Wie groß muss der Schmerz und Druck bei dir werden, bis du dich an deine Buchhaltungs-Altlasten machst?
Für viele meiner KundInnen ist das der erste Vorsatz fürs Neue Jahr: Buchhaltungs-Altlasten aufarbeiten – UND es im neuen Jahr nicht mehr so weit kommen zu lassen!
Denn oft sieht’s ja so aus: Das ganze Jahr über türmen sich Belege, Rechnungen und Kontoauszüge, und plötzlich stehst du vor einem riesigen Berg an Altlasten. Dieses Szenario kenne ich nur zu gut.
In meinen Anfängen – damals noch unter der Kleinunternehmerregelung – habe ich mich das ganze Jahr über zu wenig um meine Buchhaltung gekümmert.
Das Ergebnis? Am Jahresende musste ich alles auf einmal nachholen. Fluchend habe ich mich 2-3 Tage im Büro kaserniert, um alle Belege zusammenzusammeln und einen Überblick über meine Zahlen (natürlich viel zu spät!) zu bekommen.
Inzwischen geht das natürlich ganz anders. In diesem Blogartikel zeige ich dir meinen bewährten Workflow, mit dem du deine Altlasten in der Buchhaltung ohne Stress aufarbeitest und künftig Ordnung hältst.
Darum geht's hier:
Warum Buchhaltungs-Altlasten so belastend sind
Der Hauptgrund: Es ist eine ungeordnete Masse. Man hat keinen Überblick, und jede kleine Aufgabe fühlt sich an wie ein riesiger Berg. Dazu kommt oft das schlechte Gewissen, weil man sich die ganze Zeit vorgenommen hat, „endlich alles zu erledigen“.
Aber nicht nur emotional sondern auch formal besteht Druck, denn das Finanzamt ist ziemlich schnell dabei, dir Strafen aufzubrummen, wenn du deinen Verpflichtungen nicht nachkommst.
Das frustriert und blockiert. Mit einem strukturierten Workflow wirst du nicht nur deine Altlasten los, sondern kannst auch zukünftige Buchhaltungsaufgaben mit Leichtigkeit bewältigen.
Nachdem es doch ein paar Schritte sind, um effizient durch diesen Prozess zu gehen, hier eine schematische Darstellung:
Vorbereitung: Der Schlüssel zur stressfreien Aufarbeitung
Bevor du loslegst, ist die richtige Vorbereitung das A und O. Eine gute Struktur spart dir später nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Hier sind meine wichtigsten Tipps, um gut vorbereitet in die Buchhaltungsaufarbeitung zu starten:
Schaffe dir eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Mach es dir so gemütlich wie möglich. Ob mit einer Tasse Tee, deinem Lieblingskaffee oder entspannter Musik – was auch immer dir hilft, dich wohler zu fühlen.
Wahrscheinlich denkst du, Buchhaltung ist trocken und langweilig, aber mit der richtigen Atmosphäre kannst du dir die Arbeit deutlich angenehmer gestalten.
Plane realistische Zeitblöcke
Nimm dir nicht vor, alles an einem Tag zu erledigen.
Das führt nur dazu, dass du unkonzentriert und nachlässig wirst. Plane stattdessen zwei- bis dreistündige Blöcke ein. Nach jedem Block gönnst du dir eine Pause oder planst einen neuen Termin, um weiterzumachen.
So bleibst du fokussiert und motiviert und es schleichen sich keine Flüchtigkeitsfehler ein.
Alle Belege sammeln
Erstelle zunächst eine Art „Schuhschachtel“ – das kann eine echte Box sein oder auch ein digitaler Ordner.
Sammle darin alles, was du an Belegen finden kannst. Das Ziel ist, alles an einem Ort zu haben, bevor du mit der Detailarbeit beginnst.
Keine Sorge, wenn noch nicht alles vollständig ist. Du kannst fehlende Belege später ergänzen.
Kontoauszüge ausdrucken
Drucke dir die Kontoauszüge deiner verschiedenen Zahlungsquellen (z. B. Bankkonto, PayPal, Kreditkarte) aus – und zwar monatlich, nicht für das gesamte Jahr am Stück.
Warum? Weil es dir später hilft, schneller zu arbeiten, wenn du die Daten nach Monaten vorliegen hast. Ja, das bedeutet ein bisschen mehr Papier, aber glaub mir, es lohnt sich.
Danke fürs Zuhören!
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Der erste Schritt: Grobe Sortierung
Jetzt geht es los!
Der erste Schritt besteht darin, die gesammelten Belege grob zu sortieren. Ziel ist es, eine erste Übersicht zu schaffen, bevor du dich ins Detail stürzt.
Monatsweise sortieren
Sortiere deine Belege nach Monaten. Das mag im ersten Moment etwas mühsam erscheinen, aber es ist die Basis für alles Weitere.
Lege zwölf Stapel an – einen für jeden Monat.
Markiere wichtige Details
Nimm dir jeden Stapel vor und markiere auf jedem Beleg das Zahlungsdatum und den Betrag.
Diese Informationen brauchst du später beim Erfassen, und durch die Markierung sparst du dir mühsames Suchen.
Denn schau dir einmal nur eine Handvoll Belege an – auf jedem stehen Datum und Betrag woanders.
Belege beschriften
Notiere auf jedem Beleg, worum es sich handelt. Das hilft nicht nur dir, sondern auch deiner Steuerberaterin, falls du die Buchhaltung auslagerst.
Für meine Steuerberaterin waren die ganzen amerikanischen Tools, die ich so im Online-Business verwende, eine große Herausforderung.
Wenn du deine Zahlen von Jahr zu Jahr vergleichen möchtest, dann ist es wichtig, dass die Ausgaben immer in den gleichen Kostenstellen verbucht werden.
Nach Zahlungsquellen sortieren
Innerhalb der Monatsstapels sortierst du die Belege nach Zahlungsquelle, also zum Beispiel Bankkonto, PayPal oder Kreditkarte.
So entsteht eine klare Struktur, mit der du in den nächsten Schritt starten kannst.
Ins Detail gehen: Ordnung bis ins Kleinste
Jetzt wird’s detailliert. Dieser Schritt sorgt dafür, dass du schneller beim Eintragen in dein Buchhaltungssystem (bei mir eine Excel-Liste für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) bist.
Sortieren nach Datum innerhalb der Quellen
Innerhalb der Zahlungsquellen sortierst du nun die Belege nach Datum. Das mag kleinteilig wirken, aber es hilft enorm, später den Überblick zu behalten.
Kontoauszüge zuordnen
Lege die passenden Kontoauszüge zu den Belegen. So kannst du später Zahlungen schneller zuordnen. Wenn du zum Beispiel fast alles über eine Kreditkarte abwickelst, ist das ein einziger Stapel, was dir das Leben erleichtert.
Bei mir wären es nur zwei Stapel: Kreditkarte (darüber werden auch die Paypal-Zahlungen abgewickelt) und Bankkonto.
Fehlende Belege aufspüren
Hier kommt der etwas knifflige Teil: Du musst die Lücken füllen.
Nutze deine Kontoauszüge als Checkliste, um zu sehen, welche Zahlungen noch Belege brauchen. Für regelmäßige Zahlungen – etwa Software-Abos – kannst du oft direkt in den entsprechenden Tools die fehlenden Belege herunterladen.
Hebe dir die Links zu den Rechnungs-Übersichten von Tools gleich an passender Stelle auf! Bei mir ist das eine Spalte in meiner Fixkosten-Übersicht.
Pragmatisch bleiben
Wenn du einen Beleg nicht auf Anhieb findest, frage dich: Ist es den Aufwand wirklich wert?
Für kleine Beträge lohnt es sich nicht, stundenlang zu suchen. Manchmal ist es besser, den Betrag quasi privat zu zahlen und weiterzumachen.
Alles erfassen: Der finale Schritt
Sobald alles gut sortiert und ergänzt ist, geht es an die Erfassung. Hier meine Tipps, damit dieser Schritt reibungslos läuft:
Einnahmen- und Ausgabenliste führen
Ob du eine Excel-Tabelle, ein digitales Tool oder eine handgeschriebene Liste nutzt, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass du regelmäßig einen Überblick über deine Finanzen hast.
Ganz wichtig fürs neue Jahr
Warte mit der aktuellen Buchhaltung bitte NICHT, bis du deine Altlasten beseitigt hast!
Denn dann werden die aktuellen Belege auch wieder zu einer Altlast, du musst beide Themen parallel angehen, um auf einen grünen Zweig zu kommen!
Ein einfacher Workflow für die Buchhaltung spart dir langfristig auch nicht nur Zeit, sondern auch Stress. Plane feste Zeiten in deinem Kalender ein, um regelmäßig deine Belege zu erfassen. So wird die Buchhaltung zur Routine, die du in wenigen Minuten erledigen kannst.
Parallel dazu planst du Zeitblöcke ein, in denen du die vergangenen Jahre aufarbeitest.
Mit diesen Tipps und einer klaren Struktur wirst du deine Altlasten nicht nur aufarbeiten, sondern künftig stressfrei und effizient arbeiten können. Probiere es aus – dein zukünftiges Ich wird es dir danken!
PS: Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!