Wahrscheinlich hast du das in deiner Kindheit auch öfter mal gehört, dass deine Eltern gemeint haben: „Wenn du es gleich erledigst, dann hast du es hinter dir. Also setz dich auf deinen Hosenboden und erledige, was auch immer zu erledigen ist“.
Dieser Ratschlag klingt zunächst gut, vor allem wenn es darum geht, kleinere Aufgaben schnell abzuhaken.
Aber in der Selbstständigkeit und im Online-Business kann dieser Ansatz tatsächlich auch hinderlich sein und dir mehr Probleme bereiten, als er löst.
Heute möchte ich dir erklären, warum es nicht immer die beste Strategie ist, To-Dos sofort zu erledigen, und welche Technik dir helfen kann, deine Produktivität zu steigern, ohne dabei in Stress zu geraten.
Darum geht's hier:
To-Dos NICHT sofort erledigen contra 2-Minuten-Regel: ein Widerspruch?
Die 2-Minuten-Regel besagt, dass Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sofort erledigt werden sollten.
Auf den ersten Blick könnte das wie ein Widerspruch zum Ratschlag klingen, nicht alles sofort zu erledigen. Aber tatsächlich hängt es stark von der Situation ab, ob es sinnvoll ist, diese Regel anzuwenden oder nicht.
Es ist keine „One-Size-Fits-All“-Lösung, sondern eine Methode, die du bewusst und unter bestimmten Umständen einsetzen solltest.
Wenn du in einem Arbeitsmodus bist, in dem du tief in eine Aufgabe eintauchst, kann es kontraproduktiv sein, sich durch das Erledigen kleinerer Aufgaben ablenken zu lassen.
Diese Unterbrechungen reißen dich aus deiner Konzentration heraus und können dazu führen, dass du mehr Zeit damit verbringst, dich wieder in die ursprüngliche Aufgabe einzuarbeiten. Es dauert oft viel länger, wieder in den „Flow“ zu kommen, als die zwei Minuten, die die kleine Aufgabe ansich dauert.
Danke fürs Zuhören!
Wenn dir diese Episode gefallen hat, abonniere hier den Podcast auf deinem Lieblings-Kanal!
Wann ist die 2-Minuten-Regel sinnvoll?
Trotzdem gibt es Situationen, in denen die 2-Minuten-Regel sehr hilfreich sein kann. Besonders bei Aufgaben wie der E-Mail-Bearbeitung oder Routinetätigkeiten im Haushalt.
Ein gutes Beispiel: Wenn du eine E-Mail liest und in weniger als zwei Minuten darauf antworten kannst, solltest du das sofort tun, anstatt die Antwort auf deine To-Do-Liste zu setzen.
Auch im Alltag ist die 2-Minuten-Regel nützlich. Das Geschirr nicht nur auf den Geschirrspüler zu stellen, sondern es gleich einzuräumen ist ein Klassiker. Oder den Geschirrspüler direkt auszuräumen, wenn er voll ist – das dauert keine fünf Minuten und dann das schmutzige Geschirr einzuräumen.
Das Gleiche gilt fürs Korrigieren von Fehlern, die du vielleicht gerade in deinem Blog oder einer Automation (gerade passiert …) entdeckt hast. Diese kleinen Aufgaben summieren sich zwar, aber sie sind oft schnell erledigt und bringen dir das gute Gefühl, Dinge sofort abhaken zu können.
Allerdings gilt das immer nur, wenn du gerade im entsprechenden Modus bist! Also im Modus „ich bearbeite meine E-Mails“ oder „ich kümmere mich um den Haushalt“.
Schlechte Gründe, To-Dos sofort erledigen zu wollen
Aber warum haben wir oft das Bedürfnis, alles sofort zu erledigen, auch wenn es vielleicht gar nicht so sinnvoll ist?
Ich beobachte bei meinen KundInnen drei Hauptgründe.
Es ist eine willkommene Ablenkung
Kleine Aufgaben bieten oft eine willkommene Ablenkung von den großen, vielleicht unangenehmeren Aufgaben, an denen du gerade arbeitest.
Wenn du merkst, dass du eine 2-Minuten-Aufgabe nur deshalb erledigst, um eine schwierige oder anstrengende Aufgabe zu vermeiden, solltest du überlegen, ob du nicht lieber eine echte Pause machen solltest.
Denn in vielen Fällen ist es nur ein Zeichen dafür, dass du eigentlich eine kurze Erholungspause brauchst, um danach wieder fokussiert an die eigentliche Aufgabe zu gehen.
Sehr empfehlenswert ist die Pomodoro-Technik, um mehr „echte Pausen“ zu machen!
Leichtere Aufgaben sind verlockend
Wir neigen dazu, zuerst die Aufgaben zu erledigen, die uns leichter fallen. Das gibt uns kurzfristig das Gefühl von Erfolg und Fortschritt.
Und ja, ich erzähle öfter mal, dass das Konzept „Eat the frog“ nicht für mich passt, weil ich in der Früh Aufgaben brauche, die mich in Schwung bringen. Das gilt allerdings nicht für den gesamten Arbeitstag!
Denn wenn du den ganzen Tag diese Strategie verwendest, führt das dazu, dass du die wirklich wichtigen Aufgaben aufschiebst.
Wenn du ständig die leichteren Aufgaben vorziehst, läufst du Gefahr, dass du diese Aufgaben wie eine Welle vor dir herschiebst. Dann stehst du plötzlich vor einem riesigen Berg unerledigter To-dos.
Was nicht nur Stress bedeutet, sondern auch der Grund sein kann, dass du dich in deinem Business keinen Schritt weiterbewegst.
Das Bedürfnis, hilfreich zu sein
Das klingt jetzt vielleicht unlogisch. Aber der dritte Grund, warum wir oft den Drang haben, To-Dos sofort zu erledigen, ist unser Wunsch, anderen schnell zu helfen.
Besonders in der Selbstständigkeit oder im Kundenservice wollen wir schnell und effizient reagieren, um den besten Eindruck zu hinterlassen.
Aber manchmal kann es sogar von Vorteil sein, nicht sofort zu reagieren. Fragen von KundInnen oder KollegInnen erledigen sich manchmal von selbst, wenn man ihnen etwas Zeit lässt.
Mir ist das früher häufiger passiert (vor allem in der Anstellung als Programmiererin): Ich unterbreche meine Arbeit, um schnell auf eine Nachricht zu antworten, und nur einen Moment später schreibt dir die Person: „Hat sich erledigt, danke.“
In solchen Fällen hast du dich unnötig unterbrechen lassen und konntest am Ende nicht einmal hilfreich sein.
Der richtige Umgang mit Fokus: Zeitblöcke und Prioritäten
Um zu verhindern, dass du dich ständig durch kleinere Aufgaben aus deinem Fokus reißen lässt, empfehle ich immer wieder, mit Zeitblöcken zu arbeiten.
Das bedeutet, dass du dir feste Zeiträume in deinem Kalender blockst, in denen du dich ausschließlich auf bestimmte Aufgabenbereiche konzentrierst. Diese Zeitblöcke können unterschiedlich lang sein, je nachdem, wie komplex oder umfangreich die Aufgaben sind.
In diesen Blöcken solltest du nur die Aufgaben erledigen, die zu diesem spezifischen Bereich gehören. Zum Beispiel könntest du einen Block für die Content-Erstellung einplanen, einen für Marketing, einen für die Weiterentwicklung deines Onlinekurses und einen für die Bearbeitung von Kundenaufträgen.
Klar ist dabei aber auch, dass du während dieser Zeitblöcke alle Programme schließt, die du dafür nicht brauchst! Über unnötige Benachrichtigungen auf PC und Handy habe ich ja auch schon einmal einen ausführlichen Artikel geschrieben.
Dadurch minimierst du Ablenkungen und kannst dich intensiver auf deine Aufgaben fokussieren.
Zeitblöcke und das Parkinsonsche Gesetz
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich eine Aufgabe immer so lange ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht.
Wenn du dir also viel Zeit für eine Aufgabe nimmst, wirst du sie auch in dieser Zeit (oder sogar noch mehr) erledigen – selbst wenn sie eigentlich schneller hätte abgeschlossen werden können.
Die Arbeit in Zeitblöcken zwingt dich dazu, effizient zu arbeiten, weil du dir selbst einen festen Zeitrahmen setzt.
Dieser Ansatz hilft dir nicht nur, Aufgaben schneller zu erledigen, sondern zwingt dich auch, klare Prioritäten zu setzen. Denn in einem begrenzten Zeitrahmen kannst du nicht alles erledigen. Du musst dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Und das bringt uns zum nächsten Punkt.
Übung zur Verbesserung des Fokus
Neben der Arbeit mit Zeitblöcken gibt es eine weitere wichtige Übung: Lerne, Aufgaben nicht sofort zu erledigen.
Das Schwierigste daran, nicht sofort auf ein vermeintliches ToDo zu reagieren, ist: Das Nichttun auszuhalten!
Wenn der Zeitblock für eine bestimmte Aufgabe abgelaufen ist, frage dich:
- Muss diese Aufgabe wirklich noch heute erledigt werden?
- Oder kann sie vielleicht komplett gestrichen werden?
Viele Aufgaben, die wir uns auf unsere To-do-Liste setzen, sind bei genauerem Hinsehen gar nicht so wichtig. Sie fallen unter die Kategorie „nice-to-have“, aber wenn sie nicht erledigt werden, passiert auch nichts Schlimmes.
To-Dos sofort erledigen – ja, unter den richtigen Umständen
Zusammengefasst lässt sich sagen: Der Tipp, To-dos sofort zu erledigen, ist nicht grundsätzlich schlecht, aber du solltest ihn bewusst nur dann anwenden, wenn die Umstände dazu passen.
Während dir die 2-Minuten-Regel in bestimmten Situationen nützt, kann sie in anderen Fällen deine Produktivität und deinen Fokus stören. Wichtig ist, dass du lernst, Prioritäten zu setzen und Ablenkungen zu minimieren, um langfristig erfolgreicher und effizienter zu arbeiten.
Ein Zitat, das mir besonders im Gedächtnis geblieben ist, lautet:
„Beim Fokus geht es nicht darum, was du gerade tust, sondern darum, was du gerade NICHT tust.“
Mit dieser Einstellung wirst du produktiver arbeiten können, ohne dabei in die Falle zu tappen, jede Kleinigkeit sofort erledigen zu wollen.
Wenn du tiefer in das Thema Produktivität eintauchen möchtest, melde dich gerne zur nächsten Produktivitäts-Challenge vom 21. bis 25. Oktober an!
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!