Es lässt sich kaum verhindern …

• Du möchtest etwas auf Facebook posten – und da springt dir ein interessanter Artikel ins Auge.
• Du bist dabei eine E-Mail zu schreiben – und da erscheint während du schreibst eine E-Mail in deinem Posteingang, für die du mehr als 2 Minuten brauchst, um sie zu beantworten.
• Dein Kind steckt den Kopf in dein Home-Office und sagt dir, dass es noch eine Unterschrift für die Schule braucht.

Und zack – du bist abgelenkt!

Dabei wolltest du dich doch weniger ablenken lassen, während du arbeitest!

Das ist eine sehr häufige Antwort auf meine Frage: „Was ist deine größte Schwierigkeit beim Arbeiten im Home-Office?“

Dass Ablenkungen überall lauern.

Und darum empfehle ich gerne den virtuellen Eingangskorb als Gegenmaßnahme!

Einen Eingangskorb kennst du vielleicht von früher aus dem Arbeiten im externen Büro. Ein netter Schuber, der sich im Laufe der Woche mit Papier füllt, weil jeder, der etwas von dir erledigt haben möchte, seine Unterlagen dort hinterlässt.

Im optimalen Fall stört dich das nicht, weil du weißt, dass du dir die Zeit nehmen wirst, diesen Eingangskorb abzuarbeiten.

Aber wie sieht das als Selbständige/r im virtuellen Arbeitsleben aus?

Egal, ob es Social-Media, dein E-Mail-Programm, Privatnachrichten auf den unterschiedlichsten Kanälen oder Zurufe aus der Familie sind, vielleicht hast du dir angewöhnt, sofort darauf zu reagieren.

Denn alles ist wichtig.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Wie so ein virtueller Eingangskorb aussieht

Wie auch im Offline-Büro ist ein Eingangskorb nichts anderes als ein Sammelbecken für alle Arten von Zurufen.

Meine Eingangskörbe (ja, es sind mehrere) habe ich alle in Trello angelegt, weil das mein Tool für meine ToDo-Liste, die Content- und Projekt-Planung und meine Ideen ist.

Dort weiß ich alles gut aufgehoben, bis ich in den Entscheidungs-Modus wechsle, um alles abzuarbeiten, was sich dort angesammelt hat.

Was ein Eingangskorb für dich „tut“

Wenn du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest, dann bist du im Arbeits-Modus. Da sollte kein Platz für Überlegungen sein, „ob“ du etwas lesen solltest, das dir gerade vor die Augen hüpft, oder „wie“ du eine Idee umsetzen kannst, die dir gerade einfällt.

Aber alles rundherum zu ignorieren geht natürlich auch nicht – also lass deinen Eingangskorb das für dich regeln:

Du lässt dich weniger ablenken

Du bist vielleicht gerade dabei, einen Text zu formulieren. Dann denkst du darüber nach, wie du deine Gedanken zu Worten übersetzt, die deine LeserInnen verstehen.

Oder du arbeitest dich in ein technisches Thema ein und bist im Lern-Modus.

Was auch immer du tust: Bist du jetzt gerade bereit dafür, eine Entscheidung zu treffen, was mit dieser „Ablenkung“ zu geschehen hat?

„Eine Ablenkung wird nur zur Ablenkung, wenn du ihr folgst.“

Wenn du sie nur kurz wahrnimmst, sie an einen sicheren Platz packst, von dem du weißt, dass du verlässlich später darauf zurückkommen wirst, dann kannst du leicht zu deiner ursprünglichen Aufgabe zurückkehren.

Ohne, dass dir diese Ablenkung noch im Hinterkopf herumspukt.

Du weißt, dass du dich später darum kümmerst.

Du packst nicht zu viel auf die ToDo-Liste

Es gibt viele Gründe, warum deine ToDo-Liste nicht funktioniert. Einer davon ist, dass du ungefiltert alles draufpackst, was dir während des Tages unterkommt.

Und dann ist sie am Ende des Tages länger als zu Beginn und das trägt sicher nicht zu deinem Gefühl „ich hab‘ viel geschafft“ bei.

Wenn du diesen Ablenkungen nicht folgst, ist das schon ein guter Anfang. Denn es bedeutet, dass du schon verstanden hast, dass du dich nicht „jetzt“ darum kümmern kannst, weil du gerade an einer anderen Aufgabe dran bist.

Es fehlt nur noch ein einziger Schritt, um dich damit nicht in andere Schwierigkeiten zu bringen, nämlich dass du diese Unterbrechungen an einem spezifischen, definierten Platz sammelst, um später eine Entscheidung darüber zu treffen!

Und das ist eben dein Eingangskorb.

Wenn du stattdessen alles ungefiltert auf deine ToDo-Liste packst, wirst du bei jedem Blick darauf erstens entsetzt sein (weil anscheinend so viele Aufgaben auf dich warten) und zweitens deine echten Aufgaben zwischen den vielen geparkten Zurufen gar nicht mehr erkennen.

Mach‘ dir bewusst, dass „viel“ für dich auch immer bedeutet, dass das Anfangen schwerer wird. „Viel“ ist anstrengend. Es frustriert. Und dann schließt du deine ToDo-Liste lieber und beschäftigst dich mit etwas ganz anderem.

Du hast einen genialen Filter

Wie oft kommt es vor, dass ich meinen Eingangskorb durcharbeite und mich dann beim Anblick eines der Fundstücke frage: „Was wollte ich denn damit?“!

Das ist für mich der eindeutige Hinweis darauf, dieses Kärtchen zu löschen und keinen Gedanken mehr daran zu verschwenden. Ich würde sagen, dass ich mindestens ein Drittel dieser Sammelstücke lösche, weil ich es außerhalb der Unterbrechung nicht mehr spannend finde, oder nicht mehr weiß, was ich damit wollte.

Der Eingangskorb ist also auch ein Filter, der dafür sorgt, dass du nicht alles in deine Gedankenwelt lässt, was dir im ersten Moment interessant erscheint.

So arbeitest du deinen Eingangskorb optimal ab

Wenn du deinen Eingangskorb abarbeitest, dann solltest du genug Energie haben, um schnelle Entscheidungen treffen zu können.

Das ist von Mensch zu Mensch ganz unterschiedlich und kommt auch darauf an, wie sehr du deinen „Entscheidungs-Muskel“ den ganzen Tag über schon strapaziert hast.

Optimal wäre es natürlich, wenn du jeden Tag (z.B. vor deiner Tagesplanung) dafür sorgen würdest, dass dein virtueller Eingangskorb leer ist. Aber zumindest am Ende deiner Arbeitswoche solltest du deinen Entscheidungs-Muskel anspannen und das erledigen.

Es kommt halt auch darauf an, ob du auch zeitrelevante Aufträge bzw. Zurufe in den Eingangskorb packst. Dann solltest du ihn jeden Tag zumindest oberflächlich scannen und diese Zurufe zeitlich priorisieren.

Das funktioniert bei der 1-Minuten ToDo-Liste, die ich verwende, optimal, weil sie mit einem Zeithorizont arbeitet:

• Critical-Now-Liste: Das muss heute erledigt werden.
• Opportunity-Now-Liste: Das ist in den nächsten 7-10 Tagen dran.
• Over-The-Horzion-Liste: Alles, was später als in den nächsten 7-10 Tagen bearbeitet werden muss.

Durch diese Systematik verwende ich für terminrelevante Aufgaben oft den Eingangskorb gar nicht, sondern packe sie gleich in den richtigen Zeithorizont.

Aber das nur nebenbei.

Achtung, ein paar Fallstricke

Ich hoffe, dass dieses Konzept für dich so bestechend klingt, dass du es sofort ausprobieren möchtest!

Allerdings gibt’s ein paar Fallstricke bei dieser Methode gegen Ablenkungen, die ich dir nicht vorenthalten möchte.

Lass ihn nicht zu voll werden

Wie schon geschrieben: Voll assoziieren wir mit anstrengend – und greifen es oft nicht an. Sorge also bitte regelmäßig dafür, dass er wieder leer wird. Je öfter du das machst, desto weniger anstrengend wird es für dich sein, diese Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen.

Entscheiden statt sortieren

Wenn du bemerkst, dass du mehr sortierst als zu entscheiden, dann kann es daran liegen, dass du gerade zu müde bist, um klare Entscheidungen zu treffen. Vielleicht bemerkst du auch eine gewisse Unsicherheit, ob du das „wirklich“ nicht aufheben musst?

Dann stoppe bitte und gehe mit frischem Kopf dran!

Auch das ist eine Gewohnheit

Wie so Vieles, ist auch der Eingangskorb eine Gewohnheit. Allerdings eine mehrstufige und du solltest für dich sicherstellen, dass du nicht in der ersten Stufe hängenbleibst. Dann ist es für dich nämlich keine Hilfe.

Stufe 1: Ablenkung im Eingangskorb parken.

Stufe 2: Den Eingangskorb regelmäßig durcharbeiten und Entscheidungen treffen!

Fazit zum Konzept: Weniger ablenken lassen durch einen Eingangskorb

Ich kann es gar nicht oft genug betonen: Lass bitte Ablenkungen nicht zu Ablenkungen werden! Beobachte dich, wann du dafür besonders anfällig bist und in welchem Modus du dich gerade befindest.

Nach meiner Erfahrung ist das immer dann der Fall, wenn du müde bist, schon länger keine sinnvolle Pause gemacht hast oder dich gerade mit einer Aufgabe beschäftigst, die dir entweder viel abverlangt oder dir einfach keinen Spaß macht.

Und nicht zuletzt: Vielleicht findest du den Begriff Eingangskorb arg verstaubt, dann wechsle ihn aus!

Denn dein Eingangskorb ist dein Entscheidungs-Korb!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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