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So sparst du viel Zeit mit dem Trello-Butler!

So sparst du Zeit mit dem Trello-Butler

Ich krieg‘ mich gar nicht ein vor Begeisterung …

Wenn du jetzt weder weißt, was Trello ist, noch warum ich vor Freude auf- und abhüpfe weil der Trello-Butler integriert ist, dann lass‘ mich kurz ausholen.

Was ist der Trello-Butler?

Der Trello-Butler ist eine kleine Erweiterung deiner Trello-Boards, allerdings mit großer Wirkung. Das, was früher nur mit der Hilfe von externen Tools, wie z.B. Zapier möglich war, ist jetzt voll in Trello integriert. Und da stecken gewaltige Vorteile für dich drinnen.

  • Zeitersparnis, weil du Aktionen, die immer wieder gemacht werden müssen, nicht mehr per Hand machen musst.
  • Damit verringerst du natürlich auch die Fehler, die du dabei machen könntest.
  • Und durch die Due-Date-Automatisierungen übersiehst du auch nichts mehr.

Grundvoraussetzung dafür, dass du den Trello-Butler sinnvoll für dich arbeiten lässt, ist natürlich, dass du bereits Trello für die Organisation deiner ToDos und Projekte einsetzt.

Schon alleine durch den Einsatz von Trello wirst du dir viel Zeit sparen und die Zettelwirtschaft wird der Vergangenheit angehören.

Falls du Trello noch nicht im Einsatz hast, verschaffe dir mit meinem kostenlosen Mini-Kurs und den Beispielen aus der Praxis einen schnellen Einstieg, dann kannst du den Butler gleich einsetzen!

Trello ist die Basis für mein funktionierendes Selbstmanagement und mein externes Gehirn. Was dort nicht steht, wird meistens auch nicht umgesetzt … Trotzdem sind gewisse Abläufe, die ich in den letzten Jahren entwickelt habe, auch ein wenig nervig geworden. Und da keimt natürlich der Gedanke auf:

Was wäre, wenn Trello erkennen – und dann tun – könnte, was immer passieren soll, wenn bestimmte Situationen eintreffen?

Genau, Automatisierung ist das Zauberwort!

Den Trello-Butler gibt es schon länger, allerdings war er bisher eine kostenpflichtige Erweiterung für Trello und nachdem ich schon für den Trello-Business-Account monatlich zahle, hatte ich mir den Butler bisher verkniffen. Vor einigen Wochen hat Trello nun den Butler übernommen und direkt ohne zusätzliche Kosten integriert.

Ja, auch für die kostenlose Version, das habe ich extra mit einem zweiten Account überprüft.

So aktivierst du den Trello-Butler

Wie geschrieben, du kannst den Butler in jeder Version aktivieren. Dazu gehst du in eines deiner Boards, klickst ganz rechts oben auf „Menü anzeigen …“ und danach auf „Power-Ups“.

Den Trello-Butler aktivierenIch nehme an, dass dann auch dir an erster Stelle der empfohlenen PowerUps der Trello-Butler angezeigt wird. Mit einem beherzten Klick auf „Hinzufügen“ wird er zu deinem Board hinzugefügt und du hast dann einen zusätzlichen Menü-Eintrag (wieder rechts oben), mit dem du den Butler direkt aufrufen kannst.

Achtung: du musst den Butler für jedes Board extra aktivieren.

Die Automatisierungen, die du damit in einem Board einrichtest, kannst du dann entweder nur für dieses Board oder für alle aktivieren.

Ich empfehle dir allerdings dringend, dich langsam heranzutasten und erst einmal die Automatisierungen jeweils nur für das gewünschte Board zu aktivieren, sonst bekommt das unter Umständen ein Eigenleben, das du nicht durchblicken kannst.

Die 5 Bereiche im Trello-Butler

Derzeit sind alle Texte nur auf Englisch verfügbar, ich kann mir aber vorstellen, dass das in Zukunft auch geändert wird. Damit du dir leichter tust, gebe ich dir auch jeweils ein Beispiel aus meiner Praxis.

Ein Ablauf bleibt bei allen Bereichen gleich: Du musst zuerst den Trigger bestimmen (also unter welchen „Umständen“ soll diese Automatisierung ablaufen?) und danach festlegen, was genau passieren soll. Natürlich kannst du immer mehrere Aktionen hintereinander ablaufen lassen.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Card Buttons

Wenn du einen Card Button einrichtest, bedeutet das, dass die Aktion erst dann ausgeführt wird (also halbautomatisch), wenn du den betreffenden Button drückst. Hier kannst du sehr gut Karten-spezifische Abläufe an einen Button programmieren, die du immer und immer wieder bisher händisch gemacht hast.

Ein Beispiel: In meiner 1-Minuten ToDo-Liste gibt es auch eine Liste mit dem Namen „ERLEDIGT“. In dem Moment, indem ich ein Kärtchen, d.h. eine Aufgabe erledigt habe, vergebe ich ein Label, hake das Fälligkeits-Datum – falls vorhanden – ab, schließe das Kärtchen und verschiebe es auf die Erledigt-Liste. Hast du mitgezählt? Das sind jeweils 4 Aktionen!

Und so habe ich das eingerichtet:

Ein Card-Button im Trello-Butler

Das Einzige, was mich ein bisserl daran stört ist, dass der Button (dessen Namen du natürlich selbst bestimmen kannst) im rechten Bereich des Kärtchens, bei den aktivierten PowerUps, eingeblendet wird. Ich hätte mir gewünscht, dass er genauso wie die Custom Fields ganz oben im Kärtchen Platz findet.

Ein Card-Button im Trello-Butler

Aber das ist wirklich jammern auf hohem Niveau.

Board Buttons

Genauso wie du Buttons im Kärtchen zaubern kannst, gibt es auch die Möglichkeit, Automatisierungen für ein ganzes Board festzulegen. Diese werden dann zwar nicht als richtige Buttons dargestellt – aber das ist ja nicht so wichtig. Wichtig ist nur, wie viel Zeit du dir damit ersparen kannst!

Die Automatisierungen werden wieder nur ausgelöst, wenn du den Button bzw. Link drückst!

Board-Automatisierungen mit dem Trello-Butler

Genau genommen sind diese Automatisierungen Card-Buttons, die allerdings über das gesamte Board hinweg, also über alle Kärtchen, durchgeführt werden. Außerdem hast du hier auch noch die Möglichkeit, Listen zu „manipulieren“, was in den Card-Buttons nicht funktioniert.

Derzeit habe ich noch keinen Board-Button eingerichtet, allerdings kann ich mir vorstellen, dass du damit wunderbar wöchentlich gewissen Boards „aufräumen“ könntest. Sobald ich auch diesen Bereich verwendet habe, ergänze ich ihn natürlich hier.

Oder hast du bereits einen Board-Button? Dann schreib‘ mir doch bitte in den Kommentar, was du damit automatisierst!

Rules

Regeln, die klassischen „Wenn-Dann-Verbindungen“. Damit lässt sich echt Zeit sparen! Diese Regeln musst du nicht extra mit einem Button oder Link auslösen, sondern sie werden durch etwas ausgelöst, was du im Board tust (im Gegensatz zu den Calendar-Automationen, aber das kommt noch.).

Ein Beispiel: Für mein SocialMedia-Board bereite ich in einer Excel-Matrix die Inhalte vor. Allerdings nur thematisch, nicht inhaltlich. Denn die Inhalte möchte ich danach in meinem Trello-Board hinzufügen.

Bisher hat das bedeutet:

  • Ich habe mehrere Zeilen in Excel kopiert.
  • Dann in Trello auf einen Schwung die Kärtchen angelegt (das funktioniert mit copy & paste).
  • Danach das Fälligkeitsdatum pro Kärtchen eingegeben.
  • Und zuletzt das Label für den Kanal vergeben.

Um die Kärtchen (nicht die Inhalte!) für 4 Wochen und drei Kanäle so vorzubereiten, habe ich bisher ungefähr eine halbe Stunde benötigt.

Und jetzt? Schau‘ einmal, wie meine Automatisierung aussieht:

Rules mit dem Trello-Butler anlegen

Zur Erklärung:

  • Wenn ich ein Kärtchen anlege (in diesem Fall hinein kopiere) und am Anfang des Titels steht dein Datum, dann wird das Fälligkeitsdatum auf ebendieses gesetzt.
  • Gleichzeitig: wenn in dem Titel zum Schluss „FB“ steht, wird das blaube Label namens Fanpage hinzugefügt.

Es gibt auch noch Abkürzungen für die Labels für meine Facebook-Gruppe und für Twitter, die habe ich aber in der Darstellung ausgeblendet, damit das Bild nicht zu groß wird.

Und du kannst dir vorstellen, ich brauche nur mehr Sekunden statt 30 Minuten, um alle Kärtchen anzulegen, das Fälligkeitsdatum und das Label zu vergeben …

Calendar

Du wirst es schon ahnen, hier kannst du alle Automatisierungen einstellen, die mit einem bestimmten Datum zusammenhängen. Oder jeden 2. Dienstag im Monat. Oder jeden Sonntag um 06:00 Uhr, usw.

Ein Beispiel: Die Erledigt-Liste, die ich schon bei den Card-Buttons erwähnt habe, möchte ich jeden Montag in der Früh leer haben. Bereit für die kommende Woche.

Bisher habe ich die volle Erledigt-Liste händisch in mein Löschen-Board verschoben (ich archiviere nicht, sondern verschiebe eben alles auf das Löschen-Board, das dann alle 3 Monate gelöscht wird …) und habe mir eine frische Erledigt-Liste angelegt.

Das übernimmt inzwischen der Trello-Butler, und zwar so:

Kalender-Automatisierungen mit dem Trello-Butler einrichten

Ich denke, das ist selbsterklärend.

Due Date

Der Unterschied zu den Calendar-Automationen besteht darin, dass du hier festlegen kannst, was passiert, wenn ein Due Date erreicht wird. Oder auch was passiert, wenn es in 2 Tagen, 3 Stunden, oder ähnliches fällig wird.

Ich bin schon alleine durch das Prinzip des Zeithorizonts der 1-Minuten ToDo-Liste ein absoluter Verfechter dafür, dass du NICHT jeder Aufgabe ein Fälligkeits-Datum verpasst. Trotzdem gibt es natürlich Aufgaben, die Zeit- oder Zeitpunkt bezogen sind. Und die bekommen natürlich ein Due Date.

Bisher habe ich mir jeden Tag in der Früh meine ToDo-Liste in der Kalender-Ansicht (ein weiteres sehr gutes PowerUp) angeschaut um zu sehen, ob in irgendeiner der Listen ein Kärtchen schlummert, das an diesem Tag fällig ist.

Damit ist es jetzt vorbei :-). In der Wochenplanung mache ich das zwar immer noch, um einen Überblick über die nächste Woche zu bekommen, aber sonst verlasse ich mich auf den Butler, indem ich folgendes eingerichtet habe:

Fälligkeits-Automatisierungen mit dem Trello-Butler einrichten

Wenn ich also in der Früh in meine ToDo-Liste schaue, ist alles bereit für den Tag und ich kann nichts mehr übersehen!

Mein Fazit zum Trello-Butler

Oh wow – du solltest mich sehen – wenn ich keine Ohren hätte, würde mein Grinsen rund um den Kopf reichen. Wie du an den Beispielen siehst habe ich ganz sanft begonnen, Automatisierungen einzurichten und ich weiß, dass der Butler noch viel, viel mehr kann.

Allerdings weiß ich auch, dass es wichtig ist, zuerst funktionierende Abläufe zu haben – und sie erst dann zu automatisieren. Und genau das rate ich dir in diesem Fall auch!

Der erste Schritt aus meiner Sicht wäre deshalb, dass du dir gute funktionierende Abläufe erstellst, die dir schon einmal eine Menge an Zeit sparen und dann erst den Trello-Butler aktivierst, um diese Abläufe zu automatisieren.

Wie du damit starten kannst, zeige ich dir in meinen gratis Trello-Videos und du bekommst in den begleitenden eMails auch jede Menge Tipps aus meiner praktischen Arbeit mit Trello.

Deshalb klicke jetzt auf den grünen Button und spare in Zukunft viel Zeit, die du mit anderen Dingen verbringen kannst, die du gerne tun möchtest.

Hast du bereits den Butler im Einsatz? Falls ja, dann schreib‘ doch im Kommentar, wofür du ihn verwendest – ich probier‘ das dann gerne auch aus!

Und bis dahin …

P.S. nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

2 Kommentare

  1. Kerstin Ackermann-Stommel sagt

    Hallo Claudia,

    das ist ja ne super Sache jetzt mit dem Trello Butler!
    Danke für Deinen Beitrag, in dem Du die verschiedenen Möglichkeiten zeigst. Diesen werde ich gerne weiter teilen, damit möglichst viele Trello Nutzer in den Genuß kommen;-)

    Liebe Grüsse
    Kerstin

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