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Lass‘ für dich tippen! Textbausteine leicht gemacht mit PhraseExpress

Textbausteine mit PhraseExpress

In meinem Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 ist PhraseExpress, ein Programm für Textbausteine, eines der ersten Tools, das ich vorstelle und mit dem die TeilnehmerInnen arbeiten. Und zu 99% sind sie auch völlig begeistert von den Möglichkeiten, die sich damit für sie auftun.

Vor kurzem bekam ich dann allerdings von einer Teilnehmerin die Rückmeldung:

„Da arbeite ich mich jetzt nicht ein, aber die Ideen dafür, was du dort alles abspeicherst, sind super, danke! Ich speichere das alles in Evernote ab, das passt schon …“

Nein, passt nicht, musste ich ihr sagen, denn damit hat sie folgenden Workflow aufgebaut, wenn sie einen Textbaustein braucht:

  • Evernote öffnen
  • Evernote durchsuchen
  • Textbaustein mit Strg+C kopieren
  • Dorthin zurückgehen, wo sie ihn braucht
  • Textbaustein mit Strg+V einfügen

Und das viele Male pro Tag?

In meinen Augen Energie-Verschwendung (und auch ein bisserl nervig, aber viel, viel früher hab‘ ich das natürlich auch so gemacht).

Beim Abspeichern eines Textbausteins hast du dann übrigens  in etwa den selben Aufwand …

Das alte Bild von Textbausteinen

Bei Textbausteinen denken die meisten Anwender an lange Absätze und Textpassagen, die sie immer wieder in z.B. Angeboten, Rechnungen und anderen langen Texten verwenden können.

Und da ist es dann auch meistens, das erste Argument gegen Textbausteine:

„Ich schreib‘ keine langen Texte oder Briefe, das brauch‘ ich nicht …“
„Ich schreib‘ so individuell, das kann ich nicht gebrauchen …“

Allerdings: beobachte dich doch einmal, was du jeden Tag mehrmals schreibst?

  • Deine eMail-Adresse
  • Mit lieben Grüßen
  • Deinen Namen
  • Die Adresse deines Blogs
  • Und noch vieles mehr

Dieses Video ansehen auf YouTube.

 

Zweites Argument:

„Ich merke mir die Abkürzungen nicht“

DAS ist ein spezielles Argument gegen das Programm PhraseExpress oder Text-Expander, das ich immer wieder höre und das sicher auch durch die fulminante Verwendung von Kürzeln wie z.B. von Ivan Blatter entstanden ist.

Ein Vorteil, den das Programm bietet, wird damit zum „geglaubten“ Nachteil

Ich weiß das deswegen so genau, weil ich vor 10 Jahren, als ich begonnen habe, damit zu arbeiten, auch ganz tolle Abkürzungen generiert habe – und daran verzweifelt bin, dass ich sie mir schlicht nicht gemerkt habe. System hin oder her.

Allerdings ist es absolut nicht notwendig, bei PhraseExpress diese Abkürzungen zu verwenden – es gibt nämlich eine geniale Suchfunktion, die wirklich alles wiederfindet.

Nichtsdestotrotz ist es gut, beim Abspeichern der Textbausteine ein gutes System dafür aufzubauen, aber das zeige ich dir auch im Rahmen meines Webinar-Sommers im nächsten Webinar.

Was ist PhraseExpress?

PhraseExpress ist im Prinzip eine Datenbank für Textbausteine. Nur dass du dazu nicht unbedingt eine Datenbank brauchst.

Wie es sich für eine Datenbank gehört, kannst du die einzelnen Bausteine miteinander verknüpfen, mit Variablen (=Platzhalter) arbeiten und somit vom einfachen abgespeicherten Link bis hin zu komplexen Dokumenten alles zusammenstellen.

In der Basis-Version ist PhraseExpress gratis, sobald du das Programm geschäftlich und nicht nur privat verwendest, wird eine Lizenz fällig, die allerdings für den Funktionsumfang des Programms wirklich moderat ist.

Für welches Betriebssystem gibt es diese Textbausteine?

Viel zu lange Jahre war PhraseExpress den Windows-Benutzern vorbehalten, in der Apple-Welt gab es aber ein Pendent dazu, nämlich den Text-Expander. Seit 2017 gibt es nun auch PhraseExpress für den Mac – und für mobile Geräte!

Das bedeutet, dass ich meine Textbausteine jetzt endlich auch auf meinem iPad und dem iPhone verwenden kann! Wie genial ist das?

Ich beantworte z.B. gerne Kommentare oder Privatnachrichten am iPad – und jedes Mal meinen Namen zu schreiben hat ganz schön genervt ;-). Damit ist jetzt auch Schluss!

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Bitte unterstütze mich dabei, den Podcast bekannter zu machen, indem du auf iTunes eine Rezension und/oder eine Bewertung hinterlässt! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Und noch ein paar Vorteile von Textbausteinen mit PhraseExpress

  • Du kannst mit Variablen arbeiten, d.h. es passiert nie wieder, dass du Fehler beim Copy&Paste machst. Oder hast du noch nie eine eMail mit einer falschen Anrede bekommen, weil der Absender vergessen hat ihn auszubessern?
  • Für das Abspeichern von Textbausteinen benötigst du genau 2 Klicks.
  • Die Textbausteine sind in jedem Programm (und nicht nur in MS Office) verfügbar.
  • Die Zwischen-Ablage wird damit von einem Textbaustein auf 20 vergrößert.
  • Für Privatpersonen ist PhraseExpress kostenlos!
  • Du kannst Textbausteine formatiert oder unformatiert abspeichern.

Also: Wenn du dir viel Zeit fürs Tippen und vor allem auch beim Suchen ersparen möchtest, dann schaue dir dieses Helferlein näher an.

Dieses und jede Menge anderer Unterstützung für deine Arbeit im Home-Office gibt’s in meinem Halbjahres-Programm Home-sweet-Office 2.0!

P.S. Und bleib‘ neugierig!

 


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8 Kommentare

    • Hi Erich! Du meinst einen Podcast per Spracherkennung in Text umwandeln lassen?

      Das gehört für mich in die Kategorie „reines Transkript“. Ein gut lesbarer Text ist in meiner Wahrnehmung etwas völlig anderes, als ein Transkript. Auch wenn es heißt, man soll so schreiben wie man spricht (was Wortwahl usw. angeht), verwenden wir doch beim Sprechen mehr Füllwörter und „Schlenker“ im Satzaufbau als beim Schreiben …

      Oder meinst du etwas ganz anderes?

      Sonnige Grüße
      Claudia

  1. Ulrike Voss sagt

    Phrase Express ist ein fantastisches Programm. Ich könnte ohne nicht mehr funktionieren. Wie Kaffee am Morgen. Ich habe alle gängigen Programme durchgetestet, aber das Tool ist von allen am ausgereiftesten. Ich wusste noch gar nicht, dass es auch eine Mac Version gibt. Danke für den Hinweis. Leider bin ich beim Webinar im Urlaub. Wird es eine Aufnahme zum Download geben?

    • Wie Kaffee am Morgen …

      Was für ein treffender Vergleich für mich, Ulrike ;-).

      Ja, es wird eine Aufzeichnung geben, die 72 Stunden verfügbar sein wird.

      Liebe Grüße und schönen Urlaub!
      Claudia

  2. Ich bin eine Meisterin der Zahlendreher vor allem bei 6 und 9. Seit ich meine Telefon- und Kontonummern per PhraseExpress schreibe, sind die wenigstens immer richtig. Und auch sonst unterstützt mich das Tool bei den vielen alltäglichen gleichen Texten. Ich möchte nicht mehr ohne arbeiten.

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