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So baust du Brücken zwischen mehreren Arbeitsplätzen

So klappt die Organisation mit verschiedenen Arbeitsplätzen

Aktualisiert am

Wenn es um die Wochenplanung geht, habe ich bereits in einem Artikel darüber geschrieben, dass eine Art Stundenplan hilfreich sein kann – und vor allem, dass nicht jede Woche gleich aussehen muss!

Aber wie steht es um die Planung und dein Home-Office, wenn du sogar wochenlang unterwegs bist? Oder wenn du zwischen Offline- und Online-Business hin- und herswitcht? Oder wenn du – so wie ich – neben deiner Selbständigkeit auch noch angestellt im Home-Office arbeitest?

Dann ist es besonders wichtig, dass du diese Übergänge zwischen den einzelnen Arbeitsphasen gut gestaltest.

Im Programm Home-sweet-Office 2.0 sind immer wieder Teilnehmerinnen, die genau solche Arbeitsrhythmen haben.

Eine Teilnehmerin hat es so ausgedrückt:

„Wie bringe ich meine 2 Leben (Home Office & Reisen) unter einem Hut, so dass beides ein Fluss bleibt? Bisher sind es 2 getrennten Seen und dazwischen liegt ein Berg.“

  • Da ist z.B. Martha, die oft 4-6 Wochen unterwegs ist, um an Universitäten zu unterrichten, aber auch ein Online-Business aufbaut.
  • Cornelia ist als Coach auch immer wieder mit Offline-Kunden und Offline-Gruppen beschäftigt und in diesen Phasen ruht das Home-Office.
  • Oder Claudia, ihre Haupt-Arbeits-Saison ist der Sommer, da ist sie hauptsächlich in der Natur unterwegs.
  • Und auch Marina, die selbständig ist und regelmäßig als Betreuerin einer Rollstuhlfahrerin arbeitet muss immer wieder in den Rhythmus zurückfinden.

Du siehst schon, da gibt es sehr viele unterschiedliche „Spielarten“.

Und alle haben eines gemeinsam. Nämlich die Herausforderung:

Durch meine Auswärts-Phasen falle ich immer wieder aus Routinen heraus und es macht mir echten Stress, jeweils den Übergang zu schaffen!

Egal welche „Switch-Situation“ du selbst hast, du kannst sicher immer drei Phasen bzw. neuralgische Punkte erkennen:

  1. Bevor du dein Home-Office verlässt
  2. Während dieser Auswärts- oder Anders-Zeit
  3. Die Rückkehr ins Home-Office

Bevor wir uns diese drei Phasen genauer anschauen, noch ein paar generelle Gedanken:

Es wird anders sein.

Es wird beim Zurückkommen einiges liegengeblieben sein.

Das ist so.

Das kannst du nicht ändern.

Du kannst aber ändern, wie du über diese Situation denkst und wie du damit umgehst! Mach‘ dir klar, dass dein Fokus woanders liegen wird, als auf deinem Home-Office. Und das ist völlig OK so.

Das erklärte Ziel dabei kann nur sein, dass du mit diesem Bewusstsein durch diese Phasen gehst, ohne dich unnötig anzutreiben oder dir selbst Stress zu bereiten!

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Bevor du dein Home-Office verlässt

Ganz klar, es kommt natürlich darauf an, wie lange du nicht im Home-Office sein wirst. Ich gehe für die folgenden Tipps einmal von einer 3-wöchigen Abwesenheit aus. Aber selbst wenn es wie bei mir nur ein Tag in der Woche ist, diese Tipps kannst du auf jeden Fall auch für dich adaptieren:

1. Dauer der Auszeit = Dauer der Vorbereitung

Nehmen wir also an, du wirst 3 Wochen nicht in deinem Home-Office sein. Auch wenn es viel klingt, dann starte deine Vorbereitung darauf auch 3 Wochen davor!

Oft sehe ich, dass Homeworker versuchen, in der letzten Woche vor ihrer Abfahrt noch alles für die nächsten drei Wochen vorzubereiten. Das kann einfach nicht funktionieren (also zumindest nicht stressfrei …), noch dazu, wenn diese letzte Woche noch mit Terminen, die unbedingt vorher noch einzuhalten sind, vollgestopft ist.

Überlege dir also schon – in diesem Beispiel – drei Wochen vorher, was genau du noch zu erledigen hast und baue diese Aufgaben in die nächsten drei Wochen ein.

2. Täglich streicht das Murmeltier

Ich kann’s mir schon vorstellen … eine ellenlange Liste entsteht jetzt, die dich schaudern lässt. SocialMedia-Postings vorbereiten, Blog-Artikel schreiben, Launch vorbereiten, Facebook-Gruppen-Betreuung vorbereiten, 1:1-Kunden schnell noch mit Terminen und Unterlagen versorgen … uff.

Wenn deine Action-Liste fertig ist, dann setz‘ bitte deine Realitäts-Brille auf und streiche! Wie schon in diesem Artikel geschrieben: Streiche die Hälfte deiner ToDo-Liste. Überlege dir gut, was davon uuuuunbedingt notwendig ist – und was nicht.

So eine Streich-Orgie solltest du in diesen drei Vorbereitungs-Wochen übrigens mindestens einmal pro Woche machen. Besser noch täglich.

Denn wenn du etwas vom Geplanten in der ersten Woche nicht erledigen konntest, wirst du es auch in der nächsten Woche nicht unterbringen. Verschieben ja, aber nur wenn eine andere Aufgabe dafür gestrichen wird!

3. Checklisten: dein bester Freund

Alle Beispiele der Frauen, die ich dir zu Beginn genannt habe, haben die Gemeinsamkeit, dass so ein Switch keine Eintagsfliege ist, sondern regelmäßig vorkommt.

Das bedeutet aber auf der anderen Seite auch eine große Chance: nämlich die, mit Hilfe von Checklisten den Prozess jeweils zu beschleunigen. Fange beim nächsten Mal damit an, einfach mitzuschreiben, was du tust. Im Rückblick kannst du dann bewerten, was vielleicht in einer anderen Reihenfolge besser gewesen wäre, was du dir hättest sparen können und was du wie besser machen hättest können.

Und jedes Mal, wenn die Zeit wieder gekommen ist, nimmst du die Checkliste wieder zur Hand – und optimierst sie, wenn notwendig.

4. Termin-freie Zeit

Zusätzlich solltest du dir die letzten drei Tage vor der Offline-Zeit keine Termine eintragen!

Du kennst das doch sicher aus der Vergangenheit: irgendetwas passiert immer in letzter Minute – und mit den drei Tagen schaffst du dir einen komfortablen Puffer.

5. Keine losen Enden

Lass‘ keine losen Enden übrig, die dir in deiner Offline-Zeit Kopfzerbrechen machen könnten. Nein, das bedeutet nicht, dass du alles erledigen musst, das hatten wir ja schon besprochen. Aber es gibt mehrere Möglichkeiten, solche losen Enden zu vermeiden:

  • Triff‘ die Entscheidung, das nicht zu erledigen.
  • Setz‘ dir eine Wiedervorlage (frühestens 1 Woche nach deiner Rückkehr).
  • Schreib‘ dem Kunden eine eMail, wann du dich darum kümmern wirst.

Wichtig ist nur, dass du sie geistig abschließt, bis du wieder im Home-Office bist. Dann kannst du sie – wenn notwendig und wenn du möchtest – wieder aufnehmen.

6. Dein Arbeitsplatz

Es ist so simpel – und doch so wirkungsvoll!

Sorge bitte dafür, dass du an einen aufgeräumten, klaren Arbeitsplatz zurück kommst! Das macht emotional wirklich viel aus und unterstützt dich dabei, schneller wieder einen Überblick zu bekommen.

Nichts schlimmer, als an einen Schreibtisch zurückzukommen, wo Stapel Papier (und lose Enden) auf dich warten und du dich beim ersten Anblick schon gruselst.

Tja, und dann kann sie kommen, die Abwesenheits-Zeit!

Während deiner Abwesenheitszeit

1. Der andere Fokus

Ich nehme einfach an, dass du nicht aus Jux und Tollerei dein Home-Office verlässt (OK, Urlaub kann natürlich auch sein). Mach‘ dir das bitte immer wieder bewusst, dass jetzt für dich eine andere Priorität besteht. Auch wenn das für dich klar ist – bewusst ist wieder eine andere Nummer!

Das Ziel kann übrigens auch nicht sein, dass niemand (deine Follower, Fans, Kunden, etc.) nicht mitbekommen, dass du gerade woanders bist.

Denn das birgt auch eine große Chance für dich: Dokumentiere am Blog und auf deinen SocialMedia-Kanälen mit, was du außerhalb deines Home-Offices so tust! Damit fängst du auch die Notwendigkeit ab, viele Postings vorzuplanen.

Und ich gestehe: der Punkt fällt mir persönlich sehr schwer – aber dir vielleicht nicht?

2. Arbeitszeiten

Vielleicht möchtest du die drei Wochen aus unserem Beispiel nicht völlig abtauchen und dich trotzdem um deine eMails, Kunden, KursteilnehmerInnen kümmern. Das werde ich übrigens in meinem nächsten 3-wöchigen Urlaub auch für die TeilnehmerInnen von Home-sweet-Office 2.0 machen.

Wenn es dir schwer fällt, neben deiner Offline-Zeit auch etwas anderes zu arbeiten, dann suche dir möglichst fixe Zeitfenster, in denen du dich um diese unaufschiebbaren und unstreichbaren Aufgaben kümmerst! Meine Favoriten-Zeiten sind da am Morgen eine halbe Stunde und abends dann so lange ich eben brauche.

„Fixe“ Arbeitszeiten helfen dir nämlich dabei, den restlichen Tag nicht daran zu denken. Dein Kopf weiß dann, wann das dran sein wird.

3. Störende Gedanken oder Gedankenblitze

Apropos Kopf und Gedanken. Nimm dir ein Tool (z.B. Trello) oder ein Notizbuch mit und schreibe absolut alles dort hinein, was dir in deiner Auszeit in Bezug auf deine Arbeit im Home-Office durch den Kopf spukt!

Das ist jetzt einfach nicht dran!

Du kannst dir dadurch sicher sein, dass du nichts vergisst und diese Notizen kannst du nach der Rückkehr ins Home-Office in Ruhe durchgehen (und wieder die Hälfte streichen). Damit bleibt dein Fokus bei dem, was du gerade tust.

Die Heimkehr ins Home-Office

Ich weiß, das ist wahrscheinlich das Schwerste daran, aber sorge bitte für ein bewusstes Ankommen und halte den Ball flach!

Von 100 auswärts auf 100 im Home-Office kostet dich viel Kraft und Energie – und die fehlt dir dann. Du hast ja auch durch die Vorbereitungen deiner Abwesenheit dafür gesorgt, dass du mit einem guten Gefühl in dein Home-Office zurückkehrst und das kannst du dir dadurch auch erhalten.

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass viele Homeworker den selben Zeitraum zum Ankommen brauchen, wie sie zur Vorbereitung gebraucht haben. Unter „Ankommen“ verstehe ich, dass alles wieder so reibungslos im Home-Office läuft, wie es vorher gelaufen ist.

Und wenn’s auch schon vorher nicht reibungslos war …

1. Noch einmal Termine

Halte dir auch mindestens den ersten Tag (bei 3 Wochen würde ich sogar 3 Tage empfehlen) wieder frei von Terminen! In meiner Anstellung mache ich es sogar so, dass ich den Abwesenheits-Assistenten noch einen Arbeitstag lange laufen lasse.

Die dringenden Dinge erreichen mich auch übers Telefon, wenn es wirklich sein muss.

Wenn du dir gleich den ersten Tag mit Terminen zupflasterst, nimmst du dir die Möglichkeit, einen Überblick zu bekommen und wieder in deine Routinen einzusteigen!

2. Noch einmal Checklisten

In Home-sweet-Office 2.0 erarbeiten wir sinnvolle Checklisten und „Notfalls-Pläne“. Z.B. für den vollen Posteingang nach dem Urlaub oder einer Abwesenheits-Zeit, für ToDo-Listen und auch die liebe Buchhaltung. Denn Altlasten – bzw. 3-Wochen-Lasten solltest du nicht wachsen lassen, sonst bist du ganz schnell wieder im Strudel drinnen.

3. Murmeltier, die nächste

Mache dir einen Plan für die erste Woche nach deiner Auszeit, arbeite auch alles ein, was du dir unterdessen notiert hast. Und ja, dann streich‘ die Hälfte wieder!

Du wirst sehen, es bleibt genug übrig, dir wird sicher nicht langweilig werden.

Fazit

Auch wenn das Wort inzwischen ein bisserl abgenudelt ist: bei so einem Arbeitsrhythmus mit so unterschiedlichen Gegebenheiten ist Achtsamkeit extrem wichtig.

Vor allem dir selbst gegenüber! Eine Kundin hat einmal zu mir gemeint: „Wenn ich unterwegs bin und nur an das Chaos auf meinem Schreibtisch denke, vergeht mir schon die Freude.“ Einfache Lösung – du wirst es schon ahnen: Schreibtisch aufräumen, bevor sie ihr Home-Office für längere Zeit verlässt. Der Unterschied war für sie gewaltig.

Achte also darauf, was dich an der Situation stresst – und überlege dir dann, welche der hier genannten Handlungen das verhindert. Und dann klappts auch mit dem Wechsel zwischen Home- und Auswärts-Office!

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

1 Kommentare

  1. Vielen Dank für diesen hilfreichen Artikel mit praktischen Tipps, liebe Claudia. Auch ich wechsele meinen Arbeitsplatz immer wieder zwischen Zürich und Japan. Ich werde damit mehr bewusster umgehen, denn ich möchte die Situation geniessen können – anstatt es stressig zu empfinden!

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