Weißt du, was eine der besten Möglichkeiten ist, Zeit bei deiner Arbeit zu sparen?

Auch wenn’s vielleicht langweilig klingt: die Dinge immer in der gleichen Reihenfolge zu bearbeiten.

Das nennt sich dann Arbeitsablauf oder Workflow.

Aber es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch Fehler zu verhindern, die nicht aus technischen Schwierigkeiten oder Unwissenheit entstehen, sondern schlicht daraus, dass du dein Gedächtnis mit Kleinigkeiten überladest.

Wenn du jetzt der Meinung bist, dass du so etwas überhaupt nicht hast – unbewusst sind diese Abläufe ganz sicher bei dir verankert.

Wie wäre es, eine bewusste Entscheidung dafür zu treffen?

Manchmal funktionieren Arbeitsabläufe aber leider trotz aller Bemühungen nicht und aus den Gesprächen mit meinen KundInnen gibt es dafür folgende drei Gründe.

Du hast in deinem Arbeitsablauf kleine Lücken

Wenn Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren, dann sind die einzelnen Arbeitsschritte so hintereinander geschaltet, dass einer fast automatisch zum anderen führt. Und zwar, ohne, dass du nachdenken oder noch einmal zu einem früheren Schritt zurückkehren musst.

Aber oft tauchen kleine Lücken darin auf, die dich stolpern lassen und der einfachste Schritt ist es, wenn du diese erkennst und optimierst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Der Umgang mit dem Content-Plan in Trello.

Die Ausgangs-Basis für diesen Workflow ist folgende:

• Es gibt einen Content-Plan mit einem Kärtchen, auf dem der Arbeits-Titel des Blogartikels (oder Podcasts, oder Videos) und das geplante Veröffentlichungs-Datum festgehalten ist.
• Und es gibt im Content-Plan auch Checklisten in einem Kärtchen, die als Vorlage für die Produktion und Veröffentlichung des Blogartikels dient.

Hier geschieht der Bruch im Arbeitsablauf:

• Das Kärtchen mit dem Titel wird vom Content-Plan in die ToDo-Liste verschoben, der Artikel wird geschrieben.
• Dabei vergisst du, die Checkliste zu übernehmen.
• Der Effekt: du arbeitest nicht mit dieser Checkliste und vergisst daher immer wieder auf wichtige Aufgaben bei der Veröffentlichung.

Übrigens, wenn so eine Checkliste für Blogartikel für dich spannend wäre, dann hole sie dir gleich!

Die Lösung, um diese Lücke im Arbeitsablauf zu schließen

Du ahnst es schon, eigentlich ist es ganz einfach.

Entweder du übernimmst IMMER die Checkliste in das Titel-Kärtchen, wenn du es anlegst oder bevor du es auf die ToDo-Liste verschiebst, oder du verschiebst die Vorlage der Checklisten in die ToDo-Liste und übernimmst sie immer von dort.

Wenn du allerdings überhaupt nicht mit diesem vorgeplanten Titel-Kärtchen arbeitest, dann sorgst du gleich für mehrere Unterbrechungen im Arbeitsablauf. Ich fülle nämlich dieses Kärtchen mit allen Informationen, die ich brauche, um mir das Content-Repurposing ein paar Monate später zu erleichtern.

Dazu gehören alle Bilder für Social-Media, alle Texte, die ich zum Teilen brauche, der Link zum Blogartikel, usw.

Falls du dich fragst, wie du eine Checkliste als Vorlage verwendest, hier ist eine Anleitung dazu:

Die Vorlagen für deine Arbeitsabläufe sind nicht „nahe genug“ bei dir

Wo arbeitest du? Wo dokumentierst du?

Damit meine ich nicht, wo dein Schreibtisch steht, oder ob du lieber auf deiner Terrasse arbeitest, sondern wo du mit deinen Vorlagen und auch deiner Dokumentation arbeitest.

Das ist auch bei mir nicht immer nur Trello, auch wenn’s manchmal so wirkt.

Dieser Bruch im Workflow findet beim vorigen Beispiel nicht statt, weil sowohl die Planung als auch die Checkliste, als auch die Dokumentation, mit der gearbeitet wird, im selben Tool vorhanden sind – und ich eben mit Trello sehr intensiv arbeite.

Aber nehmen wir einmal ein anderes Beispiel, nämlich meine Facebook-Ads.

Welche Elemente gibt’s im Workflow zu Facebook-Ads

• Du brauchst einige spezielle Seiten auf deinem Blog, um das Angebot zu bewerben. (Website)
• Dann brauchst du Medien und Texte. (Explorer und Text-Programm).
• Es gibt ein paar grundsätzliche Informationen zur Kampagne, die du dir aufheben solltest. (wo?)
• Für das Aufsetzen der Kampagne musst du einige Informationen überprüfen oder einpflegen. (Checkliste)
• Die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte sollte möglichst auch in einer Checkliste abgebildet sein. (Trello?)
• Und nicht zuletzt möchtest du auch dokumentieren, wie deine Kampagne läuft. (Excel).

Du siehst schon an den unterschiedlichen Tools jeweils in der Klammer hinter diesen Anforderungen, dass das ein ziemliches Kuddelmuddel werden könnte.

Hier geschieht der Bruch im Arbeitsablauf:

In diesem Beispiel kommt es zu einer Kombination aus einer Dokumentation des Workflows und einer Dokumentation der Ergebnisse.

Das Problem dabei ist, dass du irgendwann nicht mehr weißt, wo du welche Informationen findest bzw. wo du sie aufgeschrieben hast.

Das bedeutet unter anderem auch, dass es dir keinen Spaß machen wird, dich – in diesem Fall – mit Facebook-Ads zu beschäftigen. Und wenn du auf bisherige Erfolge zurückgreifen möchtest, ist das ebenso eine Sucherei.

Die Lösung, um diesen Bruch im Arbeitsablauf zu schließen

Behalte alles, was zu einem Prozess gehört, möglichst dort, wo du wirklich arbeitest!

Im Falle von Facebook-Ads sieht die Vorlage dafür bei mir so aus, ich habe sie ausnahmsweise nicht in einem Trello-Board, sondern in OneNote abgebildet.

Du siehst, es ist alles am selben Fleck!

Um noch einmal auf den Blogartikel zurückzukommen: Eine Kundin von mir schreibt ihre Blogartikel nicht direkt in WordPress (was ich auch sehr empfehle), sondern in einem separaten Programm – und hat dort auch ihre Checkliste für die Veröffentlichung untergebracht.

Auch das ist eine Möglichkeit, alles beieinander und nahe bei dir zu haben!

Du dokumentierst deine Arbeitsabläufe nicht

Das ist aus meiner Erfahrung mit meinen KundInnen der häufigste Grund, warum Workflows nicht funktionieren.

Dokumentieren kostet Zeit!

Eine Checkliste zu machen oder eine Anleitung zu schreiben, ganz zu schweigen davon, einen Workflow visuell darzustellen, kostet natürlich im ersten Moment Zeit. Meistens allerdings leider Zeit, die du jetzt gerade nicht hast (bzw. die du dir jetzt gerade nicht nimmst.)

Wenn du dieselbe Aufgabe allerdings dann ein zweites oder drittes Mal vor Augen hast, und es gibt immer noch keine Dokumentation und damit eine Unterstützung deines Gedächtnisses, dann ist der Ärger oft groß.

Denn du fängst wieder von vorn an.

Das „nächste Mal“ kommt nie

Was ich auch oft höre, wenn ich meine Kundinnen darauf aufmerksam mache, dass sie ihre Abläufe dokumentieren sollen, ist: „Ja, jetzt mach‘ ich das so irgendwie fertig, beim nächsten Mal schreibe ich mit.„.

Und wir kennen das alle, das „nächste Mal“ kommt, du bist wieder unter Zeitdruck – und dokumentierst wieder nicht, was du in welcher Reihenfolge gemacht hast. Beziehungsweise, was du in welcher Reihenfolge abarbeiten solltest, damit es schneller geht.

Besser mittendrin als gar nicht

Wenn du also mitten drinnen in einem Arbeitsablauf bemerkst, dass du eigentlich mitschreiben wolltest, was du in welcher Reihenfolge machst, dann ist es effizienter, jetzt mittendrin anzufangen, mitzuschreiben, als auf das nächste Mal zu warten.

Die ersten Schritte im Workflow kannst du sicher zu diesem Zeitpunkt noch aus dem Gedächtnis aufschreiben.

Und das ist auf jeden Fall beim nächsten Mal schon eine Grundlage, um beim nächsten Mal das als Grundlage zu nehmen und eine gute Anleitung für dich zu erstellen.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Fazit und ein unterschätzter Vorteil

Ich möchte kein großes Team aufbauen und sehe mich bewusst als Einzelunternehmerin.

Aber vielleicht tickst du ganz anders? Oder du möchtest – so wie ich auch – zumindest gewisse Aufgaben an eine/n AssistentIn delegieren?

Dann brauchst du unbedingt Workflows, Checklisten, Dokumentationen und detaillierte Ablaufpläne!

Ich behaupte selten etwas so vehement wie das.

Und ich hoffe, dass ich dir in diesem Artikel auch aufzeigen konnte, wo du jetzt sofort ansetzen kannst, um dafür die nächsten Schritte zu gehen!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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