Die Eisenhower-Matrix – ein Begriff, den die meisten von uns kennen, wenn es um Selbstmanagement und Zeitmanagement geht. Vielleicht hast auch du sie schon ausprobiert, um Aufgaben zu priorisieren.

Ich habe das in den letzten Jahren immer wieder getan, doch mit eher ernüchternden Ergebnissen. Tatsächlich bin ich einige Male ziemlich heftig gescheitert. Aber genau aus diesen negativen Erfahrungen habe ich eine wertvolle Erkenntnis gewonnen:

Lass keine Aufgabe dringend werden!

Und nachdem ich im letzten Webinar, in dem ich das gesagt habe, einige E-Mails bekommen habe, dass das für die Absenderin ein Aha-Erlebnis war, ist dieses Prinzip wohl einen Blogartikel wert!

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Falls du die Eisenhower-Matrix noch nicht kennst oder sie wieder auffrischen möchtest, hier eine kurze Erklärung:

Sie soll dir helfen, deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt, die dir ermöglichen, Aufgaben zu kategorisieren:

A-Aufgaben: Dringend und wichtig: Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sie sind deine A-Aufgaben. Diesen Quadranten nenne ich gerne auch „Panik-Modus“, in dem viele meiner Kundinnen leider hauptsächlich arbeiten.

B-Aufgaben: Nicht dringend, aber wichtig: Aufgaben, die essenziell sind, aber keine unmittelbare Deadline haben. Diese Aufgaben sollten Priorität haben, weil sie langfristig einen großen Unterschied machen. Hier liegen die Domino-Aufgaben, wie ich sie gerne nenne.

C-Aufgaben: Dringend, aber nicht wichtig: Diese C-Aufgaben sind zeitlich dringend, aber tragen wenig zu deinen übergeordneten Zielen bei.

D-Aufgaben: Weder dringend noch wichtig: Sie sollten entweder delegiert oder komplett gestrichen werden, weil sie keinen echten Mehrwert bieten. Vor allem, wenn du SolopreneurIn bist, sollten sie unbedingt gestrichen werden!

Soweit die Theorie. In der Praxis habe ich jedoch immer wieder festgestellt, dass es gerade bei uns Solopreneuren schwierig ist, zwischen „dringend“ und „wichtig“ zu unterscheiden. Denn wir haben ja nicht nur einen Job, sondern viele!

Wie oft habe ich von KundInnen gehört: „Alles ist wichtig!“

Und genau da liegt das Problem mit dem Eisenhower-Prinzip!

Warum die Eisenhower-Matrix für Solopreneure oft nicht funktioniert

Die Eisenhower-Matrix mag in Teams hilfreich sein, wenn Aufgaben delegiert werden können und es eine klare Hierarchie von Verantwortlichkeiten gibt. Doch in einem Solobusiness, wo du als EinzelunternehmerIn für alles verantwortlich bist, funktioniert dieses Modell aus meiner Erfahrung oft nicht so gut.

Hier sind die Schwachstellen dieses Systems, wie ich sie erlebt habe

Unklare Definition von Wichtigkeit

„Wichtig“ ist relativ.

Jede Aufgabe könnte potenziell wichtig sein, abhängig von deinem Geschäftsmodell und deinen Zielen.

Für mich bedeutet „wichtig“, dass es sich um eine Domino-Aufgabe handelt – also eine Aufgabe, deren Erledigung weitere Aufgaben erleichtert oder gar unnötig macht. In der Podcast-Episode erzähle ich von so einer wichtigen Aufgabe, die mir jetzt 300 € pro Jahr erspart.

Aber ich erlebe halt, dass bei meinen KundInnen genau diese wichtigen Aufgaben oft liegen bleiben, weil sie keine Deadline haben.

Keine langfristige Planung

Viele Solopreneure arbeiten stark auf kurzfristige Ziele hin und sie schauen, was jetzt gerade „dringend“ ist. Sie wissen vielleicht, was nächste Woche ansteht, aber haben keinen Blick auf den Monat oder das Quartal.

Dadurch werden sie von dringenden Aufgaben immer wieder überrascht.

Keine Möglichkeit zum Delegieren

In einem großen Unternehmen könntest du D-Aufgaben delegieren oder outsourcen.

Als Solopreneurin ist das oft keine Option. Stattdessen landest du im besten Fall dabei, solche Aufgaben zu streichen, aber nicht alle lassen sich so einfach eliminieren.

Oder besser gesagt, sie ließen sich streichen, wenn da nicht die Angst wäre, etwas zu versäumen!

Mein Schlüssel: „Lass keine Aufgabe dringend werden“

Durch meine eigenen Erfahrungen und viele Rückmeldungen von KundInnen habe ich erkannt:

Das wahre Problem ist nicht, ob eine Aufgabe wichtig oder dringend ist, sondern wann sie dringend wird.

Wenn eine Aufgabe dringend wird, setzt das Stress frei – und das führt zu einem Teufelskreis.

Wer ständig im „Dringend-und-wichtig“-Modus (also im A-Aufgaben-Modus) arbeitet, fühlt sich permanent gehetzt, jagt von einer Aufgabe zur nächsten und verliert den Spaß am Arbeiten.

Deshalb habe ich ein Prinzip entwickelt, das mein gesamtes Zeitmanagement prägt:

Ich lasse keine Aufgabe dringend werden.

Und das bedeutet, dass ich bewusst plane und vorausschauend arbeite. Ich setze mir selbst Deadlines, bevor die offiziellen Deadlines überhaupt in Sicht sind.

Klingt einfach? Es ist einfach, erfordert aber etwas Übung und Konsequenz.

Wie ich die Eisenhower-Matrix für mich umdefiniert habe

Statt meine Aufgaben nach „dringend“ und „wichtig“ zu priorisieren, lege ich den Fokus auf  „So früh wie sinnvoll“.

Bevor du dich also fragst, wie wichtig eine Aufgabe ist, frage dich:

Wann muss ich diese Aufgabe bearbeiten, damit sie gar nicht erst dringend wird?

Durch diese proaktive Planung verhinderst du, dass du in den A-Aufgaben-Modus gerätst, wo Nachtschichten und Stress an der Tagesordnung sind.

Der Unterschied liegt darin, dass du nicht nur kurzfristige Deadlines im Blick hast, sondern auch langfristige Ziele.

In der Podcast-Episode gibt’s dazu auch ein Beispiel anhand meiner Webinar-Planung.

Tipps aus der Praxis: So vermeidest du den Dringlichkeitsmodus

Wie setzt man dieses Prinzip in die Praxis um? Hier sind meine wichtigsten Tipps für SolopreneurInnen, die sich oft in den Panikmodus manövrieren:

Langfristige Planung für Projekte

Projekte wie Webinare, Launches oder Content-Updates bestehen aus vielen kleinen Aufgaben, die rechtzeitig erledigt werden müssen. Ohne Planung kann das schnell in Stress ausarten.

Deshalb erledige ich oft schon den übernächsten Schritt, wenn eigentlich erst der nächste dran wäre.

Aktuelles Beispiel: Mein Programm „Home-sweet-Office 3.0“ startet am 18. November 2024, ich hätte also noch (ab heute) 4 Wochen Zeit, um alles vorzubereiten.

Aber schon jetzt, Mitte Oktober, ist alles fertig. Würde ich nur eine Woche vor Start damit anfangen, wäre der Stress vorprogrammiert – und was, wenn ich in der Woche krank werde?

Frühzeitiges Arbeiten gibt dir nicht nur Sicherheit, sondern auch die Möglichkeit, flexibel auf unerwartete Ereignisse zu reagieren!

Content-Erstellung stressfrei gestalten

Content ist ein großer Teil meines Marketings, und ich weiß aus eigener Erfahrung, dass die Content-Produktion oft auf den letzten Drücker erfolgt.

Doch gerade das ist der beste Weg, sich in den Panik-Modus zu bringen (und wer kann da schon kreativ sein?).

Mein Ziel ist es, den Content der aktuellen Woche immer in der Vorwoche vorzubereiten.

So bleibt Zeit für spontane Anpassungen. Falls du bisher immer am letzten Drücker deinen Content produziert hast, vielleicht ist sogar die Content-Woche eine gute Möglichkeit für dich, Stress zu vermeiden und regelmäßig zu veröffentlichen?

Wie auch immer, versuche, dir einen kleinen Puffer zu schaffen. Du wirst merken, wie viel entspannter du an die Sache herangehen kannst.

Für DienstleisterInnen: Früh anfangen, aber nicht früher abgeben

Wenn du mit Kunden zusammenarbeitest, gibt es oft die Versuchung, Projekte so schnell wie möglich abzuschließen.

Aber das kann zu einem problematischen Muster führen: Kunden gewöhnen sich daran, dass du schnell lieferst, und erwarten das auch in Zukunft.

Mein Tipp: Fange früh an, aber halte dich an die vereinbarten Deadlines. Das habe ich sogar in meiner Anstellung als Programmiererin meinen KollegInnen gegenüber so gemacht.

Du schützt dadurch deine eigenen Ressourcen!

Was tun, wenn alles dringend ist?

Eine sehr häufige Frage meiner Home-sweet-Office-Teilnehmerinnen:

Was mache ich, wenn gerade wirklich alles dringend ist?

Das kann gerade jetzt bei dir der Fall sein, besonders wenn sich viele Projekte überlappen oder du zu viele Aufgaben angenommen hast.

Mein Tipp: Arbeite parallel.

Abarbeiten, was wirklich dringend ist, aber gleichzeitig den Blick auf die nächsten Wochen richten. Welche Aufgaben kommen danach auf dich zu? Was kannst du jetzt schon tun, damit diese Aufgaben nicht auch wieder dringend werden?

Dieses Prinzip gilt übrigens auch für Altlasten, egal welcher Art.

Statt alte Aufgaben aufarbeiten zu wollen, bevor du die neu hereingekommenen bearbeitest, arbeite parallel an neuen Aufgaben, die noch nicht zur Altlast mutiert sind.

So vermeidest du, dass du in einen Teufelskreis gerätst, in dem du immer nur von dringender Aufgabe zu dringender Aufgabe springst. Oder von Altlast zu „frischer“ Altlast.

Die letzte Minute – kein guter Moment für Panik

Eine Zitat, das mich nachhaltig beeindruckt hat, stammt von Seth Godin:

„Wenn du irgendetwas in letzter Minute machst, das länger dauert als eine Minute, hast du dein Projekt nicht gut organisiert. Die letzte Minute ist weder eine Puffer-Zone, noch sollte sie dafür verwendet werden, alles noch einmal zu überarbeiten. Die letzte Minute sind 60 Sekunden zum Genießen …“

If you do anything at the last minute that takes more than a minute, you’re not organizing your project properly. The last minute is not a buffer zone, nor is it the moment to double-check your work. The last minute is simply sixty seconds to enjoy … (Seth Godin)

Stell dir vor, wie befriedigend es ist, in den letzten Momenten vor einer Deadline entspannt durchatmen zu können, weil du alles Wichtige bereits erledigt hast.

Fazit: Stressfreie Produktivität mit der richtigen Planung

Wenn du schon versucht hast, mit der Eisenhower-Matrix zu arbeiten oder das jetzt machen möchtest und es fällt dir die Unterscheidung zwischen diesen Begriffen „wichtig und „dringend sehr schwer, dann folge wirklich im ersten Schritt bitte nur mal diesem Prinzip „Nichts darf, dringend werden“.

Probiere die Tipps aus und versuch im ersten Schritt eben, nichts dringend werden zu lassen und erst, wenn das läuft, im zweiten Schritt, zwischen wichtig und nicht wichtig zu unterscheiden, um deine Prioritäten des Tages gut beinanderzuhaben.

Übrigens ist es gerade bei Projekten extrem wichtig, dass nie etwas dringend wird!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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