Den Start in den Tag, den ich dir heute vorschlage, kannst du als Notfallplan für deine Tagesplanung verwenden, wenn alles über dir zusammenbricht.

Ich empfehle dir allerdings, das Ganze als Routine einzuführen, damit du nicht einfach in deinen Tag hinein stolperst, sondern dir einen klaren Rahmen schaffst. Innerhalb dieses Rahmens setzt du dann gezielt Prioritäten.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung verhindert, dass du dich täglich mit deiner To-do-Liste überforderst.

Sie ist eine Verfeinerung und Ergänzung deiner Wochenplanung. Falls du noch keine Wochenplanung machst, ist das kein Problem – du kannst einfach mit dem nächsten Tag anfangen, an dem du auf deine To-do-Liste schaust und denkst: „Wie soll ich das bloß schaffen?“

Die Grundidee: Du schaust zuerst, wie viel freie Arbeitszeit du zur Verfügung hast. Je nachdem musst du völlig unterschiedliche Prioritäten setzen.

Das Problem mit dem üblichen Vorgehen

Normalerweise schauten meine Kunden zuerst auf ihre To-do-Liste, um zu klären, was zu tun ist. Das ist aber meistens viel zu viel und führt zur Überforderung.

Wenn du stattdessen fragst: „Wie viel Zeit habe ich heute?“, sieht das Prioritätensetzen völlig anders aus.

Schritt 1: Realistische Zeiteinschätzung

Die wichtigste Frage lautet: Wie viel Zeit hast du heute realistisch?

Besonders für Selbständige ist entscheidend: Wie viele Stunden willst du heute arbeiten? Diese Frage kennst du vielleicht aus meinem Webinar zur Wochenplanung, aber heute geht es um die Tagesplanung.

Realistisch heißt: Was kannst du nicht ändern? Welche Termine sind fix? Was steht im Kalender und frisst bereits Stunden deiner verfügbaren Arbeitszeit?

Berücksichtige auch dein Energielevel: Bist du heute voll motiviert oder hast schlecht geschlafen? Bist du Frühaufsteher oder arbeitest lieber abends?

Was ich dabei oft bemerke, wenn meine Kunden diese Rechnung machen: Sie beginnen, Pausen zu kürzen. Bitte tu das nicht! Gönn dir eine ordentliche Mittagspause oder eine Pause am Nachmittag, wenn du eben lieber abends arbeitest.

Die 3 Modi für deinen Arbeitstag

Je nach verfügbarer Zeit gibt es 3 verschiedene Modi: weniger als 2 Stunden bedeutet Schadensbegrenzung, 2-3 Stunden heißt nur das Notwendigste, und bei 4-5 Stunden arbeitest du reduziert normal.

Modus 1: Unter 2 Stunden – Schadensbegrenzung

Bei weniger als 2 Stunden geht es um reine Schadensbegrenzung. 2 Stunden sind wirklich nicht viel, aber du schaffst es, deine allerwichtigste oder dringendste Aufgabe aus der To-Do-Liste herauszupicken.

Identifiziere diese eine wichtigste Aufgabe für heute, streiche sie heraus und schreibe sie am besten auf ein Post-it. Dann machst du die To-Do-Liste wieder zu, damit dich nicht verrückt macht, was da noch alles drauf steht.

Alles andere versuchst du zu verschieben oder zu löschen.

Du könntest auch gleich die To-Do-Liste für morgen aktualisieren oder Termine der restlichen Woche verschieben.

Was ich gerne mache: Bei Webinaren bin ich nicht live dabei, sondern schaue mir später die Aufzeichnung an.

Bei der Kommunikation kümmerst du dich nur um das, was mit Kunden wirklich kritisch ist. Also etwas, was du vielleicht schon die letzten 2 Tage nicht beantwortet hast.

Dazu gehören auch Erinnerungen, die nicht verschoben werden können. In meinem Content-Planungs-Club erinnere ich zum Beispiel meine Mitglieder 10 Tage vor der Verlängerung per E-Mail – das kann ich nicht um mehrere Tage verschieben.

Modus 2: 2-3 Stunden – Nur das Notwendigste

Bei 2-3 Stunden verfügbarer Zeit konzentrierst du dich auf das Notwendigste. Dazu suchst du dir aus deiner To-Do-Liste die Top 3 Prioritäten heraus.

Ich werde oft gefragt: „Was sind denn die Top 3 Prioritäten?“

Das kommt sehr auf dich persönlich an. Womit meine Kunden gut fahren:

• Priorität 1 ist alles, was Umsatz bringt.
• Priorität 2 ist alles, was das Verhältnis zu deinen Kunden verbessert und Vertrauen aufbaut.
• Priorität 3 könnte etwas sein, das du mit relativ kurzem Aufwand fertig bekommst.

Ein Beispiel für die dritte Priorität:

Du hast schon ein Freebie erstellt und die Landingpage ist fertig, aber das Anmeldeformular ist noch nicht eingefügt und das Freebie findet man auf deiner Seite auch gar nicht.

Da steckst du eine halbe Stunde hinein und das Ding ist abgeschlossen. Solche abgeschlossenen Dinge machen immer ein besseres Gefühl und entstressen deinen Kopf.

Vielleicht könntest du auch dafür sorgen, dass du deine E-Mails nicht ständig offen hast, sondern das E-Mail-Programm zumachst und nur ein- bis zweimal reinschaust.

Social Media solltest du komplett meiden – und das würde ich eigentlich jeden Tag empfehlen, aber besonders in diesem Modus. Ganz locker geht das, wenn du bereits für die nächsten Wochen Social-Media-Postings vorgeplant hast, mit einem Tool oder händisch.

Modus 3: 4-5 Stunden – Reduziert normal

Bei 4-5 Stunden verfügbarer Zeit arbeitest du „reduziert normal“. Wenn wir von einem Normalarbeitstag von 8 Stunden ausgehen, ist das fast normal, aber eben reduziert.

Hier kommt eine meiner Hauptaussagen:

Lösche die Hälfte deiner To-Do-Liste.

Streiche wirklich 50 % der geplanten Aufgaben für heute und entlaste dadurch deine To-do-Liste.

Ich höre oft: „Das geht nicht, das muss alles getan werden.“

Wenn ich dann gemeinsam mit meinen Kunden auf diese To-do-Liste schaue, finden sich immer Dinge, die erstens gar nicht draufgehören oder die eher Wunschdenken sind.

Irgendwelche Ideen, Videos, die du dir anschauen möchtest, oder Blogartikel, die du durchlesen möchtest. Das ist heute alles nicht angesagt, wenn du nur 4-5 Stunden frei verfügbare Arbeitszeit hast.

Du wirst sehen: Das sind gar nicht alles Aufgaben, die du da stehen hast.

Wenn du das gemacht hast, bleibt natürlich noch genug übrig – entweder längere Aufgaben oder lauter Quickies, wie ich sie gerne nenne. Dann planst du deine 4-5 Stunden mit der Pomodoro-Technik.

Das bedeutet, du zerlegst deine Zeit in 25-Minuten-Blöcke mit jeweils 5 Minuten Pause dazwischen. Damit kannst du entweder längere Aufgaben in mehrere Abschnitte zerlegen oder diese Quickies zu Aufgabenblöcken zusammenfassen.

Wenn du 3 Stunden davon mit der Pomodoro-Technik aufsetzt, hilft dir das schon immens weiter. Es ist zwar nicht unanstrengend, aber du wirst sehen, da kriegst du wirklich viel geregelt.

Das baut zwar auch ein bisschen Druck von innen auf, aber der Druck führt hoffentlich zu mehr Fokus und weniger Ablenkung. Wenn du weißt, dass du für diese 3 Quickies jetzt nur 25 Minuten hast, wirst du wahrscheinlich nebenbei nicht noch E-Mails lesen oder auf Facebook surfen.

Was du auch machen solltest – eigentlich insgesamt, aber besonders in diesem Modus:

Lass deinen Perfektionismus Perfektionismus sein. Gut genug ist gut genug, und es muss nicht alles mit rosa Mascherl aufgebügelt werden.

Zusammenfassung und Fazit

Ich werde oft gefragt: „Claudia, du sagst, ich soll eine Tagesplanung machen, aber wie fange ich denn da an?“

Das ist eben der Anfang: dass du dich fragst, wie viel freie Arbeitszeit du überhaupt hast. Was ist schon von anderen Dingen besetzt, und was geht innerhalb dieser Zeit?

Die 3 Modi nochmal kurz:

• Bei weniger als 2 Stunden geht es nur um Schadensbegrenzung.
• Bei 2 – 3 Stunden machst du nur das Notwendigste und identifizierst das, alles andere verschiebst du oder löschst es.
• Bei 4 – 5 Stunden ist das reduziertes normales Arbeiten – und da streichst du trotzdem die Hälfte der geplanten Aufgaben und arbeitest mit der Pomodoro-Technik.

Fang also bitte deinen Arbeitstag nicht an, indem du auf die To-do-Liste schaust und dich erst einmal erschlagen lässt von der Länge und Menge. Es fällt viel leichter, die richtigen Prioritäten je nach verfügbarer Zeit zu setzen.

Du kannst diese Methode als Notfallplan verwenden, aber wenn du verhindern möchtest, dass du in deinen Arbeitstag einfach hinein stolperst, ohne zu wissen, was auf dich zukommt, empfehle ich dir sehr, das zu einer Routine zu machen.

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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