Selbstmanagement und Selbstführung
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Routine etablieren – mit Mut zur Lücke

Routine etablieren

„Ich weiß, es würde mir helfen, eine Routine zu etablieren, aber …“

Egal, ob meine KundInnen Probleme damit haben, regelmäßig Content zu erstellen, ihre Termine im Blick zu behalten, oder Projekte erfolgreich umzusetzen, was ich in Gesprächen immer wieder höre, ist genau das.

Die Abers sind natürlich mannigfaltig und auf den ersten Blick spricht auch aufgrund der landläufigen Interpretation einiges dagegen.

Aber lass mich für den leichteren Einstieg in dieses schwere Thema mit einer Anekdote aus meiner Vergangenheit starten.

Meine erste Begegnung mit Routinen in der Arbeitswelt

Das war bei meiner dritten Anstellung. Ich war Mitte 20, da war ich Assistentin für zwei Personalberater in einer großen Personalberaterfirma, also einem klassischen Headhunter. Und dieses Unternehmen hatte für die Abläufe eines Recruiting-Auftrags sehr Pläne. Du musst dir das so vorstellen:

  • Freitag und Samstag sind die Annoncen mit den Stellenangeboten in den großen österreichischen Tageszeitungen erschienen.
  • Und ab Montag Früh liefen die Telefone heiß, auch wenn eine schriftliche Bewerbung gefordert wurde. Da war ich den ganzen Tag telefonisch eingesetzt.
  • Dienstag bis Donnerstag sind dann die schriftlichen Bewerbungen eingetrudelt und es ging darum, auszusortieren, in der Datenbank zu erfassen und den BeraterInnen vorzulegen.
  • Diese haben dann ausgewählt, wer eingeladen werden soll und ich musste Telegramme (ja, da gab’s noch keine E-Mails) verschicken und Termine vereinbaren.
  • Dann kamen die BewerberInnen zu den Terminen, es wurden Protokoll auf Band gesprochen und ich musste sie für den internen Akt abtippen.

Du siehst, das waren jede Woche wieder ganz fixe Abläufe und Routinen. Und wenn du dir jetzt denkst: „Das klingt ja ganz fürchterlich ätzend langweilig!“, nein das war es nicht, denn auf der anderen Seite hatte ich viel mit Menschen zu tun und das ist etwas, was ich auch bei meiner jetzigen Arbeit als Selbständige sehr zu schätzen weiß.

Allerdings hat das zu Beginn nicht so gut geklappt, denn in meiner Naivität dachte ich mir: „Ich mach‘ das ganz anders, muss ja nicht unbedingt in dieser Reihenfolge gemacht werden.

Und was war der Endeffekt? Ich bin ganz schön ins Strudeln gekommen und nicht nur einmal am Wochenende in der Firma gesessen, um nachzuarbeiten. Denn diese Routinen hatten ihre absolute Berechtigung!

Es hat nicht lange gedauert, bis ich das eingesehen und innerhalb dieser Abläufe meine eigenen neuen Gewohnheiten etabliert habe, mich also in dem vorgegebenen Rahmen bewegt und meine Arbeitsweise verändert habe.

Heute denke ich, dass das bereits die beste Vorbereitung für meine Selbständigkeit war und meine Liebe zu Workflows und Routinen geweckt hat …

Die Podcast-Episode zum Artikel

<strong>Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!</strong>

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Aber was ist eigentlich eine Routine?

Los geht’s damit, dass wir auf die Suche nach Bedeutungen von „Routine“ gehen. Und siehe da, die Interpretationsmöglichkeiten sind durchaus vielfältig!

Positive Bedeutungen sind:

  • „Durch längere Erfahrung erworbene Fähigkeit, eine bestimmte Tätigkeit sehr sicher, schnell und überlegen auszuführen“
  • „EDV: meist kleineres Programm … mit einer bestimmten, gewöhnlich häufiger benötigten Funktion.“
  • „Fachbegriff für einen Zaubertrick“
  • „Die Geschicklichkeit, die jemand durch lange Übung erworben hat.“

Auch die Synonyme klingen doch nicht schlecht:

Erfahrung, Fertigkeit, Geübtheit, Gewandtheit, Knowhow, Übung, Vertrautheit

Aber natürlich gibt es auch negative, abwertende Bedeutungen:

  • „Etwas, das nur noch mechanisch ausgeführt wird, aber keinen großen Sinngehalt mehr hat.“
  • „Ausführung einer Tätigkeit, die zur Gewohnheit geworden ist und jedes Engagement vermissen lässt.“

Autsch …

Damit wird schon klarer, warum du dich vielleicht dagegen sträubst, neue Routinen zu entwickeln.

Worte schaffen Bewusstsein!

Wie so oft ist es also auch hier eine Sache von Wahrnehmung, Interpretation, persönlicher Empfindung – und schlussendlich von Entscheidung!

Wenn du die Entscheidung triffst, dass Routine mit Fließbandarbeit, Nicht-Engagement, Langeweile und Sinnlosigkeit zu tun hat, dann wird das genau so sein.

Setzt du diese Vorteile von Routinen schon ein?

Das Ziel jeder Gewohnheit ist es, deine eigenen Ressourcen optimal einzusetzen. Und das bringt natürlich jede Menge Vorteile.

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Du hältst dir deinen Kopf frei

Routinen geben dir Sicherheit, sobald du sie erfolgreich etabliert hast. Denn deine Gehirn-Ressourcen sind wirklich für Besseres da, als im Kopf zu behalten, was du regelmäßig erledigen solltest.

Du trennst das Denken vom Tun

Für Viele ist es das ein Gamechanger, beispielsweise beim regelmäßigen Veröffentlichen von Content:

Wenn du zuerst darüber nachdenkst, welches Thema du in den nächsten Wochen in den Fokus stellen möchtest und welche Content-Stücke sich daraus ergeben sollen (der Denken-Teil), dann musst du diese Inhalte nur mehr produzieren (der Tun-Teil).

Du schonst deinen Entscheidungs-Speicher

Wenn etwas zur Gewohnheit wird, musst du keine Entscheidung darüber treffen, ob du das jetzt tun wirst, oder nicht. Sei dir bewusst, dass du nur Energie für eine bestimmte Anzahl an Entscheidungen pro Tag hast. Das ist übrigens auch der Grund dafür, dass du wichtige Entscheidungen nicht nach einem langen Arbeitstag, sondern möglichst gleich zu Beginn treffen solltest.

Du arbeitest entsprechend deinem Energielevel

Wenn du weißt, wann dein Energielevel niedrig ist, dann kannst du deinen Tag und die gesamte Woche ganz anders planen! Ich brauche zum Beispiel Routinen, um in Schwung für den Arbeitstag zu kommen. Und andere Routinen erledige ich lieber am Ende des Tages, wenn ich keine Energie mehr für kreative Tätigkeiten habe.

Ich gehe sogar so weit zu behaupten, dass du dich, während du deine Routinen abarbeitest, erholen kannst!

Du vergisst weniger – und das entlastet

Dieser Vorteil hängt auch mit einem anderen Thema zusammen, nämlich wie dich Checklisten und Anleitungen entlasten. Aber egal, ob du dich zusätzlich dadurch unterstützt oder nicht, weniger zu vergessen bedeutet auch weniger Frust!

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Du hast viele Erfolgserlebnisse

Das Bewusstsein, etwas „gelernt“ oder „trainiert“ zu haben, – und zwar erfolgreich – lässt durchaus Flügel wachsen. Jedes noch so kleine Erfolgserlebnis trägt dazu bei, dein Selbstbewusstsein zu stärken und deine mentale Gesundheit zu erhalten.

Grenzen und Gefahren von Routinen und Gewohnheiten

Routinen sind etwas Großartiges, das ist aus dem bisherigen Text schon herausgegangen. Allerdings hat’s auch ein paar Gefahren in sich, die ich nicht unausgesprochen lassen möchte.

Die größte Gefahr ist, dass du einfach zu viel des Guten machst und dir zu viele Routinen aufhalst.

Dann besteht dein Tag hauptsächlich darin, deine Routinen abzuarbeiten, was dir natürlich ein gutes Gefühl gibt. Aber kommst du damit wirklich voran? Kümmerst du dich dadurch auch um deine Domino-Aufgaben?

Oder „beschäftigst“ du dich nur.

Sind deine Routinen entscheidend für deine Produktivität – oder beschäftigst du dich nur?

Es kann auch sein, dass du zu viele Einzelaufgaben in eine einzige Routine packst. Also wenn du zum Beispiel wie ich deinen Wochen-Abschluss machst, dass du hier 20 oder mehr Punkte aufgelistet hast und nicht nach Priorität unterscheidest.

Das kannst du dadurch vermeiden, dass du schon beim Erstellen deiner Checklisten in Prioritäten unterteilst:

  • Es gibt die „Muss ich machen“, wie zum Beispiel alle Routinen, die deine Technik betreffen (die sind für mich nicht verhandelbar)
  • und die „Kann ich machen“-Punkte, die auch mal ausfallen können.

Als kleiner Tipp: Wenn du bemerkst, dass du gewissen Aufgaben immer übriglasst, dann streiche sie, denn dann scheinen sie nicht so wichtig zu sein.

Checkliste Wochenabschluss

So kannst du Routinen etablieren

Der häufigste Anker: ein bestimmter Zeitpunkt

Wenn du einen recht gleichmäßigen Tages- bzw. Wochenrhythmus hast, kannst du dir bestimmte Tage und Uhrzeiten blocken, um gewisse Routinen einzubauen. Ich selbst erledige z.B. immer am Samstag Vormittag meine Buchhaltung.

Die Erleichterung dabei ist, dass ich eingehende und zu schreibende Rechnungen (diese notiere ich in Trello) die ganze Woche über sammle – und keinen Gedanken daran verschwenden muss. Ich weiß ja, dass ich mich am Samstag Vormittag  darum kümmere.

Überlegung für dich:

Welche Tätigkeiten kannst du sammeln und an einem bestimmten Tag/zu einer bestimmten Uhrzeit erledigen?

Wenn ich weiß, dass ich am Samstag keine Zeit dafür haben werde, verschiebe ich diese Buchhaltungs-Routine übrigens auf Freitag (nicht auf Sonntag!).

Ein bestimmter Ort als Auslöser

Ein Routine-Ort war für mich lange Zeit das Auto. Wann immer ich eine längere Strecke unterwegs war oder einmal pro Woche für meine Anstellung ins Büro gefahren bin,habe ich telefoniert (natürlich über die Freisprech-Einrichtung).

Es waren keine Telefonate, bei denen ich extrem konzentriert sein musste oder für die ich einen Terminkalender und ein Notizbuch brauchte. Einfach einen lieben Menschen (gerne auch einen lieben Kunden) anrufen und plaudern!

Überlegung für dich:

Welcher Ort bietet sich für dich als Routine-Anker an?

Mein liebster Anker: eine bestehende Routine

Hier gibt es sogar zwei Möglichkeiten. Erstens: immer wenn du X tust, machst du nachher Y. Oder zweitens: Immer während du X tust, machst du Y.

Ja, ich weiß, Multitasking ist absolut sinnlos. Trotzdem gibt es Dinge, die man sehr wohl gleichzeitig machen kann, ohne dass eines der beiden darunter leidet.

Überlegung für dich:
An welche deiner bereits bestehenden Routinen kannst du etwas „anhängen“, um es zu bündeln oder zur Gewohnheit werden zu lassen?

Und wo ist jetzt der Mut zur Lücke geblieben?

An dieser Stelle möchte ich noch den Mut zur Lücke aus dem Titel aufgreifen. Denn Routinen und Gewohnheiten sind nicht in Stein gemeißelt und dürfen sich verändern!

Du bist gerade in einem anstrengenden Launch? Dann lass deine Fortbildungs- oder Lese- oder sogar die übliche Social-Media-Routine aus, um dir Zeit und Energie für deinen Launch zu schaffen.

Du bemerkst, dass du auf deiner Checkliste für die Wochenabschluss-Routine immer bestimmte Aufgaben auslasst? Dann lösche sie von deiner Checkliste, du hast dir bewiesen, dass es auch ohne geht.

Du hast überhaupt keinen Spaß an deiner Technik-Routine? Dann lagere sie bitte aus, bevor du sie nicht oder nur schlampig erledigst. Das kann nämlich wirklich gefährlich werden und/oder dich indirekt viel Geld kosten.

Wenn du allerdings das Gefühl bekommst, dass deine Tage und Wochen irgendwie aus dem Ruder laufen, kann das dadurch entstanden sein, dass du deine Routinen (und das kann auch eine persönliche Morgenroutine sein) hast schleifen lassen. Kehre zurück, überarbeite sie und starte sie neu. Du wirst sehen, das gibt dir Struktur und Sicherheit.

Fazit

„Routinen sind dazu da, dich zum Chef deiner eigenen Aufgaben und deines Tages zu machen!“

Ich denke, das sagt schon alles.

Tagesroutinen sorgen dafür, dass du deinen Tag aktiv gestaltest und nicht darauf wartest, was passieren wird, beziehungsweise was andere für dich planen ;-).

Schreibroutinen sorgen dafür, dass du nicht mehr auf Inspiration oder die gute Fee warten musst, um deine Texte effizient zu verfassen.

Content-Planungs-Routinen sorgen dafür, dass du sichtbar wirst, regelmäßig veröffentlichst und dein Content lange für dich arbeiten kann.

 

Mit Wochenroutinen gestaltest du nicht nur aktiv deine Tage, sondern sorgst auch dafür, dass die wirklich wichtigen Aufgaben Priorität bekommen.

Und nicht zuletzt: Routinen, mit denen du die Technik in deinem Online-Business hegst und pflegst, sorgen auch für Sicherheit.

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!


 

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