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Umstellung von Papier auf ein Buchhaltungs-Programm – Ein Erfahrungsbericht

Umstellung auf ein Buchhaltungs-Programm

Aktualisiert am

Das Schöne am bloggen und podcasten ist, dass ich selbst immer wieder von meinen Gästen lernen darf! So wie in diesem Gespräch mit Kerstin Müller.

Anfang 2019 ist nämlich auf meiner Facebook-Timeline ein Posting von Kerstin Müller vorbeigeschwebt, in dem sie ganz begeistert berichtet hat, dass sie ihre Buchhaltung von Papier auf ein elektronisches Tool umgestellt hat.

Da ich immer wieder nach so einer Empfehlung gefragt werde – und selbst keine Erfahrungswerte dazu habe – war es für mich klar, dass ich das etwas genauer wissen möchte.

Neben der Umstellung haben wir auch darüber geplaudert, warum es für die InhaberInnen von einem Online-Business wichtig ist, eine Steuerberaterin mit Online-Affinität zu haben (hier kann ich übrigens Benita Königbauer nur wärmstens empfehlen), wie das mit der Regelmäßigkeit und den inneren Bildern ist, uvm.

Warum wolltest du auf ein Buchhaltungs-Programm umsteigen?

Für Kerstin war Buchhaltung immer ein Gräul. Sie ist seit 1995 selbständig, bis 2016 als Sidepreneur und danach Vollzeit. Damit und mit dem Einarbeiten ins Online-Business hat’s begonnen, dass die Belege immer mehr – und die Laune immer weniger wurde.

Daher war für sie 2018 klar, etwas ändern zu müssen, um einerseits Zeit zu sparen und andererseits auch dieses lästige Thema vom Tisch zu haben. Außerdem hatte sie Ende 2018 ihre Buchhaltung noch gar nicht angegriffen – ein Riesenstapel wartete auf sie …

Dieses Video ansehen auf YouTube.

Wie bist du bei dieser Umstellung vorgegangen?

Drei Überlegungen gehören an den Anfang:

  • Es kommt auf den Steuerberater an, ob und wie diese Umstellung passieren kann. Wenn er/sie mit dem Standard-Export im Datev-Format arbeiten kann, dann ist ein Wechsel womöglich nicht notwendig.
  • Es kommt auf dein Business an. Wenn du viel mit Reseller wie z.B. Digistore24 arbeitest, hast du weniger Belege, als wenn du händisch Rechnungen schreiben musst.
  • Es kommt auf dich an. Bist du ein Tool-Typ? Macht es dir Spaß, dich in ein neues Programm einzuarbeiten? (Hier gibt’s ein paar Tipps zum Erlernen von Tools …)

Spannend habe ich gefunden, dass Kerstin zuerst auf die Suche nach „ihrem“ Tool gegangen ist und sich nicht an ihrem Steuerberater orientiert hat. Das finde ich auch sehr vernünftig, weil sie ja öfter mit dem Tool als mit dem Steuerberater zu tun haben wird und der Datev-Export Standard ist.

 

So ist Kerstin in Sachen Buchhaltungs-Programm vorgegangen:

  • Zuerst hat sie ihre Community nach Empfehlungen gefragt und zwei Angebote sind in die engere Wahl gekommen: papierkram.de und fastbill.de
  • Danach hat sie ihre Anforderungen festgelegt
Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

  • Deutscher Anbieter wegen der DSGVO
  • Intuitive Oberfläche
  • Abfotografieren von Belegen möglich
  • Evtl. automatischer Abgleich der Zahlungseingänge mit dem Konto
  • Zeiterfassung für die Rechnungs-Erstellung
  • Zahlungsanbieter Kreditkarte und Paypal möglich (Im Interview wusste Kerstin noch nicht, ob das mit papierkram.de funktioniert, hier ist ihr Nachtrag: „Kreditkarte kann man integrieren, steht auch in der Hilfe, aber das sollte man vorher mit der Bank abklären, ob es funktioniert. PayPal ist in Arbeit, wissen aber nicht wann es kommt.
  • Am Jahresende hat Kerstin mehrere Anbieter angeschaut und die Testversion von papierkram.de installiert, um es sich in der Praxis anzuschauen und sich dann dafür entschieden.

Für die technische Umstellung hat Kerstin dann im Endeffekt nur 4 Tage benötigt – und das finde ich schon sehr beachtlich! Wie sie dabei – und mit den Kunden – vorgegangen ist, erzählt sie im Video natürlich näher.

Die Ergebnisse der Umstellung

Das sind also zusammengefasst die Eckpunkte von so einer Umstellung auf ein Buchhaltungs-Programm:

  • Deine Anforderungen zusammenschreiben
  • Tool dazu suchen
  • Wechsel per Jahreswechsel
  • Passenden Steuerberater suchen

Großartig sind die Ergebnisse, die Kerstin dadurch erzielt hat! Sie braucht für ihre Buchhaltung – obwohl sie die Buchungen jetzt selbst durchführt – nur noch 1/10 der Zeit, lässt nichts mehr „auflaufen“, hat sogar Freude an dieser Arbeit und hat vor allem auch einen Überblick über ihre Zahlen!

Wenn du auch mit deiner Buchhaltung ein bisserl auf Kriegsfuß stehst, dann habe ich noch ein paar Tipps für dich in diesem Artikel zur Buchhaltung. Dann fällt vielleicht auch die Umstellung am Ende dieses Jahres leichter?

Wenn Buchhaltung dein persönliches Grauen ist

Zur Interview-Partnerin Kerstin Müller

Fotografin @Ines Grabner

„Mein Name ist Kerstin Müller von mueller macht web und ich bin unterwegs, das Web ein bisschen schöner und besser zu machen. Ich unterstütze EinzelunternehmerInnen und kleine Unternehmen auf ihrem Weg, zu ihrer ganz persönlichen Webseite. Um Besucher zu Kunden zu machen und um langfristig und nachhaltig erfolgreich zu sein. Denn wenn du dich und dein Unternehmen gut präsentierst und du das Gefühl hast, dass alles passt, dann habe ich meinen Job richtig gemacht und ich freue mich über deinen Erfolg.“

Mehr über mich findest Du auf mueller-macht-web.de, in meinem Podcast oder auf meiner Facebook-Seite. Außerdem kannst du dir hier eine Checkliste zur Planung einer guten Webseite herunterladen und dir hier mein neuestes „Baby“ anschauen.

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

9 Kommentare

  1. Hallo Claudia,
    ein sehr lesenswerter Beitrag.
    Die Umstellung meines Büros auf digitale Prozesse habe ich mit einem Zeitraum von einem Jahr geplant, da ich selbst auch auf der Suche nach einem Tool war, welches meine Prozesse abbilden konnte.

    Ich habe mich dann für Julitec „Deals&Project“ entschieden. Hier habe ich alles was ich brauche. Seit dem erspare ich Zeit in der Buchhaltung, wobei ich das gern mache. Es ist wesentlich entspannter Rechnungen zu schreiben und zu bearbeiten, als wenn ich Unmengen an Zetteln hin und her bewegen muss.

    Alles in allem bin ich vom papierlosen Büro überzeugt, doch die rechtlichen Rahmenbedingen durch die DSGVO machen einem das Digitalleben auch nicht wirklich einfach.

    Einen schönen Tag wünscht dir
    Frank

  2. Mein Steuerberater und ich nutzen Lexoffice (auch für meine Rechnungserstellung). Klappt wunderbar papierlos. Das Programm ist mit meinem Konto verknüpft und ich ich kann ganz einfach alle Geld-Ein und Ausgänge den Kontobewegungen zuordnen. Rechnungen die ich damit schreibe, sind eh gleich im System. Rechnungen die ich bezahle, werden von der passenden App gescannt und hochgeladen und pdfs kann man einfach ins Programm „reinziehen“. Ich hab es von Anfang an so gemacht, ich weiß gar nicht wie es anders geht :P Also ich plädiere auch absolut für papierlos! LG Yvonne

  3. Liebe Claudia und Kerstin, danke für dieses super-spannende Gespräch zwischen Euch beiden! Es macht mir bewusst, dass ich ebenfalls meine Steuerberaterin wechseln muss. Die derzeitige ist nämlich auch komplett analog, und ich bin gar nicht glücklich damit. Ich muss jeden Beleg einzeln in eine Excel-Tabelle eintragen, und sie tippt diese Tabelle dann wieder ab in ihr System. Das ist doppelter und dreifacher Aufwand, nicht nur zeitlich sondern es bedeutet natürlich auch mehr Kosten! Aber auch gut zu wissen, dass ein guter Zeitpunkt für den Umstieg dann Ende des Jahres ist. Danke für den Anstups, ich werde meine Buchhaltung mit Sicherheit neu regeln. lg, Gabi Brandhuber

  4. Ich sagte meiner Steuerberatung, dass ich ab 2019 auf papierlos umsteigen will.

    Meine Steuerberatung hat mich dann für nVista freigeschaltet.

    Für mich war der viel größere Aufwand, meine ganzen Prozesse umzustellen und nicht mehr chronologisch, sondern aufgabenorientiert vorzugehen: Alle Ausgangsrechnungen (die schicke ich von easybill aus), alle Eingangsrechnungen, alle Kreditkartenbelege usw.

    Dazu musste ich komplett meine Ordnerstruktur verändern und das hat wirklich Hirnarbeit gekostet. Sicher kann ich da noch optimieren. Wer dazu Tipps hat, gerne.

    Danke für den Blogartikel Claudia. Das Interview höre ich mir gerne noch an.

    Viele Grüße von Sabine

    • Hi Sabine! Das ist eine spannende Erfahrung, die du da gemacht hast! Und Prozess-Umstellungen sind ja immer eine Herausforderung. Ich kann mich noch gut erinnern, als ich genau das (also von chronologisch auf aufgabenorientiert) mit meiner Buchhaltung gemacht habe … eine Checkliste hat mir echt dabei geholfen, diesen Workflow beinhart einzuhalten und so nichts zu vergessen. Das vielleicht als kleinen Tipp?

      Sonnige Grüße, Claudia

  5. Obwohl kein Tool-Typ bin, begreife aber, dass es heute ohne Digitalisierung nicht geht. Besten Dank für den Tipp! Hoffe, dass das Programm die Betriebsausgaben beim Umzug in Betracht zieht.

    • Sehr gerne, Finn. Ob das Tool die Betriebsausgaben in Betracht zieht, kann ich dir leider nicht sagen. Aber vielleicht stellst du die Frage am besten vorweg schon dem Support? Dann verschwendest du damit keine Zeit, falls es das nicht kann und du diese Funktion benötigst!

      Mit lieben Grüßen
      Claudia

  6. Karin Vittinghoff sagt

    Liebe Claudia, das ist ein sehr spannendet Beitrag. Ich habe dieses Jahr auf digitale Buchhaltung umgestellt und zwar auf Felix.1. Das geht nur in Verbindung mit teilnehmenden STBüros, die auf der Webseite aufgeführt sind.
    Mein Aufwand ist ein wenig höher als bislang weil ich die Belege digital ins Programm lade und den Zahlungen zuordne. Dafür sind die Kosten deutlich geriner als bisher (Buchhaltung als Extraleistung). Lohnbuchhaltung, monatliche UST und Steuererklärung macht aber alles die STBung.

    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Karin!

      Das ist ja spannend, dass du jetzt ein wenig mehr Aufwand hast, das hat Kerstin ja ganz anders erlebt. Aber wenn sich die Kosten dadurch stark reduzieren, ist es das auf jeden Fall wert! Na und bei DEM Namen des Programms kann fast nichts schiefgehen ;-)

      Liebe Grüße
      Claudia

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