In den ersten Jahren meiner Selbständigkeit (immerhin bin ich 2005 als Sidepreneur gestartet) habe ich nur mit zugekniffenen Augen und halb abgewendetem Kopf auf meine Zahlen im Business geblinzelt … Nicht unbedingt, weil sie so fürchterlich schlecht waren oder ich sogar in die roten Zahlen gerutscht bin. Einfach aus der Überzeugung heraus, dass ich kein Zahlenmensch bin.

Sehr bald hat sich das aber geändert. Genauer gesagt, ich wollte es ändern! Denn immer, wenn ich vor der Frage stand „Kann (oder will) ich mir diesen Service / dieses Seminar / diese Reise / diese Dienstleistung leisten?“ konnte ich es nicht so genau sagen.

Seitdem sind meine Zahlen auch meine Freunde, die mir eine ganz klare Antwort geben können, wenn ich mir eine Investition überlege. Sie sind nicht die einzigen Kriterien. Oft geht es auch um den Fun-Faktor, die Übersichtlichkeit oder auch einfach die Bequemlichkeit. Aber eben auch um die Zahlen.

Und jetzt ist wieder so ein Zeitpunkt, sehr genau auf meine Zahlen zu schauen, denn, wie ich in der Podcast-Episode „Kein Plan für 2026“ erzählt habe, schraube ich mein Business stark hinunter. Und das bedeutet natürlich auch, dass ich mir meine Fixkosten noch genauer angeschaut habe.

Zeit oder Geld?

Wenn du dein Business startest, hast du vielleicht zwei Faktoren, die dazu führen, dass du dich eher für Zeit als für Geld entscheidest: weniger Kunden und Aufträge, daher noch mehr Zeit, die du in die händische Abwicklung deines Business stecken kannst. Daher auch weniger Umsatz, den du nicht gleich wieder in Fixkosten umwandeln möchtest.

Allerdings kommt irgendwann der Punkt, an dem du viele deiner Aufgaben nicht mehr verlässlich abarbeiten kannst, weil eben die Zeit weniger wird.

„Im Business ist oft diese Entscheidung notwendig: Zeit oder Geld?“

Ich kann mich z.B. noch gut daran erinnern, wie lange ich gebraucht habe, um mit meinem ersten Newsletter-System (das auch noch lokal am Rechner gelaufen ist) einen Newsletter rauszuschicken. Das waren locker 4 – 5 Stunden! Abgesehen davon, dass es so fehleranfällig war, dass es mir einmal sogar passiert ist, dass ich auch all jene Kontakte angeschrieben habe, die sich bereits abgemeldet hatten. Das Resultat war, dass mir ein Kontakt sogar mit dem Anwalt gedroht hat.

Das hat mich damals so geschockt, dass ich noch in derselben Woche auf Mailchimp umgestiegen bin, damit mir das ja nicht mehr passiert. Inzwischen arbeite ich mit ActiveCampaign und einen Newsletter rauszuschicken kostet mich selten mehr als 45 Minuten. Allerdings auch, weil ich meinen Workflow so angepasst habe, dass ich die Inhalte dafür nicht lange zusammensuchen muss.

Alles auf günstig?

Ein anderes Beispiel: 2016 bin ich mit meinem Podcast gestartet und die Frage stand im Raum: alles auf günstig? Es ist ja immerhin ein kostenloses Angebot, das ich damit meinen LeserInnen und HörerInnen zur Verfügung stelle – darf es dann so viel kosten?

Oft weißt du nicht sofort, ob eine Investition in einen Service irgendwann auch Umsatz bringt – da hilft nur, zu beobachten und deine Kontakte, die zu Kunden werden, zu fragen, welches deiner kostenlosen Angebote dazu geführt hat, dass sie dich oder eines deiner kostenpflichtigen Angebote gebucht haben.

DAS war ein absolutes Aha-Erlebnis für mich: Viele meiner Kunden gaben an, dass der Podcast den Ausschlag dazu gegeben hat. Sie hatten das Gefühl, mich schon zu kennen, und waren dadurch bereit, mit mir zusammenzuarbeiten.

Daher: Jeder Euro und jede Stunde, die ich in dieses Projekt investiere, sind auf jeden Fall gut investiert!

„Behalte deine Fixkosten im Auge!“

Oft ist es nicht so einfach, einer Investition direkt einen Gewinn zuzuschreiben. Mit ein Grund, sowohl deinen Umsatz, als auch deine Fixkosten im Auge zu behalten. Wenn du diese beiden Zahlen ins Verhältnis zueinander bringst, hast du eine gute Entscheidungsgrundlage fürs nächste Jahr!

Meine Fixkosten 2026

Natürlich kommen noch weitere Kosten wie z.B. für meine Steuerberaterin dazu, aber die sind genauso variabel wie die Aufwände für Meta-Ads, Fortbildungen, etc. Und ich habe meine Fixkosten durch das Streichen von Tools, die ich in Zukunft nicht mehr brauchen oder verwenden werde, um ca. 2.000 € pro Jahr reduziert.

Falls du es nicht gut lesen kannst: Derzeit belaufen sich meine Fixkosten auf € 4.727,89.

Das bedeutet für die nächsten Jahre für mich, dass ich mindestens diesen Betrag + die budgetierten variablen Kosten + die geschätzten Kosten für Sozialversicherung und Einkommenssteuer generieren muss, um nicht draufzuzahlen.

Insgesamt sprechen wir also von ca. 15.000 €.

Das kommt dir wenig vor? Ja, das ist es und ich würde lügen, wenn ich nicht sagen würde, dass mir das im Herzen wehtut, wenn ich an meine Umsätze der letzten 10 Jahre denke. Aber ich gewinne durch die Reduzierung meines Business natürlich ganz viel Freizeit und Freiheit.

Der Großteil an Fixkosten entsteht durch Tools!

Vielleicht kennst du das auch: Einer deiner Lieblings-Blogger schreibt einen Bericht zu einem ultimativ genialen Tool, das dir bei einer deiner Aufgaben (bitte beliebige einsetzen) helfen könnte – und schon schlägst du zu.

Was? Davor bist du gefeit?

Ich leider nicht, muss ich gestehen. Kommt vielleicht daher, dass ich prinzipiell schöne technische Spielereien liebe … Und so sammelt sich auf der Festplatte, im Plugin-Verzeichnis deines WordPress-Blogs oder auch online eine Unmenge an Tools und Programmen an, die dich sogar ziemlich viel Geld kosten können.

In Zeiten von KI übrigens noch mehr als früher, darum bin ich mit meinem Abacus.ai *) sehr happy, dort sind viele Tools versammelt.

Einer der Fehler besteht darin, dass oft nicht geschaut wird, ob diese so großartige Funktion, die das neue Tool beherrscht, nicht schon von einem abgedeckt wird, das du bereits in Verwendung hast …

Oder schaust du alle verfügbaren Anleitungsvideos durch, wenn du dir ein neues Tool zulegst?

„Wie viele Tools verwendest du für ein und dieselbe Aufgabe?“

Noch fataler ist es, wenn du die Newsletter der erworbenen Programme oder Online-Dienste abbestellst. Denn darin wird oft auf Neuerungen und erweiterte Features hingewiesen.

Ja, und so kommt’s, dass du vielleicht beim Zusammenstellen deiner Fixkosten entdeckst, dass du zu viel zahlst.

So kannst du Entscheidungen über deine Tools treffen

In der Podcast-Episode erkläre ich dir genauer, was mit den hier abgebildeten Spalten gemeint ist:

Wo findest du deine Tools?

Um dir einen Überblick zu verschaffen, musst du vielleicht ein bisserl tiefer graben und an mehreren Stellen schauen:

• In den Systemeinstellungen deines PCs oder Macs – welche Programme hast du installiert?
• Im Plugin-Verzeichnis deines WordPress-Blogs falls vorhanden
• Wenn du ein Programm für deine Passwörter hast.
• Deine Buchhaltung oder die Aufstellung der Fixkosten ist auch kein schlechter Ansatz.

Gehe nach deinem Workflow!

Wenn du den Überblick hast, dann beginnt das Knobeln: Was behalten und was aufgeben?

Oft stellt sich auch heraus, dass es günstiger ist, wenn du dich bei einem Tool für den teureren Plan mit mehr Funktionen entscheidest, als von mehreren Tools die günstigste Variante zu verwenden.

Aber am wichtigsten ist es eigentlich, dass du mit den Tools deinen Workflow, so vorhanden, unterstützt. Was machst du in welcher Reihenfolge womit? Was geht dir am leichtesten von der Hand, wenn du es mit welchem Programm machst?

Denn die Zeitersparnis über einen längeren Zeitraum ist oft mehr wert, selbst wenn das Tool nicht das Günstigste ist.

Wenn die Entscheidung gefallen ist: lerne!

OK, du hast dich also entschieden :-). Der nächste Schritt ist, das Tool wirklich bis in seine Tiefen kennenzulernen. Meistens kennst du ja nur die Funktionen, die du zum Zeitpunkt des Kaufes gerade gebraucht hast. Ich lerne am liebsten auf zwei unterschiedliche Arten:

• Entweder ich nehme mir pro Tag oder pro Woche eine bestimmte Zeit (Timer stellen nicht vergessen!) oder Anzahl an Pomodoro-Einheiten vor,
• oder ich lege den Fokus einer ganzen Woche auf dieses Lern-Projekt.

Am leichtesten fällt es übrigens, wenn du nicht „ins Blaue“ lernst, sondern gleich anhand eines konkreten Projekts oder Workflows …

Fazit

Schau dir das Bild mit der Entscheidungsmatrix an, baue es nach und gehe auf die Suche. Fang vielleicht bei einer Kategorie an, wo du schon das Gefühl hast, du arbeitest mit zu vielen Tools.

Es macht genauso viel Spaß, ein bereits existierendes Tool zu lernen, wie ein neues!

Und du sparst noch dazu vielleicht etwas Geld.

Nimm dir auch gerne mein Fixkosten-Sheet als Beispiel, um vor oder nach dem „Ausmisten“ einen guten Überblick zu behalten.

*) So gekennzeichnete Links sind Affiliate-Links. Das bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, falls du darüber etwas bestellst, es kostet dich aber keinen Cent mehr, du unterstützt mich dadurch nur!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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