In meinem Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 ist PhraseExpress, ein Programm für Textbausteine, eines der ersten Tools, das ich vorstelle und mit dem die TeilnehmerInnen arbeiten. Und zu 99 % sind sie auch völlig begeistert von den Möglichkeiten, die sich damit für sie auftun.

Vor kurzem bekam ich dann allerdings von einer Teilnehmerin die Rückmeldung:

„Da arbeite ich mich jetzt nicht ein, aber die Ideen dafür, was du dort alles abspeicherst, sind super, danke! Ich speichere das alles in Evernote ab, das passt schon …“

Jeder Klick ist einer zu viel

Nein, passt nicht, musste ich ihr sagen, denn damit hat sie folgenden Workflow aufgebaut, wenn sie einen Textbaustein braucht:

• Evernote öffnen
• Evernote durchsuchen
• Textbaustein mit Strg+C kopieren
• Dorthin zurückgehen, wo sie ihn braucht
• Textbaustein mit Strg+V einfügen

Und das viele Male pro Tag?

In meinen Augen Energie-Verschwendung (und auch ein bisserl nervig, aber viel, viel früher hab‘ ich das natürlich auch so gemacht).

Beim Abspeichern eines Textbausteins hast du dann übrigens  in etwa denselben Aufwand …

Das alte Bild von Textbausteinen

Bei Textbausteinen denken die meisten Anwender an lange Absätze und Textpassagen, die sie immer wieder in z.B. Angeboten, Rechnungen und anderen langen Texten verwenden können.

Und da ist es dann auch meistens, das erste Argument gegen Textbausteine:

„Ich schreib‘ keine langen Texte oder Briefe, das brauch‘ ich nicht …“
„Ich schreib‘ so individuell, das kann ich nicht gebrauchen …“

Allerdings: beobachte dich doch einmal, was du jeden Tag mehrmals schreibst?

• Deine E-Mail-Adresse
• Mit lieben Grüßen
• Deinen Namen
• Die Adresse deines Blogs
• Und noch vieles mehr

Zweites Argument:

„Ich merke mir die Abkürzungen nicht“

DAS ist ein spezielles Argument gegen das Programm PhraseExpress oder Text-Expander, das ich immer wieder höre und das sicher auch durch die fulminante Verwendung von Kürzeln wie z.B. von Ivan Blatter entstanden ist.

Ein Vorteil, den das Programm bietet, wird damit zum „geglaubten“ Nachteil

Ich weiß das deswegen so genau, weil ich vor 10 Jahren, als ich begonnen habe, damit zu arbeiten, auch ganz tolle Abkürzungen generiert habe – und daran verzweifelt bin, dass ich sie mir schlicht nicht gemerkt habe. System hin oder her.

Allerdings ist es absolut nicht notwendig, bei PhraseExpress diese Abkürzungen zu verwenden – es gibt nämlich eine geniale Suchfunktion, die wirklich alles wiederfindet.

Nichtsdestotrotz ist es gut, beim Abspeichern der Textbausteine ein gutes System dafür aufzubauen.

Was ist PhraseExpress?

PhraseExpress ist im Prinzip eine Datenbank für Textbausteine. Nur dass du dazu nicht unbedingt eine Datenbank brauchst.

Wie es sich für eine Datenbank gehört, kannst du die einzelnen Bausteine miteinander verknüpfen, mit Variablen (=Platzhalter) arbeiten und somit vom einfachen abgespeicherten Link bis hin zu komplexen Dokumenten alles zusammenstellen.

In der Basis-Version ist PhraseExpress gratis, sobald du das Programm geschäftlich und nicht nur privat verwendest, wird eine Lizenz fällig, die allerdings für den Funktionsumfang des Programms wirklich moderat ist.

Für welches Betriebssystem gibt es diese Textbausteine?

Viel zu lange Jahre war PhraseExpress den Windows-Benutzern vorbehalten, in der Apple-Welt gab es aber ein Pendant dazu, nämlich den Text-Expander. Seit 2017 gibt es nun auch PhraseExpress für den Mac – und für mobile Geräte!

Das bedeutet, dass ich meine Textbausteine jetzt endlich auch auf meinem iPad und dem iPhone verwenden kann! Wie genial ist das?

Ein paar Unterschiede zwischen der Mac- und der Windows-Version zeige ich dir in diesem Video

Ich beantworte z.B. gerne Kommentare oder Privatnachrichten am iPad – und jedes Mal meinen Namen zu schreiben hat ganz schön genervt ;-). Damit ist jetzt auch Schluss!

Und noch ein paar Vorteile von Textbausteinen mit PhraseExpress

• Du kannst mit Variablen arbeiten, d.h. es passiert nie wieder, dass du Fehler beim Copy&Paste machst. Oder hast du noch nie eine E-Mail mit einer falschen Anrede bekommen, weil der Absender vergessen hat ihn auszubessern?
• Für das Abspeichern von Textbausteinen benötigst du genau 2 Klicks.
• Die Textbausteine sind in jedem Programm (und nicht nur in MS Office) verfügbar.
• Die Zwischen-Ablage wird damit von einem Textbaustein auf 20 vergrößert.
• Für Privatpersonen ist PhraseExpress kostenlos!
• Du kannst Textbausteine formatiert oder unformatiert abspeichern.

Also: Wenn du dir viel Zeit fürs Tippen und vor allem auch beim Suchen ersparen möchtest, dann schaue dir dieses Helferlein näher an.

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

 

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