Der Traum jeder Selbständigen: Delegieren, was dich viel Zeit kostet und dir keinen Spaß macht.

Und einige meiner KundInnen konnten das früher. Sie waren in ihrer Anstellung, also in ihrem Leben vor der Selbständigkeit, von einem Team umgeben, das ihnen viele „Kleinigkeiten“ abgenommen hat.

Aber wie sieht’s bei dir als Solopreneur bzw. Solo-Selbständige aus?

Du bist alleine. Kein Team da, keine Mitarbeiter, an die du etwas delegieren könntest.

Daher ist es nicht verwunderlich, dass ich die folgenden Fragen immer wieder gestellt bekomme:

Woher weiß ich, was ich delegieren soll?
Woher weiß ich, was ich delegieren kann?
Und wo finde ich jemanden, der das übernimmt?
Worauf sollte ich beim Delegieren achten?

In einem der Vorgespräche zu Home-sweet-Office 2.0 hat mir die Interessentin erzählt, dass ihr nicht klar war, wie viele unterschiedliche Jobs an der Selbständigkeit hängen.

Und es hatte sich natürlich bei ihr der Gedanke aufgedrängt: Was ich nicht kann (oder tun mag), kann ja jemand übernehmen, der das kann. Ich delegiere einfach.

Was sie mir allerdings auch erzählt hat, war, dass das überhaupt nicht funktioniert hat. Sie konnte ihrer VA zwar nicht genau sagen, was diese anders machen sollte. Die Ergebnisse waren für sie jedenfalls unbefriedigend und auch unpassend.

Ihr Fazit daraus war für mich bezeichnend und ein Klassiker:

„Ich muss das wohl alles zuerst selbst machen, bevor ich das richtig delegieren kann.“

Im Speziellen ging es übrigens um die Betreuung ihrer Social-Media-Kanäle und das Bearbeiten ihrer Videos, aber das gilt auch für viele andere Aufgaben.

Anmerkung: Im folgenden Artikel verwende ich die Abkürzung „VA“ für „Virtuelle/r AssistentIn“ und die weibliche Form, um den Text lesbar zu halten …

Warum du es zuerst selbst machen solltest

Gerade in der Content-Produktion gibt es viele einzelne Arbeitsschritte, die du früh erfolgreich delegieren kannst:

• Schneiden von Podcasts bis hin zum Einpflegen bei deinem Hoster und im Blog.
• Aus Videos oder Audios einen Blogartikel schreiben lassen.
• Untertitel für Videos überarbeiten lassen.
• Mikro-Content erstellen lassen.
• Einpflegen und hübsch machen deiner Blogartikel.
• Live-Videos schneiden und für andere Kanäle aufbereiten lassen.
• Und noch vieles mehr!

ABER, bevor du diese Aufgaben weitergibst, würde ich dir sehr empfehlen, all das selbst gemacht zu haben. Damit verhinderst du viele Fehler beim Delegieren.

Dadurch hast du folgende Vorteile:

• Du weißt, wie lange du dafür brauchst und kannst einer VA dadurch genauere Vorgaben machen.
• Du weißt, wie gut du es selbst machst und legst dadurch die Latte fest. Im besten Fall macht es die VA übrigens mindestens so gut wie du ;-).
• Es gibt bereits Beispiele, die deine Tonalität und deine „Art“ zeigen, an der sich eine VA anhalten kann.
• Du weißt, wie nervig die Postproduktion ist und schätzt die Arbeit deiner VA dadurch mehr.
• Und dadurch zahlst du den Preis sehr gerne ;-)

Anhand dieser Aufzählung siehst du schon den nächsten Punkt, der dich dabei unterstützen wird, richtig zu delegieren.

„Bevor du #delegieren kannst: Mach es selbst!“

Was du brauchst, bevor du delegieren kannst (und solltest)

Wenn du in deiner Selbständigkeit vor vielen Bergen an Arbeit stehst, dann ist klar, dass du am liebsten einen oder mehrere davon delegieren möchtest. Nur weg damit und bitte schnell und verlässlich erledigen lassen, damit dein Kopf entlastet ist.

Das ist nur zu verständlich und funktioniert auch in manchen Bereichen. Du musst z.B. nicht WordPress selbst installieren können, das kann jemand für dich übernehmen. Auch deine Online-Kurs-Plattform musst du nicht unbedingt selbst aufbauen.

Effizienz durch Delegieren erreichst du nämlich am besten bei Routine-Arbeiten.

Du brauchst klare, funktionierende Arbeitsabläufe

Meistens geht es aber um regelmäßige Aufgaben, die nicht alleine für sich stehen, sondern Teile von Prozessen sind. Und damit ist klar, dass du diese Prozesse und Workflows für dich selbst klar haben solltest, wenn du Teile davon abgeben möchtest.

• Welche Teilschritte gehören zu diesem Workflow?
• Was geschieht in welcher Reihenfolge?
• Was soll wann fertig sein?

Nehmen wir als kleines Beispiel deine Buchhaltung. Das ist nicht nur eines der ersten Kapitel, um die wir uns in Home-sweet-Office 2.0 kümmern, sondern eine der Aufgaben, die du sowohl automatisieren, als auch delegieren kannst.

Welche Teilschritte enthält der Buchhaltung-Workflow (noch unsortiert)?

• Eingangsrechnungen bezahlen
• Belege vorbereiten (besteht schon aus mehreren Schritten)
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Belege buchen (selbst oder außer Haus?)
• Fixkosten-Übersicht kontrollieren und wenn nötig ergänzen
• Ausgangsrechnungen schreiben
• Steuererklärung

Was geschieht in welcher Reihenfolge, in welchem Rhythmus?

Im Artikel Buchhaltung selber machen für Solopreneure habe ich meinen Workflow genauer gezeigt, darin siehst du auch „meine“ Reihenfolge.

Was soll wann fertig sein?

Inzwischen muss ich in jedem Monat die österreichische Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (bisher pro Quartal) und das deutsche Finanzamt möchte quartalsweise und nicht mehr jährlich von mir die Voranmeldung haben.

Das gibt meiner Steuerberaterin und mir eine genaue Vorgabe, wann, was fertig sein muss, wobei ich natürlich etwas früher dran sein muss als sie.

Je genauer du also bereits definiert (und somit vorher auch selbst probiert) hast, desto leichter wirst du dir beim Delegieren und auch beim Automatisieren tun.

Wenn du eine gute Grundlage fürs Delegieren schaffen möchtest, dann verbessere zuerst deine eigenen Prozesse und deine gesamte Büro-Organisation. In Home-sweet-Office 2.0 unterstütze ich dich dabei!

Dein Briefing muss klar sein

Wenn es Probleme beim Delegieren gibt, dann liegt das meistens an zwei Stellen: Das Briefing war nicht genau genug und die Ergebnisse wurden nicht besprochen.

Ja, natürlich wirst du dir z.B. für deine Social-Media-Postings eine VA suchen, die das bereits für andere KundInnen macht und ein Händchen dafür hat.

Trotzdem reicht ein „mach‘ mein Social-Media“ ganz sicher nicht aus, um für beide Seiten zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen.

Es ist schon ein paar Jahre her, dass ich meine Postings ausgelagert habe (inzwischen mache ich das wieder selbst) und hatte gedacht, dass meine Anleitung optimal wäre:

„Nimm den Artikel XY und extrahiere daraus 2 Zitate, einen Quicktipp und eine Frage.“

Das war nicht genug, denn meine VA packte in jedes der Posting-Texte mindestens 5 Smileys. Ich hatte bis dahin aber so gut wie keines verwendet, was bedeutete, dass die Tonalität nicht zu mir gepasst hat.

Nächster Fehler: Ich habe mir die vorbereiteten Postings viel zu spät angeschaut, um meiner VA die Tonalität genauer zu erklären und mit ihr die Anzahl der Smileys zu besprechen.

Womit wir beim nächsten Problem beim Delegieren wären.

„Kannst du genügend Arbeit „produzieren“, die du delegieren kannst?“

Wenn du der Flaschenhals bist, klappt’s nicht!

Sowohl meine Erfahrungen mit meinem ersten Angestellten, als auch die Erfahrung mit einer VA für meine Social-Media-Postings haben mir gezeigt, dass das größte Problem ich selbst bin. Und ich könnte mir vorstellen, dass das bei dir so ähnlich aussieht.

• Wenn du keine Blogartikel schreibst, kann deine VA sie nicht in WordPress einarbeiten.
• Wenn du keine Videos drehst, kann sie deine VA nicht schneiden, auf YouTube hochladen und optimieren.
• Wenn du deine Belege nicht an deine Steuerberaterin weitergibst (oder ins Buchhaltungs-Programm eingibst), kann sie keine Steuererklärung machen.

Das bedeutet, dass dein eigenes Zeit- und Selbstmanagement klappen muss, damit du effizient mit einer VA oder einer Angestellten arbeiten kannst!

Wenn ich mir ehemalige Teilnehmerinnen aus Home-sweet-Office ansehe, dann könnte ich oft vor Stolz platzen, wie sie dort die Grundlagen dafür gelegt haben, um ihr Business auszubauen.

Denn erst ihre eigene gute Organisation hat ihnen sowohl das Selbstvertrauen gegeben, als auch ermöglicht, sich auf das Abenteuer Assistent einzulassen. Damit haben sie natürlich auch ihre Umsätze und vor allem ihre Gewinne erhöht.

Das ist nämlich eine der großartigen Konsequenzen daraus, wenn du professionell(er) arbeitest und auch Freude am Delegieren findest.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Projektbezogenes delegieren, um einen Anfang zu finden

OK, die Aussicht auf mehr Umsatz und Gewinn hat dich wahrscheinlich neugierig gemacht.

Aber du brauchst kein 10-köpfiges Team, um das zu schaffen, ich habe mich z.B. für eine einzige Assistentin entschieden, weil ich immer schon gerne alleine gearbeitet habe und so auch flexibler bleibe.

Du kannst mit ganz spezifischen und projektbezogenen Aufgaben beginnen. Zwei Projekt-Beispiele aus meinem Business.

Blog bereinigen

Ich hatte 2015 eine 52-teilige Video-Reihe „52 x schneller am PC“ – vielleicht erinnerst du dich noch daran. Und in jedem dieser Artikel war der Hinweis auf die dazugehörige PDF-Anleitung … die es inzwischen allerdings nicht mehr gibt.

Nun waren die Artikel und Videos nach ein paar Jahren nicht mehr aktuell, wurden aber immer noch gerne geteilt, weil es kurze, knackige Anleitungen waren. Und jedes Mal war dieser Hinweis auf die PDF-Anleitungen drinnen, der ins Leere geführt hat.

Hier hatte ein 5-minütiges Video völlig ausgereicht, in dem ich meiner VA gezeigt habe, wie sie die betroffenen Artikel am schnellsten findet und welche Inhalte herausgelöscht werden sollen. Dann habe ich ihr noch einen Zugang (übrigens reicht es in solchen Fällen, einen Benutzer mit der Rolle „Redakteur“ anzulegen, es muss nicht der allmächtige Admin sein …) zu meinem Blog gegeben und die Sache war geritzt.

Trello-Kurs übersiedeln

Aus Unwissenheit hatte ich 2014 meinen ersten Trello-Video-Kurs mit einem Page-Builder aufgebaut, der sich nicht so leicht ändern ließ. Daraufhin hatte ich dann alle weiteren Kurse auf einer zweiten Subdomain untergebracht.

Im Prinzip alles gut, außer, dass meine Kunden berechtigterweise verwirrt waren, wenn sie sich für zwei Kurse in zwei verschiedenen Kursbereichen einloggen mussten. Nicht sehr bedienerfreundlich.

Aber: Eine Übersiedlung bedeutete nicht nur den technischen Aufwand, Digimember von hier nach da zu übersiedeln (das war noch die leichtere Übung), sondern die Inhalte per Copy-and-paste zu übernehmen.

Und so habe ich dieses Projekt damals für meine VA vorbereitet:

• Ich habe eine Seitenvorlage generiert, damit die VA sie nur noch zu kopieren brauchte (mit allen Formatierungs-Vorgaben für Buttons usw.)
• Dann habe ich selbst ein paar Seiten mit Copy-and-paste übertragen und ausprobiert, was der schnellstmögliche Weg ist und wo die Stolpersteine sind.
• Daraus habe ich eine kurze Checkliste gemacht, die sie bei jeder Seite durchgehen konnte, damit sie keinen Einzelschritt vergessen konnte.
• Und dann gab es noch ein kurzes Video, in dem ich ihr den Workflow zeigte.

Du siehst, zwei völlig abgeschlossene Aktionen, die ideal dafür sind, auszuprobieren, wie das so funktioniert, mit einer VA!

Was ich selbst aber niemals delegieren werde

In den Vorbereitungs-Gesprächen zu Home-sweet-Office 2.0 gibt es zwei Fragen, die mir häufig gestellt werden:

1. „Betreust du die Gruppe selbst, oder macht das dein Team?“ und
2. „Wie groß wird die Gruppe sein?„

Die Antworten auf beide Fragen hängen natürlich zusammen.

WEIL ich selbst in allen meinen Programmen und Memberships die TeilnehmerInnen selbst betreue, können die Gruppen nicht zu groß werden.

Das widerspricht zwar dem Streben nach Skalierung im Business, aber das ist etwas, was ich niemals (und ja, ich sage das ganz bewusst) abgeben werde.

Dazu gibt es noch viel zu viel Potenzial im Backoffice, was ich delegieren und dadurch natürlich auch effizienter arbeiten könnte und demnächst arbeite ich meine Assistentin wieder in einen neuen Bereich ein.

Aber meine KundInnen möchte ich selbst betreuen, das Vergnügen gönne ich sonst niemandem ;-).

So arbeite ich in Trello mit meiner Assistentin zusammen

Darf/soll eine Assistentin dazulernen – oder soll sie schon alles beherrschen?

Ich stelle mir vor, dass jede VA, die einen neuen Kunden bekommt, dazulernt.

Natürlich war es bei den beiden oben beschriebenen Projekten notwendig, dass die VA WordPress in den Grundzügen beherrschte. Aber das Theme, das ich für meinen Trello-Kurs verwendete, musste sie z.B. nicht kennen, das konnte ich ihr im Video zeigen.

Meine Assistentin, die mich derzeit unterstützt, ist sogar völlig „artfremd“. Hatte also, bevor sie begonnen hat, mit mir zu arbeiten, vom Online-Business überhaupt keine Ahnung.

Und wir freuen uns gemeinsam über jeden hinzugekommenen Lernschritt und dadurch hat sie (so meldet sie es mir zumindest zurück) totalen Spaß an ihrer Arbeit!

Also ein eindeutiges Ja von mir zu dieser Frage.

Ich bin sogar davon überzeugt, dass man nicht nur die Sch…jobs abgeben sollte, sondern es auch für die VA spannend gestalten sollte. Denn auch sie hat ein Recht darauf, an ihren Aufgaben zu wachsen und Freude daran zu haben!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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