Am Anfang war das „Ich mache einfach mal“.

Das ist wahrscheinlich die normale Vorgehensweise, wenn du mit einem neuen Tool zu arbeiten beginnst. Du machst dir noch keinen großartigen Kopf darüber, wie du Ordnung und Struktur hineinbekommst, weil du erst einmal froh bist, wenn du das Ding überhaupt beherrschen und loslegen kannst.

Heute geht es wieder mal um Struktur und Ordnung, diesmal im Newslettersystem.

Ich kann dir das natürlich nur anhand von meinem System, ActiveCampaign, zeigen bzw. erklären, aber ich denke, dass die einzelnen Komponenten in allen Newslettersystemen dieselben sind.

Wir schauen uns an:

• Wozu müssen wir überhaupt Ordnung reinbringen? Das ist zwar relativ logisch, aber vielleicht habe ich die eine oder andere neue Idee für dich.
• Dann schauen wir uns die einzelnen Elemente und die Zusammenhänge dazwischen an.
• Und zuletzt: Was tun, wenn schon viel vorhanden ist? Wie bringst du in einen älteren, bestehenden Account Ordnung rein, sodass du die Dinge wiederfindest?

Nach fast zehn Jahren Erfahrung mit ActiveCampaign kann ich jedoch sagen: Nach etwa zwei bis drei Jahren erreicht man unweigerlich den Punkt, an dem ohne Struktur nichts mehr auffindbar ist.

Dieses Phänomen lässt sich bei zahlreichen Tools beobachten – sei es bei ChatGPT, anderen KI-Anwendungen oder selbst bei der Ordnerstruktur auf dem eigenen Computer. Dazu findest du übrigens bereits Artikel auf meinem Blog, etwa zur systematischen Benennung von Dateien oder zur Organisation von Social-Media-Inhalten.

Aber lass uns zuerst einmal in deinem E-Mail-Marketing Ordnung schaffen.

Wieso eine Struktur im Newsletter-System sinnvoll ist

Die Frage stellt sich: Warum überhaupt Ordnung schaffen? Reicht es nicht, einfach eine E-Mail zu schreiben und zur nächsten überzugehen?

Die Antwort ist ein klares Nein. Eine durchdachte Struktur wird in folgenden Situationen unverzichtbar:

• Wenn du irgendwas wiederfinden möchtest, was du schon geschrieben hast.
• Wenn du dokumentieren willst, was du geschrieben hast, damit du beim nächsten Mal nicht wieder bei null anfängst.
• Wenn du recyceln, also wiederverwenden möchtest, was du schon geschrieben hast.

Trotzdem bleibt eine strukturierte Organisation direkt im Newsletter-Tool unerlässlich. Betrachten wir nun die einzelnen Elemente und wie du sie optimal organisieren kannst.

Trotzdem bleibt eine strukturierte Organisation direkt im Newsletter-Tool sinnvoll. Deswegen schauen wir uns gleich die einzelnen Elemente an und wie das alles zusammenpasst.

Im E-Mail-Marketing Ordnung schaffen – die einzelnen Elemente

Kontakte und Tags

Der logische Ausgangspunkt sind die Kontakte. Bei einem Blick in meine ActiveCampaign-Datenbank wird die Herausforderung deutlich: Kontakte, die seit über zehn Jahren auf meiner Liste stehen, haben eine Vielzahl von Tags angesammelt.

Du kannst die Kontaktliste auch einschränken bzw. sortieren, wenn du etwas Bestimmtes suchst:

• Nach Tags filtern
• Nach Listen filtern
• Nach Status filtern (aktiv, unbestätigt, abgemeldet, unzustellbar)

Das Allerwichtigste in meinen Augen sind die Tags, die du vergeben kannst. Daran siehst du, wer auf deiner Newsletterliste schon was von dir konsumiert hat – in welchen Freebies waren sie, bei welchen Webinaren dabei, was haben sie gekauft usw.

Bevor wir zu den Tags kommen, gehen wir kurz zu den Listen. Ich bin damals von Mailchimp, das damals nur ein Listensystem hatte, zu ActiveCampaign gewechselt.

Ich hatte durch die Vergangenheit in einem Listen-System echt einen Knopf im Kopf und habe zum Beispiel für jedes Webinar, das ich veranstaltet habe (und das waren viele), eine eigene Liste angelegt.

Durch das Anmelden beim Webinar sind die Kontakte auf diese Liste gekommen. Wenn das Webinar vorbei war, habe ich sie von dieser temporären Webinarliste in die Newsletterliste verschoben.

Irgendwann hatte ich 100 Listen, was nicht sehr sinnvoll ist und keinen Überblick gibt.

Deshalb bin ich auf das Tag-System umgestiegen, das in ActiveCampaign wirklich super funktioniert.

Als ich umgestiegen bin, habe ich mir eine Nomenklatur überlegt:

Je länger und erklärender die sind, desto unübersichtlicher wird es. Das sehe ich bei vielen meiner KundInnen, die alle möglichen Informationen in diese Tags hineinpacken.

Was verstehe ich unter einer Nomenklatur? Das ist die Systematik, wie ein Tag aufgebaut wird:

• Das Erste bei meinen Tags ist immer etwas in Klammern, das bezeichnet, was es ist:
  • (W) ist ein Webinar oder Workshop
  • (Free) ist eines meiner Freebies und auch Veranstaltungen
  • (KD) bedeutet Kaufprodukt
  • (CPC) für Content-Planungs-Club
  • (HSO) für Home Sweet Office
• Das Zweite, wenn notwendig (und wirklich nur wenn notwendig), ist Monat und Jahr. Wenn ich ein Webinar im April 2025 gebe, steht hier nach dem (W) 0425. Dann weiß ich, das ist das Webinar vom April 25.
• Danach kommt erst das Thema, z.B. Trello oder Newsletter. Ich schreibe nicht „Pimp deinen Newsletter“, sondern einfach nur „Newsletter“. Ich möchte nur danach sortieren bzw. filtern können und auf einen Blick sehen, was der Kontakt schon alles konsumiert hat.

Ein konkretes Beispiel wäre „(W) 0425 Trello“ für mein Trello-Webinar im April 2025 – kompakt und aussagekräftig.

In der Tagliste selbst bietet ActiveCampaign zwar nur Suchfunktionen ohne Filtermöglichkeiten, aber mit einer konsistenten Nomenklatur ist dies völlig ausreichend.

Kampagnen

Ein weiteres Kernelement sind die Kampagnen – unabhängig davon, ob sie Teil einer Automation sind, als Einzelkampagne versendet werden oder als Vorlage dienen.

Die größte Herausforderung bei Kampagnen: Weder Inhalte noch Betreffzeilen sind durchsuchbar. Nur der Kampagnenname steht für die Suche zur Verfügung, daher ist eine durchdachte Benennung fürs Wiederfinden entscheidend.

Meine Kampagnennamen orientieren sich an der Tag-Struktur. Beispielsweise enthalten meine Newsletter-Kampagnen immer das Wort „Newsletter“, gefolgt von einer Nummerierung und der Jahreszahl, etwa „Newsletter 01/April 2025“. Für Verkaufs-E-Mails verwende ich ein ähnliches Schema: „Promo 1224 CPC“ kennzeichnet eine Promotion für den Content-Planung-Club aus dem Dezember 2024.

Obwohl ActiveCampaign die Möglichkeit bietet, Kampagnen mit Tags zu versehen, nutze ich sie selten, da die Nomenklatur im Namen für meine Zwecke ausreicht.

Wichtig ist, dass du den Namen immer gleich aufbaust, damit du eben ein System darin hast.

In der Liste der Kampagnen in ActiveCampaign kannst du aber auch filtern:

• Nach dem Kampagnennamen suchen (nicht nach Inhalten)
• Nach dem Typ der Kampagne (brauche ich eigentlich nie)
• Nach dem Status (geplant, Entwürfe, gesendet)
• Nach Labels
• Nach Listen

Automations

Bei Automationen arbeite ich konsequent mit Labels.

Ich lege pro Webinar Automations an, über die Zugangsdaten verschickt werden, Reminder rausgehen usw. Da ist es sinnvoll, Labels für diese Automations zu vergeben.

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Formulare

Bei Formularen verzichte ich auf Labels und setze stattdessen auf eine aussagekräftige Nomenklatur im Namen, die zusätzlich den Einbindungsort enthält. Für verschiedene Platzierungen eines Angebots verwende ich unterschiedliche Formulare:

• Auf der Landing Page
• In Artikeln
• In Slid-Ins oder Pop-Ups

Ich verwende gerne drei unterschiedliche Formulare, weil ich dann besser auswerten kann, wer über welches Formular auf meiner Liste gelandet ist.

Außerdem sollte ein Formular auf der Landing Page, wo schon alles erklärt ist, anders aussehen als ein Formular in einem Artikel, wo ich in der Formularüberschrift kurz erklären muss, worum es geht.

Diese Formulare haben eine Nomenklatur im Namen, und darin ist auch enthalten, wo sie eingebunden sind.

Beispiel: Das Formular für die Eintragung zum nächsten Trello-Webinar heißt (W) 0425 Trello LP für Landing Page und (W) 0425 Trello Artikel für Artikel und (W) 0425 Trello Pop-up für PopUp.

So kann ich sie über die Suche gut finden. Das Schöne ist, dass du nur ein Formular technisch funktional machen musst und es dann kopieren und an unterschiedlichen Stellen wieder einfügen kannst.

Wie alle Elemente zusammenhängen

Die wahre Stärke einer durchdachten Struktur zeigt sich in der Verknüpfung der Elemente. Nehmen wir als Beispiel ein neues Freebie:

• Ich brauche Tags, damit ich weiß, welcher Kontakt dieses Freebie schon bestellt/heruntergeladen hat
• Ein Formular, damit die Leute sich eintragen können
• Innerhalb des Formulars wird der Tag vergeben, und der Tag startet eine Automation
• In der Automation sind Kampagnen: Zugangsdaten verschicken, Reminder-E-Mails, vielleicht auch eine Verkaufs-E-Mail

Diese vier Dinge hängen zusammen, und dann ist es sinnvoll, sie auch gleich zu benennen.

Egal, ob Formular, Automation, Tag oder Kampagne innerhalb der Automation – sie enthalten immer die gleichen Namenselemente.

Beispiel: Das neueste Freebie zum Content-Recycling-Plan heißt (Free) Recycling, und dann kommt je nach Element die entsprechende Erweiterung dran.

So findest du, was zusammengehört, und kannst Änderungen vornehmen, ohne dich zu verwickeln.

Was also zusammengehört: Tags, Formular, Automation, Kampagnen. Und dann kommt es noch drauf an, wie du das Formular in deinen Blog einbettest.

Ich mache das mit Thrive Leads, und da ist natürlich dieselbe Nomenklatur dahinter, damit ich weiß, welches Formular ich in welchem Thrive Leads-Element verwendet habe.

Was tun, wenn schon viel vorhanden ist?

Kommen wir zum wahrscheinlich wichtigsten Teil, wenn du schon länger mit einem Newslettersystem arbeitest: Was tun, wenn schon viel vorhanden ist? Wenn du schon etliche Kampagnen, Automations und Formulare angelegt hast? Wie kriegst du da jetzt eine Systematik rein?

(1) Nomenklatur und Systematik ausdenken.

Der erste Schritt besteht in der Entwicklung einer klaren, knappen Nomenklatur. Sie muss nicht für Außenstehende verständlich sein – Hauptsache, du selbst findest dich damit zurecht. Vermeide zu komplexe Systeme oder zu viele verschiedene Benennungsmuster. Bedenke dabei, dass du vermutlich nicht täglich mit dem System arbeitest, sondern vielleicht nur wöchentlich beim Newsletter-Versand oder alle paar Monate beim Anlegen neuer Formulare.

(2) Sofort und nicht „später“

Fang nicht erst „später“ damit an, Ordnung zu schaffen, sondern sofort.

In dem Moment, in dem du den nächsten Newsletter schreibst, verwendest du deine neue Nomenklatur.

In dem Moment, wo du ein neues Formular anlegst, verwendest du deine neue Systematik – ohne zuerst alle alten Kampagnen aus den letzten 5-10 Jahren zu überarbeiten. Das kommt später.

Also stell sofort um, damit du ab sofort eine Systematik drin hast.

Das sage ich immer wieder, egal ob es ums E-Mail-Management, Abspeichern von Dateien am Computer oder Buchhaltungs-Altlasten geht: Fang sofort mit dem neuen System an und bereite parallel das alte „Nichtsystem“ auf.

Vielleicht reicht es, dass du dir die letzten ein bis zwei Jahre in deinem Newslettersystem anschaust – was war da los, was möchtest du aufheben, was wiederverwenden – und dann vergibst du einfach die Tags, auch bei den Kampagnen.

Dann musst du nicht jedes Mal umbenennen.

Wenn du viele Listen hast, auf der noch aktive Kontakte drauf sind, und du möchtest das bereinigen: Vorsicht!

Bei ActiveCampaign habe ich am Anfang, als ich übervorsichtig war, die Listen einfach umbenannt und am Anfang „ZZZ“ eingegeben. Dadurch ist die Liste in der Sortierung ans Ende gerutscht und hat mich nicht gestört.

(3) Lösche, was du sicher nicht mehr brauchst

Irgendwann wollte ich dann Ordnung reinbringen, und dabei ist es wichtig, dass du zuerst die Kontakte, die sich noch auf dieser Liste befinden, dort rausbekommst.

Entweder sie sind schon auf deiner Newsletterliste, dann entferne sie einfach aus der alten Liste. Wenn nicht, verschiebe sie dorthin oder auf eine „Sammelliste“.

Listen solltest du nur löschen, wenn kein Kontakt mehr drauf ist, weil wenn aktive Kontakte noch auf der Liste sind, wird der Kontakt aus allen Listen entfernt (war zumindest damals so).

Also beim Löschen von Listen und Tags immer vorsichtig sein und genau überlegen. Was weg ist, ist weg.

Fazit und Zusammenfassung

Die Investition in eine gute Struktur zahlt sich langfristig aus. Wenn du länger mit deinem Newsletter-Tool arbeiten möchtest, ohne Zeit mit der Suche zu verschwenden oder Dinge mehrfach erstellen zu müssen, ist eine durchdachte Organisation notwendig. Die Zeit, die du für die Sucherei in verschiedenen Programmen und Systemen aufwendest, ist nicht zu unterschätzen – und vollkommen vermeidbar, mit einer klaren Struktur.

Damit wünsche ich dir gutes Wiederfinden und gutes Recycling.

Apropos: Ein neues Freebie hat das Licht der Welt erblickt! Es geht darum, dass du deinen eigenen, ganz individuellen Content Recycling Plan erstellst und dann immer wieder verwendest.

Dazu habe ich eine Anleitung geschrieben, Schritt für Schritt, mit vielen Beispielen, wie ich das mache, damit ich möglichst wenig Zeit auf Social Media verwende, aber trotzdem sichtbar bin.

Ich wünsche dir gutes Gelingen mit diesem Recyclingplan. Zieh das bitte durch! Das ist eine dieser Domino-Aufgaben:

Wenn du das einmal für dich gemacht und diese Systematik des Content Recyclings installiert hast, kostet es am Anfang Zeit, aber du wirst dir wahnsinnig viel Zeit im Endeffekt sparen. Und so soll es ja sein.

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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