Heute möchte ich fünf Fragen zur Produktivität mit dir teilen, die mir kürzlich in einem Webinar gestellt wurden. Diese Fragen tauchen immer wieder auf, wenn es darum geht, effizienter zu arbeiten und die eigenen Prioritäten besser zu managen.
Darum geht's hier:
Am besten, du horchst gleich in die Episode hinein, sie ist ausführlicher als die Zusammenfassung!
Danke fürs Zuhören!
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Die Zusammenfassung der Episode
Es ist ein Experiment.
Ich finde es nämlich schade, dir Inhalte aus dem Podcast vorzuenthalten, wenn du lieber liest als zu horchen. Daher gibt es hier die Zusammenfassung der Episode, die über eine KI generiert und von mir überarbeitet wurde:
Fristgebundene Aufgaben sind immer dringend, oder?
Ein häufiger Irrtum ist, dass alle fristgebundenen Aufgaben auch gleichzeitig dringend sind. Natürlich gibt es Situationen, in denen eine Aufgabe, die bis morgen erledigt sein muss, wirklich dringend wird. Doch das passiert oft nur, weil wir zu spät mit der Bearbeitung beginnen. Ein gutes Beispiel ist die Buchhaltung: Wenn du regelmäßig deine Buchhaltung machst, dann wird die Abgabe der Steuererklärung nie zu einer stressigen, dringenden Aufgabe.
Das gleiche Prinzip gilt für Veranstaltungen wie Webinare oder Launches. Beginne rechtzeitig mit der Planung und Bewerbung, und du vermeidest den Stress, alles auf den letzten Drücker machen zu müssen. Es liegt also in deiner Hand, ob eine Aufgabe dringend wird oder nicht. Meine Devise lautet: Lass Aufgaben gar nicht erst dringend werden!
Sollte ich Routinen wirklich hinterfragen? Wie oft?
Ja, ich bin ein großer Fan von Routinen, aber nur von sinnvollen! Eine Routine ist dann nützlich, wenn sie dich unterstützt und nicht, wenn sie nur auf deiner To-do-Liste steht, aber nie erledigt wird. Wenn du merkst, dass du bestimmte Routinen immer wieder verschiebst oder gar nicht machst, ist es an der Zeit, diese zu hinterfragen.
Wie oft du das tun solltest? Es gibt keine feste Regel. Ich würde vorschlagen, deine Routinen zu überprüfen, wenn sie für dich zu einer Belastung werden oder ihren Nutzen verlieren. Sei dabei ehrlich zu dir selbst: Wenn eine Routine nicht mehr funktioniert, solltest du nicht zögern, sie zu ändern oder ganz abzuschaffen.
Wie planst du Zeitblöcke für E-Mails und andere Aufgaben? Immer zur gleichen Zeit?
Zeitblöcke sind für mich ein zentrales Element, um meine Aufgaben im Griff zu behalten. Allerdings plane ich sie nicht immer zur gleichen Zeit ein, weil mein Tagesablauf oft variiert. Für E-Mails habe ich beispielsweise morgens einen festen Zeitblock von 15 Minuten bis zu einer Stunde, um die wichtigsten Nachrichten zu beantworten.
Wichtig ist, dass du flexibel bleibst. Wenn du merkst, dass ein geplanter Block nicht passt, dann verschiebe ihn. Der Schlüssel zur Produktivität liegt darin, regelmäßig an den wichtigen Dingen zu arbeiten und nicht erst dann, wenn es zu spät ist.
Soll ich meinen KundInnen wirklich alles Denken abnehmen?
Wenn du diese Frage in voller Länge im Podcast hörst, wirst du dir vielleicht denken, dass es nicht sehr serviceorientiert ist, wenn du auf Fragen nicht sofort antwortest, sondern abwartest, ob die Antworten selbst gefunden werden.
Aber der letzte Satz dieser Fragestellung hatte es in sich: „Dann sind sie in Zukunft auch besser selbst lösungsfähig.“
Wie kann ich trotz Kundenterminen Zeitblöcke einhalten?
Diese Frage kommt oft von Selbstständigen, die 1:1-Klienten betreuen. Der Schlüssel liegt darin, feste Zeitblöcke für Kundentermine zu definieren. Statt deinen gesamten Kalender freizugeben, kannst du beispielsweise feste Zeitfenster an zwei Tagen pro Woche anbieten, in denen deine KundInnen Termine buchen können.
So vermeidest du, dass dein Tag komplett zersplittert wird und du keine längeren, produktiven Arbeitsphasen mehr hast. Ich selbst handhabe es so, dass ich an festen Vormittagen oder Nachmittagen Zeit für Termine freigebe. Den Rest der Woche plane ich dann für meine eigenen Projekte.
Fazit
Diese fünf Fragen zeigen, dass es oft um kleine, aber feine Anpassungen in deinem Arbeitsalltag geht, die einen großen Unterschied machen können. Ob es darum geht, Aufgaben rechtzeitig anzugehen, sinnvolle Routinen zu pflegen oder Zeitblöcke flexibel zu planen – am Ende geht es immer darum, stressfrei und produktiv zu bleiben.
Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, lade ich dich herzlich zur nächsten Produktivitäts-Challenge ein. Vom 21. bis 25. Oktober erwartet dich täglich eine Aufgabe, die dir in nur 30 Minuten hilft, deine Produktivität zu steigern.
Anmelden kannst du dich gleich hier:
Ich freue mich, wenn du dabei bist!
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!
Vorab Rückmeldung vom Grammtiknerd: in der Einleitung zum Podcast ist bei „Diese 5 Fragen“ ein „n“ zu viel, kannst du das noch bearbeiten?
Thema fixe Zeitblöcke: Manche lassen sich verschieben, Andere nur begrenzt oder gar nicht. Mein Hirn funktioniert nicht zu jeder Tageszeit gleich. Kann ich in Experimentalphasen aber immer wieder mal testen. Mensch verändert sich ja im Lauf der Zeit.
Thema dringende und drängende Anfragen: der Reflex, zu Diensten zu sein, ist stark. Ich bin aber nur eine Einzelperson, kein Konzern mit riesigem Kundendienstteam; mein Tag hat nur 24 h. Lernaufgabe: mich jedes Mal fragen, ob es wirklich nötig ist, sofort zu reagieren. Und ob wirklich ich Diejenige bin, die die fix fertige Lösung bieten muss. Ich hab auch schon Fragen damit „abgewimmelt“, dass ich konkrete Suchbegriffe fürs selber googeln vorgeschlagen habe. (gemein, ich weiss, aber pädagogisch wertvoll ;-) )
Thema Zeitslots/Erreichbarkeit: Auweh, das ist bei mir eine Dauerbaustelle, da muss ich mir technisch und organisatorisch was erarbeiten. Deshalb habe ich auch die Challenge gebucht, obwohl ich als Pensionistin mit ehrenamtlicher Tätigkeit auf den ersten Blick nicht genau in die Zielgruppe falle. Habe aber Einiges gemeinsam mit EPU. Freie Zeitenteilung klingt toll, bringt aber ganz neue Probleme mit sich.
Thema Chat-GTP: habe ich in diesem Text gar nicht gemerkt. Entweder war der Ausgangstext schon gut, oder du hast gut bearbeitet – ich habe da schon ganz Anderes zu lesen bekommen. Ohne Nachbessern merkt man es normal schnell, wenn ein Text vom Automaten kommt. Da fehlt was, vermutlich die persönliche Note.
Vielen Dank für dein ausführliches Feedback, Carola! Hilf mir nur bitte – wo genau ist das „n“ zu viel? Ich sehe es nicht .
Dass du ChatGPT nicht bemerkt hast (das haben mir viele auch per Mail rückgemeldet), liegt sicher daran, dass die Basis für diesen Text meine Sprache im Transkript war. Super, dass das so funktioniert hat!
Ich freu‘ mich, dass du bei der Challenge dabei sein wirst!
Liebe Grüße
Claudia
Zu den 5 Fragen
Fristgebundene Aufgaben: dazu gibt es ja einen festen Termin. Der kann allerdings per Brief hereinkommen mit einer Frist in 2 Wochen. Dann geht es nicht anders.
Ich arbeite am besten morgens, da ist mein Hirn am „frischesten“, da ich früh aufstehe. Dafür geht abends nichts mehr wirklich. Die Sache mit dem Finanzamt schiebe ich tatsächlich nach hinten, obwohl ich mir das jedes Jahr aufs Neue anders vornehme.
Routinen finde ich gut. Ein bestimmter oder auch 2 Tage an bestimmten Tagen.
Die kommen trotz Planung durcheinander. Aktuell gestern, nachdem meine älteste Tochter ihre Schulter gebrochen hat. 2 Kinder müssen in die Schule, und dann ist da noch das Baby. Naja…..
Mit den Zeitblöcken ist es auch so, dass die möglichst an bestimmten Tagen eingehalten werden. Nur wenn was dazwischen kommt….. da hänge ich dann echt.
Bei meinen Klienten ist es gut, wenn die lösungsorientiert werden und sind. Außer, nach einer Hypnotheapie kommen gewisse Dinge hoch. Das könnte bei bestimmten Diagnosen vorkommen, und das sind Klienten, die direkt in die Praxis kommen. Die dürfen sich im Notfall melden. Das kommt selten vor. Ansonsten lernen sie, wie sie bis zum nächsten Termin klar kommen.
Fazit: Am meisten „leiden“ die Webinare zu denen ich mich angemeldet habe. Gerade wenn solche unvorhergesehenen Dinge hereinbrechen und Termine, von denen ich vorher nichts wusste. Anfangs kann ich das noch auffangen. Dann häuft es für mich mit nachüben zu sehr. Sind da ja auch noch die Klienten, auch an bestimmten Tagen.
Liebe Grüße
Alexandra
Liebe Alexandra,
natürlich ist es schade, wenn du bei Webinaren nicht live dabei sein kannst, aber vonseiten der Priorisierung finde ich das gut, vor allem, wenn es Aufzeichnungen gibt.
Liebe Grüße
Claudia
Zum Text mit GPT habe ich nichts gesagt.
Ich finde, der ist gut strukturiert und passt auch zum Podcast.
Liebe Grüße
Alexandra
Danke dir für diese Rückmeldung, Alexandra!
Liebe Grüße
Claudia
Hallo Claudia,
ich finde den Text in Stil und Ausdruck sehr ähnlich zu deinen sonstigen Blogartikeln. Das scheint mit ChatGPT ganz gut zu funktionieren.
Liebe Grüße
Gönna
Danke, Gönna! Da blieb ChatGPT eigentlich nichts anderes übrig, weil ich ja den Text in „meiner“ Tonalität als Basis vorgegeben habe, das funktioniert wirklich gut!
Liebe Grüße
Claudia
Hallo Claudia,
Ich finde, Chat GPT hat das mit Deiner Unterstützung super gemacht. Tolles Team. Bei den ersten Sätzen ist mir gar kein Unterschied wirklich aufgefallen. Ich stelle auch bei mir fest, wenn KI erstmal weiß, wie ich „ticke“, funktioniert es recht gut.
Viele Grüße Liane
Vielen Dank, Liane, für dein Feedback!
Liebe Grüße
Claudia