Ist deine Todo-Liste mehr Qual als Freude für dich?
Das kann viele Gründe haben. Überforderung, keine Regelmäßigkeit, Selbst- und Zeitüberschätzung, ach da würden mir (auch aus meiner eigenen Erfahrung) noch viele mehr einfallen!
Wie wär’s also, wenn du ein bisserl Abwechslung hineinbringen würdest? Je nachdem, wie es für dich gerade passt?
Drei Arten von Todo-Listen, die du abwechseln, aber auch miteinander kombinieren kannst, möchte ich dir ans Herz legen.
Darum geht's hier:
Die klassische Todo-Liste ohne Selbstüberforderung
Die kennen wir ja wirklich alle. Wir könnten sie auch „die immer zu lange Todo-Liste“ nennen, das käme wahrscheinlich eher hin.
Egal, ob du deine Aufgabenliste in einer Todo-Listen App führst, oder wie ich in Trello innerhalb meiner 1-Minuten Todo-Liste, du kannst davon ausgehen, dass sie immer zu lang ist.
Drei Punkte, woran das liegen kann, habe ich schon im Artikel „Warum deine Todo-Liste nicht funktioniert“ näher beschrieben und dir ein paar Lösungsansätze gegeben.
Anhand eines Beispiels von meiner eigenen Aufgabenliste, zeige ich dir, dass du die Hauptursache, nämlich „zu viel draufgepackt“, sehr schnell beseitigen kannst.
Du siehst hier eine ganz typische Tages-Todo-Liste von mir, sie ist auf einem Trello-Board beheimatet und hat als Basis das System der 1-Minuten Todo-Liste nach Linenberger.
Was dir vielleicht auffällt, sind die in Klammern gesetzten Zahlen vor den eigentlichen Aufgaben. Das sind Schätzungen dazu, wie lang ich für die jeweiligen Aufgaben wohl brauchen werde.
Wenn du nun kurz zusammenrechnest, wie viele Minuten ich damit für den aktuellen Tag (Critical now bedeutet, das ist heute zu erledigen) verplant habe, kommst du mit den Kleinigkeiten auf circa 7 Stunden.
Wie geschrieben, das sind Schätzungen, das bedeutet, dass alles auch durchaus länger dauern könnte.
Wo ist hier der Haken?
Es fehlt der Blick auf deinen Kalender!
Wenn du in deinen Kalender schaust und siehst, dass du an diesem Tag schon 3 Stunden für Meetings reserviert hast (die du nicht absagen kannst), dann wird klar, dass entweder ein extrem anstrengender und dadurch wahrscheinlich auch nicht sehr produktiver Tag auf dich wartet, oder dass du am Ende nicht alles erledigen wirst können.
Also wozu steht es dann auf deiner Todo-Liste für heute? Um dich zu frustrieren? Oder dich daran zu erinnern, dass du nicht Superman oder Superfrau bist?
- Schreibe alles auf, was du heute erledigen möchtest.
- Schreib davor, wie viele Minuten deiner Zeit das in Anspruch nehmen wird.
- Zähle die Minuten zusammen.
- Schau auf deinen Kalender: Wie viele Stunden hast du zur Verfügung?
- Streiche die Hälfte deiner Todo-Liste ;-)
Wenn dir das zu radikal erscheint, dann kannst du erst einmal alles so auf deiner Aufgabenliste stehen lassen, wie du meinst. Du könntest die Todos ja theoretisch schneller erledigt haben, als du geschätzt hattest.
Dann mach‘ aber bitte nach deiner Mittagspause den Mittags-Check und überprüfe noch einmal die Aufgabendauer und deine verfügbare Zeit!
Die Done-Liste für deine Motivation
Wie oft höre ich von den TeilnehmerInnen in Home-sweet-Office 2.0: „Ich hab‘ heute überhaupt nichts geschafft!„. Also zumindest zu Beginn des Programms, das verbessert sich natürlich rasant.
Aber das ist nur ein Gefühl und niemals die Wahrheit!
Dieses Gefühl, nichts geschafft zu haben, liegt oft daran, dass du bereits beim „Planen“ deines Tages und den Aufgaben, die du dir vorgenommen hast, nicht auf dich selbst achtest.
- Du spürst nicht hin, wie du dich heute fühlst. Gut geschlafen? Stress mit den Kindern in der Früh? Dann ist klar, dass du an diesem Tag andere Aufgaben erledigen solltest, als wenn du putzmunter am Schreibtisch sitzt.
- Du hast nicht deinen Wunsch an deine Kalender-Wirklichkeit angepasst.
- Du rechnest nicht mit Unterbrechungen, obwohl sie eigentlich „normal“ sind.
Wenn also meine KundInnen mit diesem Gefühl ins Abschluss-Meeting des CoWorking-Tages kommen, dann bitte ich sie, einen Zettel zur Hand zu nehmen und gedanklich durch ihren Tag zu wandern. Jede Klitzekleinigkeit wird aufgeschrieben, egal ob es ein Telefonat war, eine E-Mail, die beantwortet wurde, oder der Geschirrspüler, der eingeräumt wurde.
Wichtig ist es dabei, dass du das nicht in einem Tool wie Trello machst, sondern ganz bewusst auf Papier per Hand schreibst.
Und du wirst sehen, dieses unbestimmte Gefühl verschwindet sofort. Denn obwohl du nicht das erledigt hast, was auf deiner ToDo-Liste steht – untätig warst du auf keinen Fall!
Das hilft dir auch sicher dabei, am nächsten Tag wieder motiviert zu starten!
Ich habe übrigens in Trello in meiner ToDo-Liste eine „Erledigt-Liste“, auf der ich die ganze Woche über die Kärtchen sammle, die ich abgearbeitet habe. Diese Aufgabenliste ist am Montag in der Früh leer und sie wächst kontinuierlich an. Das motiviert!
- Nimm einen Zettel und Stift zur Hand.
- Wandere gedanklich durch deinen Tag.
- Schreibe jede Klitzekleinigkeit auf, die du gemacht hast!
- Plane deinen nächsten Tag realistischer ;-).
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Die Not Todo-Liste für mehr Produktivität
Die dritte Liste ist eine, die ich auch oft in Home-sweet-Office in meinen Tages-Postings verwende. Nämlich die Not-Todo-Liste. Und dann frage ich nach: „Was werdet ihr denn heute nicht machen?“ Oft betrifft das Routinen oder Gewohnheiten, die dann auf diese Not-Todo-Liste kommen.
Diese kurze Liste kannst du am besten auf ein Post-it schreiben und für diesen Tag auf den Bildschirm-Rand kleben, obwohl ich sonst eher eine Gegnerin von Post-its bin.
Also: Was wirst du heute nicht machen? Das müssen nicht nur negative Gewohnheiten sein, sondern es können auch Routinen sein, die sich eingeschliffen haben und wo du stellenweise draufschauen solltest.
Brauchst du diese Routinen überhaupt noch? Sind sie sinnvoll?
Die Podcast-Episode zum Artikel
Danke fürs Zuhören!
Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!
Ich erlebe es in Home-sweet-Office immer wieder, dass vor lauter Begeisterung über die Karten-Wiederholung und Automatisierung in Trello die Todo-Liste mit Routinen voll gepackt wird. Und dann besteht der ganze Tag daraus.
Aber Routinen sollten nicht Priorität 1 auf deiner Tagesplanung haben! Wenn du siehst, dass du diese Routinen ein paar Wochen nicht erledigt hast, dann ist es an der Zeit, ihre Sinnhaftigkeit zu überprüfen.
Also es kann durchaus auch mal auf der Not-Todo-Liste stehen: Keine Routinen erledigen.
Auch gegen Aufschieberitis hilft diese Todo-Liste. Das ist etwas, was ich sehr oft bei meinen Kundinnen auf der Not-Todo-Liste sehe. Und zwar nicht generell: „Ich werde heute nicht aufschieben.“ Sondern eine bestimmte Aufgabe wird nicht aufgeschoben.
Das kann wieder eine Routine sein, oder ein unangenehmer Anruf, Angebot schreiben, Rechnungen schreiben, Buchhaltung machen, mal einen potenziellen Kunden direkt ansprechen, Zeit auf Facebook verbringen, was auch immer dein schlechtes Gewissen nährt.
Wenn ich es mir genau überlege, kann diese Todo-Listen Idee auch mit der klassischen Todo-Liste kombiniert werden!
- Überlege dir jeden Tag eine Sache, die du heute NICHT tun wirst.
- Schreibe sie auf ein Post-it.
- Klebe dieses Post-it an eine Stelle, die du im Blick hast.
Fazit
Im Endeffekt kann man sagen, dass es nicht DIE perfekte Todo-Liste gibt, die immer und bei jedem funktioniert. Außerdem kommt es nicht auf die Todo-Listen App an, mit der du perfekt deine Todos organisieren kannst.
Achtsamkeit dir selbst gegenüber, Regelmäßigkeit und eine gute Portion Pragmatismus werden dir das Leben aber auf jeden Fall leichter machen!
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!
Ein sehr interessanter Artikel mit vielen hilfreichen Tipps. Danke fürs Teilen. Insbesondere das Streichen in der To-Do Liste werde ich ausprobieren, weil gefühlt bei mir auch oft nicht genug Tag für meine Liste da ist. ;)