aufgaben für ihn produzieren kann.

Ein dritter positiver Effekt wird mit der Zeit kommen, nämlich dass ich meinen idealen Arbeitstag wirklich leben kann: Von 05:00 – 12:00 Uhr arbeiten und dann frei machen!

Ich hoffe, dass du dir aus meinen Erfahrungen etwas mitnehmen kannst. Wenn ja, schreib‘ mir doch bitte in den Kommentar, wo es bei dir „geklingelt“ hat! Und wenn nein: Was würde dich an dem Thema noch interessieren?

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!

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