In meinem Online-Programm Home-sweet-Office hat TypeDesk, ein Textbausteine-Programm, bei der Vorstellung und im dazugehörigen Workshop für La-Ola-Wellen gesorgt.

Denn wenn du Textbausteine verwendest, spürst du sofort (ohne großartige Einarbeitung) positive Effekte: Du sparst Zeit und ersparst dir viele Fehler!

Allerdings klingt „Textbausteine“ nach Steinzeit und sehr unsexy, und daher bekomme ich mmer wieder solche oder ähnliche Rückmeldungen:

„Da arbeite ich mich jetzt nicht ein, aber die Ideen dafür, was du dort alles abspeicherst, sind super, danke! Ich speichere das alles in Evernote ab, das passt schon …“

Jeder Klick ist einer zu viel

Nein, passt nicht, muss ich sagen, denn damit hast du folgenden Workflow aufgebaut, wenn du einen Textbaustein brauchst:

• Evernote öffnen
• Evernote durchsuchen
• Textbaustein mit Strg+C kopieren
• Dorthin zurückgehen, wo du ihn brauchst
• Textbaustein mit Strg+V einfügen

Und das viele Male pro Tag?

In meinen Augen Energie-Verschwendung (und auch ein bisserl nervig, aber viel, viel früher hab‘ ich das natürlich auch so gemacht).

Beim Abspeichern eines Textbausteins hast du dann übrigens in etwa denselben Aufwand …

Das alte Bild von Textbausteinen

Bei Textbausteinen denken die meisten Anwender an lange Absätze und Textpassagen, die sie immer wieder in z.B. Angeboten, Rechnungen und anderen langen Texten verwenden können.

Und da ist es dann auch meistens, das erste Argument gegen Textbausteine:

„Ich schreib‘ keine langen Texte oder Briefe, das brauch‘ ich nicht …“
„Ich schreib‘ so individuell, das kann ich nicht gebrauchen …“

Allerdings: beobachte dich doch einmal, was du jeden Tag mehrmals schreibst?

• Deine E-Mail-Adresse
• Mit lieben Grüßen
• Deinen Namen
• Die Adresse deines Blogs
• Und noch vieles mehr

Zweites Argument:

„Ich merke mir die Abkürzungen nicht“

DAS ist ein spezielles Argument gegen ein Textbausteine-Programm, das ich immer wieder höre.

Ein Vorteil, den das Programm bietet, wird damit zum „geglaubten“ Nachteil.

Ich weiß das deswegen so genau, weil ich vor 10 Jahren, als ich begonnen habe, mit einem Textbaustein-Programm zu arbeiten, auch ganz tolle Abkürzungen generiert habe – und daran verzweifelt bin, dass ich sie mir schlicht nicht gemerkt habe. System hin oder her.

Allerdings ist es absolut nicht notwendig, bei TypeDesk diese Abkürzungen zu verwenden – es gibt nämlich eine Suchfunktion, die wirklich alles wiederfindet.

Nichtsdestotrotz ist es gut, beim Abspeichern der Textbausteine ein gutes System dafür aufzubauen.

Und noch ein paar Vorteile von einem Textbausteine-Programm

• Du kannst mit Variablen arbeiten, d.h. es passiert nie wieder, dass du Fehler beim Copy&Paste machst. Oder hast du noch nie eine E-Mail mit einer falschen Anrede bekommen, weil der Absender vergessen hat ihn auszubessern?
• Die Textbausteine sind in jedem Programm (und nicht nur in MS Office) verfügbar.
• Du kannst Textbausteine formatiert oder unformatiert abspeichern.

Was ist TypeDesk?

TypeDesk ist im Prinzip eine Datenbank für Textbausteine. Nur, dass du dazu keine  Datenbank brauchst.

Hinweis: Bitte speichere niemals Passwörter in einem Textbausteine-Programm ab!

Wie es sich für eine Datenbank gehört, kannst du die einzelnen Bausteine miteinander verknüpfen, mit Variablen (=Platzhalter) arbeiten und somit vom einfachen abgespeicherten Link bis hin zu komplexen Dokumenten alles zusammenstellen.

Kosten und Zugang

• In der kostenlosen Version gar nichts, allerdings ist die Funktionalität stark eingeschränkt. Du kannst nur 10 Vorlagen verwenden.
• Die Version um 5 $/Monat bei jährlichem Abo erlaubt dir unbeschränkt viele Vorlagen und du kannst es mit 1 Account auf 2 Geräten verwenden.
• TypeDesk funktioniert sowohl auf Windows als auch auf Mac, allerdings gibt es (noch?) keine Version für Mobilgeräte.
• Die Synchronisierung funktioniert auch System-übergreifend super.

Kurz-Anleitung für TypeDesk

Textbausteine abspeichern: Mit „Alt N“ legst du einen neuen an, oder, wenn du gleich mehrere erfassen möchtest, gehst du über das Backend (nennt sich Schreibpult) von TypeDesk, das du über das Icon aufrufst:

Das Schreibpult

Du siehst hier links die Ordner-Struktur und rechts die jeweiligen Textbausteine, am liebsten sortiere ich diese übrigens nach der letzten Verwendung. Wenn es rechts ein gelb hinterlegtes Feld gibt, heißt das, dass ich für den jeweiligen Textbaustein ein Kürzel angelegt habe. Ohne dieses gelbe Feld kann ich den Textbaustein nur über „Alt C“ aufrufen.

Kürzel für Textbausteine

Hier siehst du, wie innerhalb des Textbausteins so ein Kürzel bzw. eine Abkürzung, wie es im Original genannt wird, aussieht:

Schön finde ich auch, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, diese Kürzel aufzurufen. Ich verwende am liebsten den Punkt. Also zum Beispiel legst du das Kürzel „xy“ an und rufst es mit „.xy“ auf. „xy“ wird dann durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt.

Variablen innerhalb von Textbausteinen

Wie oft habe ich bei copy & paste schon vergessen, einen Namen oder ein Datum (schlimmsten Fall einen Link) auszubessern!

Das passiert mir durch das Verwenden von Variablen nicht mehr:

Wenn ich diesen Textbaustein (übrigens ohne Abkürzung, wie du siehst) aufrufe, werde ich zuerst nach dem Namen und dann nach dem Datum gefragt, bevor der Textbaustein eingefügt wird.

Wofür ich TypeDesk verwende und Ordner-Struktur

Natürlich könntest du deine Textbausteine einfach hintereinander abspeichern, ohne eine Ordner-Struktur zu verwenden.

Aber du kennst mich ;-), das geht für mich natürlich nicht …

• Links zu meinen Blogartikeln – damit kann ich schnell auf eine Frage reagieren, zu der ich bereits etwas geschrieben habe. Sehr zeitsparend, vor allem auf Social-Media.
• Admin – du suchst nie wieder deine UID oder Steuernummer.
• Kommunikation: Jeden E-Mail-Text, den ich öfter als ein Mal brauche, wird hier abgespeichert. Und beobachte das einmal bei dir … alleine, dass es bei meinen Webinaren eine Aufzeichnung gibt, muss ich 10 Mal pro Webinar schreiben …
• Zoom-Links – klar, könnte ich sie auch als Favoriten abspeichern, aber so ist es einfacher (und schneller), wenn ich sie weitergeben möchte.
• Kursbereich/Blog – alle wiederkehrenden Elemente, Farbcodes, usw. finden hier Platz

Noch ein Tipp: Fange nicht damit an, aus dem Blauen heraus Ordner anzulegen, sondern lass sich die Ordner-Struktur entwickeln, je nachdem, was du brauchst!

Also: Wenn du dir viel Zeit fürs Tippen und vor allem auch beim Suchen ersparen möchtest, dann schaue dir dieses Helferlein näher an.

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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