Selbstmanagement und Selbstführung
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Mit Arbeitsvorbereitung zu mehr Produktivität

Arbeitsvorbereitung im Online-Business

Er ist wieder einfach so hineingestolpert.

In seinen Tag.

Ich spreche von einem 1:1-Kunden, der mir frustriert erzählte, dass er am Montag ins Büro kam, die MitarbeiterInnen sich auf ihn gestürzt haben und damit der Tag schon verloren war.

Das war der Moment, als ich sehr eindrücklich über Arbeitsvorbereitung mit ihm gesprochen habe …

Arbeitsvorbereitung für Solopreneure

Klar, dir passiert das als SolopreneurIn nicht unbedingt, du hast ja keine Mitarbeiter. Zumindest nicht im engeren Sinne, denn deine „Mitarbeiter“ kommen in ganz anderer Form um die Ecke:

  • Dein E-Mail-Eingangskorb verlangt nach Aufmerksamkeit von dir.
  • Deine Social-Media-Kanäle buhlen um einen Blick von dir.
  • Und der Papier-Stapel auf deinem Schreibtisch wird auch nicht kleiner.

Warum du all das beim Start in deinen Tag vorerst ignorieren solltest und wie du durch Arbeitsvorbereitung deine Produktivität erhöhen kannst, darum geht's heute.

Du kannst jede (größere) Aufgabe im Prinzip in drei Abschnitte aufteilen:

  1. (Arbeits)-Vorbereitung
  2. TUN
  3. Nachbereitung

Wenn du das im Hinterkopf behältst, dann fällt es dir übrigens auch leichter, größere Aufgaben so herunterzubrechen, dass sie für dich kleiner und damit auch machbarer werden.

Wir kommen noch zu Beispielen aus der Praxis, aber zuerst möchte ich dir zeigen, was für mich dazugehört und was die Aufgaben, die für mich zur Arbeitsvorbereitung gehören, auszeichnet.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Du brauchst Überblick

Damit ziele ich auf den eingangs erwähnten Kunden.

Wenn er sich nämlich am Beginn eines Tages einen Überblick darüber verschafft hätte, was auf ihn zukommt, welche Termine anstehen und welche seine wichtigste Aufgabe des Tages ist, dann wäre es ihm leichter gefallen, seinen Tag selbst zu gestalten.

Er hätte dadurch abends nicht das Gefühl gehabt, durch den Tag getrieben worden zu sein.

Wie wichtig diese „Kontrolle“ über deinen Tag für deine Motivation ist, hast du wahrscheinlich selbst schon gemerkt.

Frag‘ dich also bitte selbst, wie du dich am besten auf deinen Tag vorbereiten kannst.

Bei mir sieht das so aus:

  • Ich öffne meinen Browser und damit auch meine 1-Minuten ToDo-Liste.
  • Danach öffne ich meinen Kalender und verschaffe mir einen Überblick über die anstehenden Termine und vor allem die Zeit, die für Aufgaben noch zur Verfügung steht.
  • Beim Abgleich „Aufgaben – Zeit vorhanden“ streiche ich von meiner ToDo-Liste rigoros, was nicht in den Tag hineinpasst.
  • Dann ist der E-Mail-Posteingang dran, den ich sofort bearbeite (also nicht nur lese, was hereingekommen ist).

Das ganze Prozedere dauert nicht länger als 20 bis 30 Minuten, je nachdem, wie viele E-Mails ich bearbeiten muss.

Und damit geht's hinein in den Tag!

Das bedeutet natürlich nicht, dass nicht auch Unvorhergesehenes passieren kann, aber das kannst du durch Beobachtung in den Griff bekommen.

Hast du alle Arbeitsmaterialien?

Wie oft höre ich: „Das konnte ich nicht erledigen, weil die Druckerpatrone leer war …“ oder Ähnliches. Oder weil irgendwelche Informationen nicht auf einen Griff/Blick verfügbar waren!

Beim Arbeitsmaterial geht es nicht nur um handfestes Material, sondern auch um Informationen, die du brauchst, um dann die Kern-Aufgabe (du erinnerst dich an die Dreiteilung?) effizient zu erledigen.

Ein paar Beispiele aus dem Online-Business

Im Kontext der Arbeitsvorbereitung wird hauptsächlich an die Industrie gedacht. Aber auch im Online-Business kannst du dir dadurch viel Zeit (und Geld) sparen, wie diese Beispiele zeigen.

Du möchtest ein Produkt in Digistore24 anlegen

Um das in einem Rutsch zu erledigen, brauchst du allerdings ein paar Informationen:

  • Den Link zu deiner Verkaufsseite.
  • Den Link zur Danke-Seite.
  • Welche Zahlungspläne wirst du anbieten?
  • Wie lautet der Text, der im Bestell-Formular stehen soll?
  • Eventuell brauchst du ein Header-Bild und ein Produkt-Bild.

Wenn du das alles bei der Hand hast, dann ist das Anlegen eines Produktes in 15 Minuten erledigt.

Du möchtest einen Newsletter verschicken.

Damit das keine Ewigkeiten dauert, denkst du vorher über folgendes nach:

  • Welches Thema soll sich als roter Faden durch deinen Newsletter ziehen?
  • Hast du die Woche über interessante Inhalte gefunden, auf die du in deinem Newsletter hinweisen möchtest?
  • Gibt es derzeit ein „Produkt“ (kann auch ein Freebie sein), auf das du hinweisen möchtest?
  • Hast du alle Links parat, die du dafür brauchst?
  • Wenn es eine Sonder-Aktion gibt: hast du den Rabatt-Code angelegt?
  • Sind die Bilder, die du darin verwenden möchtest, komprimiert und verkleinert?

Du siehst, wenn du alle diese Informationen parat hast, kannst du einen Newsletter in einer halben Stunde erledigt haben.

Übrigens: Wenn der Faktor Zeit dich davon abhält, regelmäßig Newsletter zu schreiben oder überhaupt Content zu veröffentlichen, dann hol‘ dir gleich meinen Kompakt-Kurs „So geht Content-Planung“, damit sparst du jede Menge Zeit!

So geht Content-Planung Kompakt-Kurs

Du hältst Live-Meetings in Kurs-Gruppen ab

Bei diesem Thema habe ich ein wenig herumexperimentiert, bis ich eine für mich passende Arbeitsvorbereitung vor so einem Meeting entwickelt habe.

Funktioniert übrigens auch nicht immer, aber immer öfter …

  • In meiner 1-Minuten ToDo-Liste in gibt es eine Spalte „Live-Termine“, in der pro Live-Termin ein Kärtchen auf mich wartet. Diese Kärtchen bereite ich immer dann in einem Schwung vor, wenn ich neue Termine veröffentliche (das ist schon der erste Schritt in der Arbeitsvorbereitung)
  • In der Zeit zwischen den Meetings sammle ich Themen, die in Gesprächen aufkommen und schreibe sie in das entsprechende Kärtchen.
  • Vor dem Meeting schaue ich mir die Postings in der Facebook-Gruppe durch, ob jemand eine Frage gestellt hat, die ich besser persönlich beantworte oder die für alle in der Gruppe wichtig ist. Den Direkt-Link zu diesem Posting kopiere ich ins Kärtchen.
  • Außerdem gibt es ein Excel-Sheet, in dem ich das Inhaltsverzeichnis für die Aufzeichnung festhalte, damit sich meine Assistentin nicht das gesamte Video anschauen muss, wenn sie es online stellt.
  • Und für jede Art von Meeting habe ich im Trello-Board, das ich gemeinsam mit meiner Assistentin bearbeite, eine Karten-Vorlage mit dem Link zur Aufzeichnungsseite und anderen Informationen, die sie braucht.

Damit läuft ein Live-Meeting strukturierter ab und die Produktion der Aufzeichnungen ist eine Sache von Minuten.

In diesem Live-Video habe ich weitere Beispiele dazu gebracht

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Auch auf die Reihenfolge kommt es an

Aufgaben, die zur Arbeitsvorbereitung zählen, sind wiederholend – und vor allem absolut unterschätzt!

Und dazu gehört auch, sich wiederholende Aufgaben immer in derselben – und für dich effizientesten – Reihenfolge abzuarbeiten.

Denn dadurch besteht die größte Chance, dich nicht zu verzetteln und vor allem auch nichts zu vergessen.

Woher es kommt, dass dieser Teil der täglichen Arbeit so unterschätzt ist?

Wahrscheinlich sind es dieselben Gründe, die mir auch immer wieder entgegengesetzt werden, wenn ich von Routinen spreche. Es klingt unkreativ, langweilig und so gar nicht nach Freiheit und „arbeiten wo und wann ich möchte“.

Und damit fällt die Vorbereitung auf die Arbeitsschritte, die zum Ziel führen, hinten unter.

Fazit: Einmal investieren, vielfach profitieren!

So wie du in den Tag startest, so wird der Rest davon verlaufen.

So wie du in eine Aufgabe startest, so wird sie dir entweder leicht oder schwerer von der Hand gehen.

So wie du in ein Projekt startest, so erfolgreich wird es sein.

Hilfsmittel wie Checklisten, Anleitungen und Routinen gehören einfach dazu, um effizient und professionell in deinem Business voranzukommen.

Auch wenn das nicht nach „schnell und leicht erfolgreich werden“ klingt …

PS: Du willst mehr Tipps für dein Selbstmanagement als Solopreneur lesen und hören? Dann schau‘ auf der Übersichtsseite vorbei, da gibt es mehr dazu!

PS: Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

2 Kommentare

  1. Danke für diese kompakte Übersicht, liebe Claudia! Es tut gut, mir das noch einmal so klar vor Augen zu führen. „Home Sweet Office“ sei Dank habe ich bereits viele solche Routinen mit Checklisten etabliert und genieße es, nicht jedes Mal „das Rad von vorne erfinden“ zu müssen. Liebe Grüße, Gabi

    • Claudia Kauscheder sagt

      Du hast ja auch bombastisch umgesetzt, liebe Gabi, kein Wunder, dass du die Checklisten schon „draufhast“!

      Sonnige Grüße
      Claudia

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