Zeitmanagement
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Parkinsonsches Gesetz – DIE Chance für deine Produktivität!

Parkinsonsches Gesetz im Zeitmanagement

In einer perfekten Welt würdest du in der Früh auf deine ToDo-Liste schauen, oben zum Abarbeiten beginnen und abends alles erledigt haben, was du dir vorgenommen hast.

In der realen Welt sieht es natürlich ganz anders aus, vor allem wenn du selbständig bist und keinen Chef hast, der dir Zeit- oder Zielvorgaben gibt. Das ist einerseits gut so, denn es fühlt sich freier an, auf der anderen Seite geht deine Freiheit sehr schnell flöten, wenn du immer „hinten nach“ bist. Egal in welchem Aufgabengebiet.

Hintennach bei deiner Buchhaltung, deinem Content, deinem Launch (der deswegen nicht funktioniert), deinen Terminen (weil alle immer länger dauern als gedacht), usw.

Parkinsonsches Gesetz – was steckt dahinter?

Spannend. Das ist noch gar nicht so alt, wie ich vermutet hätte! Und zusätzlich gibt es sogar mehrere Parkinsonsche Gesetze, wie ich auf Wikipedia nachlesen konnte. Aber das bekannteste davon ist sicher dieses hier:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Vielleicht kennst du das von dir selbst. Wenn du auf deinen Kalender schaust und es sind nur wenige Termine eingetragen, und auf deiner ToDo-Liste tummeln sich auch nicht 20 Aufgaben, dann hast du dieses Gefühl „alle Zeit der Welt!“.

Oder du kennst es noch aus einer Anstellung. Der Arbeitstag hat 8 Stunden und die Arbeit wird auf diese 8 Stunden aufgeteilt. Das heißt, dort liegt die Priorität darin, sich 8 Stunden lang zu beschäftigen, aber nicht, in dieser Zeit möglichst effizient zu arbeiten.

Wenn die Vorgabe allerdings nicht „8 Stunden“ wäre, sondern „wenn du mit diesen Aufgaben fertig bist, kannst du nach Hause gehen„, tja, dann würde die Arbeitswelt anders aussehen!

Unterm Strich geht es beim Parkinsonschen Gesetz also um Verknappung, und zwar Zeit-Verknappung.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie's geht.

Natürliche kontra künstliche Verknappung

Wenn du mit dieser Zeit-Verknappung arbeitest, dann fühlt sich das erst einmal unnatürlich an. Einfach weil du es nicht gewohnt bist, so achtsam mit deiner Zeit umzugehen.

Allerdings nur, weil es eine künstliche Verknappung ist! Die natürliche klappt nämlich super, denke bitte nur an die letzten Tage vor deinem letzten Urlaub!

Was ist da nicht alles möglich gewesen!

Du hast schnell Entscheidungen darüber getroffen, was unbedingt vorher noch erledigt werden muss und hast das dann zackig abgearbeitet.

So sehr wir in Home-sweet-Office 2.0 daran arbeiten, die Effizienz zu erhöhen und Workflows zu etablieren, vor dem Urlaub schalten die Teilnehmerinnen immer noch einmal den Turbo ein und sind ganz erstaunt, was alles möglich ist.

Und falls du jetzt meinst, dass das logisch ist, weil es eine „wirkliche“ Verknappung ist, dann denke bitte kurz an die letzte Situation, in der du irgendwo gelesen hast „Nur noch heute zu diesem Preis ….“ – und dann gekauft hast.

Im Verkauf funktioniert diese künstliche Verknappung also sehr gut. Und zwar, obwohl du weißt, dass das ein „Trick“ ist, um dich zu einer Entscheidung zu bringen.

Also warum sollte das in deinem Zeitmanagement nicht funktionieren?

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Die Gefahren hinter der künstlichen Zeit-Verknappung

Ganz klar, das kann in ungesunde Selbst-Optimierung und in Stress ausarten, und das ist nicht sinnvoll. Genauso wenig ist es für dich sinnvoll, wenn du beginnst zu „schludern“. Das Ziel ist es, eine Ausgewogenheit zwischen flott und trotzdem qualitativ gut zu arbeiten, ohne deinen Puls ständig auf 180 zu treiben.

Darum ist es wichtig, dich an „deine“ Zeit-Verknappung heranzutasten, dazu gibt es am Ende des Artikels auch noch ein paar Praxis-Tipps.

Aber um von der Theorie ein wenig wegzugehen, schauen wir uns zuerst einmal drei Beispiel aus der Praxis an.

3 Praxis-Beispiele, wie du das Parkinsonsche Gesetz für dich nutzen kannst

Wie schon geschrieben, wir arbeiten in Home-sweet-Office an vielen unterschiedlichen Strategien, um vor allem die Aufgaben, die rund um die Kernkompetenz der Teilnehmerinnen anfallen (und trotzdem erledigt werden müssen), effizient zu erledigen.

Aber vor allem während unserer Virtuellen CoWorkings höre ich gewissen Aussagen in dieser oder ähnlicher Form immer wieder.

„Mein Perfektionismus hat mich nicht fertig werden lassen.“

Besonders oft kommt dieser Satz im Zusammenhang mit „Blogartikel schreiben“ vor.

Rein theoretisch ist der Text nämlich schon fertig. Aber da wird noch herum formuliert, doch noch einmal recherchiert, die Reihenfolge umgestellt, ein doch noch besseres Bild gesucht … Und im Endeffekt dauert es dann 10 Stunden oder mehr, bis so ein Artikel fertiggestellt ist und mit einem tiefen Seufzer (und der Überzeugung, dass der Artikel nicht perfekt ist!) der Veröffentlichungs-Button gedrückt wird.

Aber oft wird er leider dann gar nicht gedrückt und es sammeln sich die (angeblich) halbfertigen Werke in der WordPress-Schublade.
Zeitmanagement Membership - Content-Planung

Was du tun kannst

Zuerst brauchst du statt einem Gefühl („das dauert immer Ewigkeiten“) eine realistische Zahl. Und zwar die Stunden, die du derzeit vom Konzept bis zur Veröffentlichung für einen Blogartikel benötigst. Das heißt nicht, dass du jetzt 10 Stunden am Stück daran arbeiten musst, aber du brauchst eine Gesamt-Summe.

Übrigens wirst du feststellen, dass du schon alleine dadurch, dass du diese Zeit beobachtest, konzentrierter arbeiten wirst. Aber das nur nebenbei.

Dann brauchst du ein Ziel, das heißt, die Stunden-Anzahl, die du darauf verwenden möchtest. Also zum Beispiel:

  • 1/2 Stunde für die Recherche
  • 1/2 Stunde für das grobe Konzept des Artikels
  • 2 Stunden für das reine Schreiben
  • Hübsch machen und SEO noch einmal 1 Stunde

Dann bist du also bei rund 4 Stunden, die du dir als Ziel vornimmst – und die nicht sofort klappen werden! Aber du kannst dich daran herantasten.

Ich brauche inzwischen, wenn ich nicht viele Screenshots dafür machen muss und der Artikel nicht länger als ca. 1.800 Wörter ist, 3 bis 4 Stunden für einen Artikel.

Aber.

Diese 3-4 Stunden habe ich vor ein paar Jahren noch für einen 500-Wörter-Artikel benötigt …

Beginne also bitte, deine Zeit künstlich zu beschränken, aber Stück für Stück, nicht sofort von 10 auf 4 Stunden! Und sobald du den Eindruck hast, dass es zu viel Druck ist und du zu schludern beginnst, gib dir wieder ein bisserl mehr Zeit.

Es ist ein Prozess.

„Jetzt hab‘ ich den halben Tag daran gesessen, und es funktioniert immer noch nicht!“

Sehr gerne wird das gestöhnt, wenn es um Technik geht.

Egal, ob dein Computer nur stotternd hochfährt, ob du versuchst, ein Optin-Formular in deine Seite einzubinden oder in Excel eine Berechnung einfach nicht klappen will, beschränke die Zeit, die du alleine vor dich hin wurstelst!

Auch wenn es darum geht, dass du dich in ein neues Tool einarbeiten möchtest, solltest du nicht Unmengen an Zeit investieren. Mein Freund und Kollege Frank Katzer geht sogar so weit, dass er keine Tutorials anschaut oder Bedienungsanleitungen liest. Wenn das Tool nicht intuititiv zu bedienen ist, dann ist es ungeeignet.

Was du tun kannst

So weit wie Frank würde ich nicht gehen, aber ich empfehle meinen Kundinnen immer, sich vorher zu überlegen:

  • Welchen Teil des Workflows soll das Tool übernehmen/erleichtern?
  • Hast du vielleicht schon ein Tool, das das eh schon kann?
  • Wie lange gibst du ihm Zeit, um dich zu überzeugen?

Für mich liegt bei technischen Problemen die Schmerzgrenze bei einer halben Stunde. Wenn ich es dann nicht selbst hinbekomme, dann suche ich mir Hilfe.

Sehr oft kann ich meinen TeilnehmerInnen von Home-sweet-Office 2.0 schon innerhalb unserer Meetings und während des Virtuellen CoWorkings helfen, damit sie nicht stecken bleiben.

Zeitmanagement im Homeoffice

Wenn mir das nicht gelingt, dann empfehle ich ihnen entweder, die Frage in unsere Facebook-Gruppe zu stellen (meistens gibt es jemanden, der beim selben Thema bereits eine Lösung hat), oder ich empfehle eine Kollegin/einen Kollegen weiter, oder es gibt eine spezielle Facebook-Gruppe, in der die Frage gestellt werden kann.

Das Phänomen, das ich auch immer wieder sehe, wenn ich frage: „Was hast du denn schon alles ausprobiert?“ ist, dass sie gar nicht mehr wissen, welche Schritte sie gegangen sind und was sie genau bereits ausprobiert haben.

Das ist wirklich die reine Nerven- und Zeitverschwendung, also beschränke bitte deine Zeit, die du dich damit beschäftigen wirst, bevor du damit anfängst!

„Das Gespräch ist länger geworden als geplant, jetzt schwimme ich“

Das fällt meinen Kundinnen eigentlich immer besonders schwer: Es läutet das Telefon, eine Kundin will „nur mal eben kurz“ etwas besprechen – und vorbei ist es mit der gesamten Tages-Planung.

Oder sogar bei vereinbarten Terminen. Erst vor kurzem hatte ich dieses Gespräch mit einer 1:1-Kundin, die zwar eine Stunde für eine Sitzung geplant hat, dann aber im Endeffekt fast zwei Stunden mit ihrem Kunden verbringt.

Und noch dazu pro Sitzung abrechnet …

Ich höre dann zum Beispiel das Argument: „Aber ich kann doch meinen Kunden nicht abwürgen!„.

Und dem stimme ich zu.

Allerdings bist du sicher in der Lage, das Gespräch so zu führen, dass ihr nach der vereinbarten (künstlich beschränkten) Zeit an einem Punkt seid, bei dem ihr das Gespräch gut beenden könnt.

Was du tun kannst

Ich habe ja nicht viele 1:1-KundInnen, aber ich bemerke es in den Mastermind-Meetings (in der Verlängerung von Home-sweet-Office 2.0) immer wieder.

Wenn ich jeder Teilnehmerin 30 Minuten Sprechzeit gebe, dann brauchen wir für die Lösung 30 Minuten. Und wenn es nur 15 Minuten sind, dann finden wir innerhalb dieser 15 Minuten die gleich gute Lösung.

Denn in dieser kurzen Zeit müssen sie sich darauf konzentrieren, ihr Thema vorzustellen und die Impulse der Gruppe aufzunehmen. Das fokussiert.

Wenn du Schwierigkeiten damit hast, die Zeit mit deinen KundInnen einzuhalten, dann kannst du folgendes versuchen:

  • Bei ungeplanten Anrufen kannst du gleich zu Beginn klarstellen: „Ja, können wir gerne besprechen, ich habe aber nur 10 Minuten Zeit.“ Und dann hältst du dich bitte dran.
  • Lege geplante Termine nicht ins „Nichts“, sondern so, dass du wirklich danach den nächsten Termin hast. Damit wird die künstliche zur natürlichen Beschränkung.
  • Rufe aktiv jemanden nur an, wenn du danach einen vereinbarten Termin hast (es sei denn, du willst wirklich plaudern …)

Ein paar Praxis-Tipps zum Parkinsonschen Gesetz

Bei vielen, wenn nicht sogar allen Tipps in Sachen Zeit- und Selbstmanagement ist die größte Hürde oft, dich regelmäßig daran zu erinnern. Das ist eigentlich bei jedem Trainings- oder Gewohnheits-Ziel so. Darum hier ein paar Ansätze, wie du dich leichter daran gewöhnen kannst, mit deiner Zeit achtsamer umzugehen.

Lege deine Zeitbeschränkung vor dem Start fest

Egal, ob du wie ich Trello für deine ToDo-Liste verwendest, oder deine Aufgaben jeden Tag in deinen Kalender einträgst. Überlege dir immer, wie lange du dir dafür Zeit gibst und trage es vorher dort ein!

In Trello könntest du entweder ein Benutzerdefiniertes Feld dafür verwenden, oder du schreibst einfach in den Titel des Kärtchens, wie viele Minuten du dir dafür Zeit nimmst.

Benutzerdefinierte Felder in Trello

Plane nur wenige Sprints

Es ist nicht notwendig, so wie vor dem Urlaub, die ganze Woche unter ständigem Zeitdruck zu arbeiten.

Es ist nicht nur nicht notwendig, sondern auf Dauer sicher ungesund.

Darum überlege dir bitte, in welchem Bereich deiner Aufgaben du flotter werden möchtest. Oder was dich besonders nervt. Und setze dort an, indem du für diese Tätigkeiten Sprint-Zeiten für dich definierst.

Und dann gehe es schrittweise an. Es hat keinen Sinn, dass du dir 4 Stunden für einen Blogartikel vornimmst, wenn du bisher 12 gebraucht hast. Oft reicht es auch nicht, nur die Zeit zu beschränken, sondern die gesamte Strategie bzw. den Workflow zu verändern, um im Endeffekt mit weniger Druck weniger Zeit zu brauchen.

Das ist dasselbe Prinzip wie „früher aufstehen“. Wenn du bisher jeden Tag um 07:00 Uhr aufgestanden bist, dann bringt es dir nichts in deiner Produktivität, wenn du ab sofort wie ich um 05:00 Uhr aufstehst. Du wirst nur müder sein.

Eine gute Möglichkeit, sich an eine Zeitbeschränkung zu gewöhnen ist es übrigens auch, deine Woche mit Zeitblöcken zu strukturieren, dazu findest du auch schon einige Tipps hier auf meinem Blog.

Gönne dir „Daddel-Tage“!

Oh, ich liebe meine Daddel-Tage! Oft sind es nur halbe Tage, aber da drehe ich mein Time-Tracking nicht auf und lasse mich durch meine Aufgaben treiben!

Mach‘ das bitte ganz bewusst! Dann hast du nämlich kein schlechtes Gewissen und kannst es so richtig genießen, das zu erledigen, was dir gerade unterkommt. Und am nächsten Tag baust du dann wieder Sprint-Zeiten ein.

Gerade diese Abwechslung minimiert den Druck und sorgt dafür, dass du motiviert bleibst!

Denn du bist als Selbständige/r dein eigener Boss. Schau‘ darauf, dass du der beste Chef für dich bist, der du sein kannst!

P.S. Du willst tiefer in das Thema Produktivität und Effizienz eintauchen? Dann schau‘ auf der Übersichtsseite vorbei, da gibt es mehr dazu!

P.P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


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