Viele Selbstständige und UnternehmerInnen machen denselben Fehler: Sie führen ihre To-do-Listen direkt im Kalender.

Auf den ersten Blick scheint das eine clevere Lösung zu sein – jede Aufgabe bekommt einen festen Platz und du fühlst dich organisiert. Doch in Wirklichkeit führt diese Methode oft zu Chaos, Stress und einem Gefühl der Überforderung.

Vielleicht kannst du das nachvollziehen: Du planst deine Woche perfekt durch, mit festen Zeiten für jede Aufgabe. Montag von 9 bis 10 Uhr schreibst du einen Blogartikel, danach kümmerst du dich um deine Buchhaltung, am Nachmittag stehen Kundengespräche an.

Doch dann kommt ein unerwarteter Anruf, du brauchst länger für eine Aufgabe oder fühlst dich nicht konzentriert genug für das, was als Nächstes ansteht. Plötzlich gerät dein gesamter Plan ins Wanken.

Was folgt? Ständiges Umplanen, Frust und das Gefühl, dass Planung sowieso nicht funktioniert.

Genau darum geht es in diesem Artikel: Ich erkläre dir, warum du deinen Kalender und deine To-do-Liste trennen solltest, welche fatalen Fehler du vermeiden kannst und wann es doch sinnvoll sein kann, To-dos in den Kalender einzutragen.

Warum To-do-Listen nichts im Kalender zu suchen haben

Kalender und To-do-Listen sind zwei völlig unterschiedliche Werkzeuge – und sie haben unterschiedliche Zwecke:

• Dein Kalender zeigt dir, wann du fixe Termine hast: Kundengespräche, Meetings, Arzt-Termine, Kinder holen oder bringen oder Webinare. Da ist nichts mit verschieben oder „mach ich morgen“. Nur bei Webinaren könntest du z.B. entscheiden, dass du nicht live dabei bist, sondern lieber die Aufzeichnung anschaust.
• Deine To-do-Liste enthält alle Aufgaben, die du erledigen möchtest, aber nicht unbedingt zu einem fixen Zeitpunkt!

Wenn du diese beiden Dinge vermischst, passiert Folgendes:

1. Du überplanst dich. Wenn du jede Aufgabe exakt und im 15-Minuten-Takt im Kalender einträgst, baust du dir einen starren Zeitplan, der kaum Spielraum für Unerwartetes lässt. Und ja, diese Vorgehensweise ist nicht Fiktion, das habe ich bei Kunden schon gesehen.
2. Du gerätst in eine ständige Umplan-Spirale. Jede kleine Änderung – sei es ein Anruf, eine Verzögerung oder ein spontaner Auftrag – zwingt dich dazu, deinen gesamten Plan zu überarbeiten. Oft nicht nur für den aktuellen Tag, sondern für die ganze Woche! Das ist viel unnötige Arbeit (und macht überhaupt keinen Spaß).
3. Du fühlst dich ständig hinterher. Weil du die geplanten To-dos nicht alle schaffst, verschiebst du sie von Tag zu Tag, was ein permanentes Gefühl von „Ich bin nicht produktiv genug“ erzeugt.

Die Gefahr der Überplanung – warum zu viel Struktur schadet

Überplanung klingt erst mal positiv, oder? Wer viel plant, hat sein Business doch wohl im Griff?

Leider nein! Denn ein zu durchgetakteter Zeitplan führt eher zu Stress als zu Produktivität.

Ein typisches Beispiel für Überplanung

Stell dir vor, du hast deinen Montagvormittag folgendermaßen geplant:

• 9:00 – 10:00 Uhr: Blogartikel schreiben
• 10:00 – 10:30 Uhr: Telefonate
• 10:30 – 10:45 Uhr: E-Mails beantworten
• 10:45 – 11:15 Uhr: Postings vorbereiten
• 11:15 – 11:45 Uhr: Reels aufnehmen
• 11:45 – 12:00 Uhr Reels schneiden
• 12:00 – 12:45 Uhr Mittagspause
• 12:45 – 13:15 Uhr Buchhaltung
• usw.

Jetzt passiert Folgendes:

• Dein Blogartikel braucht länger als geplant – du kommst erst um 10:30 Uhr zu den Telefonaten – und erreichst niemanden. Das heißt, du musst am Nachmittag noch einmal ran.
• Ein Kunde ruft um 11:00 Uhr an und braucht dringend deine Hilfe.
• Deine Mittagspause und alle davor geplanten Aufgaben verschieben sich, du fühlst dich gestresst.
• Am Nachmittag bist du müde und hast keine Energie mehr für die Buchhaltung.
• Dein kompletter Zeitplan gerät ins Wanken.

Das Ergebnis?

Du fühlst dich, als hättest du nichts geschafft – obwohl du den ganzen Tag gearbeitet hast!

Dein Kalender ist für Termine, deine Liste ist für Aufgaben.

Bessere Alternative: Plane deine Woche in Themen- bzw. Zeitblöcken, statt jede einzelne Aufgabe einer fixen Uhrzeit zuzuweisen:

✔ Vormittag: Content-Erstellung (egal welcher gerade dran ist)
✔ Mittagspause zwischen 12:00 und 14:00 Uhr
✔ Nachmittag: Kundengespräche und Administration

So hast du mehr Spielraum für spontane Aufgaben und kannst flexibler auf deine Energie und Tagesform reagieren.

Der richtige Zeithorizont für deine Aufgaben

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Zeithorizont deiner Aufgaben. Ich nutze dafür meine 1-Minuten To-do-Liste, die in drei Kategorien unterteilt ist:

Heute – Was MUSS wirklich heute erledigt werden?

Hier gehören nur Aufgaben rein, die eine echte Deadline haben. Also nicht „Blogartikel schreiben, wenn ich Zeit habe“, sondern „Blogartikel schreiben, weil der Contentplan die Veröffentlichung in 2 Tagen vorsieht“.

Diese Woche – Was ist in den nächsten 7-10 Tagen fällig?

Hier stehen die Aufgaben, die irgendwann in den nächsten 7-10 Tagen von dir erledigt werden sollten. Es ist noch nicht klar, an welchem Tag und innerhalb von welchem Zeitblock genau, aber so verlierst du sie nicht aus den Augen.

Denn aus dieser Liste ergibt sich jeden Tag wieder, was du heute erledigen musst.

Später – Was ist langfristig relevant?

Diese Liste ist für Aufgaben, die du irgendwann erledigen willst, aber die keine akute Dringlichkeit haben. Sie verhindert, dass langfristige Ideen und Projekte untergehen.

Was bringt das?

• Du fokussierst dich nur auf das, was heute wichtig ist.
• Du verlierst langfristige Ziele nicht aus den Augen.
• Du vermeidest es, deinen Kalender mit unzähligen Aufgaben zu überladen.

Wann dürfen To-dos doch in den Kalender?

Natürlich gibt es Ausnahmen, in denen es sinnvoll ist, To-dos in den Kalender zu schreiben. Hier sind zwei Situationen, in denen das bei mir und meinen KundInnen funktioniert:

Deine tägliche wichtigste Aufgabe

Ich trage jeden Tag die eine wichtigste Aufgabe in meinen Kalender ein. Das ist die eine Sache, die mich am meisten voranbringt. Dadurch stelle ich sicher, dass ich sie nicht aufschiebe.

Ich kann sie auch nicht „vergessen“, denn ich schaue mehrmals täglich auf meinen Kalender und dann springt sie mir ins Auge!

Wenn du extrem wenig Zeit hast

Vor einem Urlaub oder während einer heißen Phase (z. B. Launch-Wochen) kann es hilfreich sein, deine Aufgaben zeitlich genau zu terminieren, damit du nichts vergisst.

Allerdings NUR für den aktuellen Tag, nicht für die gesamte Woche! Wenn es dir hilft, kannst du die „unverhandelbaren“ Aufgaben des Tages auch gerne farblich markieren.

Lass aber trotzdem Pufferzeiten für Kleinigkeiten oder dein Tagesgeschäft und Routinen frei.

Wichtig ist in beiden Fällen, dass du immer nur die Aufgaben des aktuellen Tages in den Kalender einträgst. Lass dich nicht verleiten, das für die gesamte Woche zu machen, sonst startest du zu 100 % die Umplan-Spirale.

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Fazit: So planst du smarter und stressfreier

✅ Halte Kalender und To-do-Liste getrennt!
✅ Plane deine Woche grob mit Themenblöcken.
✅ Nutze verschiedene Zeithorizonte für deine Aufgaben.
✅ Trage To-dos nur in den Kalender ein, wenn es wirklich Sinn ergibt.

Wenn du diese Prinzipien befolgst, wirst du schnell merken, dass dein Tag viel strukturierter abläuft – aber ohne den Stress, ständig umplanen zu müssen und ohne das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

Wie planst du aktuell? Nutzt du deinen Kalender für To-dos oder hältst du sie getrennt? Schreib es in die Kommentare!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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