In der letzten Produktivitäts-Challenge gab es eine kleine Aufgabe mit großer Wirkung. So wurde es mir zumindest von den Teilnehmerinnen rückgemeldet.

Die Aufgabe bestand nur darin, den nächsten kleinsten Schritt in einem Projekt zu definieren und die Umsetzung dieses Schrittes zeitlich einzuplanen.

Rückgemeldet wurde mir im Live-Meeting des Tages, dass Folgendes für einige Teilnehmerinnen augenöffnend war:

• „Ich dachte, das wäre ein Projekt – dabei sind es viele, die zusammenhängen!“
• „Das heißt, ich muss noch nicht jeden einzelnen Schritt genau kennen?“
• „Ah, OK, das heißt, das ist kein Projekt?“

Dadurch kam auch die Frage auf: „Was verstehst du eigentlich unter einem Projekt?„. Bei der Antwort darauf ist klar, dass zuerst steht: Das kommt auf dein Businessmodell an!

Du denkst dabei vielleicht an ein IT-Projekt, an dem ein ganzes Team arbeitet und das sich über Monate erstreckt. Oder du denkst an eine Umstrukturierung eines großen Unternehmens, die Einführung einer neuen Software, usw. Bei so etwas ist es klar, dass eine Projektplanung gemacht werden muss (die übrigens auch sehr oft reine Makulatur ist).

Bei uns Solopreneuren wird leider sehr oft der Begriff „Projekt“ mit „Aufgabe“ verwechselt. Und das ist fatal. Kein Wunder, wenn dann Aufgaben vor sich her geschoben werden.

Weil es eigentlich Projekte sind!

Meine Definition von Projekten innerhalb einer Online-Selbständigkeit

Wenn du genau schaust, was du den ganzen Tag über so machst, kannst du sehen, dass du deine Arbeitszeit auf drei große Bereiche verwendest:

• Kunden-Betreuung, in welchem Setting auch immer. Das kann sein, dass du als DienstleisterIn etwas für deine KundInnen übernimmst, oder, wie bei mir, dass du KundInnen innerhalb eines Online-Programms betreust.
• Als Routinen kannst du alle To-dos zusammenfassen, die zwar einmal erledigt werden, aber immer wieder erledigt werden müssen. Regelmäßig.
• Und dann sind da die internen Projekte.  Betonung auf „intern“. Dazu gehört alles, was dein Business voranbringt und die Eigenschaften eines Projekts zeigt.

Ja, natürlich gibt’s dann auch noch die leidige Administration, aber selbst die Content-Erstellung kannst du eher bei Routinen einordnen als bei Projekten oder der Kunden-Betreuung. Das gilt genau genommen fürs gesamte Marketing.

Projekte haben in meiner Welt diese Eigenschaften:

• Sie müssen an einem definierten Zeitpunkt fertiggestellt sein, das heißt, sie haben einen Anfangs- und Endtermin.
• Projekte bestehen aus vielen einzelnen To-Dos, die oft in einzelnen Phasen zusammengefasst werden.
• Projekte können sich wiederholen, die Zeitpunkte sind aber nicht so regelmäßig wie bei Routinen.

Warum es so wertvoll ist, zwischen Aufgaben und Projekten zu unterscheiden

Wenn du es auf die Spitze treiben möchtest, könntest du Aufgaben so definieren: Sie bestehen aus nur einer einzigen Tätigkeit.

Nehmen wir als Beispiel ein Webinar, das du veranstaltest. Und ja, obwohl ich mehrere Webinare pro Jahr gebe, behandle ich jedes Einzelne als Projekt, wenn auch ein kleines. Und um nicht durcheinanderzukommen, bündle ich die einzelnen Aufgaben in unterschiedliche Bereiche. Das sind:

• Vorbereitungen in ActiveCampaign
• Automationen in ActiveCampaign
• Vorbereitungen direkt am Blog
• Social-Media-Marketing
• Gleich nach dem Webinar
• 72 Stunden nach dem Webinar

Jeder dieser Bereiche besteht aus 3 bis 10 einzelnen Aufgaben, die sich nicht weiter aufsplitten lassen.

• Es fällt sehr leicht, eine dieser 15 Aufgaben zu erledigen! Sie sind ja so klein, dass es nicht wirklich ein Aufwand ist!
• Ich kann auch einfach 2-3 davon erledigen, wenn ich auf den nächsten Termin warte.
• Oder ich nehme mir einen Zeitblock von 2 bis 3 Stunden, um alles in einem Rutsch durchzuarbeiten.

Am Ende ist das Projekt fertig und ich kann mich wieder auf andere Dinge konzentrieren.

Zusammenfassend kannst du es bei deinen Projekten so zusammenfassen:

Brich ein Projekt in so kleine Aufgaben herunter, dass es keine Ausrede gibt, sie nicht zu erledigen!

Wenn du dann doch bei einer dieser Aufgaben steckenbleibst, bedeutet das nur, dass du sie nicht klein genug aufgesplittet hast. Und das lässt sich ja schnell beseitigen!

Warum du große Projekte in mehrere kleine aufteilen solltest

Nehmen wir an dieser Stelle ein Beispiel, das in der Produktivitäts-Challenge zur Sprache gekommen ist:

Eine Teilnehmerin möchte ein Malbuch für Kinder selbst gestalten und dann vermarkten. Da hängen natürlich sehr viele Aufgaben drinnen, die sie auch grob definiert hatte. Und trotzdem stockt das Projekt.

Einfach, weil es insgesamt zu groß war und sie parallel an mehreren Ecken gearbeitet hat!

So könnte sie ihr großes Projekt in mehrere kleine Projekte (oder auch Projekt-Phasen) aufteilen:

• Ein Projekt: das Erstellen der Inhalte. Auch hier hängen viele Aufgaben dran, aber es ist in sich abgeschlossen.
• Ein Projekt: Das Malbuch muss „irgendwo“ veröffentlicht und für den Verkauf bereitgestellt werden. Da es hier viele Möglichkeiten gibt, besteht auch dieses Projekt aus vielen unterschiedlichen Aufgaben.
• Ein Projekt: das Marketing bzw. der Launch des Buches. Alleine dieses Projekt kann schon wieder aus mehreren Phasen bestehen, wie jeder Launch.

Einige dieser Aufgaben müssen natürlich parallel laufen, aber durch die Sichtweise, das große Projekt in mehrere kleine aufzuteilen, erzielt sie diese Effekte:

Es wird übersichtlicher

Alleine durch diese Clusterung wird es klarer, was in welcher Reihenfolge zu geschehen hat und welches To-do zu welchem Unterprojekt gehört. Es wird für sie einfacher, innerhalb der vielen Aufgaben ihre Prioritäten zu setzen und Zeit für die Umsetzung zu blocken.

Außerdem wird es so einfacher, die benötigte Zeit für die einzelnen kleinen Schritte abzuschätzen.

Oder kannst du gut deine Aufwände schätzen, solange du nicht weißt, welche Aufgaben sich in einem Punkt auf deiner To-do-Liste verstecken?

Du definierst dadurch Zwischenziele

Du erlebst sicher in deinem Business auch „Kaugummi-Projekte“, oder? Sie ziehen sich eben wie ein Kaugummi, kein Ende ist abzusehen, die Motivation schwindet und jede Ablenkung, die sich dir anbietet, ist wichtiger als dieses Projekt.

Wenn du auf kleinere Projekte aufteilst, hast du zwischendurch immer wieder Erfolgserlebnisse und du siehst das Licht am Ende des Tunnels klarer.

Ein Ende ist absehbar – und zwingend!

Was? Zwingen?

Ja, manchmal musst du dich zwingen oder nennen wir es überlisten, um etwas anzugehen, was sich unsicher oder auch nur ungewohnt anfühlt.

Wenn du es schaffst, für die kleinen Projekte Endtermine festzulegen, die du auch ernst nimmst (so wie dein gesamtes Business), dann ist die Chance höher, dass du sie auch einhältst.

Und dann gibt es noch die Fokus-Projekte

Egal, ob du schon länger selbständig tätig oder erst kurz dabei bist, es gibt immer etwas zu tun, das nicht in die Kategorisierung passt, die ich zuerst aufgestellt habe.

Ein paar Beispiele aus meiner Praxis:

• Fortbildungen jeder Art, z.B. wenn du dich in SEO oder in Anwendungen für die KI einarbeiten möchtest.
• Du beschäftigst dich mit Meta-Ads und testest verschiedenste Ads.
• Du möchtest deine Blogartikel überarbeiten, um sie zu optimieren oder in Silopages zusammenzufassen.
• Du solltest deine Automations für Freebies optimieren
• oder sogar deiner Website ein neues Aussehen schenken.

Wenn du auf meine Definition von Projekten für Solopreneure schaust, dann entsprechen diese Themen keiner der Eigenschaften.

Und trotzdem behandle ich sie als Projekte und fokussiere mich zwischen einem und drei Monaten zusätzlich auf eines dieser Themen.

Denn sonst „passiert“ in diesen Themen gar nichts und es gehört einfach zur Selbständigkeit dazu, sich fortzubilden und das Bestehende zu optimieren!

Dir fällt sofort etwas ein, was du als Projekt voranbringen möchtest, dann hol dir die exklusiven Inhalte aus dem Programm „Dein Power-Quartal“!

Fazit

Mach dir klar, dass viel mehr deiner Aufgaben eigentlich ein Projekt sind und als solches eingeplant werden sollten.

Dann fällt dir das Planen und Umsetzen in Zukunft sicher leichter.

PS: Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!

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