Kennst du diese Projekte, die schon ewig irgendwo herumliegen? Die keinen wirklichen Endtermin haben, deshalb immer wieder verschoben werden und dich trotzdem jedes Mal ein kleines bisschen nerven, wenn du daran denkst? Genau um diese Altlasten geht es heute.

Ich habe vor einigen Jahren selbst so eine Altlast beseitigt, und zwar mit einer ziemlich radikalen Entrümpelungsaktion. Wir haben damals schon 20 Jahre in unserem Haus gelebt. Als wir aus unserer Wohnung in Wien hierhergezogen sind, hatten wir das Gefühl: Mein Gott, dieses Haus wird nie voll. So viel Platz! Tja. Kaum schaut man einmal kurz um die Ecke, sind 20 Jahre vorbei, der Dachboden ist voll, der Keller ist voll und in diversen Kastln haben sich ebenfalls Dinge angesammelt, von denen man teilweise gar nicht mehr wusste, dass man sie besitzt.

Ich wollte das nicht langsam und gemütlich über die nächsten Monate erledigen. Also haben wir uns tatsächlich eine Woche Urlaub genommen, einen Container bestellt und uns von oben nach unten durchs Haus gearbeitet. Aussortiert, weggeworfen, weitergegeben und natürlich auch geputzt. Eine klassische Hauruckaktion also. Und damit sind wir schon mitten im Thema: Wie wirst du solche Altlasten endlich los?

Warum Altlasten so hartnäckig sind

Eines haben alle Projekte gemeinsam, egal ob sie einen fixen Endtermin haben oder nicht: Du musst dich irgendwann entscheiden, sie tatsächlich anzupacken. Und mit dieser Entscheidung geht automatisch auch die Bereitschaft einher, andere Dinge in dieser Zeit vielleicht nicht zu tun. Du hast schließlich nicht plötzlich mehr Stunden zur Verfügung, nur weil du jetzt endlich den Keller entrümpeln, deine Inbox leeren oder deine Buchhaltung auf Vordermann bringen möchtest.

Zur Entscheidung gehört übrigens auch die Frage, ob du dieses Projekt überhaupt selbst machen musst. Vielleicht kannst du es streichen. Vielleicht kannst du es delegieren oder dir professionelle Unterstützung holen. Diese Möglichkeiten solltest du zumindest einmal mitdenken.

Der große Unterschied zu einem „normalen“ Projekt ist allerdings: Altlasten haben meistens keinen Endtermin. Genau deshalb funktioniert die klassische Rückwärtsplanung hier nicht besonders gut. Außerdem lässt sich häufig nur schwer einschätzen, wie lange du tatsächlich brauchen wirst. Und viele Altlasten sind nicht einmal wirklich abgeschlossen, weil ständig Neues dazukommt. Denk nur an einen überquellenden Posteingang oder deine Ablage. Während du versuchst, die alten Dinge abzuarbeiten, kommen vorn schon wieder neue dazu.

Kein Zeitdruck heißt nicht, dass kein Druck da ist

Das zweite Problem mit Altlasten ist, dass der klassische Zeitdruck fehlt. Niemand sagt dir, dass dein Dachboden bis Donnerstag um 17 Uhr leer sein muss. Dein voller Posteingang hat ebenfalls keinen Abgabetermin. Und das Projekt „Homepage optimieren“ kann man wunderbar noch eine Woche, einen Monat oder ein Jahr verschieben.

Dafür entsteht ein ganz anderer Druck: Unzufriedenheit.

Das kenne ich sowohl von mir selbst als auch von meinen Kundinnen und Kunden. Solche offenen Baustellen ziehen unglaublich viel Energie und Aufmerksamkeit auf sich. Du siehst jeden Tag die Dinge, die du längst erledigen wolltest. Du öffnest deine Inbox und wirst von Hunderten oder Tausenden E-Mails begrüßt. Du schaust in eine Ecke deines Büros und weißt genau: Das wollte ich schon vor Monaten wegräumen.

Und jedes Mal zieht diese Altlast ein kleines bisschen Aufmerksamkeit.

Projekte ohne Endtermin müssen übrigens nicht immer klassische Altlasten sein. Es können auch Dinge sein, die fortlaufend gemacht werden sollten, aber nicht so richtig in eine Routine passen: den Blog oder die Website optimieren, eine Sprache lernen, ein Instrument lernen oder an einem anderen langfristigen Thema arbeiten. Auch diese Projekte verschwinden gerne von der Bildfläche, weil niemand mit einer Deadline hinter dir steht.

Vier Möglichkeiten, wie du Altlasten endlich angehen kannst

Für mich gibt es vier grundsätzliche Möglichkeiten, solche Projekte abzuarbeiten. Welche davon am besten funktioniert, hängt sehr stark davon ab, wie du selbst tickst und natürlich auch davon, um welche Altlast es geht.

Die erste Möglichkeit sind Minischritte.

Du nimmst dir beispielsweise vor, jeden Tag sieben oder zehn Dinge auszusortieren. Genau diesen Tipp habe ich nach meiner Entrümpelungsaktion auch bekommen. Für manche Menschen funktioniert das wunderbar. Für mich persönlich eher nicht.

Bei mir versandet so etwas relativ schnell. Außerdem müsste ich im schlimmsten Fall auch noch dokumentieren oder zählen, wie viele Dinge ich heute schon aussortiert habe. Und darauf habe ich ehrlich gesagt auch nicht unbedingt Lust. Aber wenn du der Typ dafür bist, können solche Minischritte natürlich sehr gut funktionieren.

Zweite Möglichkeit: Zeitblöcke

Die zweite Möglichkeit liegt mir persönlich wesentlich besser: Zeitblöcke reservieren.

Statt eine bestimmte Anzahl festzulegen, entscheidest du beispielsweise, dass du jeden Tag eine halbe Stunde oder jede Woche zwei bis drei Stunden an dieser Altlast arbeitest. Dieser Zeitblock kommt in deinen Kalender und während dieser Zeit beschäftigst du dich ausschließlich mit diesem Projekt.

Dritte Möglichkeit: die Hauruckaktion

Genau das war unsere Entrümpelungswoche. Eine Woche Urlaub, Container vor die Tür und los. In dieser Zeit wurde praktisch nichts anderes gemacht als entrümpelt, aussortiert und geputzt.

Das funktioniert hervorragend, wenn du ein Thema wirklich schnell vom Tisch haben möchtest. Du musst dir allerdings darüber im Klaren sein, dass während dieser Zeit daneben nicht mehr viel anderes geht.

Zuletzt: delegieren oder streichen

Bei unserer letzten größeren Renovierung im Haus haben wir beispielsweise die Schlüssel den Handwerkern unseres Vertrauens gegeben und sind auf Urlaub gefahren. Als wir zurückgekommen sind, war alles pipifein fertig. Kann ich durchaus empfehlen. Natürlich funktioniert Delegieren nicht bei jeder Altlast. Und gerade klassische Altlasten lösen sich leider auch nicht dadurch in Luft auf, dass du beschließt, sie zu ignorieren.

Beispiel volle Inbox: So wirst du diese Altlast los

Ein wunderbares Beispiel für eine typische Altlast ist die volle Inbox. Egal, ob ich mit Kundinnen und Kunden in einem Kurs oder 1:1 arbeite: Ein überquellender Posteingang ist erstaunlich oft eines der ersten Themen, die angesprochen werden.

Auch hier beginnt alles mit einer Entscheidung: Die Inbox soll leer werden. Natürlich könntest du theoretisch einfach alles löschen. Oder du verschiebst sämtliche alten E-Mails in einen Unterordner und kümmerst dich „irgendwann“ darum. Das Problem ist nur: Dieses Irgendwann verschwindet dadurch nicht.

Also schauen wir zuerst, wie viel Zeit du täglich oder wöchentlich dafür reservieren kannst. Vielleicht ist es eine halbe Stunde pro Tag, vielleicht eine Stunde. Dieser Zeitblock wird als eigener Termin in den Kalender eingetragen und möglichst auch eingehalten.

Und dann kommt etwas, das vielleicht zunächst ein bisschen ungewöhnlich klingt:

Fang nicht bei den ältesten E-Mails an. Das Motto lautet: Last in, first out!

Wenn eine E-Mail seit zwei Jahren in deinem Posteingang liegt, ist es meistens ziemlich egal, ob sie dort zwei Jahre oder zwei Jahre und eine Woche liegt. Fang stattdessen bei den neuesten E-Mails an und arbeite dich langsam in die Vergangenheit vor.

Triff schnelle Entscheidungen, statt neue To-dos zu produzieren

Während deines Inbox-Zeitblocks geht es vor allem darum, möglichst schnell Entscheidungen zu treffen: Was kann gelöscht werden? Was möchtest du aufheben? Und wenn du etwas aufheben möchtest: Wo gehört es hin? In einen entsprechenden Unterordner, in dein Ablagesystem oder vielleicht in ein anderes Tool?

Muss eine E-Mail noch beantwortet werden und kannst du das innerhalb von zwei oder drei Minuten erledigen, dann mach es sofort. Schreib solche Mini-Aufgaben bitte nicht extra auf deine To-do-Liste. Damit blähst du deine Liste nur unnötig auf. Dauert eine Antwort oder die daraus entstehende Aufgabe dagegen länger, kommt sie tatsächlich auf die To-do-Liste und wird später erledigt.

Und dann kommt noch einer meiner besten Freunde im Selbstmanagement ins Spiel: der Timer. Stell dir zu Beginn deines Zeitblocks beispielsweise 30 Minuten. Wenn der Timer klingelt, hörst du auf. Auch wenn du gerade so schön im Schwung bist.

Das klingt vielleicht unlogisch, aber ich würde versuchen, mich wirklich an die eingeplante Zeit zu halten. Wenn du wesentlich länger arbeitest, lässt irgendwann die Konzentration nach und gerade die vielen kleinen Entscheidungen fallen dir immer schwerer. Dann planst du lieber einen weiteren Zeitblock und machst beim nächsten Mal weiter – wieder bei den neuesten E-Mails.

Wenn du jeden Tag konsequent eine halbe Stunde daran arbeitest, wirst du wahrscheinlich überrascht sein, wie schnell du dich durch diese Altlast durcharbeitest.

Manche Altlasten brauchen Zeitblöcke, andere eine Hauruckaktion

Ich habe beide Varianten schon ausprobiert. Vor ein paar Jahren habe ich mir beispielsweise über die Weihnachtsfeiertage vorgenommen, jeden Tag ein bis zwei Stunden meinen damaligen Coaching-Raum auszumisten, Unterlagen zu sortieren und zu entrümpeln. Nach den Feiertagen war die Sache erledigt.

Bei unserer großen Entrümpelungsaktion war es dagegen die komplette Woche.

Und ich kann dir gar nicht sagen, was für ein großartiges Gefühl das war. Durch das Haus zu gehen und zu sehen, wie die Räume immer leerer wurden, hat unglaublich gutgetan. Denn genau das ist die andere Seite dieser Altlasten: Solange sie da sind, drücken sie. Vielleicht nur ein bisschen, aber dauerhaft. Du fühlst dich in deinem Büro nicht richtig wohl, weil Dinge herumliegen, die dort nicht hingehören. Du weißt bei jedem Blick darauf, dass du dich „eigentlich einmal“ darum kümmern solltest.

Wenn du solche Dinge in deinem Umfeld hast, kann ich dir deshalb wirklich nur empfehlen: Geh sie an.

Trag auch Projekte ohne Deadline in deine Wochenplanung ein

Die vier Methoden beinhalten eigentlich schon einen großen Teil der zeitlichen Planung. Wenn du dich für eine Hauruckaktion entscheidest, muss dir klar sein, dass in dieser Zeit daneben wenig bis gar nichts anderes stattfinden wird. Das ist nicht anders als bei anderen Fokusprojekten. Wenn ich beispielsweise intensiv Kursinhalte produziere, kann ich nicht gleichzeitig noch großes Marketing-Tamtam und Trommeln machen. Der Fokus liegt dann eben auf der Produktion.

Wenn du deine Altlast dagegen mit Minischritten oder Zeitblöcken abarbeitest, müssen diese Zeiten in deiner Wochenplanung auftauchen. Sonst verschwinden sie schneller wieder von der Bildfläche, als dir lieb ist.

Das gilt ganz besonders für fortlaufende Projekte wie die Optimierung deines Blogs oder das Lernen einer Sprache. Wenn du dich regelmäßig damit beschäftigen möchtest, brauchst du dafür entweder feste Zeitblöcke oder eine Routine.

Nur „Ich möchte das jetzt öfter machen“ wird höchstwahrscheinlich nicht reichen.

Welche Altlast nervt dich gerade am meisten?

Und jetzt kommen wir zur praktischen Umsetzung. Schau dich einmal ganz bewusst in deinem Homeoffice oder Büro um. Was liegt dort herum, das du am liebsten jetzt und sofort verändert hättest, bei dem du aber gleichzeitig weißt, dass es nicht innerhalb einer Stunde erledigt sein wird?

Vielleicht ist es tatsächlich eine Ecke, die du längst ausmisten möchtest. Vielleicht deine Inbox. Vielleicht deine Ablage. Vielleicht die Buchhaltung, die schon ein bisschen länger auf deine Aufmerksamkeit wartet. Oder du möchtest dein Büro endlich schöner gestalten und schiebst dieses Projekt seit Monaten vor dir her.

Entscheide dich für eine dieser Baustellen und überlege dir, welche der vier Strategien für dich am besten passt: Minischritte, feste Zeitblöcke, Hauruckaktion oder Delegieren. Und dann geh in die Planung.

Bitte mach dabei nicht gleichzeitig drei neue Baustellen auf. Das Zeug liegt wahrscheinlich schon lange genug herum. Dann kann Nummer zwei auch noch ein bisschen warten, während du Nummer eins erledigst.

Altlasten loszuwerden, tut verdammt gut

Nur weil ein Projekt keinen zeitlichen Druck hat, bedeutet das nicht, dass es unwichtig ist. Ganz im Gegenteil: Gerade solche Altlasten können ziemlich viel mit deinem Mindset, deiner Aufmerksamkeit und deinem Wohlbefinden machen.

Also bitte nicht die Scheuklappen aufsetzen und die Sache weiter vor sich hin versauern lassen. Fang an. In kleinen Schritten, mit einem fixen Zeitblock oder – wenn du so tickst wie ich bei manchen Dingen – mit einer ordentlichen Hauruckaktion.

Ich kann dir jedenfalls aus eigener Erfahrung sagen: Es tut wahnsinnig gut, wenn man diese Altlasten endlich los ist.

Also: Welche ist deine?

Mach dich dran. Eine nach der anderen. Und dann genieß dieses großartige Gefühl, wenn du wieder ein Ding weniger im Hinterkopf herumschleppst.

In diesem Sinne wünsche ich dir viel Erfolg beim Loswerden deiner Altlasten und eine schöne Zeit!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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