Aufgaben priorisieren passiert meist nach dem Prinzip „Wer am lautesten schreit, kommt zuerst dran.“
Aber wann hast du zum letzten Mal eine Aufgabe erledigt, bei der dir nicht die Zeit oder ein Termin im Nacken gesessen hat?
Wenn du dich daran nicht mehr erinnern kannst, dann bis du hier genau richtig, denn dann priorisierst du deine Aufgaben nach der Dringlichkeit und nicht nach der Wichtigkeit!
Darum geht's hier:
Identifiziere deine Domino-Aufgaben!
Bei den Domino-Aufgaben geht es nicht um die operative Arbeit in deinem Tagesgeschäft. Zumindest nicht unmittelbar.
Und darum gehen sie oft in diesem Tagesgeschäft unter.
Bevor du damit anfangen kannst, sie für dich zu identifizieren, klären wir einmal, was diese Aufgaben gemeinsam haben:
- Du schiebst sie vor dir her.
- Sie sind vordergründig nicht dringend, weil kein Termin dranhängt.
- Sie würden dein Tagesgeschäft im ersten Moment verlangsamen. Darum greifst du sie nicht an.
- Sie fühlen sich für dich riesig an.
- Oder du weißt nicht genau, wie du sie angehen sollst.
Sie haben allerdings auch gemeinsam, dass sie dir in Zukunft Zeit und Energie sparen würden, wenn du sie endlich erledigen würdest.
Wenn dir das zu theoretisch ist, dann denke an ein Bild. Oder du kennst sicher auch ein Video, in dem ein klitzekleiner Dominostein auf einen etwas größeren fällt, dieser dann wieder auf einen größeren, usw.
Dieses Bild zeigt exakt, was passiert: Du setzt eine Kettenreaktion in Gang.
Nimm deine ToDo-Liste oder die Liste deiner Ideen zur Hand, lies sie dir langsam durch und achte auf die nachfolgend beschriebenen Gedanken, die bei bestimmten Aufgaben in deinem Kopf auftauchen.
Sortiere sie aus und/oder markiere sie als Domino.
Folgende Gedanken sind Hinweise auf Aufgaben, denen du Priorität einräumen solltest.
„Damit beschäftige ich mich demnächst.“
Demnächst ist der kleine Bruder von nie.
Solange du den Sinn hinter dieser Aufgabe für dich nicht klar hast und ihr einen Termin gibst, wird das nichts.
„Da muss ich mich erst einarbeiten.“
Besonders gerne taucht dieser Gedanke bei Technik auf.
Du hast von einem Tool gehört/gelesen, das deine Prozesse beschleunigen würde, allerdings setzt du Technik immer in Zusammenhang mit „schwierig“?
Kleiner Tipp am Rande: Zu blond für Technik gibt’s nicht!
„Dafür hab‘ ich gerade keine Zeit.“
Das glaub‘ ich dir sofort.
Allerdings hängt das mit der Eigenschaft von Domino-Aufgaben zusammen. Du machst sie in deinem Kopf riesig. Und für „riesige“ und schwierige Aufgaben hast du ausgerechnet jetzt keine Zeit.
Denn das Tagesgeschäft beschäftigt dich gut genug.
Die Podcast-Episode zum Artikel
Danke fürs Zuhören!
Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!
Was hält dich im Arbeitsfluss auf?
Einen Irrglauben möchte ich noch ausräumen, bevor wir zu ein paar Beispielen kommen, die mir in der Praxis mit meinen KundInnen immer wieder begegnen.
Der Irrglaube, dem du eventuell aufsitzt, lautet: Domino-Aufgaben sind immer riesig und kompliziert!
Wenn du dich selbst beobachtest, bemerkst du viele kleine Dinge, die dich in deinem Arbeitsfluss stoppen. Gehst du alleine nur diese an, beschleunigst du deine Arbeit gewaltig, ohne in Stress zu kommen.
Du suchst ständig nach bestimmten Webseiten (oder googelst sogar deine eigene??).
Lege dir eine Favoriten-Sammlung mit den wichtigsten Webseiten an. Das dauert keine halbe Stunde und du wirst dir in Zukunft Stunden sparen!
Das Beantworten von E-Mails dauert immer Ewigkeiten?
Speichere dir Bausteine ab, die du immer wieder verwendest. Die Klassiker dabei sind Grußformeln oder Absätze, die du für das Versenden von Angeboten oder Rechnungen immer wieder brauchst.
Das kann eine einfache Word-Datei sein, oder du verwendest ein Programm wie PhraseExpress.
Du hast keinen Überblick über deine bereits veröffentlichten Blogartikel und gehst daher immer über die Suche auf deinem Blog, wenn du deine Content-Planung machst?
Dann ziehe dir einmalig mithilfe dieses Plugins eine Liste all deiner Artikel und halte sie ab dann ajour!
Ich denke, du siehst anhand dieser Beispiele, dass es nur Kleinigkeiten sein können, die dir Klicks und damit auch viel Zeit sparen können.
Im Live-Video bin ich auf noch ein paar Beispiele eingegangen:
- 00:00 Was sind Domino-Aufgaben?
- 01:11 Hinweis darauf, dass du eine Domino-Aufgabe verschiebst
- 03:08 Beispiel (1): Video-Schnitt
- 05:31 Beispiel (2): Der Klassiker: Zero-Inbox
- 08:57 Beispiel (3): Überblick über deinen Content
- 10:23 Hinweis auf den kostenlosen Intensiv-Tag „So geht Content-Planung“
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3 Beispiele für Aufgaben, die du priorisieren solltest
Bisher habe ich dir nur Kleinigkeiten beschrieben, die allerdings auch schon einen Effekt auf deine Produktivität und Effizienz haben.
Und wie so oft: größere Aufgaben haben auch einen größeren Effekt! Darum hier drei „größere“ Beispiele aus der Praxis.
Nimm dir Zeit für deine Planung
Egal, um welche Art der Planung es geht, sie kostet Zeit, das ist amtlich.
Und ja, manchmal sind meine KundInnen auch ein wenig genervt von mir, wenn ich sie immer wieder daran erinnere, ihre Planung zu machen (im Content-Planungs-Club gibt’s sogar zwei Planungs-Workshops pro Monat, so wichtig ist das!)
Aber hast du selbst schon einmal den Unterschied zwischen einer geplanten Woche und einer Woche, in die du am Montag reingetaumelt bist, gespürt?
Ob es nun die Wochenplanung, die Content-Planung oder die Projektplanung ist, meine KundInnen melden mir zurück, dass sie wesentlich schneller vorankommen, wenn sie eine Planung gemacht haben.
Übrigens, egal, ob sie den Plan danach über den Haufen werfen, oder sich penibel daran halten.
Nimm dir Zeit für Dokumentation
Boah, was habe ich in meiner Anstellung als Programmiererin Dokumentationen gehasst! Es gab Applikationen, die ich programmiert hatte, da hat die Dokumentation fast so viel Zeit in Anspruch genommen, wie das Programmieren selbst.
Bei den Dokumentationen, die ich in deinem Business meine, ist das nicht so wild.
Und genau darum solltest du dir die wenige Zeit unbedingt nehmen, um deine Arbeitsabläufe festzuhalten, Anleitungen zu schreiben und Checklisten zu entwickeln.
Denn all das beschleunigt deine Arbeit im Tagesgeschäft, zeigt dir Lücken in deinen Workflows und gleichzeitig bereitest du damit den Boden dafür auf, Teile davon delegieren zu können!
Zum Thema Workflows und was du tun kannst, wenn sie nicht funktionieren, habe ich bereits ein Live-Video gegeben.
Aber ich denke beim Thema Dokumentation auch an Rückblicke.
Auf deine Woche (bevor du die neue planst), auf den letzten Launch (bevor du in den nächsten startest) und natürlich auch auf deine Zahlen, die dir zeigen, wie sich dein Business entwickelt.
Nimm dir Zeit für Tools und Automatisierung
Zwei Tools möchte ich herausstreichen, die du unbedingt priorisieren solltest, wenn du auf der Suche nach schönen Domino-Aufgaben bist.
Ein gutes Video-Schnitt-Programm
Im Video habe ich es schon erzählt.
Eine Teilnehmerin aus dem Content-Planungs-Club hatte gemeint, dass sie nicht öfter Blogartikel veröffentlichen kann (sie hat einen sehr techniklastigen Blog), weil es so lange dauert, die Screenshots für die Anleitungen zu produzieren. Spaß macht das auch nicht.
Meine Anregung für sie war, doch lieber ein kurzes Video dazu zu machen, statt Screenshots.
Mehrere Vorteile sehe ich dabei:
- Sie macht zuerst das Anleitungsvideo und hat dann schon die richtige Struktur für den Text.
- Sie hat Futter für ihren YouTube-Kanal.
- Ganz klar: sie spart Zeit.
Eine der klassischen Antworten hat sie mir dann gegeben: Sie müsste sich erst in ein Video-Tool einarbeiten.
Achtung, Falle! Dieser Gedanke macht die Aufgabe wesentlich größer (und damit nicht leicht bewältigbar), als sie in Wirklichkeit ist!
Noch dazu gibt’s im Content-Planungs-Club ein gutes Tutorial zu Camtasia (dem Video-Tool meiner Wahl), was das „Einarbeiten“ auch beschleunigen wird.
Ein Newsletter-Tool
Das fand ich sehr spannend.
Eine Zuseherin beim Live-Video zum Thema Aufgaben priorisieren meinte, dass für sie eine Domino-Aufgabe wäre, sich in ein Newsletter-Tool für die interne Kommunikation einzuarbeiten (da ist es wieder, das böse Wort ).
Als ich sie fragte, um wie viele Kontakte es intern geht, waren es über 100.
Das ist für das händische Verschicken schon eine ganze Menge, würde ich sagen!
Du siehst, nicht nur für Onliner kann so ein Tool hilfreich sein – aber für sie natürlich ganz besonders.
Aufgaben priorisieren ohne Dringlichkeit ist gut und schön – woher die Zeit nehmen?
Es gibt viele Methoden, ja, sogar eigene Tools, um deine Aufgaben zu priorisieren (z.B. nach der Eisenhower-Matrix).
Ich habe einige davon ausprobiert, aber der Knackpunkt war und ist immer die Zeit, um die so priorisierten Aufgaben auch wirklich umzusetzen, obwohl dir andere Termine im Nacken sitzen.
Optimal wäre es im ersten Schritt, wenn du dafür sorgen kannst, dass du von Terminen und dem Alltagsgeschäft gar nicht so in die Ecke gedrängt wirst. Das bedeutet auch, dass du ab sofort nicht mehr auf den letzten Drücker arbeitest, sondern die Termin-Aufgaben immer ein kleines bisschen früher machst, als notwendig.
So kommst du aus dieser Druck-Spirale heraus. Und ja, ich weiß, dass das leichter gesagt als getan ist! Aber ich habe ja auch von „optimal“ gesprochen. Auch das ist ein Prozess, den du allerdings so bald wie möglich anstupsen solltest.
Parallel dazu gibt’s noch ein paar Möglichkeiten, um dir bewusst Zeit für deine Domino-Aufgaben zu schaffen.
Strukturiere deine Woche für die Aufgaben mit Priorität
Zeit taucht nicht einfach auf.
Sie findet sich auch nicht.
Du musst sie für dich schaffen, und zwar bereits im Vorfeld.
- Mach dir eine Liste deiner Aufgaben mit Priorität.
- Plane deine Woche so, dass du zumindest einen Tag terminfrei hast. Dieser Tag ist dann dafür prädestiniert, deine Domino-Aufgaben zu erledigen.
- Denke langfristig und reserviere dir regelmäßig Zeitblöcke, um z.B. an deinem SEO zu arbeiten.
- Oder nimm dir pro Woche eine dieser Aufgaben vor. Erledige sie gleich am Montagvormittag, das gibt dir Schwung für die nächste Woche.
- Sorge für ungestörte Fokus-Zeit in deiner Wochenplanung!
Und vor allem mach dir Folgendes bewusst:
Je mehr Zeit du in deine Domino-Aufgaben steckst, desto mehr Zeit sparst du im Alltagsgeschäft!
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!