Du willst dir wirklich von einem Tool vorschreiben lassen, was du jetzt gerade zu tun hast? Wahrscheinlich schüttelst du empört den Kopf und widersprichst: „Das hab‘ ich doch selbst bestimmt, wann ich an meine Aufgabe erinnert werden soll!“ Wenn du dich da nur nicht irrst – und warum du hoffentlich nach diesem Artikel alle Benachrichtigungen abdrehst und selbst für dich sorgst, darum soll’s heute gehen. Gerade arbeite ich in einem 3-Monats-Paket mit einem 1:1-Kunden zusammen und schon nach kurzer Zeit, in der wir nur wenige Trello-Boards für ihn eingerichtet haben, spürt er bereits die Erleichterung und Entspannung im Kopf. Natürlich gehört zu jedem Board auch ein gewisser Workflow, das hatten wir so definiert. Umso mehr war ich überrascht, als er mich gebeten hat, ihm genau zu erklären, wie die Benachrichtigungen bei Trello einzustellen seien. Meine etwas ketzerische Rückfrage an ihn: „Wozu brauchst du das?“ Nicht ablenken lassen – unmöglich durch Benachrichtigungen In diesem Bedürfnis, dich von Tools an Termine und Aufgaben erinnern zu lassen, stecken ganz unterschiedliche Beweggründe. Bei meinem Kunden war es z.B. auch, …

Verwendest du PostIts? Oder mehrere Notizbücher? Bei uns Onlinern: Mehrere Tools für ein und dieselbe Art von Aufgaben? Das ist das, was oft als Ursache fürs Verzetteln genannt wird, wenn ich bei meinen KundInnen nachfrage. Aber selbst wenn du diesen Versuchungen widerstehen kannst, gibt’s noch einen anderen Grund dafür, dass du das Gefühl hast, nichts zu Ende zu bringen und keine Struktur in deiner Arbeit zu haben. Struktur – ein großes Wort – aber was bedeutet das eigentlich? Lass es uns einfach einmal auf drei ganz simple Fragen herunterbrechen: Was ist genau zu tun? Diese Frage steht immer an erster Stelle, wenn es um ein Projekt (und sei es noch so klein) geht und natürlich auch ums Alltagsgeschäft geht. Wenn du also den großen Berg „Projekt“ in kleine Was-Abschnitte zerteilst, achte bitte darauf, dass die Einzelschritte so klein wie möglich aber so groß wie nötig sind. Ein Beispiel: Die Aufgabe „Landingpage erstellen“ kann für dich ein Riesenaufwand sein, wenn du es das erste Mal machst – und dich daran hindern loszulegen. Wenn das der Fall …

Ich arbeite ja schon seit Jahren mit der 1-Minuten ToDo-Liste nach Linenberger und empfehle dieses System auch immer meinen KundInnen. Aber obwohl dieses ToDo-Liste vorsieht, dass du dir nicht mehr als eine Handvoll Aufgaben für den Tag vornimmst, höre ich einen Satz von meinen KundInnen immer wieder: „Ich schreibe mir  eine ToDo-Liste und dann setze ich es nicht um.“ Und am liebsten antworte ich ihnen: „Bleib entspannt, das ist ganz normal!“ Natürlich gibt es einige Gründe, warum deine ToDo-Liste nicht funktioniert, und die schauen wir uns auch genauer an. Aber auf der anderen Seite ist es einfach so, dass ich nur sehr wenige Menschen kenne, die das zu 100% im Griff haben. Ich gehöre übrigens auch nicht dazu. Sie schreiben sich ihre Aufgaben auf ihre Liste und fangen dann an von oben nach unten abzuarbeiten. Ohne wenn und aber. Und ja, ich empfehle meinen KundInnen auch immer, nicht darüber nachzudenken, ob sie gerade „Bock“ auf die Aufgabe haben, die ansteht, denn das spart Zeit und lässt weniger Widerstände aufploppen. Was wichtiger als „funktionieren“ ist Viel …