Was für ein Titel – Dein Zeitmanagement sollte immer gut sein, egal ob du ein Membership anbietest, oder Online-Kurse, oder Online-Coaching.

Oder gibt’s da doch einen Unterschied, der dich im Endeffekt davon abhält, selbst einen Mitgliederbereich anzubieten?

So ist es mir nämlich gegangen …

Unterschied im Zeitmanagement zwischen Online-Kurs und Membership

Der größte Unterschied, was dein Zeitmanagement angeht, ist die Tatsache, dass ein Online-Kurs irgendwann vorbei ist.

Das bedeutet auf der anderen Seite auch, dass du den Eindruck hast, du kannst in deinem Online-Kurs volle Power geben – und während du deine Kurs-TeilnehmerInnen betreust, dürfen ein paar andere Aufgaben warten bzw. nicht erledigt werden.

Mit dieser Einstellung kannst du allerdings nicht in deinem Membership arbeiten. Denn das ist nicht irgendwann vorbei.

Im Gegenteil. Bei einem Online-Kurs hast du vordefinierte Phasen, die hintereinander stattfinden:

• Seeding
• Launch
• Onboarding
• Betreuung
• Abschluss

In deinem Membership gibt es diese Phasen auch, allerdings laufen sie im Kreis. Während du deine Mitglieder betreust, bist du auch immer wieder im Launch. Und das erfordert natürlich ein ganz anderes Zeitmanagement für dich.

Diese Überlegungen waren übrigens auch einer der Hauptgründe dafür, dass ich immer gesagt hatte: „Niemals ein Membership!“

Die Podcast-Episode zum Artikel

Dein Mindset beeinflusst dein Zeitmanagement

Wie oft bin ich darauf angesprochen worden, dass ich mein Halbjahres-Programm Home-sweet-Office 2.0 doch auch als Mitgliederbereich anbieten könnte! Und wie oft habe ich geantwortet:

„Membership? Niemals!“

Diese langfristige Verpflichtung ohne Pausen, in denen ich nicht eine Gruppe betreuen muss, das war für mich undenkbar.

Dabei hatte ich bereits ein Membership, es war mir nur nicht bewusst!

Ich hatte mein Zeitmanagement bereits an die Anforderungen dieses Memberships angepasst und somit natürlich auch verbessert. Denn gleich nach dem ersten Durchgang von Home-sweet-Office 2.0 wollten einige Teilnehmerinnen nicht auseinandergehen und so war der HSO-Club geboren. Jeweils für 6 Monate konnte er gebucht werden und das Herzstück waren neben dem wöchentlichen virtuellen CoWorking die Mastermind-Meetings in fixen Kleingruppen.

Und es gab dadurch keine Pausen.

Ist das nicht irgendwie grotesk, wie wir im Kopf Dinge ablehnen, die wir bereits machen?

Angst vor dem langfristigen Commitment

Hast du dein Business gegründet, um ein oder zwei Jahre darin tätig zu sein?

Nein, wahrscheinlich nicht.

Das bedeutet aber, dass du bereits ein langfristiges Commitment eingegangen bist, nämlich dir und deinem Business gegenüber!

Mach‘ dir das bitte bewusst – und atme!

Neben den unterschiedlichen Phasen in deinem Business musst du auch ständig Marketing machen. Langfristig.

Dazu gehört bereits, dass du laufend hilfreichen Content auf deinem Blog, im Podcast, auf YouTube und natürlich in Form von einem regelmäßigen Newsletter produzierst.

Noch ein langfristiges Commitment.

Du siehst also, du machst das schon, also kann es nicht so schwer sein, auch einen Mitgliederbereich langfristig zu betreuen.

Erwartungen an dich selbst

Ja, es kann nicht so schwer sein – wenn du die Erwartungen an dich selbst nicht zu hoch steckst.

Draufpacken geht immer noch, aber den Mitgliedern etwas wegzunehmen, was sie lieben und was ihnen hilft, das ist nur schwer möglich.

Das ist übrigens noch so ein Unterschied zwischen Membership und Online-Kurs. Wenn du in einem Durchgang deines Kurses bemerkst, dass dir ein Teil davon zu stressig ist, kannst du ihn beim nächsten Durchgang unbemerkt weglassen. In einem Mitgliederbereich kannst du das nur machen, wenn es niemand deiner TeilnehmerInnen hilfreich findet.

„Lass‘ bei deinem Membership die „rosa Mascherl“ weg, dann klappt’s auch mit dem Zeitmanagement“

Darum ist es für dich der sinnvollere Weg, um dein Zeitmanagement anzupassen, wenn du mit „weniger“ Angebot startest und dann Schritt für Schritt erweiterst.

Als ich im April 2021 meinen zweiten Mitgliederbereich, den Content-Planungs-Club gestartet habe, habe ich sehr kleine Brötchen gebacken und wollte nur folgende Elemente darin haben:

• Ein Basis-Kurs für die Content-Planung
• Facebook-Gruppe für den Austausch
• Eine monatliche Fragerunde
• Ein monatlicher Planungs-Workshop
• Keine regelmäßigen E-Mails!

Das wusste ich, das würde ich schaffen.

Aber alleine in den ersten Wochen sind einige Elemente dazugekommen, als ich gesehen hatte, dass es zu schaffen war:

• Jede Woche ein kurzer Impuls in Form des Content-Kicks.
• Jeden Sonntag eine Mail mit Rückblick und Vorschau.
• Eine zweite Fragerunde pro Monat.
• Ich gebe Feedback zu jedem Artikel/Video, das in der Gruppe gepostet wird.
• So vorhanden, habe ich alle Newsletter der TeilnehmerInnen abonniert und so mir etwas darin auffällt, antworte ich darauf.
• Demnächst geht der exklusive Podcast on air und
• wir veranstalten Fokus-Wochen, in denen immer ein Thema im Zusammenhang mit dem Basis-Content steht.

Hätte ich das alles bereits von Anfang an hineingepackt, wäre ich aus dem Hyperventilieren nicht herausgekommen, denn die Erwartungen an mich selbst hätten mich schlicht überfordert.

Wenn du wissen möchtest, wie der Club derzeit aussieht, dann kommst du hier oder über das Bild zum Content-Planungs-Club!

Wie geht das aber nun, dein Zeitmanagement so zu verbessern, dass ein Membership dich nicht rund um die Uhr beschäftigt?

Hier kommen meine besten Tipps und Workflows!

Zeitmanagement und Gruppen-Betreuung im Membership

„Dann bin ich 24 Stunden am Tag nurmehr damit beschäftigt, Fragen in der Gruppe zu beantworten“.

Nun, wenn das passiert, dann liegt das an dir selbst!

Wenn du der Meinung bist, dass du 1) innerhalb von Minuten nach der Frage-Stellung antworten musst, 2) du die/der Einzige bist, der die richtige Antwort hat und du 3) sämtliche Benachrichtigungen aktiviert hast, dann wird’s zum Spießrutenlauf.

Beziehungsweise du wirst zu nichts Anderem mehr kommen. Das hängt übrigens ganz stark mit deinen Erwartungen an dich selbst zusammen (siehe oben).

• Bestimme für dich fixe Zeiten, wann du in der Gruppe bzw. im Forum anwesend bist.
• Du könntest diese Anwesenheitszeiten sogar an die Mitglieder kommunizieren, wenn du magst.
• In solchen Zeitblöcken kannst du dann sämtliche Gruppen, die du betreust, durcharbeiten.
• Wehre Privatnachrichten und E-Mails deiner Mitglieder möglichst ab und schicke sie in die Gruppe oder verweise auf das nächste Meeting für die Beantwortung. Das klappt nicht immer, aber immer öfter!
• Wenn du regelmäßigen Input in die Gruppe gibst, plane sie vor.

Gerade zum letzten Punkt passt dieser Ausschnitt aus meinen Excel-Listen für die Tagespostings in allen meinen Kurs- und Membership-Gruppen.

Früher hatte ich den Anspruch an mich, sowohl in Home-sweet-Office 2.0 als auch danach im HSO-Club immer aus dem Bauch heraus in der Früh das Tagesposting zu schreiben.

Das konnte ich allerdings nicht mehr sinnvoll schaffen, als ich durch andere Programme wie meine Powertage und das Power-Quartal 4-6 Gruppen zu betreuen hatte.

Also habe ich diese Excel-Sheets begonnen und plane nun jeden Freitag für die kommende Woche vor.

Du siehst oben einen Auszug aus den Tagespostings für den Content-Planungs-Club. In einem Jahr nach der ersten Öffnung habe ich dann alles so vorbereitet, dass ich im zweiten Jahr nicht mehr nachdenken muss.

Und das könnte dann auch eine Assistentin/ein Assistent übernehmen …

Kein Content ohne Zeitmanagement im Membership

Ja, natürlich nicht nur im Membership, aber da besonders.

Meine größte Angst war ja, dass ich mich ins Content-Hamsterrad begeben würde, wenn ich einen Mitgliederbereich anbiete. Diese Angst hatte ich beim HSO-Club nicht, denn da war klar, dass die Inhalte aus Home-sweet-Office 2.0 völlig ausreichen.

Und daher wollte ich auch für den Content-Planungs-Club keine regelmäßigen Kapitel oder Technik-Tutorials anbieten, denn ich produziere bereits jede Menge gratis Content für meinen Blog, Podcast und für YouTube.

Tja, genauso wie ich dachte, dass ich keine regelmäßigen E-Mails dafür schreiben würde …

Aber dann kamen durch die Onboarding-Umfrage so viele gute Fragen auf mich zu, dass ich sofort den Content-Kick gestartet habe. Das sind kurze Impulse, wie du auf der Grafik siehst, die ich in der Facebook-Gruppe als Info-Guide einstelle.

Wichtig dabei ist, dass du – egal welcher Content in welcher Form es ist – mehrere Stücke in einem Aufwaschen produzierst!

Ich habe es mittels Timetracking ausgetestet:

Ein Content-Kick inklusive Grafik und Vorplanen in der Facebook-Gruppe hat mich im Schnitt 30 Minuten gekostet.

8 (!) Content-Kicks (als Vorbereitung für den Urlaub) inklusive allem haben insgesamt 2 Stunden und 10 Minuten benötigt.

• Alles in OneNote vorschreiben, erst danach
• für Facebook hübsch machen, dann
• Grafiken produzieren und danach
• alle in einem Schwung vorplanen

Das ist ein Zeitgewinn von fast 50%!

Tools, mit denen du dein Zeitmanagement (nicht nur) im Membership verbesserst

Weil ich es nicht oft genug betonen kann: Du musst dir zuerst darüber klar sein, welchen Workflow du unterstützt haben möchtest, erst dann kannst du darüber entscheiden, welches Tool dich dabei unterstützen kann!

Das gilt übrigens auch fürs Delegieren. Wenn du selbst nicht weißt, wie du was durchgeführt haben möchtest, wie sollst du dann Arbeitsaufträge vergeben?

Wie du dir Onboarding und Offboarding durch Automations erleichterst

Noch ein großer Unterschied zwischen einem Online-Kurs und einem Mitgliederbereich: Bei einem Kurs bestimmst du das Ende, bei einem Mitgliederbereich bestimmt das Mitglied das Ende.

Zusätzlich hat mir die Idee gefallen, die Mitglieder mit einem persönlichen Mail darauf vorzubereiten, dass die Mitgliedschaft verlängert werden kann.

Dabei hilft mir eine Automation in ActiveCampaign, durch die ich mich vor Ablauf der Mitgliedschaft erinnern lasse. Für die 6-monatige Mitgliedschaft im Content-Planungs-Club bekomme ich 14 Tage (6 Monate sind 182 Tage) vor dem Ablauf eine Benachrichtigung geschickt und falls das Mitglied nicht antwortet, noch einmal 4 Tage davor.

Video-Inhaltsverzeichnis: Kombination aus Excel und PhraseExpress

Wo es viele Videos, vor allem Aufzeichnungen von Live-Meetings, gibt, da stellt sich die Frage, wie sinnvoll diese sind, wenn deine TeilnehmerInnen kein Inhaltsverzeichnis dazu haben.

Seitdem es noch dazu in Vimeo, wo ich alle Videos hoste, die Möglichkeit gibt, im Video Kapitelmarken zu setzen, hatte ich das händisch gemacht.

Sprich: Die Aufzeichnung im Schnellvorlauf noch einmal angeschaut, Kapitelmarken gesetzt, diese herauskopiert und zur Aufzeichnung auch als Text gesetzt.

Zeitaufwand je Stunde Aufzeichnung ca. 30 Minuten.

Und dann habe ich bei meinem lieben Freund und Kollegen Frank Katzer gesehen, dass er das (nicht immer konsequent, aber doch), während des Live-Meetings macht.

Seitdem kostet mich das Inhaltsverzeichnis eines Live-Meetings im Umfang von 1,5 bis 2 Stunden gerade einmal 10 Minuten und alles ist fertig.

Der Clou dabei ist, dass du in Excel eine Tabelle vorbereitest, die mit den Uhrzeiten rechnet und in PhraseExpress einen Textbaustein erstellst, der dir die aktuelle Uhrzeit in eine Zelle schreibt.

Der im Bild rot umrahmte Bereich ist dann das Inhaltsverzeichnis, das ich als Text zur Aufzeichnung setze.

Trello für deine Content-Produktion

Ich selbst habe ja in meinen Memberships nicht jeden Monat neue Tutorials, aber auch für den Basis-Kurs im Club hatte ich mir in Trello eine Produktions-Straße aufgebaut.

Das bedeutet, dass ich für jeden Produktionsschritt eine eigene Liste angelegt habe:

• Geplante Inhalte, hier sammle ich alle Kärtchen von Videos, die ich produzieren will.
• Video vorbereiten
• Video drehen
• Video schneiden
• Video bei Vimeo hochladen
• Audio produzieren
• Video/Audio auf die Seite packen
• Vimeo Kapitelmarken setzen
• Text zum Video schreiben
• Seite fertig machen

Und immer wenn mindestens 5 Kärtchen in einer Liste waren, habe ich begonnen, sie abzuarbeiten.

Also immer zuerst mindestens 5 Videos vorbereiten. Danach erst diese 5 Videos in einem Schwung drehen, etc.

Das spart genauso wie beim Content-Kick weiter oben viel Zeit!

Was passiert während deines Urlaubs im Membership?

In allen meinen Online-Programmen und natürlich auch in den Mitgliederbereichen gibt es einen hohen Anteil an Live-Elementen. Seien das Workshops oder Live-Meetings.  Außerdem hast du bereits gesehen, dass ich auch die dazugehörigen Facebook-Gruppen regelmäßig bespiele.

Das bedeutet aber auch, dass ich mir schon sehr früh überlegen musste, wie ich meine Urlaube in dieses langfristige Commitment packe.

Die Basis ist dein Kalender

Das heißt, wenn du deinen Mitgliedern die Termine deiner Live-Elemente schon mittel- bis langfristig mitteilen möchtest (was ich dir durchaus empfehle, denn dann sind mehr TeilnehmerInnen auch wirklich dabei), dann solltest du als allererstes deine Abwesenheitszeiten in deinen Kalender eintragen!

Dann kannst du alle Termine rundherum planen und kommst auch zu deinen Auszeiten.

Ich habe noch die Herausforderung, dass ich mich nach den Urlauben richten muss, die mein Mann genehmigt bekommt – das ergibt bei Verschiebungen, die eine oder andere stressige Zeit, aber das ist inzwischen auch absehbar, wie lange wir noch davon abhängig sind.

Du kannst dein Membership für den Urlaub vorbereiten

Gerade, was den regelmäßigen Content angeht, kannst du diesen natürlich gut vorbereiten.

Aber bitte fang rechtzeitig damit an! Im Artikel „Urlaub und Selbständigkeit – nur mit schlechtem Gewissen?“ habe ich dir bereits den Tipp gegeben, die Vorbereitungs-Zeit an deine Urlaubs-Dauer anzupassen.

Kurz nachdem ich den Content-Planungs-Club geöffnet hatte, war unser Sommer-Urlaub geplant und somit habe ich bereits drei Wochen vor unserer Abreise damit begonnen, mir im Kalender Zeit für diese Vorbereitung einzuplanen.

Sogar die sonntäglichen E-Mails habe ich so weit wie möglich vorbereitet, um dann im Urlaub nurmehr die aktuellen Verlinkungen einbauen zu müssen.

Und das hat für mich super geklappt!

Wie funktioniert eine Vertretung?

Schwieriger wird’s mit den Live-Elementen, die ich auch in meinen Online-Programmen habe. „Eigentlich“ plane ich sie immer so ein, dass es z.B. während meines Urlaubs keine CoWorkings gibt.

Allerdings war dieses Jahr 2021 anders als geplant, unser Urlaub wurde verschoben und somit waren zwei CoWorking-Tage währenddessen angesetzt.

Da ich kein Team habe (nur mein Sohn unterstützt mich bei ein paar Post-Produktion-Aufgaben), habe ich eine langjährige Teilnehmerin gebeten, die Vertretung für die Moderation zu übernehmen.

Sei dir dabei aber im Klaren: Deine Vertretung macht sicher genauso wie meine einen super Job! Aber trotzdem kann es sein, dass weniger Mitglieder live dabei sind, einfach weil das Commitment bei dir höher ist, als bei einer Vertretung.

Das kann dich stören, oder auch nicht. Je nachdem, welche Ansprüche du an dich selbst stellst …

Klar kommuniziert: die Pause

Noch ein Weg, den du einschlagen könntest: Kommuniziere ganz klar, dass es Abwesenheitszeiten und damit Pausen in deinem Membership gibt!

Vielleicht sind deine Mitglieder sogar dankbar für eine Input-Pause, denn dann können sie in Ruhe nacharbeiten, was sie bis dahin nicht umsetzen konnten.

„Offene Kommunikation dazu, was deine Mitglieder im Memberhip erwarten können – und was nicht, ist das A und O auch für dein Zeitmanagement!“

Fazit: Keine Angst vor der Zeitmanagement-Falle im Membership!

Ich hoffe, du siehst an den Tipps und an meiner eigener Erfahrung, dass DU bestimmst, ob du in diese Falle tappst oder nicht.

Und ich habe dir hier nicht alle Tools und Workflows beschrieben, mit denen ich als Solopreneurin (also ohne großes Team dahinter) gleichzeitig zwei Memberships und auch noch langfristige Programme betreue.

Es kommt nur darauf an, dass du dir klarmachst, welche Elemente deinen Mitgliedern wirklich weiterhelfen und dass du dein Zeitmanagement insgesamt auf solide Beine stellst.

Wenn du dir hier und jetzt nur einen einzigen Tipp mitnehmen und sofort umsetzen möchtest: Welcher ist das?

Schreib’s mir in den Kommentar und erhöhe dadurch dein Commitment dazu!

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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