Diesen Artikel habe ich im Februar 2024 liebevoll überarbeitet und erweitert.

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Das erste Spiel, das ich auf meinem iPad gespielt habe, war Tetris.

Wobei ich schnell erkannt habe, dass mich diese Art von Adrenalin-Schub nicht glücklich, sondern hibbelig macht. Somit war meine Karriere als Zockerin schon vorbei, bevor sie so richtig angefangen hat.

Aber es gibt eine ganz andere Art von „Tetris“, die bei mir das Gegenteil bewirkt, nämlich das „Spiel“ mit Zeitblöcken!

Das ist ein Konzept, das wir in Home-sweet-Office 2.0 eintrainieren und wann immer ich außerhalb dieses Programms von Zeitblöcken spreche, ist eine Frage sicher:

Claudia, welche Zeitblöcke verwendest du?

Die Antwort darauf ist nicht so einfach, wie sie scheinen mag. Denn was würde es dir helfen, wenn du ein völlig anderes Business betreibst, als ich? Und dein Leben insgesamt völlig anders aussieht?

Aber vielleicht hilft es dir doch, dein Zeitmanagement gut aufzustellen, wenn du ein paar Beispiele von mir hast.

Ein großer Brocken bei mir: Content

Da mein Marketing hauptsächlich aus Content-Erstellung besteht, ist dieser Bereich ein relativ großer Brocken. Etwas weiter unten gehe ich auch noch detaillierter darauf ein, wieso ich diesen Block für mich definiert habe. Darin stecken folgende Aufgaben: Blogartikel neu schreiben oder optimieren, Podcast, YouTube-Videos, früher auch meine Live-Videos und das Vorplanen meiner Social-Media-Postings mit CoSchedule.

Vor allem der letzte Punkt erhöht meine Produktivität extrem – und meine Sichtbarkeit!

Meine Projekte als Onlinekurs-Anbieterin

Im Block „Projekte“ fasse ich alles zusammen, was im Zusammenhang mit meinen Onlinekursen und Onlineprogrammen steht.

Also die Betreuung der KundInnen, Meetings, die Aufzeichnungen dazu, aber auch meine Webinare und andere gratis Veranstaltungen. Ich könnte vor allem die Veranstaltungen wie Webinare auch zum Content-Marketing zählen, allerdings sind das punktuelle Aufgaben, daher für mich eher Projekte. Sie haben einen Anfang und ein Ende.

Routinen werden je nach verfügbarer Zeit eingeschoben

Ich liebe Routinen. Sie sind für mich immer ein guter Start in den Tag und ich halte damit die Technik, die mit meinem Business einhergeht, aktuell.

Allerdings ist es wichtig, dass du dich nicht dauernd nur mit lustigen Routinen „beschäftigst“, sondern deine Projekte umsetzt.

Das bedeutet für diesen Zeitblock, ihn sehr flexibel einzusetzen. Beispielsweise, wenn deine Energie in den Keller geht oder eben als eine Art Aufwärmen für den Tag. Das sind also eher kurze und keine festen Zeiten.

Was unter Administration fällt

Was unter Administration fällt, könntest du wahrscheinlich auch in die Routinen packen. Bei mir hat sich genau das inzwischen herausgestellt, daher fällt darunter eigentlich nur mehr die Buchhaltung. E-Mail-Management und Community-Management gehört inzwischen zu meinen Routinen.

Eine meiner durchschnittlichen Wochen

So sieht eine durchschnittliche Woche in meiner Zeiterfassung aus:

Falls du dich wunderst, was mit „Dies und das“ erfasst wird: Das sind Tätigkeiten und Aufgaben, die ich „zwischendurch“ erledige, nicht vorgeplant habe und bei denen es mir nicht wichtig ist zu wissen, was es genau war.

Vielleicht denkst du dir jetzt, dass du dieses Konzept eher unter dem Namen Timeboxing kennst. Im Prinzip ist es aber dasselbe. Es klingt nur nicht so fancy ;-).

In diesem Artikel verwende ich beide Begriffe, gemeint ist aber immer dasselbe Ziel: Deine Woche so zu strukturieren, dass du Deadlines entspannt einhalten kannst und dabei möglichst produktiv arbeitest.

Was sind Zeitblöcke überhaupt?

Du hast es sicher aus meinen Beispielen bereits herausgelesen.

Es sind im Prinzip Termine mit dir selbst, wobei du (das ist der Clou!) beim Planen noch nicht genau weißt, was du währenddessen machen wirst. Trotzdem trägst du sie im Zuge deiner Wochenplanung in den Kalender ein.

Erst wenn du dich auf deinen Tag vorbereitest, definierst du anhand deiner To-do-Liste und deiner Projektplanung (!), was du während der geplanten Termine erledigen wirst. Das setzt natürlich voraus, dass du dir bei deiner Planung auch überlegst, welche Deadline du einzuhalten hast und genügend Puffer einarbeitest.

Damit gestaltest du deine „ideale Woche“, allerdings bitte immer in dem Bewusstsein, dass „ideal“ oft nicht „real“ ist. Sonst steigt nämlich das Adrenalin genauso, wie beim Tetris spielen. Und das ist nicht Sinn und Zweck dieser Art der Wochenplanung.

Übrigens gibt es weitere Möglichkeiten, deine Wochen kreativ zu strukturieren, die ich auch schon beschrieben habe.

Ist eine Wochenplanung nicht auch nur eine Todo-Liste?

Eindeutig nein. Aber das ist es, was ich oft bei meinen KundInnen sehe, bevor sie sich mit Timeboxing beschäftigen. Eine laaaange Liste an Aufgaben, leider oft auch durchmischt mit Ideen, die ja schon gar nichts auf einer Todo-Liste zu suchen haben.

Eine Wochenplanung besteht vielmehr aus dem planen und setzen von Prioritäten und dem Erhalt deiner Gesundheit und Freude an deinem Business! Das Ziel sollte sein:

• Du erreichst mit einem geringen Zeitaufwand, nämlich der Planung selbst, eine große Zeit- und Energieersparnis.
• Du schaffst dir Freiräume, weil du nicht mehr planlos Todo-Listen abarbeitest.
• Du setzt durch den perspektivischen Blick auf deine Aufgaben und Projekte leichter Prioritäten.
• Du erlebst hoffentlich weniger unangenehme Überraschungen.
• Durch den klaren Fokus vermeidest du Multitasking.
• Du bist wesentlich flexibler und reagierst auf Unvorhergesehenes schneller.

Vorteile von Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode, die ich schon angewendet habe, bevor ich wusste, dass es eine Methode des Zeitmanagements ist. Also eher instinktiv. Vor allem, als ich gleichzeitig meine Anstellung, die vielen Termine meiner Kinder und den Aufbau meiner Selbständigkeit koordinieren musste.

Bevor ich dir die vier Schritte zeige, mit denen du deine eigene Woche unterteilen kannst, lass uns noch einen Blick auf die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode werfen.

• Der künstliche Druck (wie auch bei der Pomodoro-Technik) tut dir eventuell gut.
• Du hast sicher schon selbst erfahren, was du alles schaffst, bevor du auf Urlaub gehst. Und viele Menschen sagen von sich selbst, dass sie den Druck der „last minute“ brauchen, um ihre Zeitplanung einzuhalten.
• Das Parkinsonsches Gesetz nutzt du damit optimal aus.
• Wie trainierst du einen Muskel? Mittels An- und Entspannung. Wenn du zwischen den Aufgabenblöcken genügend Pausen machst, trainierst du also deinen Produktivitätsmuskel quasi in Sprints.
• Du planst nicht zu detaillierte, daher ist ein Umplanen leichter/schneller,
• Dadurch, dass du dich an Termine mit dir selbst gewöhnst, klappt das auch in der Selbstfürsorge besser.
• Du reduzierst ganz automatisch Ablenkungen!
• Und zuletzt trainierst du dir Perfektionismus ab, wenn du dich strikt an die Zeiten hältst. Denn fertig ist fertig – und nicht perfekt fertig.

Wann eignet sich Timeboxing für dich und wann nicht?

Wenn du dir sowohl deine Zeit, als auch deine Projekte und Aufgaben selbst einteilen kannst, also mit anderen Worten, wenn du Zeithoheit hast. Außerdem hilft es dir, wenn du die Dauer deiner Aufgaben und Projekte abschätzen kannst – oder es evaluierst.

Wichtig finde ich auch, dass du dabei lernst, dich nicht davon demotivieren zu lassen, wenn du umplanen musst oder die Zeit nicht ausreicht, die du dir vorgenommen hast. Wenn du das noch nicht kannst, dann lerne es anhand dieser Methode!

Wenn dein Job allerdings daraus besteht, dass du „Feuerwehr“ spielen, also sehr rasch auf Probleme deiner KundInnen reagieren musst, funktioniert Timeboxing eher nicht so gut.

Auch wenn du sehr stark dazu neigst, dich immer wieder zu überfordern, würde ich eher zuerst mit einer strukturierten To-do-Liste, wie der 1-Minuten Todo-Liste starten, um deinen Arbeitsalltag zu planen.

Und bei sehr kreativen Aufgaben fällt es mir selbst auch schwer, dann verzichte ich darauf, mir so einen Zeitplan zu setzen.

So, nach diesem Einstieg in die Methode, kannst du nun daran gehen, deinen eigenen Wochenplan aufzusetzen.

So definierst du deine eigenen Zeitblöcke

Wie bereits geschrieben, meine Zeitblöcke stehen in meiner Wochenplanung – und du fängst damit vielleicht gar nichts an, weil dein Business und deine Aufgaben ganz anders aussehen.

Viel besser ist es, wenn du selbst zuerst analysierst, welche Termine mit dir selbst du in deinen Kalender eintragen solltest (außer Pausen und Ich-Zeit …).

Hier gibt’s übrigens meine kostenlose Excel-Vorlage für deine Wochen- und Projektplanung inklusive einer Video-Anleitung!

Erster Schritt: Was tust du den ganzen Tag?

Beginne noch heute damit, dir aufzuschreiben, was du den ganzen Tag über tust.

Egal, ob privat, im Haushalt, für dein Hobby, für deine Familie, für dich selbst – und natürlich für dein Business.

Es ist nicht wichtig, ob du das lieber in einem Word-Dokument, einem Excel-Sheet, in einer Notiz auf deinem Handy oder einfach auf Papier machen möchtest.

Sei dabei so kleinteilig wie möglich. Also nicht „Administration“ oder „Privat“, sondern

• Rechnungen schreiben
• Kinder holen/bringen
• Blogartikel schreiben
• Kursinhalte erstellen
• KursteilnehmerInnen betreuen
• kochen
• Facebook lesen
• Gassi mit Hund gehen
• Facebook-Gruppe administrieren
• E-Mails bearbeiten
• usw.

Ideal wäre es natürlich, wenn du die Liste laufend, während des Tages erweiterst, aber spätestens am Abend lass bitte deinen Tag Revue passieren und erweitere sie. Nach einer „normalen“ Woche sollte sie zu 90 % vollständig sein und du kannst den nächsten Schritt gehen.

Wenn du schon ein bisserl vorarbeiten möchtest, kannst du auch jeweils dazuschreiben, wie viel Zeit du dafür benötigt hast. So fällt dir später das Planen wesentlich leichter.

Zweiter Schritt: Was möchtest du für deine Wochenplanung herauslesen?

Die Zeitblöcke sind nicht nur für deine Wochenplanung ein Produktivitäts-Booster. Wenn du sie mit TimeTracking verbindest und dabei das Parkinsonsche Gesetz beachtest, dann bist du auf einem guten Weg, bei gleichbleibender Qualität weniger arbeiten zu müssen.

Das ist übrigens eine Sache, die oft verhindert, dass Timeboxing für dich nicht funktioniert. Wenn du dir niemals Gedanken darüber machst, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst.

Also schauen wir uns zuerst einmal an, was du aus den Zeitblöcken herauslesen könntest:

Wie viel Zeit steckst du in die Content-Produktion?

Wenn du wie ich viel kostenlosen Content produzierst, dann kannst du leicht den Überblick darüber verlieren, wie viel Zeit in deinem Marketing steckt. Denn nicht nur lustige Postings auf Facebook und E-Mails gehören zu deinem Marketing im Online-Business, sondern eben auch Regelmäßigkeit und damit ein bestimmter Rhythmus in der Conten-Planung und -Produktion.

Ich erlebe immer wieder, dass meine KundInnen das Gefühl haben, ihre ganze Woche besteht nur daraus, Blogartikel zu schreiben, Podcasts aufzunehmen und Videos zu produzieren. Und kaum sind sie „fertig“, fängt es wieder von vorn an.

Hast du allerdings in deinem Kalender Zeit für deinen Content vorreserviert, dann siehst du sehr schnell, ob du zu viele Inhalte produzierst, oder vielleicht nur nicht effizient arbeitest.

Wenn du bemerkst, dass du zu viel Zeit in deine kostenlosen Inhalte steckst, wäre der nächste Schritt zu schauen, wie effektiv deine Strategie ist. Aber das ist ein anderes Thema, das wir im Content-Planungs-Club sicher auch besprechen!

 

Wie viele Stunden steckst du in die Kursbetreuung?

Die Inhalte für einen Onlinekurs, dein Membership oder einen Workshop zu erstellen, zählt als Investition. Denn du verwendest diese Inhalte mehrfach, bzw. verkaufst sie mehrfach.

Für die Kalkulation deiner Preise ist es allerdings wichtig zu schauen, wie viel Zeit du jeweils in die Betreuung deiner TeilnehmerInnen steckst. Da läuft die Zeit nämlich besonders schnell, wenn du eine Facebook-Gruppe intensiv betreust, dort viele Fragen beantwortest und auch noch Aufzeichnungen von Live-Meetings zur Verfügung stellst.

Außerdem möchtest du sicher deine Gruppe(n) regelmäßig betreuen und nicht einmal nach 10 Minuten und das nächste Mal erst nach 3 Tagen eine Frage beantworten.

Auch dieses „Community-Management“ kann also ein Zeitblock sein, der dir noch dazu hilft, deine Preise beim nächsten Mal realistisch auszurufen. Bei mir steckt das Community-Management in den Projekten (für die Kurse) und in den Routinen (für alles außerhalb meiner Bezahlprodukte).

Wie viele Stunden dauert die Inhalts-Produktion?

Die andere Seite eines Online-Kurses oder eines Memberships ist die Inhalts-Produktion. Ja, sie zählt als Investition. Aber trotzdem musst du dir dafür Zeit nehmen, eventuell sogar jede Woche wieder.

Ich habe damals alle Inhalte beim ersten Durchführen von Home-sweet-Office 2.0 von Woche zu Woche produziert. Sechs Monate lang. Hätte ich mir damals nicht viele Stunden dafür in meiner Wochenplanung reserviert, wäre ich ziemlich ins Schleudern gekommen.

Und da ich bei jedem Durchgang von Home-sweet-Office 2.0 die Inhalte, wenn notwendig, überarbeite, gehört für diesen Aufwand ebenso ein Zeitblock geplant. Und der Preis beim nächsten Launch erhöht, wenn der Aufwand mehr wird!

Die Podcast-Episode zum Artikel

Schritt 3: Aufgaben bündeln

Dieser Schritt fällt meinen KundInnen meist besonders schwer, darum ein paar Tipps für dich, wie du deine Ziele (weniger arbeiten zum Beispiel) erreichen kannst.

Bündle gleichARTIGE Aufgaben

Unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedliche Teile deines Gehirns.

Es macht einen Unterschied, ob du über deinem Content-Plan oder Launch-Plan sitzt, oder ob du E-Mails beantwortest. Bei der Planung ist dein Blick weiter. Du musst wahrscheinlich die nächsten Wochen oder Monate aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Analytisch und strukturiert vorgehen.

Bei der E-Mail-Bearbeitung konzentrierst du dich eher auf deine Sprache, wenn du antwortest und solltest viel schneller Entscheidungen treffen. Antworten? Löschen? Später lesen?

Vermische die beiden also nicht in einer Timebox.

Bündle Aufgaben nach dem Energie-Bedarf

Was fällt dir sehr leicht? Nach welchen Aufgaben bist du nicht völlig K.O.? Welche Aufgaben/Termine geben dir mehr Energie, als sie dir nehmen?

Dieses Bündeln bzw. die Unterscheidung ist nicht nur dafür wichtig, wie du deine Zeitblöcke zusammenstellst, sondern auch, wie du sie dann über deine Woche verteilst!

Ich versuche inzwischen Kunden-Termine oder Kursgruppen-Meetings möglichst am späteren Vormittag oder gar am Nachmittag unterzubringen. Sie geben mir mehr Energie, als sie mir nehmen und durch die Konzentration auf mein Gegenüber ist meine eventuelle Müdigkeit sofort verflogen.

Auf der anderen Seite kann ich am späten Nachmittag keine sinnvollen Texte mehr produzieren oder Videos aufnehmen.

Wenn du das noch nie gemacht hast, analysiere bitte deinen Energielevel, du erhöhst dadurch auf jeden Fall deine Produktivität.

Das Kostenstellen-Modell hilft

Wenn du gar nicht weißt, wie du deine Aufgaben zu Zeitblöcken zusammenstellen kannst, dann hilft vielleicht dieses Modell.

Eine Kostenstelle ist eine „Abteilung“ in deiner Buchhaltung, auf die eben ganz bestimmte Kosten gebucht werden.

Ein Klassiker dafür ist z.B. Marketing oder Administration. Aber auch Content-Produktion kannst du als Kostenstelle sehen!

Sei knausrig bei Routinen

Der Zeitblock „Routinen“ kann sehr schnell in ein schwammiges Etwas ausarten. Darum experimentiere ich immer wieder damit herum und verschiebe manche Routinen dann doch zu einer Kostenstelle (z.B. zu einem bestimmten Kurs) oder umgekehrt.

Du weißt, ich bin eine absolute Verfechterin von Routinen, weil sie wenig Energie kosten. Aber sei bitte knausrig damit, denn auch Routinen können sehr viel Zeit beanspruchen und viele davon sind vielleicht gar nicht (mehr) notwendig! Dann wird „arbeiten“ zum „sich beschäftigen“ …

Schritt 4: Ausprobieren!

Es hilft leider nichts, du wirst selbst ausprobieren müssen, welche Zeitblöcke für dich passen und wie du sie am besten über deine Woche verteilst.

Nur über dieses „Tun – analysieren – verändern – wieder tun“ wirst du den für dich richtigen Mix herausbekommen, ohne dich von deiner Wochenplanung unter Druck gesetzt zu fühlen.

Ein bisserl (Zeit)-Druck ist schon gut, das sagt ja auch das Parkinsonsche Gesetz aus. Aber sei dir bitte bewusst, dass du durch die Zeitblöcke eine ideale Woche zeichnest, diese sich aber jeden Tag ändern kann!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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