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Zeitaufwand schätzen: 3 Tipps für realistische Planung

Zeitaufwand schätzen
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Diesen Artikel habe ich im August 2019 liebevoll entstaubt und angereichert.

Inhaltlich hatte er nichts an Aktualität verloren, nur dass ein paar Erfahrungen dazu gekommen sind. Außerdem kannst du ihn jetzt auch im Podcast anhören …

Viel Spaß beim lesen oder hören!

Planen hilft.

Aber wie sollst du den Zeitaufwand schätzen, einen Plan aufstellen oder einen Endtermin festlegen, wenn du gar nicht weißt, wie lange du für eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt brauchen wirst?

Das ist in etwa so, als würdest du von dir verlangen, nach Wien zu fahren – und du weißt nicht, wo du gerade bist und welche Fahrtrouten es gibt!

Und genau diese Frage ist mir in den letzten Wochen mehrmals gestellt worden.

Also ganz konkret: „Ich will einen Video-Kurs machen – wie lange brauchst du denn im Schnitt für eines deiner 52-Mal-schneller Videos?“ *)

Es hilft dir und auch der Fragestellerin nichts, wenn ich antworte: „So zwischen 2 und 2,5 Stunden, je nachdem.

Denn: Je nach was?

  • Es kommt darauf an, ob ich mich in das Thema selbst noch einarbeiten und etwas ausprobieren muss.
  • Es kommt darauf an, ob ich eine Powerpoint-Präsentation dafür vorbereiten muss.
  • Ich mache auch schriftliche Anleitungen dazu – je nach Länge und Komplexität dauert das auch unterschiedlich.
  • Es kommt darauf an, ob ich noch zusätzliche Elemente ins Video einfügen muss.
  • Und dann kommt es natürlich drauf an, wie oft ich mich verhasple – und somit viel oder wenig schneiden muss.

Somit ist jede Antwort von mir eine schlechte Antwort, oder?

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

 

Tipp 1: Zeitaufwand schätzen durch Tracking

Meine Großmutter hat immer gesagt: „Glauben kannst‘ in der Kirche …„.

Wenn du etwas nicht kennst/weißt, musst du es ausprobieren. Sonst ist es keine Planung sondern ein Ratespiel, bestenfalls eine optimistische Schätzung.

Daher: schreib‘ eine Zeit lang auf, wie lange du wofür brauchst, nimm‘ noch ein bisserl Puffer dazu und dann hast du eine Basis, mit der du planen kannst.

Klingt einfach, und trotzdem habe ich zu Beginn einiges falsch gemacht.

Ein Video zu erstellen, heißt gewisse Schritte zu durchlaufen. Bei mir waren das – im Falle der angesprochenen Video-Serie:

  • Video-Inhalt vorbereiten
  • Video drehen
  • Grafik erstellen
  • Video schneiden (Intro und Outro rein)
  • Video auf Youtube hochladen
  • Auf Youtube Grafik als Thumbnail hochladen
  • Tags und Beschreibung auf Youtube fertig machen
  • Blogbeitrag dazu vorbereiten
  • Anleitung als PDF erstellen
  • Anleitung in die Dropbox hochladen
  • Dropbox-Link freigeben und in PhraseExpress abspeichern
  • Alles online stellen
  • Video- und Anleitungs-Link im Archiv verlinken
  • Video- und Anleitungs-Link per Mail an die Abonnenten verschicken
  • Marketing planen

Eine Menge zu tun … Jedes Mal.

Und das habe ich falsch gemacht:

Ich habe diese Einzelschritte der Video-Produktion mehrmals hintereinander durchgeführt und jeweils die Zeit, die ich dafür gebraucht habe, aufgeschrieben.

Nach 5-6 Durchgängen war ich mir sicher, dass ich schon recht flott bin – und habe immer noch an die 3 – 4 Stunden pro Ausgabe verbraten.

Einfach zu viel!

Tipp 2: Mache es wie Henry Ford

Man mag über Henry Ford denken was man will. Aber der Gedanke, Arbeitsabläufe so zu strukturieren und in Einzelschritte zu zerlegen, dass ein und derselbe Handgriff oft hintereinander durchgeführt wird, war zu der Zeit genial – und ist es immer noch.

Erst durch diese Produktionsstraßen war es möglich, Autos so günstig zu produzieren, dass sie zur Massenware wurden.

Erstmalig bei der Erstellung der Inhalte für mein Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 bin ich absolut an meine Zeit-Grenzen gestoßen und musste mir etwas überlegen.

Anstatt immer eine Unit nach der anderen vollständig fertigzustellen, habe ich mir Produktionsstraßen aufgebaut. Natürlich in Trello, wo sonst ;-)

Das Geheimnis ist nämlich – nicht nur bei so einer Serie -, gleiche Tätigkeiten zu Blöcken zusammen zu fassen.

Das Experiment hat mir recht gegeben:

  • Zuerst 5 Grafiken machen
  • Dann 5 Videos vorbereiten
  • Danach 5 Videos abdrehen
  • Schließlich 5 Videos schneiden
  • Und 5 Videos auf Youtube fertig machen

Dauert insgesamt wesentlich (ca. 30%) weniger lange als vorher!

Warum das so ist?

Schau‘ dir folgende Zeichnung an – fällt dir etwas auf?

Aufgaben bündelnAnfangen ist immer am schwersten – auch wenn du das, was du anfängst, bereits kannst! Geschweige denn, wenn es immer wieder eine Überwindung ist, es zu tun weil du unsicher bist.

Das bedeutet, du verlierst jedes Mal dazwischen (bei den eingezeichneten Bögen) nicht nur Zeit, sondern auch Kraft und Energie – und das merkst du ganz sicher auf deinem Zeitkonto.

Kurz zusammengefasst:

  • Überlege dir die Einzelschritte, die du jedes Mal durchführen musst (nicht zu kleinteilig)
  • Durchlaufe diese Einzelschritte im Block!! 5-10 Mal (je nach Projekt)
  • Tracke dabei die Zeit, die du dafür brauchst
  • Rechne dir den Durchschnitt aus
  • Schlage ein wenig Puffer-Zeit drauf.

Jetzt kannst du mit realen Werten das weitere Projekt planen!

Tipp 3: Zeitaufzeichnung leicht gemacht

Nachdem ich zu faul bzw. rechenschwach bin, um mir die Zeiten immer händisch auszurechnen, habe ich – wieder einmal – ein Excel-Sheet entwickelt, mit dem ich große Projekte (bei denen ich wissen möchte, wie viele Stunden ich insgesamt investiert habe) mittracke.

Das Raffinierte dabei: in den Projekt-Spalten ist eine Formel enthalten, die die Zeit dem richtigen Projekt zuordnet, wenn du die Projekt-Nr. in der Spalte F eingibst. Damit hast du auch automatisch immer einen genauen Überblick darüber, wie viel du in Summe bereits investiert hast.

Kleine Warnung: Übertreibe bitte beim Tracking nicht. Tracke auf diese Weise wirklich nur große Projekte mit, sonst brauchst du mehr Zeit für’s Eintragen, als für’s effektive Arbeiten!

Du magst das ausprobieren?

Dann klicke auf die Grafik und lade dir das Excel-Sheet herunter. Ja, ganz ohne eMail-Adresse, einfach so!

Zeitaufwand schätzen mit Excel

Zeitaufzeichnung noch leichter gemacht

Inzwischen (2019) arbeite ich nicht mehr mit diesem Excel-Sheet, sondern verwende dazu ein Online-Tool, nämlich PrimaERP, das ich im Artikel „Timetracking mit PrimaERP – damit du den Durch- und Überblick behältst“ genau beschrieben habe.

Vielleicht fällt es dir damit noch leichter?

Zusatz-Tipp

Dieses Prinzip lässt sich auf sehr viele Bereiche in deinem Home-Office übertragen.

Ich denke da z.B. an die (meist) ungeliebte Buchhaltung. Oder die Bearbeitung von eMails. Oder auch an das Vorbereiten von Postings für Social Media.

Es ist immer leichter, wenn du diese Aufgaben bündelst – und somit nur ein Mal Schwung holen musst!

Welche Aufgaben bündelst du schon?

*) Die Video-Serie 52 x schneller am PC habe ich 2015 gestartet. Inzwischen sind die Videos schon ziemlich veraltet und deswegen starte ich damit im Herbst 2019 neu!

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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