Kunden-Termine sind etwas Wunderbares.

Egal ob in der Gruppe oder in Einzelgesprächen. Und je nach Geschäftsmodell sind sie natürlich auch essentiell für dein Einkommen.

Wenn Kunden-Termine allerdings deine Woche oder deinen Tag „zerbröseln“, dann sind sie auch ein Effizienz-Stopper, wie sie im Buche stehen.

Wie vereinbarst und verteilst du Kunden-Termine am besten?

Und zwar am besten für dich und dein Zeitmanagement.

Ich erlebe bei meinen Kunden zwei unterschiedliche Strategien: Kunden-Termine werden nur an bestimmten Tagen komprimiert vergeben, oder sie werden möglichst gleichmäßig über die Woche verteilt.

Wenn Kunden-Termine gleichmäßig über die Woche verteilt werden.

Dadurch versuchst du vielleicht, dir nicht zu viel auf einmal aufzubürden. Denn Gespräche mit Kunden, egal ob in der Gruppe oder 1:1, können anstrengend sein. Vor allem, wenn du wie z.B. auch ich eher der introvertierte Typ bist.

Es erscheint fast unmöglich, hintereinander (mit kurzen Pausen dazwischen) mehrere Gespräche zu führen, ohne dass die Qualität leidet oder du völlig erschöpft bist.

Allerdings ist das aus meiner Erfahrung auch Trainings-Sache. Beziehungsweise sogar eine Frage der guten Vorbereitung und eines guten Workflows. Aber das würde hier zu weit gehen.

Diese Entscheidung muss ich natürlich dir überlassen. Allerdings gibt es ein paar Argumente, die durchaus dafür sprechen, auszuprobieren, deine Termine zu „sammeln“.

„Beachte auch bei Kunde-Terminen das Parkinsonsche Gesetz!“

Argument 1: Das Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass eine Aufgabe immer so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie du ihr zugestehst. Und das gilt auch für Meetings oder Termine.

Nimm einmal an, du hast dein erstes Kundengespräch um 09:00 Uhr Früh und das nächste erst am Nachmittag. Dann liegt es auf der Hand, dass du dir und deinem Gesprächspartner keine Grenze setzt, was die Länge des Termins angeht.

Wenn du aber bereits um 10:00 Uhr den nächsten Termin hast und zwischendurch durchschnaufen möchtest, dann wirst du darauf achten, dass du das erste Gespräch um 09:45 Uhr beendest.

Bitte verstehe mich nicht falsch. Es geht nicht darum, deine Kunden abzuwürgen, sie nicht aussprechen zu lassen oder Hektik an den Tag zu legen.

Aber: auch ein Gespräch dauert immer so lange, wie du ihm zugestehst …

Und sehr oft, geht es auch in kürzerer Zeit, wenn sich beide Gesprächspartner darauf vorbereiten und über die begrenzte Zeit Bescheid wissen.

Ein Beispiel: Ich war vor einigen Jahren im Programm von Katrin Hill mit MasterMind-Sessions. Sprich alle 14 Tage gab es ein Meeting, bei dem jeder Teilnehmer 15-20 Minuten 1:1-Zeit mit Katrin hatte.

Ich hätte es mir wirklich nicht gedacht, aber diese 15-20 Minuten haben ausgereicht, da ich gut vorbereitet, mit klaren Fragen und voller Aufmerksamkeit in meine Session gegangen bin. Da mussten nicht erst irgendwelche Programme geöffnet, Passwörter eingegeben oder bisherige Postings gesucht werden. Dafür wollte ich diese kostbaren Minuten nicht verbringen.

Hätte ich jeweils „unbegrenzt“ Zeit gehabt, hätte ich sie sicher auch verbraten. Wahrscheinlich sogar mit einem schlechteren Ergebnis, weil ich eben unvorbereitet gewesen wäre …

Doof? Absolut. Aber hilft nix, so ticken wir eben.

Argument 2: der richtige Kunde?

Ich bin sicher, du hast „deine Zeiten“. Zeiten, in denen du am besten kreativ arbeitest, Zeiten, in denen du eher administrativ arbeiten möchtest und eben auch Zeiten, in denen dir Kunden-Termine nicht recht sind.

Bei mir ist das die Zeit nach 17:00 Uhr. Denn ich beginne um 05:00 Uhr Früh zu arbeiten, da bin ich abends wirklich nicht mehr fit. Und um diese Zeit kommt mein Mann nach Hause und dann ist Familien-Zeit.

Was passiert nun, wenn ein Kunde immer erst nach 17:00 Uhr oder vielleicht sogar immer nur am Wochenende Zeit hat?

Ich könnte darauf eingehen und jedes Mal tief seufzen. Oder feststellen, dass dieser Kunde aufgrund unserer unterschiedlichen Lebensrhythmen nicht zu mir passt und ihm eine Kollegin empfehlen. Und damit uns beiden einen Riesengefallen tun!

„Nicht jeder Kunde passt zu dir – und zu deiner Terminplanung.“

Benita Königbauer von profit-first.de hatte übrigens auch einmal einen verlockenden Hinweis:

Wenn ein Kunde außerhalb „deiner Zeiten“ unbedingt einen Termin haben möchte (oder eine Dienstleistung fertiggestellt haben möchte), dann kostet es mehr.

So simpel. Vielleicht ist das auch ein Ansatz für dich?

Argument 3: Keine fokussierten Tage

Das war für mich das Hauptargument, um meine eigene Termin-Vergabe immer wieder zu überdenken: Ich hatte lange Zeit auch meine Termine schön gleichmäßig über die Woche verteilt. Meist auch aus dem Gefühl der Überforderung heraus.

Dadurch hatte ich aber:

• Keine konzentrierten längere Zeiten für meine Anstellung (und immer nur 1 1/2 Stunden zu programmieren ist nicht effizient …)
• Keine zumindest halben Tage, an denen ich fokussiert an einem Projekt arbeiten konnte.
• Oft an keinem Tag der Woche die Chance auf eine längere Mittagspause oder sogar einen freien halben Tag, wenn mir danach war.

Mein Kalender war ein einziger Fleckerlteppich.

So bündelst du Kunden-Termine

Eine Möglichkeit wäre, dass du fixe Termin-Tage festlegst.

Du könntest z.B. immer nur Dienstag und Donnerstag Termine vereinbaren. Bleib fest und tapfer dabei ;-). Du könntest aber auch für jede Woche andere Termin-Tage festlegen, je nachdem, was besser in dein Leben passt.

Wichtig: das Wording

Um irgendeine Art von System in deiner Terminvereinbarung zu erreichen, kann dein Wording bei der Terminvereinbarung wichtig sein.

Tödlich für dein Zeitmanagement oder Termin-System ist z.B.

„Wann immer du willst“
„Nächste Woche bin ich noch ziemlich frei.“
„Am Donnerstag ist es mir egal, wann.“

Wirklich?

Gehe bitte dazu über, immer zwei Terminvorschläge zu kommunizieren (wenn du nicht mit einem Tool, sondern mit Einzel-Vereinbarung arbeitest).

Der zweite dieser Termine sollte der sein, der dein Favorit ist. Beide müssen natürlich für dich möglich und gut sein – aber irgendwo habe ich einmal gelesen, dass wir Menschen bei der Auswahl von zwei Möglichkeiten eher die zweite als die erste nehmen. Kann also nicht schaden.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Ich musste es auch erst lernen …

Ich bin in den letzten Jahren so vorgegangen:

Wann immer in einer Woche der erste Termin vereinbart wurde, war das mein „Termin-Tag“ und ich habe möglichst nur mehr Termine an diesem Tag angenommen.

Dazu haben auch Gruppen-Termine für mein Online-Programm Home-sweet-Office gehört, Interview-Anfragen, eigene Interviews, etc. Außerdem habe ich darauf geachtet, dass ich mindestens einen Tag pro Woche völlig frei von Terminen gehalten habe.

Seit ich wöchentliches CoWorking in Home-sweet-Office anbiete, war das oft nur dieser CoWorking-Tag.

Ein Selbst-Experiment

In den letzten Monaten habe ich aber auch bemerkt, dass es ziemlich eng wird mit meiner Zeit und sich jede Woche für mich „voll“ anfühlt. Einige TeilnehmerInnen haben zusätzlich Einzelbetreuung gebucht und auch sonst werden es immer mehr 1:1-Kunden. Dazu kommen eben auch regelmäßige Live-Meetings im Kurs, Mastermind-Gruppen (für mich), CoWorking, Live-Videos usw.

Daher habe ich vor kurzem ein Selbst-Experiment gestartet:

• Kunden-Termine vereinbare ich nur mehr in den geraden Kalender-Wochen.
• Ausnahmen sind nur: bereits festgelegte Termine (z.B. für unsere Live-Meetings im Online-Programm) und Mastermind-Sessions.

Puh, das fällt wirklich nicht leicht!

Ich weiß noch nicht, ob und welche Auswirkungen es auf meine Produktivität und vor allem Zufriedenheit hat. Aber dieses Gefühl, dass jede Woche voll mit Terminen ist, möchte ich auf jeden Fall vermeiden – mal schauen, ob es funktioniert, ich halte dich auf dem Laufenden.

Fazit

Die Termin-Hoheit liegt bei dir!

Immer!

Und das gilt nicht nur für 1:1 Kunden oder Gruppen-Terminen, sondern auch, wenn dein Business darin besteht, eine Dienstleistung zu erbringen. Denn auch hier gilt: wenn dich ein Kunde mit seinen (kurzfristigen) Fertigstellungs-Wünschen immer wieder unter Druck bringt, dann ist er vielleicht nicht der richtige für dich?

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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